TUTORIAL DE BUENAS PRÁCTICAS Y USO DE GOOGLE DRIVE

¿Para qué sirve Google Drive?

Es una herramienta que proporciona almacenamiento, colaboración en tiempo real y acceso organizado en archivos y carpetas desde cualquier lugar. El almacenamiento es limitado.

Empezar a usar Google Drive

Acceder desde tu correo institucional.

La interfaz de Google Drive

Brinda opciones para organizar y visualizar archivos como:

• Lista y cuadrícula: Permite ver archivos en forma de lista detallada o cuadrícula de miniaturas, simplificando la búsqueda.

• Búsqueda avanzada: Facilita la búsqueda de archivos utilizando criterios como tipo de archivo, personas y fecha de modificación.

• Carpetas: Esto te permite agrupar archivos relacionados en un mismo lugar.

Usar la visualización en oscuro

Abre la app de Google Drive desde tu celular. En la esquina superior izquierda, presiona Menú.

Presiona Configuración. Presiona Elegir tema. Elige Oscuro, Claro o Predeterminado.

Elige Oscuro, Claro o Predeterminado.

2. Elige el archivo o carpeta que quieras subir.

1. Arriba a la izquierda, haz clic en Nuevo > Subir archivo o Subir carpeta.

Subir archivos

Cómo arrastrar archivos

Esperar a que se suba.

Elige el archivo que deseas, da clic en Abrir

Da clic en Subir un archivo.

Cómo agregar accesos directos a archivos compartidos contigo

A la izquierda, haz clic en Compartidos conmigo.

Haz clic con el botón derecho en el archivo o la carpeta para el que deseas crear un acceso directo.

Haz clic en Organizar

Agregar acceso directo .

Guardar un archivo

Cuando trabajas con conexión wifi, tus archivos de Google como Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones. Al igual que Formularios y Dibujos. Se guardan a medida que escribes.

Utilizar archivos sin conexión

Haz clic con el botón derecho en tus archivos o carpetas. Haz clic en Acceso sin conexión > Disponible sin conexión. Cuando guardas un archivo sin conexión, aparece una marca de verificación verde junto a él.

Hacer copia

Haz clic derecho sobre el documento.

Haz clic en Crear una copia.

Hacer copia desde un documento

En el menú, abre el archivo que deseas copiar, haz clic en Archivo > Hacer una copia.

Escribe un nombre y elige dónde quieres guardar el archivo.

Compartir archivos

Haz clic en Compartir.

Escribe el correo electrónico de la persona o personas que tendrán acceso al archivo. Selecciona si será "Lector", "Comentarista" o "Editor".

Activa la casilla "Enviar notificaciones a las personas".

Da clic en "Enviar".

Elegir si los usuarios pueden ver, comentar o editar

Al compartir un archivo con otra persona, puedes definir su nivel de acceso:

Lector: el usuario puede acceder al archivo, pero no puede editarlo ni compartirlo con nadie.

Comentarista: el usuario puede hacer comentarios y sugerencias, pero no puede editar el archivo ni compartirlo con nadie.

Editor: el usuario puede hacer cambios, aceptar o rechazar sugerencias y compartir el archivo con otras personas.

Restringir el acceso general a un archivo o carpeta

Haz clic en Compartir y luego Copiar enlace. En "Acceso general", haz clic en la flecha hacia abajo. Selecciona Restringido (que hace que el archivo sea privado). Haz clic en Listo.

Dejar de compartir un archivo

A la derecha del nombre del usuario, haz clic en la flecha hacia abajo y luego Selecciona Quitar acceso.

Asignar la propiedad de una carpeta a otra persona

Arriba a la derecha, haz clic en Compartir . A la derecha del nombre de la persona, haz clic en la flecha hacia abajo. Haz clic en Transferir propiedad.

Cómo cambiar propietarios

Busca el archivo que quieras transferir y haz clic con el botón derecho. Haz clic en Compartir. Junto al nombre de los destinatarios, haz clic en la flecha hacia abajo Transferir la propiedad.

Trabajar con archivos de Office

Para editar un archivo de Office (Word, Excel, Power Point), tienes la opción de trabajarlos en drive con las aplicaciones de Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones.

Archivos eliminados de las carpetas compartidas

En la parte superior, escribe el nombre del archivo en Buscar en Drive.

Haz clic con el botón derecho en el archivo.

Haz clic en Mover.

Administra archivos en tu almacenamiento

El almacenamiento se comparte entre Google Drive, Gmail y Google Fotos. Cuando tu cuenta alcance su límite de almacenamiento, no podrás subir ni crear archivos en Drive.

Convertir documentos a los formatos de Google

Ve a drive.google.com/drive/settings

Marca la casilla situada junto a "Convertir archivos subidos."

Borra archivos para liberar espacio de almacenamiento

Para borrar archivos de Google Drive, Gmail o Google Fotos y liberar espacio, mover a la papelera

y, luego, vaciar la papelera.

Elementos que no ocupan espacio de almacenamiento

Los archivos de "Compartidos conmigo" y las unidades compartidas no ocupan espacio. Estos archivos solo ocupan espacio en la unidad de Google Drive del propietario.

Elige qué documentos guardar

Se recomienda administrar eficientemente tu almacenamiento en Google Drive y conservar únicamente los documentos de alumnos necesarios para el semestre actual, sin exceder tus límites de almacenamiento. Posteriormente elimínalo. ¡Evita guardar documentos personales!

Qué pasa si te quedas sin espacio

No podrás sincronizar ni subir nuevos archivos. No podrás crear nuevos archivos en Jamboard, Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, Dibujos y Formularios de Google. Ni tú ni otra persona podrán editar ni copiar los archivos afectados hasta que reduzcas la cantidad de almacenamiento que usas. Las sincronizaciones entre la carpeta de Google Drive de la computadora y Mi unidad se detendrán.

Cómo restablecer archivos que borraste

Ve a drive.google.com/drive/trash Haz clic en Restablecer. Puedes encontrar los archivos restablecidos en su ubicación original. Si esta ubicación ya no existe, busca en “Mi unidad”.

Cómo encontrar un archivo que crees que no borraste

En la esquina superior derecha, haz clic en Información. Haz clic en "Actividad" para revisar el panel correspondiente. Desplázate hacia abajo y busca el archivo.

Cómo encontrar un archivo si el archivo estaba en una carpeta creada por otra persona

Si la otra persona borró esa carpeta, ya no la verás en Drive.