Fases de GDE

FASES DE LA Gestión DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

HERRERA ECHEVRRIA SOFIA NATASHA GPO: 6CM01

Índice

Digitalización

1.

Fases de la gestión

10.

Fase de planeación documental

11.

Código QR

2.

12.

Fase archivística

3.

Análisis legal

Documento electrónico de archivo

13.

4.

Análisis tecnológico

14.

Expediente electrónico

5.

Análisis funcional

15.

Proceso de gestión documental electrónica

6.

Análisis archivístico

Bibliografía

16.

Metadatos de contenido y administrativos

7.

8.

Fase pre-archivística

9.

Documento nativo electrónico

Fases de la gestión documental electrónica

1. Ingreso de los documentos al sistema El primer paso para comenzar el camino hacia la gestión documental, es el ingreso de los documentos al sistema. Ya sea a través de captura digital (OCR) de documentos físicos o incorporación de archivos ya existentes, es clave considerar qué archivos van a ir y cuáles ya no son necesarios. 2.Extraer, clasificar y validar A través de metadatos, es necesario darle a los archivos durante el proceso de incorporación un método de identificación y descripción para saber de qué se trata y, además, que sean simples de recuperar y encontrar en caso de ser necesario. 3. Almacenamiento Con la finalidad de preservar, mantener la fiabilidad y la autenticidad del documento; en la etapa de almacenamiento se garantiza que los archivos se encuentren en un ecosistema seguro. Para llevar a cabo esta tarea, se debe revisar las condiciones de almacenamiento y quiénes tienen acceso a manipulaciones de documentos para reducir los riesgos latentes.

Fases de la gestión documental electrónica

4. Permisos En la etapa de accesos o permisos, se gestiona quiénes tienen acceso a cierta información y qué es lo que puede hacer con ella. Generalmente, esto está dispuesto por las necesidades de la organización, como privacidad, o dentro de estipulaciones legales, como podría ser confidencialidad paciente-médico, cliente-abogado o documentos financieros. 5. Seguimiento El seguimiento de los archivos es clave para cualquier tipo de organización. Esto se debe a que al hacer un rastreo, es posible saber quién tuvo acceso a qué documento y cuáles han sido sus movimientos, lo cual garantiza con mucha más certeza la seguridad de la información. 6. Revisión Considerando que cada documento tiene una función específica, esta etapa es clave. Aquí se revisa el plazo de conservación de cada uno de los archivos de acuerdo a un calendario y se toman medidas, por ejemplo: transferencia a otra clasificación, eliminación o conservar de forma permanente. 7. Mantenimiento Con el fin de que la documentación se encuentre fluyendo correctamente y protegida de latentes amenazas, es fundamental realizar procesos de mantenimiento y revisión de los procedimientos, entre ellos: ecosistema digital apropiado (software e integraciones actualizados) y asignación de responsabilidades y flujos de trabajo.

Fase de planeación documental

Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de los documentos producidos y recibidos por las entidades en desarrollo de sus funciones, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su trámite, utilización, conservación y consulta Primera Fase: Elaboración de Documentos

• Esta fase la gestión de documentos tiene como objetivos:
• Evitar la producción de documentos no esenciales
• Disminuir el volumen de los documentos
• Ampliar el uso y la utilidad de los documentos que son necesarios
• Asegurar el empleo adecuado de las técnicas reprográficas y de automatización .

Fase de planeación documental

Segunda Fase: Utilización y conservación de documentos

• Esta segunda fase comprende la selección, utilización, control y almacenamiento, se caracteriza por:
• Disponibilidad de la información y de los documentos necesarios
• Utilización a bajo costo de la información y de los documentos
• Selección de material auxiliar, equipos y lugar de almacenamiento de los documentos, adecuados a la naturaleza y a la frecuencia de uso.

Tercera Fase: La Eliminación de documentos Todo procedimiento eficaz para suprimir documentos debe cumplir con las siguientes actividades:

• Identificación y descripción de los documentos por series
• Clasificación de estas series con miras a su conservación o eliminación
• Determinación de los documentos que se justifica conservar en los archivos
• Eliminación periódica de los documentos no permanentes
• Transferencia de documentos permanentes a los archivos nacionales o a los que hagan sus veces.

Análisis Legal

El análisis legal es el proceso de incorporar datos en su toma de decisiones sobre temas que afectan a los bufetes de abogados y abogados, como la previsión de eventos, la estrategia legal y la gestión de recursos. Cuando se usa correctamente, el análisis legal puede proporcionar una transparencia y conocimiento incomparables sobre los miembros, departamentos y tomadores de decisiones de los asesores legales internos, lo que brinda una ventaja competitiva. Los datos del departamento legal se dividen generalmente en tres categorías:

• informacion personal
• Datos internos del despacho de abogados
• Datos de la industria legal

Análisis Tecnológico

Consiste en realizar un examen crítico y minucioso de cada una de las partes de un todo. En tecnología, por lo tanto, aplicamos este método cuando investigamos o trabajamos con cualquier objeto, sistema o situación. El análisis tecnológico nos permite:

• Analizar objetos y sistemas técnicos para comprender su funcionamiento, la mejor forma de usarlos y controlarlos y las razones que han intervenido en las decisiones tomadas en su diseño y construcción.
• Identificar y analizar las necesidades prácticas de problemas susceptibles de ser satisfechos o resueltos mediante actividades técnicas.
• Especificar los rasgos de la posible solución del problema, teniendo en cuenta sus aspectos técnicos, económicos, estéticos, sociales, etc.
• Orientar las actividades bajo un enfoque tecnológico y no desde otra área.

Análisis Funcional

Se conoce también como gestión por competencias. Consiste en identificar las competencias de cada miembro de un equipo, y de estos en su organización. Es decir: el análisis funcional en las empresas consiste en saber quién se encarga de qué. El análisis funcional nos permitirá optimizar la funcionalidad de nuestros equipos. Resulta muy útil para:

1. Distribuir tareas
2. Generar sinergias entre equipos y entre personas
3. Facilitar la comunicación interna
4. Optimizar el volumen de trabajo
5. Detectar nuestras ventanas de oportunidad
6. Desarrollar prospecciones y campañas
7. Optimizar la gestión de recursos humanos
8. Evaluar competencias individuales y de equipos
9. Y por supuesto, para gestionar crisis.

Análisis Archivístico

El análisis de archivos ayuda a las organizaciones a hacer frente a sus crecientes volúmenes de datos mediante el mapeo de las ubicaciones de sus datos y la identificación de quién tiene acceso a qué datos (incluidos los recursos compartidos de archivos, bases de datos de correo electrónico, sincronización y uso compartido de archivos empresariales, gestión de registros, gestión de contenidos empresariales, Microsoft SharePoint y archivos de datos). Las soluciones de análisis de archivos ayudan a mitigar el riesgo de los datos optimizando, protegiendo y asegurando los datos encontrados durante la fase de análisis de contenido. Esto incluye:

• Detección, gestión y procesamiento de PII, PCI, PHI e IP.
• Gestión del flujo de información.
• Tratamiento de datos sensibles.
• Proporciona protección de identidades, informes de metadatos, derechos de acceso de identidades, protección de acceso centrada en datos, controles de políticas y registros de auditoría.

METADATOS

DE CONTENIDO

+ info

ADMINISTRATIVO

+ info

Dimensión espacial Constituido por los limites legales y de influencia de la insti­tución. En esta etapa, los documentos y la información tienen una dependencia di­recta de la entidad productora, consecuentemente una vinculación vertical a los sistemas de información organizacional, siendo sus repositorios o infraestructuras de base los archivos eventuales. Al realizar la DESCRIPCIÓN, se debe tener en cuenta quienes han de requerir inmediatamente la información. Dimensión temporal Constituido por las series de carácter estadístico, se observa en esta etapa una actividad pragmática de la institución y una preocupación consuetu­dinaria, preocupación por tomar decisiones sobre temas del día. Esta etapa se denomina también La fase de producción de documentos y estaría compuesta por los elementos siguientes: diseño y gestión de formularios, preparación y gestión de la correspondencia, gestión de informes y directrices, fomento de sistemas de gestión de la información y aplicación de la tecnología moderna a dichos procesos.

Fase pre-archivística

En esta fase se generan los momentos de gestación y trámite, aquí observamos el problema de la dimensión temporal, que nos facilita analizar los alcances de la in­formación contenida en los documentos con relación al tiempo, y la dimensión es­pacial nos da una pauta de los alcances de la información, dentro del interés por la recuperación de la información.

DOCUMENTO NATIVO ELECTRÓNICO

La definición exacta puede variar, pero un documento electrónico, también conocido como "e-document" o "e-doc"; es todo contenido originalmente creado desde una aplicación electrónica y que contiene información para facilitar transacciones o compartir información entre las partes.Estos instrumentos virtuales reemplazan a sus contrapartes físicas y, por lo general, tienen el mismo propósito, excepto que en formato digital. La naturaleza digital de estos documentos facilita compartir, organizar y colaborar. Dependiendo del sistema que utilicemos, podremos incluso controlar la versión, rastrearlos y firmarlos..

Características:1. Fácil accesibilidad: Los documentos electrónicos tienen la principal característica de que podemos acceder a ellos de múltiples formas; desde cualquier dispositivo móvil, y en el lugar en que estemos, incluso si trabajamos de manera remota. 2. Búsqueda y recuperación instantánea: Cuanto más fácil de usar una herramienta de gestión de documentos electrónicos, mejor. Todos utilizamos motores de búsqueda para ubicar lo que necesitamos en Internet y, como tal, debe esperar una función de búsqueda en su plataforma digital de Electronic Document Management —EDM—elegida que sea igual de fácil y completa de usar. De esta manera, tendremos la posibilidad de buscar lo que necesitamos incluso si solo conocemos fragmentos del nombre del archivo o una palabra clave, como la razón social de una empresa cliente o la dirección que se usa en el documento. 3. Integración abierta: Puede integrarse con las otras herramientas comerciales esenciales que tenemos, desde el correo electrónico hasta las firmas electrónicas. Esto optimizará el flujo de trabajo, ya que permitirá que la información esté disponible en todos los sistemas que se usen en cada departamento de la empresa.

DIGITALIZACIÓN

La digitalización es el proceso de transformar procesos analógicos y objetos físicos en digitales. Considera cómo el escaneo de documentos de papel o el uso del almacenamiento en la nube para guardar todos tus archivos importantes eliminan la necesidad de archivadores anticuados.

CÓDIGO QR

Son códigos de barras, capaces de almacenar determinado tipo de información, como una URL, SMS, EMail, Texto, etc. Gracias al auge de los nuevos teléfonos inteligentes o SmarthPhone estos códigos QR están actualmente muy de moda.Es un sistema para almacenar información en una matriz de puntos o un código de barras bidimensional creado por la compañía japonesa Denso-Wave en 1994; se caracterizan por los tres cuadrados que se encuentran en las esquinas y que permiten detectar la posición del código al lector.

¿Qué tipo de información puede almacenarse en los códigos QR?

• Información de contacto (vCard). Nombre, compañía, teléfono, dirección postal...
• Una dirección web (URL). Por ejemplo al blog, a la web o incluso a tu perfil enFacebook, Twitter, Linkld, Youtube, etc.
• Una dirección de email.
• Un mensaje del tipo SMS.
• Un número de teléfono para realizar una llamada.
• Un texto de hasta 350 caracteres
• Parámetros de acceso a una red Wifi.
• Datos de un evento para un calendario (día y hora de comienzo/fin, nombre del evento...)
• Una Geolocalización para verla en un mapa.

FASE ARCHIVÍSTICA

La terminología archivística define esta fase como el tratamiento archivístico que consiste en analizar y determinar los valores primarios y secundarios de las series documentales, fijando los plazos de transferencia, acceso y conservación o eliminación total o parcial de los documentos.

DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE ARCHIVO

Se conoce como aquel producido por una persona natural o jurídica en el ejercicio de sus funciones que contiene información generada, enviada, recibida y almacenada por medios electrónicos, la cual permanece en estos medios durante todo su ciclo de vida, aunque es importante tener en cuenta que los documentos electrónicos no siempre nacen siendo electrónicos, algunos de ellos se convierten en electrónicos en el transcurso de su gestión, de igual forma no todos los documentos electrónicos son documentos electrónicos de archivo, dado que los documentos electrónicos de archivo deben tener ciertos componentes y cumplir con características específicas que garantizan su conservación y preservación a largo plazo.

COMPONENTES DEL DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE ARCHIVO

• Metadatos: son los datos que describen el contenido y características de un documento, algunos pueden estar embebidos en el documento y otros son capturados de manera separada dependiendo del trámite o la función del mismo.
• Lista de control de acceso: Es la lista que especifica los permisos de los usuarios a nivel de roles, grupos y accesos en relación con un documento electrónico de archivo,
• Historial de eventos: Es un registro secuencial de todo lo que ha ocurrido con un documento electrónico de archivo: eventos, funciones, usuarios o acciones, hace parte de la cadena de custodia y es útil para definir el contexto sobre el cual es gestionado cada documento.

EXPEDIENTE ELECTRONICO

El Artículo 6º del Acuerdo 003 de 2015 expedido por el Archivo General de la Nación define el Expediente Electrónico como el “Conjunto de documentos y actuaciones electrónicos producidos y recibidos durante el desarrollo de un mismo trámite o procedimiento, acumulados por cualquier causa legal, interrelacionados y vinculados entre sí, manteniendo la integridad y orden dado durante el desarrollo del asunto que les dio origen y que se conservan electrónicamente durante todo su ciclo de vida, con el fin de garantizar su consulta en el tiempo”.

PROCESO DE GESTIÓN EN ARCHIVOS Es el proceso que facilita la organización y clasificación de todos los archivos de información empresarial, que pueden ser de manera física o electrónica (hoy en día lo más recomendable es usar la electrónica para evitar errores humanos). La importancia de la gestión de archivos radica en que casi siempre hay necesidad de recurrir a información vieja y esta te permite ordenarla de manera prolija y segura, para así planificar estrategias o consultas legales de cualquier índole.

PROCESO DE GESTIÓN

Los procesos de gestión administrativa son un conjunto de tareas y actividades organizadas de forma sistemática que ayudan a alcanzar los objetivos de una empresa. En otras palabras, son como el esqueleto que sostiene las operaciones de tu negocio.

BIBLIOGRAFÍA

• https://argontech.com.ar/argontech/fases-de-la-gestion-documental/
• https://reyabogado.com/familia/analisis-legal-definiciones-herramientas-y-aplicaciones/
• https://lawebtecnologica.wordpress.com/%C2%BFques-es-el-analisis-tecnologico-2/#:~:text=El%20an%C3%A1lisis%20tecnol%C3%B3gico%20nos%20permite%3A&text=%C2%A8%20Identificar%20y%20analizar%20las,%2C%20est%C3%A9ticos%2C%20sociales%2C%20etc.
• https://www.programagestioncomercial.es/analisis-funcional-empresas-crm/
• https://www.opentext.com/es-es/que-es/file-analysis#:~:text=El%20an%C3%A1lisis%20de%20archivos%20ayuda,sincronizaci%C3%B3n%20y%20uso%20compartido%20de
• https://arxiversvalencians.org/wp-content/uploads/2020/04/revista2009_raventos.pdf
• https://www.docunecta.com/blog/que-son-los-metadatos
• https://www.mundoarchivistico.com/?menu=articulos&id=613 https://www.docusign.com/es-mx/blog/documentos-electronicos#:~:text=La%20definici%C3%B3n%20exacta%20puede%20variar,compartir%20informaci%C3%B3n%20entre%20las%20partes.

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• https://experience.dropbox.com/es-la/resources/what-is-digitization#:~:text=La%20digitalizaci%C3%B3n%20es%20el%20proceso,la%20necesidad%20de%20archivadores%20anticuados.

Da información sobre cómo se creó, almacenó que derechos, el origen del documento digital, conversiones o migraciones que ha podido sufrir. Estos metadatos, igual que los descriptivos pueden ser externos al documento METS o codificados internamente.

Gestión de cambios. Es fácil localizar alteraciones que se hagan en los datos originales, por lo que te resultará sencillo controlar el progreso de un proyecto y las distintas versiones que se vayan haciendo de él. Rapidez de desarrollos. Permiten a los creadores trabajar con más agilidad reduciendo el tiempo invertido en el abastecimiento de material, y por tanto incrementar su producción y la rentabilidad para tu empresa. Mejora de informes. Permitirán gestionar informes de más calidad, lo que repercutirá en un análisis más fiable de los procesos y, por tanto, contribuirá a aplicar correctamente las medidas de corrección que se necesiten. Evaluación. Se puede incluir una valoración sobre la calidad del contenido de un documento, que resulta de gran utilidad a la hora de decidir si merece la pena utilizarlo o no para el proyecto que tengas en marcha.

Son “datos que hablan acerca de los datos”, en el sentido de que describen el contenido de los archivos o la información que estos traen en su interior.

Búsqueda y análisis. Aportar información sobre el contenido de los datos, ayudan a la hora de clasificarlos y de encontrar el tipo de información que nos haga falta en cada momento, permitiéndonos ahorrar tiempo al no necesitar consultar el dato en sí. Estandarización. Pueden definirse criterios fijos y comunes para identificar los documentos, eliminando errores e inconsistencias, de manera que se facilita su manejo cotidiano y la compatibilidad si necesitas sacarlos de tu empresa y enviarlos a clientes, proveedores u otros agentes externos.