AULA INVERTIDA UNIDAD 2: FASES DE LA GDE

Instituto Politécnico Ncional ENBA GESTION DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS Jaqueline Martinez Posadas 6CM1

UNIDAD 2: FASES DE LA GDE

18 DE Marzo 2024

06/10/18

Índice

Expediente electrónico

Portada

Metadatos de contenido

Digitalización

Fases de la gestión documental electrónica

Metadatos administrativos

Proceso de gestión documental electrónica

Código QR

Gracias

Fase de planeación documenta

Fase pre-archivística

Fase archivística

Bibliografía

Análisis legal, tecnológico, funcional y archivístico

Documento nativo electrónico

Documento electrónico de archivo

Fases de la gestión documental electrónica

01

1. Ingreso de los documentos al sistema

Ya sea a través de captura digital (OCR) de documentos físicos o incorporación de archivos ya existentes, es clave considerar qué archivos van a ir y cuáles ya no son necesarios.

2.Extraer, clasificar y validar

A través de metadatos, es necesario darle a los archivos durante el proceso de incorporación un método de identificación y descripción para saber de qué se trata y, además, que sean simples de recuperar y encontrar en caso de ser necesario. Por otro lado, es clave agrupar los archivos que se encuentren relacionados en función de algunas características o funcionalidades.

3. Almacenamiento

YCon la finalidad de preservar, mantener la fiabilidad y la autenticidad del documento; en la etapa de almacenamiento se garantiza que los archivos se encuentren en un ecosistema seguro. Para llevar a cabo esta tarea, se debe revisar las condiciones de almacenamiento y quiénes tienen acceso a manipulaciones de documentos para reducir los riesgos latentes.

4. Permisos

En la etapa de accesos o permisos, se gestiona quiénes tienen acceso a cierta información y qué es lo que puede hacer con ella. Generalmente, esto está dispuesto por las necesidades de la organización, como privacidad, o dentro de estipulaciones legales, como podría ser confidencialidad paciente-médico, cliente-abogado o documentos financieros.

5. Seguimiento

vEl seguimiento de los archivos es clave para cualquier tipo de organización. Esto se debe a que al hacer un rastreo, es posible saber quién tuvo acceso a qué documento y cuáles han sido sus movimientos, lo cual garantiza con mucha más certeza la seguridad de la información. Además, permite saber en qué etapa del flujo se encuentra algún documento, siendo localizado cada vez que se necesite. Este rastreo tiene como finalidad mantener el control de cada uno de los archivos, desde que ingresa hasta que sale del sistema.

6. Revisión

vConsiderando que cada documento tiene una función específica, esta etapa es clave. Aquí se revisa el plazo de conservación de cada uno de los archivos de acuerdo a un calendario y se toman medidas, por ejemplo: transferencia a otra clasificación, eliminación o conservar de forma permanente. Es fundamental asegurarse de que el documento ya no tenga utilidad para la empresa o sus clientes antes de realizar cualquier acción.

7. Mantenimiento

Con el fin de que la documentación se encuentre fluyendo correctamente y protegida de latentes amenazas, es fundamental realizar procesos de mantenimiento y revisión de los procedimientos, entre ellos: ecosistema digital apropiado (software e integraciones actualizados) y asignación de responsabilidades y flujos de trabajo.

Fase de planeación documental

02

Planeación

La primera fase de la gestión de documentos es la planeación. En esta fase, se encuentran involucradas actividades enfocadas en la planeación, generación y valoración de los documentos de una organización. Todo esto bajo el marco del conocimiento y cumplimiento del contexto legal, funcional y técnico según sea el caso. El diseño de formularios, documentos, análisis y su registro en un sistema de gestión documental se realizan en esta etapa.

Producción

en esta etapa están incluidas todas las actividades que están destinadas al estudio de los documentos de la organización. La forma de producción, el ingreso, formato, estructura y finalidad son contemplados en esta etapa con el objetivo de poderlo asignar a un area competente y alcanzar los resultados esperados.

Gestión y trámite

se incluyen todas las tareas necesarias para el registro, vinculación a un trámite, distribución, descripción a nivel de metadatos, disponibilidad, recuperación y acceso para consulta a cada uno de los documentos asociados a un trámite. Posteriormente, también hablamos del control y el seguimiento a los trámites hasta que se alcanza una solución para cada uno de los asuntos.

Organización

e incluyen todas las operaciones técnicas que permiten que los documentos sean declarados y ordenados de manera lógica y coherente dentro del sistema. Esto puede hacerse por departamento, tipo de documento o cualquier otro método que tenga sentido para la empresa. Esta fase es importante porque garantiza que los documentos puedan localizarse y recuperarse fácilmente cuando se necesiten.

Transferencia

ve incluyen todas las operaciones que influyen en la transferencia de documentos durante las fases del archivo. Se tienen en cuenta los formatos, migración, estructura, conservación y conversión, ceñidas a las tablas de valoración documental (TVD). El objetivo es garantizar que se pueda acceder a los documentos y utilizarlos en el futuro.

Disposición de documentos

eTodas las etapas de selección y valoración para la conservación o eliminación de documentos, determinadas por las tablas de conservación y valoración, se denominan control del proceso. Esto permite controlar y realizar un correcto seguimiento de todos los ciclos de vida de cada documento, a fin de darle su respectivo tratamiento, y de ser el caso, de establecer las pautas para llevar a cabo su eliminación y destrucción.

Preservación a largo plazo

Estos son todos los pasos, estrategias y criterios que deben seguirse a lo largo de los procesos de gestión y archivo de documentos con el propósito de garantizar su preservación a largo plazo. De este modo se implementan los medios y formas para la conservación de la información..

Valoración

La etapa de valoración del proceso de gestión de documentos es importante porque establece el valor de un documento. Esta información se utiliza para tomar decisiones sobre la conservación a largo plazo de los documentos. Las tablas de valoración, que se basan en el valor legal e histórico de un documento, ayudan a tomar estas decisiones.

Análisis legal, tecnológico, funcional y archivístico

03

Análisis Legal

es el proceso que siguen los abogados para determinar qué leyes se aplican a los hechos de un caso, qué hechos son relevantes para su reclamo, qué tipo de recursos pueden solicitar ante el tribunal y qué otros casos pueden afectar la decisión del juez.

Paso 1: reúna y comprenda los hechos de su caso.

Paso 2: defina su problema legal y el resultado esperado.

Paso 3: encuentre información legal y lea sobre derecho.

Paso 4: análisis legal, redacción jurídica y más.

Análisis tecnológico

nos permite:

consiste en realizar un examen crítico y minucioso de cada una de las partes de un todo. En tecnología, por lo tanto, aplicamos este método cuando investigamos o trabajamos con cualquier objeto, sistema o situación.

Análisis funcional

consiste en analizar el comportamiento del paciente teniendo en cuenta su contexto y antecedentes. Por eso, toma en consideración sus creencias, pensamientos o vivencias respecto a una determinada acción. Esto permite al profesional ordenar la información más relevante del paciente, vinculada con sus relaciones sociales, sus conductas problemáticas y también aquellos hechos que han propiciado mantenerla. Al recabar esta información se pretende buscar una explicación de forma contextualizada, conseguir averiguar el porqué o para qué de un determinado comportamiento o forma de proceder. El análisis funcional es una herramienta básica en Psicología con la que se indaga el pasado y las condiciones ambientales y sociales para tratar de entender cómo surgió un trastorno.

Analisis Archivistico

ce caracteriza por ser dinámico en el entendido que permite representar el contenido de un documento en una forma distinta a la original, generándose así un nuevo documento. También por ser social, en tanto que su finalidad es facilitar el servicio de información prestado a los usuarios.

Metadatos de contenido

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s facilitan la interacción de los archivos entre sí, dada la procedencia, proceso, trámite o función, a partir del contenido y la estructura tanto del documento como de la agrupación documental a la que pertenecen (serie subserie o expediente)4 Un esquema de metadatos proporciona a la entidad los siguientes beneficios

proporciona vínculos entre los documentos y su contexto de creación, con el propósito que cuenten con valor probatorio, sean usables, auténticos, íntegros y confiables por lo cual el Grupo de Gestión Documental, debe diseñar un esquema de metadatos la cual permita asegurar una adecuada gestión de los documentos y su relación con los sistemas de información usados en el MJD

Metadatos administrativos

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Para qué se usan.

• describir los documentos en cualquier nivel de agregación.
• Se puede describir un documento o un conjunto de documentos.

• Los metadatos pueden también ser utilizados para la descripción de cualquier nivel de la gestión del documento. Por ejemplo, un registro de metadatos podría describir un informe o una versión específica de ese informe
• pueden estar incrustados dentro del documento digital o se pueden almacenar por separado. El almacenamiento de los metadatos con el documento que escribe garantiza que los metadatos no se pierdan, evita problemas de la vinculación entre los datos y los metadatos y ayuda a garantizar que éstos y el documento se actualicen juntos. Pero no siempre es posible integrar los metadatos en algunos tipos de documentos. Y además el almacenamiento de los metadatos por separado puede simplificar su gestión y facilitar la búsqueda y la recuperación. Por lo tanto lo más común es que se almacenen en una base de datos y se vinculen al documento descrito..

s proporcionan información para ayudar a gestionar un documento, cuándo y cómo fue creado, su archivo y otros aspectos de tipo técnico y quien puede tener acceso. Existen varios subconjuntos para la comprensión de los metadatos. Por ejemplo, los metadatos de gestión y los metadatos de conservación, éstos contienen información necesaria para el archivo y conservación del documento.

Fase pre-archivística

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este punto se centra en la producción documental, seguida de la gestión documental y de archivo y su análisis en cuanto a la tramitología que éste representa, lo anterior con el fin de verificar la necesidad de adjuntarlo al archivo.

Documento nativo electrónico

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se conoce como aquel producido por una persona natural o jurídica en el ejercicio de sus funciones que contiene información generada, enviada, recibida y almacenada por medios electrónicos, la cual permanece en estos medios durante todo su ciclo de vida

Digitalización

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• es el proceso de transformar procesos analógicos y objetos físicos en digitales. Considera cómo el escaneo de documentos de papel o el uso del almacenamiento en la nube para guardar todos tus archivos importantes eliminan la necesidad de archivadores anticuados.
• Todo aquello que antes hacíamos sin conexión y en papel ahora se volvió completamente digital gracias a la digitalización y tecnologías digitales mucho más eficaces.

• El término digitalización, a pesar de ser bastante transparente, se usa para describir el proceso general de volverse digital; es decir, mover el plan de marketing empresarial a un futuro más digital.

¿Por qué debería usar la digitalización?

Acceso a tus documentos desde cualquier dispositivo

Simplifica el intercambio de documentos

Protege los documentos del desgaste

Es más seguro

Fácil organización

Es más ecológico y rentable

Siempre está disponible

Abarca más que documentos

Código QR

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stán diseñados para que los escanee una cámara, como las que se encuentran en tu teléfono inteligente. El escaneo de códigos QR está integrado en muchas aplicaciones de cámara para Android e iOS. Los códigos QR se utilizan con mayor frecuencia para almacenar enlaces web; sin embargo, pueden almacenar datos arbitrarios, como texto o imágenes.

Cuando escaneas un código QR, el lector de QR en la cámara de tu teléfono descifra el código, y la información resultante activa una acción en tu teléfono. Si el código QR tiene una URL, tu teléfono te mostrará la URL. Tócala y el navegador predeterminado de tu teléfono abrirá la página web.

Anatomía de un código QR

Los códigos QR se componen de varias partes: datos, marcadores de posición, zona silenciosa y logotipos opcionales. Los datos en un código QR son una serie de puntos en una cuadrícula cuadrada. Cada punto representa un uno y cada espacio en blanco un cero en código binario, y los patrones codifican conjuntos de números, letras o ambos, incluidas las URL. Cómo un código que salió de la arena de una playa transformó el comercio mundial

En su forma más pequeña, esta cuadrícula tiene 21 filas por 21 columnas, y en su forma más grande tiene 177 filas por 177 columnas. En la mayoría de los casos, los códigos QR usan cuadrados negros sobre un fondo blanco, lo que hace que los puntos sean fáciles de distinguir. Sin embargo, este no es un requisito estricto y los códigos QR pueden usar cualquier color o forma para los puntos y el fondo.

• Los marcadores de posición son cuadrados colocados en las esquinas superior izquierda, superior derecha e inferior izquierda de un código QR.
• Estos marcadores permiten que la cámara de un teléfono inteligente u otro dispositivo oriente el código QR al escanearlo.
• Los códigos QR están rodeados por un espacio en blanco, la zona tranquila, para ayudar a la computadora a determinar dónde comienza y termina el código QR. Los códigos QR pueden incluir un logotipo opcional en el medio.

• Al igual que los códigos de barras, los códigos QR están diseñados con redundancia de datos. Incluso si el 30 % del código QR se destruye o es difícil de leer, los datos aún se pueden recuperar.

• De hecho, los logotipos no forman parte del código QR; tapan algunos de los datos del código QR. Sin embargo, debido a la redundancia del código QR, los datos representados por estos puntos que faltan se pueden recuperar mirando los puntos visibles restante

*Scott Ruoti es profesor asistente de Ciencias de la Computación, Universidad de Tennessee, Estados Unidos. *Este artículo fue publicado en The Conversation.https://www.bbc.com/mundo/noticias-61084121#:~:text=Los%20c%C3%B3digos%20QR%20se%20utilizan,una%20acci%C3%B3n%20en%20tu%20tel%C3%A9fono.

Fase archivística

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efine esta fase como el tratamiento archivístico que consiste en analizar y determinar los valores primarios y secundarios de las series documentales, fijando los plazos de transferencia, acceso y conservación o eliminación total o parcial de los documentos ”.

Documento electrónico de archivo

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son un tipo de sistema de gestión de contenido que combina las tecnologías de gestión de documentos y gestión documental de documentos de archivo en un sistema integrado. Son herramientas diseñadas para la gestión eficiente y preservación de documentos electrónicos con valor archivístico a largo plazo. Estos sistemas permiten a las organizaciones públicas y privadas cumplir con los requisitos legales, normativos y de conservación de la documentación digital.

Utilización Normalmente, los sistemas consideran que un documento o archivo está en proceso de trabajo hasta que ha sido revisado, aprobado, bloqueado y (potencialmente) publicado, momento en el cual esperará a ser utilizado. La versión del formulario que se guarde con el contenido del usuario se convierte en un documento de archivo formal dentro de la organización. Una vez que un documento adquiere la categoría de documento de archivo, la organización puede aplicar políticas de conservación basadas en buenas prácticas o en la legislación, que establecen cómo se desarrollará la segunda mitad del ciclo de vida del documento de archivo. Por lo general, esto implica la conservación (y la protección contra cambios) hasta que se produzcan algunos eventos relacionados con el documento de archivo y que desencadenen la aplicación del plan de eliminación definitiva al documento de archivo. En última instancia, normalmente en un momento determinado después de estos acontecimientos, el documento de archivo se destruye1​.

Expediente electrónico

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Conjunto de documentos electrónicos de archivo correspondientes a un procedimiento administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que contengan. Igualmente, el Artículo 6º del Acuerdo 003 de 2015 expedido por el Archivo General de la Nación define el Expediente Electrónico como el “Conjunto de documentos y actuaciones electrónicos producidos y recibidos durante el desarrollo de un mismo trámite o procedimiento, acumulados por cualquier causa legal, interrelacionados y vinculados entre sí, manteniendo la integridad y orden dado durante el desarrollo del asunto que les dio origen y que se conservan electrónicamente durante todo su ciclo de vida, con el fin de garantizar su consulta en el tiempo”.

Proceso de gestión documental electrónica

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Fase I. Planificación documental

Fase II. Prearchivística

Fase III. Archivística

LOREM IPSUM DOLOR

¡Gracias!

https://lawebtecnologica.wordpress.com/%C2%BFques-es-el-analisis-tecnologico-2/#:~:text=El%20an%C3%A1lisis%20tecnol%C3%B3gico%20nos%20permite%3A&text=%C2%A8%20Identificar%20y%20analizar%20las,%2C%20est%C3%A9ticos%2C%20sociales%2C%20etc.

https://es.texaslawhelp.org/article/legal-research-steps-to-follow#:~:text=La%20investigaci%C3%B3n%20y%20el%20an%C3%A1lisis,afectar%20la%20decisi%C3%B3n%20del%20juez.

https://argontech.com.ar/argontech/fases-de-la-gestion-documental/

http://www.scielo.org.ar/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S1851-17402007000100004#:~:text=El%20an%C3%A1lisis%20documental%20se%20caracteriza,informaci%C3%B3n%20prestado%20a%20los%20usuarios.

BIBLIOGRAFÍA

https://www.ioip.com.co/post/etapas-y-procesos-de-la-gestion-documental#:~:text=La%20primera%20fase%20de%20la,t%C3%A9cnico%20seg%C3%BAn%20sea%20el%20caso.

https://www.unir.net/salud/revista/analisis-funcional-conducta-psicologia/

https://minjusticia.gov.co/servicio-ciudadano/Documents/Gestion-documental/1.%20ESQUEMA%20DE%20METADATOS.pdf

https://atsgestion.net/gestion-documental-archivos-electronicos/#:~:text=Fase%20pre%20archiv%C3%ADstica%3A%20este%20punto,necesidad%20de%20adjuntarlo%20al%20archivo.

https://www.docunecta.com/blog/etapas-y-fases-de-la-gestion-documental#:~:text=%E2%80%9CLa%20terminolog%C3%ADa%20archiv%C3%ADstica%20define%20esta,o%20parcial%20de%20los%20documentos%20%E2%80%9D.

https://www.comunidadbaratz.com/blog/el-proceso-de-gestion-documental-en-el-archivo-electronico/

https://minciencias.gov.co/glosario/expediente-electronico#:~:text=Conjunto%20de%20documentos%20electr%C3%B3nicos%20de,tipo%20de%20informaci%C3%B3n%20que%20contengan.

https://es.wikipedia.org/wiki/Sistema_de_gesti%C3%B3n_de_documentos_electr%C3%B3nicos_de_archivo

En esta primera fase prima la planificación y valoración de lo que va a ser el archivo, su documentación y estructura del documento electrónico. La creación de documentos debe estar precedida del análisis legal, tecnológico, funcional y archivístico, en el que se determine la utilidad de los mismos como evidencia de las actuaciones de la administración pública. El resultado de esta fase permitirá establecer si debe crearse o no un documento y sus características.

es redactar una declaración de los hechos para comprender completamente todo lo que ocurrió o está ocurriendo en su caso. Siéntese y escriba todo lo sucedido o todo lo que esté sucediendo. Incluya los hechos que considere importantes

• Búsqueda de información legal general
• Búsqueda de información legal específica
• Recursos de investigación legal en línea
• Glosario de términos legales
• Fuera de línea: librerías de derecho
• Tratados, manuales y guías de prácticas
• Compilaciones de leyes
• Taquígrafos
• Libros de reglas
• Libros de formularios
• Bases de datos electrónicas

Especificar los rasgos de la posible solución del problema, teniendo en cuenta sus aspectos técnicos, económicos, estéticos, sociales, etc.

En la segunda fase prima la producción, la gestión y tramitación, y la valoración, nuevamente. En esta fase de produce el documento electrónico (ya sea por digitalización del documento analógico o porque nace directamente en electrónico), pasa por la fase de gestión y tramitación y, posteriormente, se valora su necesidad de formar parte del archivo o no.

El proceso de aplicar el derecho a los hechos de su caso y argumentar apuntando a un resultado específico requiere más formación de la que cualquier guía puede brindar. Es decir, que esta guía no reemplaza la experiencia de un abogado, especialmente en lo que refiere a presentar los resultados de una investigación legal ante un juez..

Orientar las actividades bajo un enfoque tecnológico y no desde otra área.

En esta tercera, y última, fase prima la organización, la transferencia, la valoración, la disposición del documento, la preservación a largo plazo y nuevamente la valoración. Se organiza el documento electrónico y se transfiere a un expediente electrónico. Se valora su utilidad y pasa a estar a disposición de las personas / organizaciones en el archivo electrónico. Una vez que pierde utilidad ya se decide si se destruye o si se preserva a largo plazo.

hacerse una idea del problema legal que enfrenta y de cuál sería el resultado deseado al final del proceso legal. Saber por dónde empezar la investigación legal puede ser una parte difícil del proceso. Es recomendable sentarse y anotar los asuntos que enfrenta, así como el resultado ideal para usted

se aplica el derecho a los hechos de un caso. Una vez determinado el tipo de derecho que se aplica en su caso, asegúrese de que sea vinculante y actual, y lea al respecto. Ahora debe comenzar su análisis legal y su escrito.

Identificar y analizar las necesidades prácticas de problemas susceptibles de ser satisfechos o resueltos mediante actividades técnicas.

 Describen la relación entre los creadores y las actividades para las cuales han sido creados y usados, con el propósito que sean auténticos, confiables, usables, íntegros y con valor probatorio.  Garantiza la correcta gestión de los documentos en los sistemas de información, así como el cumplimiento de la gestión documental.  Permite la interoperabilidad entre sistemas de información.  Reduce los costos para la recuperación y acceso a los documentos.  Minimiza el riesgo del acceso no autorizado, garantizando la trazabilidad y protección de la información contenida en estos.  Favorece la continuidad del negocio, toda vez que los documentos pueden ser identificados y transferidos a nuevos sistemas, áreas o responsables.  Facilitar los procesos de migración, conversión y conservación a largo plazo

Analizar objetos y sistemas técnicos para comprender su funcionamiento, la mejor forma de usarlos y controlarlos y las razones que han intervenido en las decisiones tomadas en su diseño y construcción.