ACCUEIL,ACCOMPAGNEMENT? TUTORAT

Accueil, Accompagnement, Tutorat d'un nouveau salarie et/ou stagiairesADAPEI ARIEGE

Intervenant: Patricia BONNET

26 et 27 mars 2024

BIENVENUE

Clés et Pratiques pour un Accueil et Tutorat réussie

TABLE DES MATIÈRES / SOMMAIRE

ENJEUX DE L'ACCUEIL ET DE L'ACCOMPAGNEMENT

OBJECTIFS DE LA FORMATION

ROLES ET RESPONSABILITE DU TUTEUR

MODALITE ET DUREE

02

TRANSMETTRE

AGENDA

TABLE DES MATIÈRES / SOMMAIRE

10

LDES OUTILS POUR ORGANISER ET PLANIFIER

LLE PLAN D'ACCUEIL

ORGANISATION ET EVALUATION

METHODES ET OUTILS SPECIFIQUES POUR ACCUEILLIR UN STAGIAIRE

11

02

EVALUATION ET PERSPECTIVES

12

LES PREMIERES ACTIVITES DU NOUVEAU SALARIE OU STAGIAIRES

OBJECTIFS DE LA FORMATION

OBJECTIFS GENERAUX

• Améliorer l'intégration des nouveaux salariés et stagiaires
• Renforcer la qualité de l'accompagnement tutoral
• Optmisre l'organisation et la coordination des activités
• Améliorer le suivi des nouveaux membres de l'équipe
• Adapter et personaliser les outils d'évaluation

OBJECTIFS OPERATIONNELS

• • Accueillir et présenter l’environnement professionnel
• • Repérer les principes et enjeux d’un accueil et accompagnement
• • Se positionner dans le rôle d(accueillant et de tuteur
• • Organiser et coordonner les activités du nouveau salarié
• • Assurer le suivi du nouveau salarié ou stagiaire
• • D’accueillir les nouveaux salariés avec des outils et méthodes spécifiques aux pratiques d’accueil et de tutorat
• • Evaluer avec des outils et méthodes spécifiques à l’accompagnement

MODALITE ET DUREE

PRESENTIEL14 heures en 4 demi-jurnées de 3h30 : 9-12h30 et 13h30-17h les 26 et 27 mars 2024

AGENDA

26 mars 2024 9h00-12h30

• Accueil-Présentations
• Accueillir un nouveau salarié ou stagiaire
• Enjeux et Principes de l'accueil

26 mars 2024 13h30-17h

• Rôles et responsabilité du tuteur
• Transmettre un savoir-faire, un savoir-être
• Adaptater son style de titorat aux différents profils
• Elaboration d'un plan d'action pour l'accueil des noouveaux salariés ou stagiaires

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AGENDA

27 mars 2024 9h00-12h30

• Des outils de planification
• Elaborer un plan d'intégration
• superviser et suivre le stâches
• Identifier les besoins d'un stagiaire
• Guide personalisé d'accueil
• Planifier la première semaine du stagiaire

27 mars 2024 13h30-17h

• Explorer des outils et méthodes d'évaluation de l'intégration
• Expérimenter les outils
• Plan d'évaluation de l'ADAPEI 09
• Evaluer les acquis de formation
• Bilan

11

IRFA EVOLUTION

VOTRE FORMATRICE

Patricia BONNET : Formatrice et Valorisatrice Mon domaine d'Expertise : La Communication Consciente et Positive, 15 ans d'expérience en formation et accompagnement d'adultes Ma mission: Valoriser l'invisible, révéler les forces internes et transformer positivement Mes approches : Intelligence émotionnelle, CNV, pratique réflexive Mon Public : Professionnels de la formation/accompagnement et managers

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Quelle est ma valeur?

1. Choisissez une carte sans la regarder et gardez-la face visible pour les autres, mais pas pour vous.
2. Pendant 5 minutes, promenez-vous dans la salle, votre carte exposée.
3. En rencontrant vos collègues, saluez-les selon la valeur de leur carte : une carte plus élevée signifie un statut plus important.
4. Posez une question ouverte à chacun pour essayer de deviner la valeur de votre propre carte.
5. Après 5 minutes, alignez-vous du 7 au roi, le roi étant le plus à droite et le 7 le plus à gauche.
6. Fin de l'Activité : À mon signal, nous nous placerons et découvrirons la valeur de nos cartes.

11

1. Comment vous sentez-vous?
2. Que s'est-il passé ?
3. Qu'avez-vous appris?
4. Quel lien entre ce petit jeu et la vie réelle?
5. Quel lien avec cette formation?

L'arbre aux attentes

1. Choisissez Plusieurs Post-its : Prenez autant de post-its de couleur que vous le souhaitez.
2. Une Attente par Post-it : Sur chaque post-it, écrivez une attente différente que vous avez envers cette formation.
3. Partagez sur l'Arbre aux Attentes : Approchez-vous de notre "Arbre aux Attentes", déjà préparé dans la salle, et collez vos post-its dessus. Cet arbre symbolise la croissance et l'épanouissement que nous visons ensemble.

Après avoir collecté toutes vos attentes, je les passerai en revue pour établir des liens avec les objectifs de notre formation. Cela nous aidera à nous assurer que le parcours de formation répond à vos besoins et aspirations.

01

FONDAMENTAUX ET TUTORAT

L'IMPORTANCE DE L'ACCUEIL

La première impression n'est pas seulement une marque de politesse, mais le fondement sur lequel se construit la relation professionnelle. Un accueil chaleureux est la première étape vers un engagement durable." - Anonyme

A VOS TELEPHONES

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• Répondez à la Question :
• Une question apparaîtra à l'écran. Répondez en 1 mot et cliquez sur Valider.

Vous pouvez soumettre plusieurs réponses si vous le souhaitez. À Savoir : Votre participation est anonyme. N'hésitez pas à partager librement vos pensées. Utilisons cette opportunité pour comprendre nos attentes et opinions collectives !

ACTIVITE 1 : L'ACCUEIL A l'ADAPEI ARIEGE

Préparer et présenter un plan d'accueil pour l'ADAPEI, adapté à deux publics différents.

• Divisez-vous en deux sous-groupes.
• Sous-groupe 1 : Préparez une présentation de l'ADAPEI destinée aux nouveaux salariés.
• Sous-groupe 2 : Préparez une présentation pour les stagiaires.
• Préparation du Plan d'Accueil : Élaborez un plan d'accueil qui couvre : Avant l'arrivée, le Jour J, et les Jours Suivants. Considérez les besoins spécifiques de votre public cible.
• Présentez l'ADAPEI et votre plan d'accueil.
• Le reste du groupe et le formateur joueront le rôle de votre public cible.
• Analyse de pratique

2 heures pause comprise

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LES ENJEUX DE L'ACCUEIL ET L'ACCOMPAGNEMENT

• Intégration rapide et adaptée
• Fidélisation des professionnels qualifiés
• Développement de l’engagement envers le public accueillis
• Adhésion à la culture et aux valeurs de la structure
• Soutien au bien-être des employés
• Etablissement de réseaux de soutien professionnel
• Conformité aux normes de soins

15

POUR UN EMBARQUEMENT REUSSI

1er jour : Accueillir, Informer, Engager Les premières semaines : Intégration, Apprentissage, Engagement et Soutien Continu

LE TUTORAT

"Le tuteur en entreprise est à la fois guide, mentor et soutien. Il éclaire le chemin, partage sa sagesse et offre un appui solide sur lequel les nouveaux talents peuvent s'appuyer pour grandir et réussir." - Anonyme

ACTIVITE 2 : LE TUTEUR IDEAL

Ensemble, identifions et visualisons les caractéristiques clés du tuteur idéal en entreprise.

• Divisez-vous en équipes pour favoriser l'échange d'idées.
• Imaginez le Tuteur Idéal : Réfléchissez aux qualités, compétences, rôles et responsabilités de votre tuteur idéal.
• Décidez ensemble du format de votre production visuelle (poster, collage, dessin, diaporama, etc.) qui représente le mieux votre vision.
• Mettez en commun vos idées et commencez à créer votre représentation visuelle du tuteur idéal.
• Désignez un ou plusieurs porte-paroles pour expliquer votre œuvre aux autres groupes. Chaque groupe présentera sa création, expliquant le choix de leur format visuel et les idées principales qu'elle illustre. Après les présentations, nous discuterons ensemble des différentes visions et je vous apporterai des informations complémentaires

1 heure

10

ROLES DU TUTEUR

• Accompagnateur personnalisé
• Facilitateur d’intégration
• Médiateur
• Formateur
• Evaluateur
• Conseiller

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RESPONSABILITE DU TUTEUR

• Préparer l’accueil
• Définir les objectifs d’apprentissage
• Créer un plan de formation
• Assurer une communication efficace
• Promouvoir l’inclusion
• Documenter et rapporter

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TRANSMETTRE

"Transmettre son savoir-faire, c'est allumer une torche chez l'autre, non pas remplir un vase vide mais éveiller une flamme." - Adapté de Plutarque

RAPPELS

SAVOIR-FAIRE =

Compétences techniques et professionnelles nécessaires à l’exercice d’un métier ou d’une activité

SAVOIR-ETRE =

Qualités personnelles, attitudes et comportement qui favorisent une bonne intégration sociale et professionnelles

APPRENDRE ?

Processus par lequel un individu acquiert de nouvelles connaissances, compétences, comportements, ou attitudes, grâce à l'expérience, l'étude, ou l'enseignement.Cela implique la capacité de comprendre, de retenir l'information, et de l'appliquer dans différents contextes, menant à une modification durable et adaptable du savoir ou du comportement. Ce processus peut être conscient ou inconscient et se manifeste à travers une variété de méthodes, y compris l'observation, la pratique, l'analyse, et la réflexion.

Les 4 Phases de l'Apprentissage

POSTURES DU TUTEUR POUR TRANSMETTRE

• Empathie et écoute active
• Modélisation positive
• Encouragement et renforcement positif
• Adaptabilité et flexibilité
• Patience et persévérance
• Communication claire et inclusive
• Collaboration et esprit d’équipe
• Engagement pour l’apprentissage continu

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ACTIVITE 3 : Transmettre

Expérimenter la transmission de savoir-faire ou savoir-être en contexte professionnel.

• Associez-vous par deux, en fonction de vos rôles au sein de l'ADAPEI.
• Décidez ensemble de l'objet d'apprentissage à transmettre. Cela peut être un geste technique spécifique à votre domaine ou un aspect du savoir-être professionnel.Réfléchissez à la meilleure manière de transmettre ce savoir ou savoir-être, et choisissez la posture d'enseignement la plus adéquate selon vous.
• Simulez une situation d'apprentissage où l'un de vous joue le rôle du formateur et l'autre celui de l'apprenant.
• Après chaque simulation, offrez et recevez des retours constructifs sur l'efficacité de la transmission.
• A la fin des simulations, chaque binôme présentera un retour d'expérience

45 minutes

10

DIFFERENCES INDIVIDUELLES

• Evaluation initiales et diagnostic
• Profils de perception (VAK)
• Feed-Back différencié
• Mentorat et coaching
• Pédagogie de projet
• Analyse de Pratque professionnelle

14

PLAN D'ACTION Accueil et Accompagnement

02

CONSTRUIRE LE PLAN D'ACCUEIL

A partir des éléments abordés aujourd'hui et de vos expériences construisons un plan d'action pour améliorer le processus d'accueil et d'accompagnement à l'ADAPEI ARIEGE

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LES 6 CHAPEAUX DE BONO

Blanc : Focus sur les faits. Rouge : Écoutez vos intuitions. Noir : Identifiez les risques. Jaune : Cherchez les bénéfices. Vert : Pensez créativement. Bleu : Organisez la réflexion.

ACTIVITE 4 : Le PLAN d'ACTION

Préparer un plan d'action pour l'accueil et l'intégration efficace des nouveaux salariés à l'ADAPEI

• Regroupez -vous selon vos domaines d'expertise au sein de l'ADAPEI
• 6 Chapeaux, 6 angles de pensées:

• Considérez les faits et les données disponibles sur l'accueil des nouveaux salariés ou stagiaires
• Exprimez vos sentiments et intuitions sur l'accueil actuel

• Explorez les aspects positifs de ce qui se fait déjà au sein de l'ADAPEI
• Identifiez les aspects négatifs de ce qui se fait à l'ADAPEI
• Proposez des idées pour améliorer l'Accueuil actuel
• Structurez la discussion et votre plan d'action

45 minutes

10

DECLUSION

J'AI AIME

J'AI APPRIS

JE M'INTERROGE SUR ?

Sur un post-it, notez ce que vous avez aimé dans cette journée. Une idée par post-ot

Sur un post-it, notez ce que vous avez appris, découvert au cours de cette journée

Sur un post-it, notez ce qui questionne à l'issue de cette journée?

ORGANISATION ET EVALUATION

03

12

LE TUTEUR SECRET

1. À votre arrivée, inscrivez votre nom sur une carte puis remettez-la au formateur.
2. Le formateur mélange les cartes et vous en redistribue une chacun. Le nom sur cette carte désigne la personne dont vous serez le tuteur secret pendant la journée.
3. Votre rôle est d'assister, de soutenir et de valoriser discrètement votre "tuté" tout au long de la journée.
4. Trouvez des moyens créatifs pour soutenir votre tuté sans révéler votre identité.
5. Nous nous réunirons pour partager nos expériences et dévoiler qui était le tuteur de qui.
6. Discutons des moments où le soutien a été ressenti et de l'impact de cette aide secrète.

15

AGENDA

27 mars 2024 9h00-12h30

• Des outils de planification
• Elaborer un plan d'intégration
• superviser et suivre le stâches
• Identifier les besoins d'un stagiaire
• Guide personalisé d'accueil
• Planifier la première semaine du stagiaire

27 mars 2024 13h30-17h

• Explorer des outils et méthodes d'évaluation de l'intégration
• Expérimenter les outils
• Plan d'évaluation de l'ADAPEI 09
• Evaluer les acquis de formation
• Bilan

11

L'arbre aux attentes

1. Approchez-vous de l'arbre aux attentes
2. Examinez chacune de vos attentes, si une attente a été comblée, retrez là de l'arbre
3. Si une nouvelle attente est née, rajoutez -là sur l'arbre
4. Discutons brièvement de la manière dont les sessions d'hier ont répondu à vos attentes et comment nous pouvons aborder les nouvelles.

LES PREMIERES ACTIVITES DU NOUVEAU SALARIE OU STAGIAIRE

30

LES OUTILS POUR ORGANISER ET PLANIFIER

L'Usage Judicieux des Outils

1. Déterminez d'abord clairement vos buts d'intégration.
2. Sélectionnez l'outil adapté à cet objectif, pas le plus complexe.
3. Assurez une prise en main efficace par tous les utilisateurs.

Un outil n'atteint son plein potentiel que s'il est utilisé correctement pour servir un objectif précis.

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OBJECTIF SMART ?

PERMET DE S'ASSURER QUE LES BUTS FIXES SONT UTILES ET ACTIONNABLES, AUGMENTANT AINSI LA PROBABILITE DE SUCCES DANS LEUR REALISATION

SMART

PECIFIQUE : clair et précis par exemple : assurer que le stagiaire soit formé et comprenne les procédures de sécurité de la structure

ESURABLE: exemple : Réussite d'un test sur les procédures de sécurité avec un score d'au moins 80% à la fin de la 1ère semaine de stage

TTEIGNABLE :exemple : le stagiaire recevra une formation théorique et pratique dirigée par le responsable de la sécurité durant les 2 premiers jours de son stage

ELEVANT (Pertinent) exemple : Formation importante pour assurer la sécurité du stagiaire et de toutes personnes de la strucutre

EMPORALITE exemple : Délai, la formation et le tests auront lieu dans la première semaine.

S'assurer que le nouveau stagiaire soit formé en théorie et en pratique sur les procédures de sécurité par un test avec au moins 80% de réussite dans la première semaine de stage pour garantir la sécurité de tous au sein de la strucure

LES OUTILS

Plateforme de gestion de projet

Calendrier partagé et Applis de Communication Internes

L.M.S

Plateforme d'onboarding numérique

Outils de partage de documents

Système de gestion des Ressources humaines

14

CONSTRUIRE UN PLAN D'INTEGRATION

30

• DEFINIR VOS OBJECTIFS
• ANALYSER LES BESOINS DES NOUVEAUX SALARIES OU STAGIAIRES
• ELABORER LE CONTENU DU PLAN
• PLANNIFIER
• AFFECTER LES RESSOURCES

18

• MISE EN PLACE DE MECANISME DE SUIVI ET D'EVALUATION
• COMMUNICATION DU PLAN
• EXECUTION ET AJUSTEMENT
• RETOUR D'EXPERIENCE

ACTIVITE 5 : PLAN D'INTEGRATION

Préparer un plan d'intégration en intégrant des objectifs d'apprentissage SMART et des indicateurs de performance.

• Réexaminer les plans élaborés hier avec les chapeaux de Bono
• Identifiez les aspects qui nécessitent plus de détails ou d'ajustements
• Réviser vos objectifs
• Intégrez des actions psécifiques, des responsabilités claires et des délais précis
• Réfléchir aux indicateurs de succès et aux méthodes de suivi qui pourraient s'appliquer à votre plan

60 minutes

10

METHODES ET OUTILS SPECIFIQUES POUR L'ACCUEIL D'IUN STAGIARE

30

A VOS TELEPHONES

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Vous pouvez soumettre plusieurs réponses si vous le souhaitez. À Savoir : Votre participation est anonyme. N'hésitez pas à partager librement vos pensées. Utilisons cette opportunité pour comprendre nos attentes et opinions collectives !

Guides d'accueil personnalisés : Documents contenant des informations essentielles sur l'entreprise, la culture, les politiques, et les procédures. Programmes d'orientation : Séances d'introduction aux différentes facettes de l'entreprise et à l'équipe. Plans de formation : Itinéraires personnalisés alignés sur les objectifs du stage et les besoins d'apprentissage du stagiaire. Réunions de suivi : Rencontres régulières pour évaluer les progrès, discuter des défis et ajuster les objectifs. Plateformes numériques : Utilisation de logiciels ou d'applications pour faciliter la communication et l'accès aux ressources.

ACTIVITE 6 : GUIDE D'ACCUEIL

Développer, en sous-groupes, un guide d'accueil personnalisé destiné aux stagiaires, enrichi d'informations essentielles sur l'ADAPEI.

• Regroupez-vous par fonction pour favoriser la pertinence du guide
• Définissez les éléments essentielles a votre guide
• Définissez les éléments de ommunication de votre guide
• Présenter vos éléments sur un paperboard à afficher.

45 minutes

10

ACTIVITE 7 : LA PREMIERE SEMAINE DU STAGIAIRE

Développer, en sous-groupes, un guide d'accueil personnalisé destiné aux stagiaires, enrichi d'informations essentielles sur l'ADAPEI.

• En fonction des objectifs d'apprentissages précédemment définis, determinez ce que le stagiaire doit apprendre et accomplir durant sa première semaine
• Elaborez un agenda jour par jour avec des sessions de formation, des rencontres de présentations, des moments dédiés à l'observation....
• Prévoyer des pints de suivi et d'ajustement
• Présenter vos éléments sur un paperboard à afficher.

25 minutes

10

EVALUATION ET PERSPECTIVES

04

16

LES OUTILS D'EVALUATION

• QUETIONNIAIRE
• FEED BACK
• ENTRETIENS INDIVIDUELS
• EVALUATION DE PERFORMANCE
• 360 FEED BACK

19

ACTIVITE 8 : ETUDE DE CAS

Analyser et proposer des solutions à des situations concrètes d'intégration et de performance au sein de l'ADAPEI.

• 4 groupe, 1 cas par groupe
• discutez des défis présentés et identifiez les éléments clés affectant le stagiaire ou le salarié
• Proposez des stratégies spécifiques pour aborder chaque situation.
• Présentez aux autres groupe votre cas et vos stratégies et discutons -en

25 minutes

10

ACTIVITE 9 : PLAN D'EVALUATION

Sur la base des plans d'accueil et d'intégration élaborés précédemment, concevez maintenant un plan d'évaluation complet pour mesurer l'efficacité de ces processus au sein de l'ADAPEI.

• Réexaminer les plans existant et identifiez les objectifs clés et activités principales nécéssitant une évaluation
• Etablissez des critères mesurables pour évaluer le succès de l'accueil et de l'intégration
• Choisir les méthodes d'évaluation adaptées à vos objectis
• planifiez le calendriee d'évaluation
• Mettez en plac un système de suivi
• Présentez votre plan et mutualisons avec les autres plans pour avoir le plan d'intégration de l'ADAPEI ARIEGE

60 minutes

10

A VOS TELEPHONES

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• Rejoignez l'Événement :
• Sélectionnez Rejoignez un événement.
• Entrez le code de l'événement : EAAT
• Répondez à la Question :
• Une question apparaîtra à l'écran. Sélectionnez la bonne réponse et validez.

Corrigeons l'évaluation des acquis ensemble

ACTIVITE 10 : BILAN DES 2 JOURS

Utiliser la méthode des 6 chapeaux de Bono pour évaluer de manière complète les deux jours de formation.

• Déplacez vous librement dans la salle où vous trouverez un chapeau de Bono par affiche
• Chapeau blanc : Notez les notions que vous avez vus au cours de ces 2 jours
• Chapeau rouge : Partagez vos ressentis et émotions vécus durant ces 2 jours
• Chapeau jaune: Ecrivez ce que vous avez particuièrement apprécié au cours de ces 2 jours
• Chapeau noir: Exprimez les aspects les moins convaincants ou les points faibles
• Chapeau vert: Proposez vos idées pour les prochaines sessions et ce que vous comptez améliorer dans vos pratiques d'accueil suite à cette formation
• Chapeau bleu : Donnez votre avis sur la globalité de la formation

60 minutes

10

QUESTIONNAIRE DE SATISFACTION

https://urlz.fr/nvA3

22

MERCI !

AVEZ-VOUS DES QUESTIONS ? CDUBREUIL@irfa-formation.fr 06 99 26 72 73 www.irfa-formation.fr

Plateforme de gestion de projet

Trello, Asana, Monday.com

Ces plateformes permettent d'assigner des tâches, de définir des échéances et de suivre l'avancement des activités d'intégration

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Learning Manager System

Système de Gestion des Apprentissages : Moodle, Blackboard, TalentLMS...

Ces plateformes permettent de créer des parcours d'intégration personalisée, de fournir des formations en ligne, et de suivre les progrès des nouveaux employés.