Manual registro proveedores

Manual de usuario

Módulo Proveedores (registro)

Conoce el proceso para realizar el registro y cargue de información de tu empresa

Empezar

Contenido

Módulo Proveedores (registro)

Registro tu empresa

Envío a validación

Plataforma

Acceso plataforma

Enviar información a validación

Carga / actualiza información

Registro en Suplos

Código de verificación

Ayuda

Espacio de trabajo

General

Módulo Proveedores (registro)

1. Acceso a la plataforma

El sistema se encuentra en la nube y se accede a través del sitio proveedores.suplos.com donde el sistema solicitará los datos de ingreso correspondientes al usuario, contraseña y la aceptación los términos y condiciones; posteriormente haz clic en botón de ingresar Recomendamos el uso del navegador Google Chrome para una mejor experiencia en la navegación del sistema

General

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2. Registro en Suplos

Hacer parte de nuestra plataforma es increíblemente sencillo. Si aún no cuentas con un usuario registrado, no te preocupes. Te guiaremos paso a paso para que puedas comenzar a disfrutar de todos los beneficios que ofrecemos. Accede al enlace asignado para proveedores Suplos: https://proveedores.suplos.com/ 1. Selecciona la opción "Registrarme". 2. Completa los datos solicitados en el formulario de registro. 3. Una vez completado el registro, recibirás una notificación en tu correo electrónico registrado. Sigue las instrucciones proporcionadas en el correo para generar tu contraseña y completar el proceso de registro. Al registrarte en Suplos, aceptas los términos y condiciones correspondientes al tratamiento de datos personales registrados en la plataforma.

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2. Registro en Suplos mediante RUES

Si eres proveedor de Colombia, podrás automcompletar el formulario de registro, de forma automática, para ello solo ingresa el número de identificación de tu empresa y haciendo clic en la lupa, se activará la API para consultar tus datos en el RUES. Si al hacer clic en la lupa el sistema no trae datos, no te preocupes, usar el diligenciamiento manual del formulario

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3. Código de acceso

Para garantizar la seguridad de tu información, en Suplos implementamos un proceso de autenticación de acceso adicional. Una vez que ingreses tus credenciales, recibirás un correo electrónico con un código de verificación de 6 dígitos. Este código debe ser agregado en el campo "Código de verificación" para completar el proceso de acceso. Si no recibes el código en tu bandeja de entrada, por favor revisa también la bandeja de Spam de tu correo electrónico. Es importante destacar que no debes cerrar la ventana durante este proceso, ya que el código puede caducar. En caso de que esto suceda, simplemente solicita la autenticación nuevamente.

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4. Ayuda

En Suplos, nos preocupamos por ofrecerte un servicio de calidad y resolver cualquier inconveniente que puedas tener con nuestra plataforma. Si experimentas fallas técnicas o problemas funcionales mientras utilizas la herramienta, estamos aquí para ayudarte. Para contactarnos, simplemente sigue estos pasos: 1. Accede a la plataforma https://proveedores.suplos.com/ 2. En la parte inferior derecha de la pantalla, encontrarás un icono ¿Necesitas ayuda? 3. Haz clic en el icono de soporte para acceder a nuestros canales de atención al proveedor. Adicionalmente mediante la opción de preguntas frecuentes podrás encontrar información clave que te ayudará a obtener respuestas rápidas y claras sobre funcionalidades de nuestra plataforma Suplos

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Módulo Proveeedores

5. Espacio de trabajo

Una vez ingreses tu correo y contraseña, entrarás al sistema Suplos en donde encontrarás la sección de bienvenida con tu espacio de trabajo y el panel de menú general, desde estos dos apartados podrás navegar en las distintas opciones y funcionalidades con las que cuenta el sistema. Para poder acceder a cualquiera de estas opciones y funcionalidades haz clic en el nombre o icono de cada sección del espacio de trabajo o en el panel izquierdo del menú haz clic sobre el nombre de la funcionalidad en la que desees navegar

Registro tu empresa

Módulo Proveedores (registro)

Registra tu empresa

Para iniciar el cargue o actualización de información de tu empresa haz clic sobre el botón de inicia tu registro o en el panel izquierdo del menú empresa.

Registra tu empresa

Módulo Proveeedores

Registro de información de tu empresa

El sistema cuenta con dos tipos de registro: Simple y Completo. el registro simple está conformado por información general, legal, tributaria y bancaria de tu empresa, mientras que el registro completo, complementa el registro simple y adiciona información de certificaciones, experiencias, calidad, estados financieros e incidentalidad.

Paso 9

Paso 7

Paso 3

Paso 5

Paso 1

Paso 10

Paso 8

Paso 6

Paso 4

Paso 2

Envía tu información a validación

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Envío de información a validación

Para finalizar con el cargue o actualización de tu información envía la información a validación para ello:

Paso 3

Paso 1

Paso 2

Información Tributaria - Ley de Plazos Justos

Para completar o conocer la información tributaria de tu empresa, sigue estos pasos: 1. Ingresa a https://proveedores.suplos.com/ con tu usuario y contraseña. 2. Ve a la sección “Menú Principal” y selecciona “Mi Empresa / Registro”. 3. En “Información General”, encontrarás imágenes que indican el % de avance en cada sección. 4. Selecciona “Agregar información tributaria” y diligencia la información correctamente, asegúrate de llenar todos los campos, algunos contienen listas de selección. 5. Adjunta los documentos en PDF solicitados, como el Responsabilidad ICA, Certificado tamaño de la empresa y Estados financieros del último año. Recuerda que la información tributaria puede variar en los campos de obligación dependiendo del tipo de registro, ya sea natural, jurídico o extranjero.

Certificaciones

Las certificaciones son documentos que respaldan y validan la competencia, el cumplimiento de normativas, estándares o habilidades específicas por parte de individuos o entidades dentro de una empresa. Estas acreditaciones pueden variar desde el dominio de procedimientos técnicos hasta el cumplimiento de estándares de calidad, seguridad o medio ambiente. Al otorgar credibilidad y confianza tanto a nivel interno como externo, las certificaciones son fundamentales para respaldar la calidad y la fiabilidad de los productos y servicios ofrecidos.

Información bancaria

Para completar o conocer la información bancaria de tu empresa, sigue estos pasos: 1. Ingresa a https://proveedores.suplos.com/ con tu usuario y contraseña. 2. Ve a la sección “Menú Principal” y selecciona “Mi Empresa / Registro”. 3. En “Información General”, encontrarás imágenes que indican el % de avance en cada sección. 4. En la sección “Información Bancaria”, agrega los datos de tus cuentas bancarias. Esto permitirá que nuestros clientes realicen los pagos correspondientes en caso de que se genere un proceso de manera exitosa. Es importante que diligencies la información correctamente y adjuntes el certificado bancario actualizado. Si tu banco no está registrado en nuestro sistema, por favor, infórmanos a través del correo soporte@suplos.com para crearlo correctamente.

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Actividades económicas

En esta sección debes indicar las actividades que realizas relacionadas a los diferentes clientes en los que quieres ser visible como proveedor, para ello haz clic sobre el botón agregar actividades económicas, luego en el botón de áreas de interés, selecciona el cliente al que estás interesado asociar la actividad y finalmente mediante el botón de seleccionar escoge la actividad que deseas. Las actividades que asocies las verás listadas mediante las columnas de cliente, segmento, familia, clase y producto. Para continuar con la sección de información bancaria haz clic en el botón siguiente sección.

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Incidentalidad

En la sección incidentalidad allí podrás cargar la información y certificados de incidentalidad de tu compañía emitidos por tu ARL como lo son la afiliación, accidentalidad y el resultado de evaluación de SG- SST, esto mediante el botón de agregar incidentalidad

Estados financieros y declaración de renta

En la sección podrás agregar la información de tus estados financieros junto con la declaración de renta. Haz clic en el botón de agregar estados financieros o agregar declaración de renta. Ya sea para los EEFF o la declaración de renta usa nuestra funcionalidad de lectura automática de tu documento o la manera tradicional diligenciando campo por campo. Si eliges la manera tradicacional deberás diligenciar manualmente uno a uno los campos de cada formulario.

Enviar a validación

Haz clic sobre el botón de solicitar validación para ser redirigido a la url de dicho cliente y desde allí solicitar la validación mediante el botón de solicitar. En el caso de requerir la validación para la base Suplos al hacer clic en el botón de solicitar verificación de documentos, inmediatamente la documentación será enviada a validación

Enviar a validación

Una vez hagas clic en información adicional, seelecciona la empresa de tu elección y diligencia la información requerida por el cliente. Recuerda que contar con una información completa y precisa aumentará tus oportunidades de ser validado y tener acceso a nuevos negocios. Regresa al menú principal y selección el botón “solicitar validación” en la cuadrilla de la empresa consultada.

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Contactos

En la sección de contactos, tienes la oportunidad de mantener actualizada la información de los miembros clave de tu empresa, como el comercial, el representante legal, el representante legal suplente, el técnico y el responsable de facturación. Para agregar contactos, simplemente selecciona la opción '+ Agregar contactos' y completa todos los campos obligatorios marcados con un asterisco (*). Es importante tener en cuenta que la información de contacto es meramente informativa y no implica que el contacto tenga acceso como usuario a la plataforma. Si necesitas crear un usuario, por favor envía una solicitud a soporte@suplos.com con los siguientes datos: • Nombre completo del usuario. • Número. • NIT. • Correo electrónico.

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Envía a validación

Recuerda enviar a validación tu información, para ello dirígete al menú empresa, información adicional, en esta sección, encontrarás el listado de empresas aliadas.

Experiencias

En experiencia carga la información de las experiencias relacionadas con las actividades que seleccionaste en la sección de actividades económicas, carga un soporte para cada una de ellas, estos soportes pueden ser certificados emitidos por los clientes, actas de finalización de contratos u órdenes de compra y finaliza haciendo clic en el botón de guardar.

Información de la empresa

La sección 'Información de la empresa' te permite agregar la información básica y general de tu compañía. Aquí podrás elaborar la carta de presentación de tu empresa, incluyendo detalles como la razón social, el tipo de persona, el representante legal, el logo y otra información fundamental. Dependiendo del tipo de registro seleccionado, se te solicitarán los documentos necesarios. Asegúrate de completar todos los campos obligatorios, los cuales están marcados con un asterisco (*).

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En la información general también encontrarás los campos para diligenciar las partes relacionadas, en esta sección si eres persona jurídica o extranjera incluye la información de los accionistas, miembros de juntas revisor fiscal y beneficiario final junto con el certificado de participación accionaria, si no cuentas con un formato propio puedes hacer uso de la plantilla que suministra Suplos. Si eres persona natural esta sección no es obligatoria

Partes relacionadas

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