MAPEO DE PROCESOS

Mapeo de procesos

Definicion: El mapeo de procesos es una herramienta de gestión en la que se analizan, identifican y documentan los procesos de una organización. El flujo de proceso principal y los procesos paralelos a él se representan visualmente. Éstos también son conocidos como diagramas de flujo o diagramas de flujo de trabajo.

Diferentes maneras graficas para representar el mapeo de procesos

1 Diagram de flujo basico Es util para crear un mapa sencillo que ilustre las entradas y salidas de un proceso. algunos de los usos son en, la planificacion de nuevos proyectos, analisis y la gestion de los flujos de traajo y la mejora en la colaboracion entre los miembros del trabajo.

2 Mapa detllado del proceso la caracteristica de este es que incluye subprocesos, lo que los hace mas utiles para identificar ineficiencias y documentar los puntos de decision dentro de un proceso.

Beneficios de un mapeo

• Mejorar el servicio al cliente
• Eliminar redundancias y pasos irrelevantes
• Aportar mayor claridad sobre el estado actual de sus procesos
• Mejorar y simplificar la comunicación entre departamentos
• Promover una mayor consistencia en la forma en que se hacen las cosas
• Hacer que todos los procesos sean más transparentes para toda la empresa
• Identificar puntos de mejora y dónde se puede aplicar la automatización
• Cumplir más fácilmente con la legislación de la industria

Fases del mapeo de procesos

1 Identificar los procesos a mapear El primer paso es observar a la empresa u organización y entender qué procesos se deben mapear. Es decir, es necesario tener un objetivo en mano, por ejemplo: “Quiero mejorar y optimizar la entrega de proyectos en el sector de la ingeniería”

2 Elegir el equipo Es importante cooperar con los empleados y las partes interesadas que estén involucradas en el proceso en cuestión. Esta contribución puede ser excelente, ya que ellos conocen perfectamente los procesos que llevan a cabo y pueden tener algunas ideas sobre cómo mejorarlos.

3 Construir una representacion grafica del proceso En este punto se recopila la información, se inicia el análisis y se crea el mapa de procesos de acuerdo con el diseño o metodología definidos. La forma gráfica más común para construirlo es un diagrama de flujo.

4 Asegurarse que todos los elementos sean correctos Es necesario asegurarse que los puntos representados gráficamente y su posición en el diagrama de flujo sea correcta. Es de gran ayuda que todos los involucrados, directivos y figuras clave para la organización revisen el mapa para detectar inconsistencias.

5 Estudiar mejoras y optimizaciones Una vez que el diagrama de flujo está completo, es necesario analizar qué mejoras se pueden realizar en el proceso. Este paso se realiza con el apoyo de la mejora continua, observando qué pasos se pueden omitir o reducir distancias de traslado, de manera que el tiempo del proceso también sea menor.

6 Supervisar los resultados Luego de aplicar las mejoras se deben mostrar los resultados en el diagrama de flujo. El análisis de mejora continua no debe quedarse únicamente como una representación gráfica de lo que se debe mejorar, sino también implementarla en el proceso que se esté mapeando. Los resultados en la mayor parte de los procesos se deben monitorear para asegurarse que la mejora fue correctamente implementada.