Mapa Mental Administración

PROCESO ADMINISTRATIVO

Conjunto de herramientas que garantizan el cumplimiento de los objetivos de una empresa de forma correcta, rápida y eficaz aprovechando al máximol sus recursos.

Control

Planeación

Etapas

Organización

Dirección

Mecanismos de Coordinación

Son aquellas dependencias mutuas que se establecen dentro de una organización que reflejan la necesidad de organización entre ellos.

Interdependencia

Tipos

• Del flujo de trabajo

• De procesos

• De escala

• Social

Tipos

• Comité directivo
• Comité de vigilancia
• Comité ejecutivo
• Comité consultivo

Comités

Son donde se asignan diversos asuntos a ciertos comités en donde debaten y deciden los problemas que se les encomiendan.

Continuidad: La planeación es una actividad de los administradores que nunca termina.

Características

Todos los planes se realizan simultáneamente en una empresa a pesar de tener cada uno sus propios objetivos deberán ser congruentes en sus fines y sus medios de tal manera que puedan ingresarse y acomodarse para formar un solo plan general.

Precisión: Los cursos de acción a seguir deben ser bien definidos reduciendo en lo posible la imprevisión y haciendo énfasis en la elaboración de planes desarrollados.

Penetrabilidad: La planeación no es una actividad exclusiva de los niveles jerárquicos superiores, más bien la actividad de generar planes es obligatoria para todo ejecutivo dentro de su área específica de trabajo.

Los principios pueden definirse como verdades de aplicación y guías generales, deben tomarse en cuenta y realizarse en todas las situaciones de carácter administrativo.

Factibilidad: Los planes que se establezcan deben ser acordes con la realidad y medios donde se van a realizar.

Objetividad y cuantificación: Implican tomar como referencia datos estadísticos reales que permitan planear resultados verdaderos y cuantificables.

Flexibilidad: Lo más conveniente es establecer un margen de holgura, con la finalidad de que se puedan atender situaciones imprevistas y corregir el plan.

Unidad: Todos los planes deben estar en equilibrio para poder alcanzar satisfactoriamente el objetivo general de la organización.

Cambio de estrategias: Este principio está en función de los tiempos establecidos para el cumplimiento de los objetivos y propósitos de la organización.

Coordinación

Consiste en integrar todas las actividades y departamentos de la empresa facilitando su trabajo y sus resultados, sincronizando acciones y adaptando los medios a los fines.

Importancia

Es básica para cualquier organismo social, es pieza fundamental para las subsecuentes etapas pues de no llevarse a cabo, no habrá nada que organizar, nada que dirigir, nada que controlar.

• Es la función básica de la administración.
• Indica la dirección
• Examina los recursos de acción disponibles
• Es un proceso continuo que se adapta a los cambios
• Mejora la toma de decisiones
• Mayor rentabilidad, menor riesgo

Principios de Dirección

1. De la armonía del objetivo: En donde los objetivos de todos los departamentos y secciones deberán relacionarse armoniosamente para lograr el objetivo general.
2. Impersonalidad del mando: Se refiere a que la autoridad y su ejercicio surgen como una necesidad de la organización para obtener ciertos resultados.
3. De la supervisión directa: Es el apoyo prestado del superior a los colaboradores durante la ejecución de los planes para que estos trabajen con mayor facilidad.
4. De la vía jerárquica: Postula el respeto a los canales de comunicación y líneas de autoridad establecidos en la organización formal.
5. De la resolución del conflicto: Se deben resolver los problemas en cuanto aparezcan para evitar que se desarrollen y causen problemas colaterales.
6. Aprovechamiento del conflicto: Los conflictos proporcionan indicios de que algo está funcionando mal pero se pueden establecer opciones para aprovecharlos y que no se salgan de control.

Dirección

Significa llevar a cabo la ejecución de los planes, tiene que ver con la motivación, la supervisión y la supervisión necesaria para alcanzar las metas de la empresa. En esta etapa es necesaria la presencia de un líder con la capacidad de tomar decisiones, instruir, ayudar y dirigir a las diferentes áreas de trabajo. La dirección se trata de lograr mediante la influencia interpersonal que todos los trabajadores contribuyan al logro de los objetivos.

Control

Es la evaluación y medición de la ejecución de los planes con el fin de detectar y prever desviaciones para establecer las medidas correctivas necesarias. El control siendo la ultima etapa del proceso administrativo se plantea la pregunta ¿Cómo se hizo? Con el objeto de evaluar si las actividades se ejecutaron como se habían planeado desde el principio y de no ser así aplicar las medidas correctivas pertinentes.

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Proceso de Organización

Departamentalización: Se trata de realizar la sectorización por departamentos según sean sus actividades y necesidades.

Descentralización: Permite que los diferentes niveles jerárquicos tomen decisiones sobre los temas que se le han delegado

Diseño organizacional: Se encarga de estructurar ordenada y sinérgicamente las diversas unidades organizas de una organización.

Delegación de autoridad: Se le asigna a un colaborador la realización de alguna determinada actividad otorgándole la autoridad necesaria, pero reteniendo a la vez la responsabilidad de los resultados.

Centralización: Ayuda a concentrar la autoridad, la toma de decisiones recae o se centraliza sobre una persona o grupo de personas en especifico.

Elementos de la planeación

• La misión: Es la razón de ser de la empresa, fundamentada en valores y principios solidos que la guíen y le den personalidad propia.

• La visión: Es la extensión de la misión proyectada al futuro que persigue el desarrollo institucional a mediano y a largo plazo.

• Objetivos: Son los resultados que se buscan concretar, basados en la misión y la visión.

• Presupuestos: Son elementos encargados de cuantificar los gastos y costos empleando eficaz y eficientemente los recursos.

• Estrategia: Habilidad para distribuir los esfuerzos, orientados a lograr los objetivos.

• Políticas: Normas que orientan la toma de decisiones administrativas. Se fijan de cuerdo al ámbito de aplicación, relación de la formalidad, relación a su origen.

• Cronogramas: Es un elemento para optimizar lo planeado mediante actividades y proyectar los plazos.

Actividades más importantes del proceso de Dirección

1. Ofrecer motivación al personal 2. Recompensar a los empleados con un sueldo acorde a sus funciones 3. Considerar las necesidades del trabajador 4. Mantener una buena comunicación entre los diferentes sectores laborales 5. Permitir la participación en el proceso de decisión de todos los actores de la entidad o empresa 6. Influir de manera positiva a todos los trabajadores para que hagan su mejor esfuerzo 7. Capacitar y desarrollar a los trabajadores para que utilicen todo su potencial físico e intelectual 8. Satisfacer las diferentes necesidades de los empleados mediante el reconocimiento de su esfuerzo en el trabajo

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Proceso de Control

1. Establecimiento de estándares: es una unidad de medida que sirve como modelo, guía o patrón con base en la cual se efectúa el control. 2. Medición de resultados: Consiste en cuantificar los resultados de acuerdo a los estándares predeterminados. 3. Corrección: Son las acciones para modificar las situaciones que no llevaron a buen término el plan. 4. Retroalimentación: Es la parte que evalúa los resultados obtenidos durante todo el proceso.

Proceso de Dirección

1. Toma de decisiones: Es el proceso en el que se elige un curso de acción entre varias alternativas.

2. Integración: Se refiere a homogeneizar las actividades considerando la capacitación de las personas y las cosas o herramientas de trabajo.

3. Comunicación: proceso de intercambio de información entre un emisor utilizando un canal, un mensaje, llegando a un receptor y consecuentemente con una retroalimentación.

4. Motivación: Conjunto de actividades que impulsan al individuo a una acción.

5. Supervisión: Es el proceso de verificación de que las actividades se están realizando adecuadamente.

Planeación

Es el análisis de información del presente y del pasado y una ponderación de probables desarrollos futuros de tal manera que puedan determinarse los objetivos y el curso de acción que ha de seguirse para alcanzarlos mediante técnicas y procedimientos definidos en un tiempo establecido para su realización.

Importancia

El control es una etapa importante debido a que establece las medidas correctivas en las actividades para tener planes exitosos puesto que reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores y retroalimenta para que no se vuelvan a presentar desviaciones en un plan a futuro.

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Proceso de Control

1. Establecimiento de objetivos: Consiste en definir claramente que es lo que se quiere alcanzar en cada una de las actividades que se quieren controlar.

2. Corrección de desviaciones: Aquí tenemos que comparar objetivos con desempeño y si nos damos cuenta que el desempeño es menor o sea está debajo de lo esperado en el plan, es momento de tomar acciones correctivas.

3. Corrección de desviaciones: Aquí tenemos que comparar objetivos con desempeño y si nos damos cuenta que el desempeño es menor o sea está debajo de lo esperado en el plan, es momento de tomar acciones correctivas.

Importancia de la Dirección

• Pone en marcha todos los lineamientos establecidos durante la planeación y la organización.

• Su calidad refleja el logro de los objetivos

• A través de ella se establece la comunicación necesaria para que la organización funcione.

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Organización

Consiste en ordenar y coordinar los recursos humanos, financieros, físicos y todos aquellos que son necesarios para alcanzar los objetivos de las empresas. La organización se basa en dar las condiciones para lograr que las personas y/o las cosas trabajen de forma armoniosa orientados así a alcanzar los mejores resultados posibles.

La planeación se caracteriza por tener su propia naturaleza, esta naturaleza la podemos observar en:

Principios

Carácter general: Aunque la planeación es de carácter general, al realizarla siempre lleva implícitos los valores de quien la desarrolla.

Razón común de ser: La planeación encuentra su razón de ser cuando empieza a vislumbrar las necesidades que existen y las relaciona con los recursos que cuenta la organización.

La universalidad: La planeación es de uso general, la cual se aplica en cualquier parte del mundo y en cualquier tipo de empresa.

Principios de la organización

• DEL OBJETIVO

• DE LA COORDINACIÓN

• ESPECIALIZACIÓN

• JERARQUÍA

• PARIDAD DE AUTORIDAD

• UNIDAD DE MANDO

• DIFUSIÓN

• TRAMO DE CONTROL

• CONTINUIDAD

Contacto directo: Intercambio directo de ideas en conjunto.

Principios

Todos los planes se realizan simultáneamente en una empresa a pesar de tener cada uno sus propios objetivos deberán ser congruentes en sus fines y sus medios de tal manera que puedan ingresarse y acomodarse para formar un solo plan general.

Precisión: Los cursos de acción a seguir deben ser bien definidos reduciendo en lo posible la imprevisión y haciendo énfasis en la elaboración de planes desarrollados.

Penetrabilidad: La coordinación es la resultante de interrelacionar esfuerzos y no un producto aislado.

Coordinación como proceso inninterrumpido: Reconoce el dinamismo que tiene todo.

Su calidad se refleja en el logro de los objetivos, la implementación de métodos de organización y en la eficacia de los sistemas de control.

Se cuenta con el siguiente proceso en el paso a paso de los elementos:

1. Toma de decisiones 2. Integración 3. Comunicación 4. Motivación 5. Supervisión 6. Alcanzar las metas

Principios que rigen el Control

1. De equilibrio: A cada grupo debe proporcionársele el grado de control correspondiente. 2. De los objetivos: El control es un medio para alcanzar los objetivos establecidos. 3. De la oportunidad: El control debe aplicarse antes de que se efectúe el error de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas con anticipación. 4. De las desviaciones: Se deben analizar todas las desviaciones al plan para conocer todas las causas que olas originaron y así establecer todas las medidas correctivas pertinentes. 5. De la costeabilidad: El costo de todo sistema de control debe encontrarse justificado en tiempo y dinero. 6. De excepción: El control debe aplicarse a aquellas actividades que sean representativas o muy especiales. 7. De la función controlada: La persona o función que realiza el control no debe involucrarse con la actividad a controlar, debe ser imparcial.

Reduce costos

Medidas

Control

Evita errores

correctivas

Retroalimenta