PEDIMENTOS Y USO DE SERIES

UNIVERSIDAD JUÁREZ AUTÓNOMA DE TABASCO

UNIVERSIDAD JUÁREZ AUTÓNOMA DE TABASCO

División Académica de Ciencias Económico Administrativas

División Académica de Ciencias Económico Administrativas

UNIDAD I.

UNIDAD II.

Conceptos Básicos del Sistema Electrónico de Administración y Ventas Empresariales

Manejo de Sistema Electrónico de Administración y Ventas Empresariales

Informática Aplicada a Sistemas Administrativos

Prof. Otniel Vázquez Peralta

Monserrath badal rodriguez RODRIGO CORDOVA MAYO ANA VIRGINIA GAMAS HERNÁNDEZ

EMPEZAR

Estudiantes:

09/ABRIL/2024

Contenido

UNIDAD 2

2.1.

2.2.

2.4.

2.3.

2.5.

Captura de Documentos

Captura de Catálagos

Punto de Venta

Consulta de Información

Interfaz a con el programa de Contabilidad

INTRODUCCIÓN

Contar con un sistema administrativo robusto y bien estructurado es esencial para optimizar los procesos internos y garantizar una operación fluida y eficaz es fundamental para el éxito de cualquier organización. Uno de los aspectos más importantes de cualquier sistema administrativo es el registro adecuado y la gestión eficiente de catálogosde agentes, almacenes, clientes, proveedores, productos y servicios en un sistema contable y administrativo como Aspel COI. Así como identificar el proceso comercial y capturar documentos contables como los saldos iniciales, captura de inventario inicial, captura de movimientos de caja, facturación y captura de movimientos de inventario. Además de conocer los procesos periódicos de punto de venta y realiza inventario físico, actualización de los precios de venta y por último ejecutar el cierre del ejercicio.

2.1. Captura de Catálagos

Herramienta contable de gran valor, su finalidad es la de proporcionar los elementos necesarios para el adecuado orden y clasificación de las cuentas contables.

Índice

2.1. Captura de Catálogos

2.1.2.

2.1.4.

2.1.1.

2.1.3.

Registro de Productos

Registro de Vendedores

Registro de Almacenes

Registro de Clientes

2.1.8.

2.1.5.

2.1.6.

2.1.7.

Uso de Pedimentos

Uso de Unidades de Medida y Peso

Uso de Características

Uso de Series

2.1.10.

2.1.12.

2.1.9.

2.1.11.

Registro de Promociones y Restricciones de Venta

Uso de Lotes

Registro de Servicios y Pago

Registro de Paquetes

2.1.13.

Importación de Catálogos con Excel

Tema 2.1.1.

REGISTRO DE VENDEDORES

Es un catálogo con el cual se puede crear y consultar a los vendedores de la empresa.

2.1.1. Registro de Vendedores

Un catálogo de vendedores permite tener una relación de los agentes de venta.

De esta forma tener un control para la identificación rápida de quién es el responsable de un documento de venta.

Permite también controlar o restringir a los vendedores a un precio mínimo o descuento mínimo permitido además, permite otorgarles un porcentaje de comisión por las ventas que cada vendedor realice.

Es un catálogo con el cual puedes crear y consultar a los vendedores de tu empresa. .

2.1.1. Registro de Vendedores

Para ingresar puedes hacer uso de la siguiente ruta:

Ventas, luego seleccionas el menú Vendedores.

2.1.1. Registro de Vendedores

Para agregar un vendedor, das clic en el ícono agregar y el sistema te mostrará la siguiente vista:

2.1.1. Registro de Vendedores

En este apartado es necesario capturar los siguientes datos:

Nombre del vendedor, permite capturar hasta 30 caracteres. % de comisión, captura el porcentaje de comisión que corresponde al vendedor, el cual puede ser de 0% hasta 99.999%.

Importante: No se acepta una comisión de 100% ni cantidades negativas.

2.1.1. Registro de Vendedores

Clasificación, tiene la función de ordenar a los vendedores. Aquellos que guardan ciertas características entre sí pueden ser agrupados, te permite capturar hasta 5 caracteres. Correo electrónico, que se le asignará al vendedor que se esté dando de alta.

Después de completar la información, das clic en el botón para que los datos queden guardados en el sistema.

Tema 2.1.2.

REGISTRO DE ALMACENES

Múltiples almacenes para llevar una eficiente distribución y control de las existencias de tus productos.

2.1.2. Registro de Almacenes

Para crearlos, inicialmente es necesario activar el uso de almacenes ingresando por la ruta:

Menú ConfiguraciónDas clic en el ícono de Inventarios y Activas la opción de Manejar multialmacén.

2.1.2. Registro de Almacenes

A continuación, para dar de alta los almacenes accedes por la ruta:

Menú InventariosDas clic en el ícono y Seleccionas el botón de

2.1.2. Registro de Almacenes

Al ingresar se habilita la siguiente vista, donde es necesario capturar algunos campos:

Clave: Las claves por omisión las genera el sistema, las cuales son consecutivas y numéricas. Descripción: Puedes ingresar de forma breve lo que contiene el almacén o clasificación, según sea el giro de tu empresa.

2.1.2. Registro de Almacenes

Encargado: Nombre de la persona que está como encargada del almacén. Dirección: Muestra la dirección del almacén. Teléfono: Esta columna permite agregar el teléfono del almacén. Cuenta Contable: En este campo podrás asociar al almacén una cuenta contable para después contabilizar cada movimiento que se registre. Esta cuenta es útil cuando se utiliza la interfaz con el sistema Aspel COI.

2.1.2. Registro de Almacenes

Lista de precios: La columna indica la lista de precios de los productos que se contienen en dicho almacén, este no es obligatorio. Movimiento de entrada / Movimiento de salida: Estas columnas indican el número de movimiento que se le asignará al momento de realizar un traspaso entre almacenes.

Al finalizar presionas en el botón . El sistema crea por defecto el almacén 1, pero es modificable.

Tema 2.1.3.

REGISTRO DE CLIENTES

En este catálogo, administras y consultas la información de Clientes registrados en la empresa, mediante el alta y modificación de los mismos. Puedes consultar los saldos y el historial del cliente, así como capturar pagos y anticipos, entre otras opciones.

2.1.3. Registro de Clientes

b. RFC (Registro Federal de Contribuyentes): Es una clave alfanumérica que el gobierno utiliza para identificar a las personas físicas y morales que practican alguna actividad económica, indica el RFC del cliente que se tomará para generar los comprobantes fiscales. Importante: Con el botón podrás validar si el RFC del cliente se encuentra registrado ante el SAT (Servicio de Administración Tributaria) y se te notificará con un mensaje la validación correcta, con esto podrás anticipar cualquier problema antes de la generación del comprobante.

Para ingresar, puedes hacer uso de la siguiente ruta: Clientes, das clic en el ícono el cual corresponde a Clientes y seleccionas el botón de Agregar .

Importante: Recuerda que existen campos obligatorios por el sistema, los cuales identificarás con el ícono. a. Nombre: Capturas el nombre completo con el que se registrará al Cliente e identificarás dentro del sistema.

1. Datos generales.

2.1.3. Registro de Clientes

d. Código postal: Código numérico que complementa la dirección física y representa una zona geográfica.

c. Régimen fiscal: Con relación al RFC indicado deberás seleccionar la clave de régimen que le corresponde según el catálogo del SAT (el catálogo se despliega al momento de dar clic en el ícono ).

Es recomendable capturar este dato para que se valide correctamente el RFC.

2.1.3. Registro de Clientes

Das clic en el ícono hasta llegar a la pestaña de y el sistema habilitará la siguiente vista:

2. Fiscales.

2.1.3. Registro de Clientes

Donde es necesario que completes los siguientes datos: 1. Forma de pago SAT (Servicio de Administración Tributaria): Seleccionas dando doble clic, el número que le corresponde a la forma de pago según lo publicado por el SAT. Para capturar das clic en el ícono y te mostrará el catálogo correspondiente.

2.1.3. Registro de Clientes

2. Uso del CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet): Atributo requerido para expresar la clave del uso que dará a esta factura el receptor.Dirígete al ícono para que te muestre el catálogo y lo seleccionas dando doble clic en la clave que corresponda.

Importante: La clave a elegir va a depender del uso que le dará el receptor. Después de completar la información, das clic en el botón "Guardar" para que los datos queden guardados en el sistema.

Tema 2.1.4.

REGISTRO DE PRODUCTOS

Este catáglago reúne toda, o casi toda, la información esencial de sus productos, como las dimensiones del producto, el precio, el material, etc.

2.1.4. Registro de Productos

Para ingresar, puedes hacer uso de la siguiente ruta:

Inventarios Das clic en el ícono y Seleccionas el botón de agregar .

2.1.4. Registro de Productos

Es necesario completar los siguientes datos:

1. Clave y descripción: Clave que identifica al producto la cual es única y puede ser de 16 caracteres alfanuméricos. En la descripción puedes anotar el nombre completo del producto y/o una breve descripción de este.

2. Seleccionas si es un producto o servicio lo que estás dando de alta.

2.1.4. Registro de Productos

3. Línea: Podrás indicar la línea a la que pertenece el producto que estás dando de alta. Con esta clasificación de 5 espacios podrás agrupar productos diferentes de acuerdo a características similares.

2.1.4. Registro de Productos

4. Tiempo de surtido: Anotas el tiempo (en días) que tardan los proveedores en surtir el producto, lo cual te será útil para estimar la fecha en la que se solicitará un nuevo pedido.

2.1.4. Registro de Productos

5. Control de almacén: Muestra la ubicación de un artículo dentro de la bodega, de acuerdo con las claves de registro en tu empresa. Cuentas con 10 espacios para definir la clave que desees.

Por ejemplo: Clave de control de almacén «P1M3», que quiere decir, Producto que se encuentra localizado en el pasillo 1, módulo 3.

Después de completar la información, das clic en el botón para que los datos queden guardados en el sistema.

Tema 2.1.5.

UNIDADES DE MEDIDA Y PESO

Cantidad en que se expresa el contenido por kilogramo, litro, metro cuadrado o metro cubico, según corresponda.

2.1.5. Unidades de Medida y Peso

Es la forma en que se mide un producto o mercancía

Pieza

Gramo

Ejemplos

Las unidades de medida son utilizadas para poder expresar el tamaño o cantidad de los productos que maneja elnegocio

Kilogramo

Litro

Bolsa

Taza

2.1.5. Unidades de Medida y Peso

Unidad de entrada :

¿cómo lo estoy comprado?

• Pieza
• Paquete
• Bulto
• Kilo
• Metro
• Galón
• Pulgadas

2.1.5. Unidades de Medida y Peso

Unidad de salida :

¿cómo lo estoy vendiendo?

Puede ser que la empresa lo compré por paquetes pero se venda por piezas

2.1.5. Unidades de Medida y Peso

Peso

La unidad de masa del Sistema Internacional (SI) es el kilogramo (kg). Las diferentes unidades métricas de masa se expresan como múltiplos o fracciones de 1 gramo:

1 tonelada (t) =1 000 000 g 1 kilogramo (kg) =1 000 g 1 gramo (g) =1 g 1 milligramo (mg) =0.001 g 1 microgramo (µg) =0.000 001 g 1 nanogramo (ng) =0.000 000 001 g 1 picogramo (pg) =0.000 000 000 001g

2.1.5. Unidades de Medida y Peso

Peso :

¿Cuánto pesa el producto?

• Nos sirve para el caluclo del flete, ya sea cuando estemos comprando o vendiendo el producto.

Tema 2.1.6.

USO DE CARACTERÍSTICAS

Tienden a ayudar a las personas que se preocupan más por los aspectos técnicos de los productos y servicios

2.1.6. Uso de Características

¿Qué son las características de un producto?

El producto de una empresa es un bien material, servicio o idea con características tangibles e intangibles que se obtiene al final del proceso de producción.

Su fabricación se planifica estratégicamente para satisfacer las necesidades de un amplio número de clientes.

2.1.6. Uso de Características

Los productos cuentan con una serie de características que son particularidades propias de su naturaleza.

Estas le confieren la posibilidad de comercializarse de forma independiente dentro del mercado.

Las características de un producto pueden ser de carácter físicas, funcionales o psicológicas.

De allí parte su diseño, la calidad, sus prestaciones y los valores añadidos que generan el deseo de comprarlo por parte del cliente.

2.1.6. Uso de Características

Puedes escribir una descripción aquí

Marca, nombre y slogan

Envase

Diseño, forma, tamaño y peso

También, forma parte de la presentación visual del producto. Por lo general, las empresas eligen envases ergonómicos, estéticos y de buena calidad para que logren satisfacer las expectativas de los clientes más exigentes.

Aquí estamos hablando específicamente de las características tangibles de un servicio o producto. Estos atributos transmiten parte de la personalidad que maneja nuestra empresa, e influyen en como los consumidores perciben la mercancía.

Son características de identidad que permiten a los clientes distinguir o recordar los productos de nuestra marca. Por lo tanto suelen ser elementos de fácil pronunciación, agradables, seductores e igualmente fáciles de recordar.

2.1.6. Uso de Características

Servicio

Precio

Calidad

El precio representa el valor de adquisición del producto final. Al día de hoy, las grandes compañías optan por establecer un precio acorde al proceso de producción para asegurar su rentabilidad financiera..

Podemos decir que el servicio es un valor añadido al producto que ofertamos en nuestra compañía. Este sirve para expandir nuestras fronteras comerciales, atender el mayor número de demandas posibles y ser altamente competitivos.

Es la cualidad de excelencia y eficacia que tiene nuestro abanico de productos. Este viene siendo un elemento clave para poder alcanzar una ventaja competitiva frente a las compañías rivales del sector..

2.1.6. Uso de Características

Características técnicas de un producto

Son las cualidades físicas y organolépticas del producto. Para dar un ejemplo concreto podemos mencionar su envase, color, composición, olor, tamaño, peso, aspecto, textura, grosor, el etiquetado; entre otros más.

Por lo general, estos datos técnicos podemos encontrarlos en la ficha de características de un producto. Allí, son descritos de una forma comprensible para asegurar que los clientes entiendan fácilmente parte de su composición y funcionamiento.

En Aspel Sae las "Características especiales" se colocan cuando se agrega un producto en el inventario.

Tema: 2.1.7

USO DE SERIES

¿Cómo agregar número de serie en Aspel Sae?

2.1.7. Uso de series

Consulta de numero de series

Este catálogo te permite llevar un control detallado de las unidades de productos que entran o salen de tus almacenes. Identifícalos por su número de serie sin salir de la ventana.

Inventario

Número de series

Número de series

2.1.7. Uso de series

La información presentada en este catálogo está organizada mediante columnas

2.1.7. Uso de series

¿Cómo agregar números de serie?

Abrir Inventarios

Abrir numero de series

Abrir alta de numero de series

2.1.7. Uso de series

Se mostrará la siguiente ventana

Rellenar todos los datos que se muestran en la pantalla

2.1.7. Uso de series

Almacén: Indica el lugar físico al cual pertenece el producto al que le asignarás el número de serie. Este campo estará activado si manejas multialmacén.

2.1.7. Uso de series

Rellenar la asignacion de producto

IMPORTANTE:seleccionar que producto es

2.1.7. Uso de series

Movimiento al inventario: Elige de la lista despegable el tipo de movimiento al cual asociarás los números.

2.1.7. Uso de series

No. serie: Corresponde al número asignado al producto.

2.1.7. Uso de series

Cantidad: Indica el total de números de serie, que deseas generar para el producto

Fecha: Es el día en que das de alta el número de serie.

Campo informativo y de organización de datos. Es de utilidad para señalar el número de documento al que pertenecen los números, por ejemplo una factura o traspaso.

Al finalizar presiona en el ícono guardar

Tema 2.1.8.

USO DE PEDIMENTOS

¿Cómo agregar pedimentos en Aspel sae?

2.1.8. Uso de Pedimentos

Procedimiento para activar la opción Manejar multialmacén:

1. Configuración
2. Parámetros del sistema
3. Inventarios
4. Manejar multialmacén
5. Aceptar

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LISTO

2.1.8. Uso de Pedimentos

Ingresas a la ruta: Menú Inventarios, despliegas el submenú de y das clic en el ícono Alta de lotes y pedimetos.

2.1.8. Uso de Pedimentos

Se mostrará la siguiente ventana:

Selecciona o captura los datos para realizar el registro, de acuerdo con tus necesidades. Antes de comenzar considera que existen datos obligatorios que se encuentran marcados con

a. Pestaña Pedimento

• Almacén: indica a qué almacén se asignará el producto que tiene asociado el pedimento. Este campo estará activado si manejas multialmacén.

Verifica que el parámetro se encuentre activado, para ello puedes hacer uso de la siguiente ruta: Menú Configuración, seleccionas el ícono Parámetros del sistema, das clic en la pestaña Inventarios y activas la opción Manejar Multialmacén.

2.1.8. Uso de Pedimentos

Clave: Muestra el identificador del producto al que le asignas la información del lote y pedimento Cantidad: Te permite indicar la cantidad de productos afectados por el pedimento. Pedimento: Captura el número del pedimento aduanal. Si no lo capturas se mostrará el mensaje «No se proporcionó número de pedimento». Pedimento SAT (Servicio de Administración Tributaria): Corresponde al otorgado por la autoridad fiscal.

2.1.8. Uso de Pedimentos

Fecha: Elige la fecha de ingreso de los productos a tu inventario. Aduana: Ingresa el nombre de la aduana por donde entró el producto. Ciudad: Captura el nombre de donde proviene el producto. Frontera: Indica el nombre de donde entra el producto. G.L.N. (Número de Localización Global): Indica el número, el cual fue asignado como único y mundial a las empresas.

OBSERVACIONES: Este es un espacio libre que el sistema te proporciona, para agregar o hacer alguna anotación. Al finalizar presionas en el botón , para guardar la información.

Tema 2.1.9.

USO DE LOTES

Un lote es la existencia parcial de productos que tienen características idénticas, como la calidad y el tiempo de producción

2.1.9. Uso de Lotes

Procedimiento para activar la opción Manejar multialmacén:

1. Configuración
2. Parámetros del sistema
3. Inventarios
4. Manejar multialmacén
5. Aceptar

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LISTO

2.1.9. Uso de Lotes

Ingresas a la ruta: Menú Inventarios, despliegas el submenú de y das clic en el ícono Alta de lotes y pedimetos.

2.1.9. Uso de Lotes

Se mostrará la siguiente ventana:

Selecciona o captura los datos para realizar el registro, de acuerdo con tus necesidades. Antes de comenzar considera que existen datos obligatorios que se encuentran marcados con

a. Pestaña de Lote

• Almacén: Este campo se mostrará desactivado si el sistema no está trabajando con multialmacén..

Verifica que el parámetro se encuentre activado, para ello puedes hacer uso de la siguiente ruta: Menú Configuración, seleccionas el ícono Parámetros del sistema, das clic en la pestaña Inventarios y activas la opción Manejar Multialmacén.

2.1.9. Uso de Lotes

Clave: Identificador del producto al que estás dando de alta sus datos de lotes. Cantidad: Refleja el número de productos con los que se cuenta y se dividirán en lotes.

2.1.9. Uso de Lotes

Lote: Corresponde a la clave que estás dando de alta para el producto. Producción/Caducidad: Señala la fecha de ingreso de los productos a tu inventario y la fecha en que caduca ese lote.

Tema 2.1.10.

REGISTRO DE SERVICIOS Y PAGO

Con este proceso registra la captura de un abono para afectar diferentes documentos de un proveedor en específico.

2.1.10. Registro de Servicios y Pago

Se mostrará la ventana para registrar la emisión de pagos multidocumentos:

Para generar la emisión de pagos multidocumento, ingresa a la ruta:

Menú Proveedores – despliegas el submenú de Emisión de pagos y seleccionas Emisión de pagos multidocumentos.

2.1.10. Registro de Servicios y Pago

Captura los datos conforme a tus necesidades:

Clave de proveedor: En este campo indicas la clave que identifica a tu proveedor del cual vas a realizar el pago.Fecha: Selecciona la fecha en la cual se registrarán los pagos. Concepto: Indica el concepto de cuentas por pagar al que pertenece el documento con el que se realiza el pago.

2.1.10. Registro de Servicios y Pago

Moneda: Indica la moneda del documento con que se realiza el pago, solo si manejas multimoneda. Tipo de cambio: Valor del tipo de moneda en determinada fecha. Documento: Es el número de documento al que se referirá el pago. Para los campos clave de proveedor, concepto, moneda, documento y referencia cuentas con el botón de ayuda o la tecla de función F2 para realizar una selección más específica.

2.1.10. Registro de Servicios y Pago

Referencia: Seleccionarás los diferentes documentos a afectar por el concepto. Monto: Es el importe del pago que realizas. El sistema sugiere el monto total del documento, pero es posible que lo modifiques. Saldo: El sistema muestra la cantidad que se adeuda del documento.

2.1.10. Registro de Servicios y Pago

Al finalizar la captura, das clic en el ícono o presionas la tecla F3 y confirma los datos.

Si lo deseas puede realizar la impresión del pago.

Tema 2.1.11.

PAQUETES

Con este proceso registra la captura de un abono para afectar diferentes documentos de un proveedor en específico.

2.1.11. Paquetes

¿Qué es un Kit (paquete)?

Un kit es un conjunto de productos o servicios que se agrupan para venderse como una unidad.

KIT DE LIM PIEZA

KIT DE ÚTILES ESCOLARES

KIT DE EMERGENCIA PARA UN HURACÁN

2.1.11. Paquetes

Para ingresar, puedes hacer uso de la siguiente ruta:

¿Cómo dar de alta KIT en Aspel sae?

Inventarios Das clic en el ícono y Seleccionas el botón de agregar .

2.1.11. Paquetes

Ingresas la siguiente información:

a. Datos generales

Clave y descripción: Clave que identifique el kit, en la descripción se puede colocar el nombre completo del kit. Kit: Selecciona la casilla de kit. Ahora, das clic en "Armar kit" , para darlo de alta.

2.1.11. Paquetes

Agregas los productos que van a integrar al kit, dando clic en el botón tienes acceso al catálogo de productos y servicios.

2.1.11. Paquetes

Determina el precio que va a tener el kit considerando el precio real y precio mínimo real que muestra el sistema, cuando finalices, das clic en . Y en la ventana alta de productos, das clic en .

¡Listo!, de esta manera es como es posible dar de alta los kits.

Tema 2.1.12.

REGISTRO DE PROMOCIONES Y RESTRICCIONES DE VENTA

Es una función que permite a los usuarios gestionar y controlar las promociones, descuentos y restricciones de venta que se aplican a los productos o servicios que ofrecen

2.1.12. Registro de Promociones y Restricciones de Venta.

El descuento por cabecera lo defines en la emisión del CFDI (Comprobante fiscal digital por internet). A continuación, te describimos el proceso:Para elaborar la factura te diriges a la ruta: Ventas – Facturas y das clic en el icono.

Al ingresar encontrarás los siguientes campos para su captura:a. Datos de encabezado Factura: Aquí defines el tipo de documento en este caso será Directa.

2.1.12. Registro de Promociones y Restricciones de Venta.

Al ingresar encontrarás los siguientes campos para su captura:a. Datos de encabezado Factura: Aquí defines el tipo de documento en este caso será Directa.

Número: Indicas el número que se está agregando. Puedes seleccionar otros folios si presionas el ícono o bien presionar la tecla F9.

2.1.12. Registro de Promociones y Restricciones de Venta.

• Fecha: El sistema te sugiere como fecha de elaboración la del día de trabajo, sin embargo la puedes modificar.
• Cliente: Seleccionas la clave del cliente, presionando la tecla F2 o bien puedes escribirla directamente, de esta forma se cargarán los datos previamente capturados
• Descuento: Aquí podrás capturar el monto del descuento del 100%.

• Cantidad: Indicas la cantidad de elementos que se están adquiriendo de tus productos o servicios.
• Producto: Anotas la clave del producto o presionas la tecla F2 para localizarla de forma más rápida.

Es necesario que consideres que el sistema hace la búsqueda respetando minúsculas y mayúsculas.

• Impuestos: Seleccionas del 1 al 4, si lo especificaste un esquema en la cabecera del documento, este se sugerirá en la partida.

2.1.12. Registro de Promociones y Restricciones de Venta.

Al finalizar la captura, das clic en ícono o presionas la tecla F3.Luego, el sistema habilita la ventana de Observaciones y campos libres de la partida y del documento, donde te permite capturar información adicional, la agregas y das clic en el botón .Enseguida se visualizan los Totales del documento y presionas .Eliges las Condiciones de pago en la que se aplicará el descuento y das clic en el botón .

Tema 2.1.13.

IMPORTACIÓN DE CATÁLOGOS CON EXCEL.

Función que permite a los usuarios cargar información masiva de productos, clientes, proveedores, entre otros, desde un archivo de Excel directamente al sistema.

2.1.13. Importación de Catálogos con Excel.

2.1.13. Importación de Catálogos con Excel.

Es importante indicar el separador del número de cuenta correspondiente para continuar con el siguiente paso y se realice de manera correcta la importación.Después das clic en el botón .Validas que la estructura del archivo de Excel sea la correcta.

Y das clic en el botón .Consultas la vista preliminar, para rectificar que los datos sean los correctos.

Para continuar das clic en el botón .Al finalizar te muestra el número de registros agregados, modificados y total de entradas, das clic el botón .

2.1.13. Importación de Catálogos con Excel.

Para el caso de importación del catálogo de cuentas, deberás realizar la asociación de rubros correspondientes a las cuentas.b. Catálogo de activos y RFC de terceros: Una vez que tengas la información en la hoja de Excel, podrás iniciar el proceso de importación, dirígete por la siguiente ruta:Menú Herramientas, seleccionas el botón y eliges:

c) Se muestra la bienvenida al asistente de importación de archivos. Para continuar das clic en el botón .

2.1.13. Importación de Catálogos con Excel.

d) En la sección de archivo de importación, seleccionas el documento de Excel correspondiente, así como indicar si se va a agregar información o solo se desea actualizar, así mismo, si la asociación será automática o manual en el caso de que archivo tenga una estructura diferente y por último se deberá de indicar si la primera filia contiene el nombre de los campos.

2.1.13. Importación de Catálogos con Excel.

e) En esta ventana te muestra la información para así revisarla y verificar que los datos estén en los campos correctos. En el caso de haber seleccionado la asociación manual se podrá realizar la asociación correspondiente.

2.1.13. Importación de Catálogos con Excel.

f) Te mostrará la vista previa del cómo se agregará la información, al igual si indicarán los datos que no serán agregados, por lo cual se deberá de validar el detalle del estatus.

g) Se finalizará el proceso de importación.

2.2. Captura de Documentos.

Herramienta que permite mantener un registro detallado de todas las transacciones comerciales que realiza la empresa, lo que facilita la gestión y el control de su información financiera y comercial.

Tema 2.2.1.

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO COMERCIAL.

Función que permite a los usuarios cargar información masiva de productos, clientes, proveedores, entre otros, desde un archivo de Excel directamente al sistema.

2.2.1. Descripción del Proceso Comercial.

El proceso comercial en Aspel SAE consta de varias etapas que abarcan desde la captura de documentos hasta la generación de reportes. A continuación, se describe de manera general cada una de las etapas:1. Captura de documentos: En esta etapa, se ingresan al sistema todos los documentos relacionados con las operaciones comerciales de la empresa, como facturas de venta, notas de crédito, notas de cargo, pedidos, cotizaciones, entre otros. Es importante capturar correctamente los datos de cada documento para garantizar la integridad de la información.

2.2.1. Descripción del Proceso Comercial.

2. Actualización de inventarios: Cada vez que se realiza una venta o una compra, Aspel SAE actualiza automáticamente los niveles de inventario de los productos involucrados en la transacción. Esto permite tener un control preciso de las existencias y evitar faltantes o excedentes de stock. 3. Generación de documentos electrónicos: Aspel SAE permite generar documentos electrónicos como facturas, notas de crédito y recibos de honorarios en formato XML, cumpliendo con los requisitos fiscales exigidos por las autoridades.

2.2.1. Descripción del Proceso Comercial.

4. Gestión de clientes y proveedores: El sistema permite llevar un registro detallado de los clientes y proveedores, incluyendo datos de contacto, historial de transacciones, saldos pendientes, entre otros. Esto facilita la gestión de la relación con los clientes y proveedores.5. Control de cuentas por cobrar y por pagar: Aspel SAE permite llevar un control detallado de las cuentas por cobrar y por pagar, generando reportes que muestran el estado de las cuentas y facilitando el seguimiento de los pagos y cobros pendientes.

2.2.1. Descripción del Proceso Comercial.

6. Generación de reportes: El sistema ofrece una amplia variedad de reportes que permiten analizar la información comercial y financiera de la empresa, como ventas por producto, estado de resultados, flujo de efectivo, entre otros. Estos reportes ayudan a tomar decisiones informadas y a evaluar el desempeño del negocio.El proceso comercial en Aspel SAE abarca desde la captura de documentos hasta la generación de reportes, facilitando la gestión de las operaciones comerciales y financieras de la empresa

Tema 2.2.2.

CAPTURAR LOS SALDOS INICIALES DE COBRANZA.

Es un proceso importante que permite ingresar al sistema los saldos pendientes de cobro que tienen los clientes al inicio de la operación del sistema.

2.2.2. Capturar los saldos iniciales de Cobranza.

Para ingresar las facturas te diriges al ícono Configuración, seleccionas Clientes y proveedores, localizas Importación y das clic en Saldos iniciales de cuentas por cobrar.

2.2.2. Capturar los saldos iniciales de Cobranza.

Ingresas la siguiente información que te solicita el sistema. - Fecha saldos iniciales: Coloca la fecha que corresponde del cobre que se va a registrar.

Ahora ingresas los datos del saldo que no se ha cobrado. Cliente: Selecciona el tercero del catálogo. Tipo de operación: El sistema por omisión define que es un saldo de factura. Serie: Coloca la serie a la que corresponde esa factura. N.º folio: Escribe el número que tiene el movimiento que estás registrando. N.° de pago: En caso de que el pago este acordado en ciertas cuotas, escribe el número de pago que se va a afectar.

2.2.2. Capturar los saldos iniciales de Cobranza.

Ingresas la siguiente información que te solicita el sistema. - Fecha saldos iniciales: Coloca la fecha que corresponde del cobre que se va a registrar. Importante: El sistema va a cruzar automáticamente los saldos iniciales contra una cuenta contable determinada «saldos iniciales por conciliar».

2.2.2. Capturar los saldos iniciales de Cobranza.

Tema 2.2.3.

CAPTURAR EL INVENTARIO INICIAL

Proceso de ingresar al sistema la cantidad y valor de los productos que se tienen en existencia al iniciar el uso del software

2.2.3. Capturar el Inventario Inicial.

En Aspel SAE, capturar el inventario inicial se refiere al proceso de ingresar al sistema la cantidad y valor de los productos que se tienen en existencia al iniciar el uso del software. Esto es fundamental para llevar un control preciso de los productos disponibles y poder realizar operaciones como ventas, compras y movimientos de inventario de manera adecuada.

2.2.3. Capturar el Inventario Inicial.

Para realizar el proceso de captura de existencias, ingresas a la ruta: Inventarios – despliegas el submenú de Inventario físico y seleccionas Capturar existencias.

2.2.3. Capturar el Inventario Inicial.

Al ingresar encontrarás las siguientes opciones de filtrado:

• Productos: En los campos Desde / Hasta establece el rango de productos que requieres para el proceso.
• Línea: Si usas líneas en el inventario puedes usar este campo para seleccionar productos que pertenezcan a una misma línea.
• Control de almacén: Si empleas el campo de Control de almacén en el inventario, es posible especificar aquellos artículos que se encuentran en un espacio físico determinado dentro de la bodega.
• Multialmacén: Si el sistema trabaja con multialmacén indica la clave del almacén donde se realizará el proceso, de lo contrario este campo estará inhabilitado.

Para los campos Desde, Hasta, Línea y Almacén cuentas con el botón de ayuda o la tecla de función F2 para realizar una selección más específica.

2.2.3. Capturar el Inventario Inicial.

Para iniciar a capturar las existencias das clic en el botón . Posteriormente en la columna Inventario físico captura la cantidad de existencia física que se tiene en el inventario.

Si lo deseas también es posible realizar la importación del inventario al pulsar el ícono para abrir el asistente de importación.Al finalizar, das clic en el ícono .

Tema 2.2.4.

CAPTURA DE MOVIMIENTOS DE CAJA

Proceso de ingresar al sistema la cantidad y valor de los productos que se tienen en existencia al iniciar el uso del software

2.2.4. Capturar Movimientos de Caja.

Al ingresar, el sistema te permite definir los siguientes criterios a tomar en cuenta:

• Fecha de registro: Estableces la fecha en que se está generando el movimiento.
• Fecha de aplicación: Indicas la fecha en que será aplicado el movimiento. Esta fecha puede ser posterior a la fecha actual.
• Concepto: Seleccionas el concepto el cual puede ser de tipo cargo o abono.
• Forma de pago: Estableces la forma de pago con la que se genera el movimiento.
• Beneficiario: Indicas la clave del beneficiario al cual se le asociará el movimiento.
• Referencia 1: Es la referencia bancaria la cual avala el movimiento capturado.
• Referencia 2: Es información adicional para el movimiento.

2.2.4. Capturar Movimientos de Caja.

• Monto total: Escribes el monto con el que se registrará el movimiento.
• IVA: Se muestra el monto de IVA del movimiento, el cual se calcula de acuerdo al campo Monto total.
• Estado: Seleccionas el estado del movimiento, el cual puede ser: Aplicado, en tránsito, programado, conciliado o autorizado.
• Observaciones: Si lo requieres escribes una observación.
• Solicitado por: Escribes el nombre de la persona que solicito el movimiento.
• Prioridad: Seleccionas la prioridad del movimiento el cual puede ser: Normal o Alta.

Al finalizar la captura guardas los movimientos dando clic en el ícono .

2.2.4. Capturar Movimientos de Caja.

2.2.4. Capturar Movimientos de Caja.

Tema 2.2.5.

FACTURACIÓN GLOBAL Y AFECTACIÓN DE INVENTARIOS.

La facturación global es un proceso que permite generar facturas cuando se tienen múltiples ventas a un mismo cliente, mientras que la afectación de inventarios es el impacto de las operaciones de venta, compras, etc.

2.2.5. Facturación Global y Afectación de Inventarios.

1. Alta de servicio. RUTA: Menú Inventario > Productos y servicios, dando clic en el icono

NOTA: Se recomienda asignar en la pestaña “Fiscales” la clave “01010101-No existe en el catálogo” del catálogo de productos y servicios del SAT, y la clave “ACT- Actividad” del catálogo de unidades de medida del SAT. Si se dejan vacíos estos campos, al generar la factura global de notas de ventas el sistema las agrega de manera automática.

2.2.5. Facturación Global y Afectación de Inventarios.

2. Configuración del Cliente Público en General. La guía de llenado del CFDI global Versión 4.0 indica que el “Receptor” o “Cliente” al cual vamos a generar la factura global de notas de venta deberá tener la razón social o nombre como: “Publico general”, el RFC genérico (XAXX010101000), Régimen fiscal “616” (Sin obligaciones fiscales) País y Código postal lugar donde se expiden las facturas.Para la emisión del CFDI global en SAE, se sugiere dar de alta un nuevo cliente en el sistema, con las siguientes características:a) Datos Generales

• Nombre: Publico en general
• Régimen fiscal: “616” (Sin obligaciones fiscales)
• RFC: XAXX010101000
• País y Código postal: Lugar de expedición de las facturas

2.2.5. Facturación Global y Afectación de Inventarios.

Una vez creado el servicio se deberá ingresar a: Menú Configuración > Parámetros del sistema > Factura electrónica > Pestaña FiscalesY en la opción Cliente facturación global, selecciona al cliente previamente configurado y en Servicio para facturación global y comprobantes de pago selecciona el servicio previamente dado de alta.NOTA: Aspel-SAE 8.0 utilizará tanto para la factura global de notas de venta como para el comprobante de pagos el mismo servicio, por lo que de manera automática la clave SAT y la clave de unidad se agregaran dependiendo el caso.Para la factura global de nota de venta el sistema colocara las siguientes claves: Clave SAT: 01010101 No existe en el catálogo Clave de unidad: ACT ActividadY para el comprobante de pagos las siguientes: Clave SAT: 84111506 Servicios de facturación Clave de unidad: ACT Actividad

2.2.5. Facturación Global y Afectación de Inventarios.

b) Desglose de impuestos. Otro punto importante en la guía de llenado del CFDI global versión 4.0 indica que “El monto del IVA y del IEPS deberá estar desglosado en forma expresa y por separado en los CFDI globales”. Por lo que será necesario ingresar al detalle del cliente Público en general, en la pestaña Comprobantes fiscales, en la sección de Desglose de impuestos, activar la opción “Activar desglose personalizado”. Al hacerlo, el sistema desplegará el mensaje de confirmación.

2.2.5. Facturación Global y Afectación de Inventarios.

C) Para establecer el desglose solicitado para la factura global de notas de venta, deberá dar clic en la opción “No” y habilitar los impuestos que se deberán desglosar en el comprobante, es decir, IEPS e IVA:

2.2.5. Facturación Global y Afectación de Inventarios.

Afectación del Inventario.

2. Escogemos el producto y/o servicio a modificar.

1. Ingresamos al cátalogo de productos y servicios.

2.2.5. Facturación Global y Afectación de Inventarios.

Afectación del Inventario.

3. En el apartado de "Registros y acumulados" podemos observar las afectaciones que ha tenido el inventario del producto anteriormente seleccionado a consecuencia de las compras, ventas y/o otros movimientos que se hayan hecho con el invnetario de ese producto y/o servicio.

Tema 2.2.6.

CAPTURA DE MOVIMIENTOS DE INVENTARIO.

Proceso de ingresar al sistema los movimientos que afectan la cantidad y valor de los productos en existencia.

2.2.6. Captura de Movimientos de Inventario.

Para dar de alta los movimientos al inventario, existen dos opciones:1. Forma manual.Para registrar los movimientos al inventario de forma manual, ingresas a la ruta: Menú Inventarios — Movimientos al inventario y das clic en el ícono

2.2.6. Captura de Movimientos de Inventario.

Se habilita la ventana alta de movimientos al inventario, donde es necesario que especifiques lo siguiente:Concepto

• Número: Defines el tipo de movimiento que deseas registrar, por omisión el sistema te propone el concepto de compras.
• Descripción: Campo informativo que indica el nombre con el que estás registrando el concepto del movimiento.

De acuerdo con al número de concepto elegido para realizar el movimiento, se habilitará el campo cliente o proveedor.

2.2.6. Captura de Movimientos de Inventario.

Documento

• Tipo: Indicas el tipo de documento relacionado de acuerdo al concepto, por ejemplo: para el concepto 51-Ventas, los documentos relacionados son factura o remisión.

• Documento: Cuentas con un espacio de 20 caracteres alfanuméricos para anotar una referencia con la que identificas el movimiento, de acuerdo a la documentación interna de tu empresa.

2.2.6. Captura de Movimientos de Inventario.

Otros Campos

• Fecha: Este dato lo registras para que identifiques el día del alta el documento.
• Cliente / Proveedor: Seleccionas el tercero, cambia de acuerdo al tipo de concepto del movimiento.
• Almacén: Estará activado si tienes marcado el parámetro Multialmacén y podrás seleccionar el almacén del producto.
• Total partidas: Es informativo y el sistema realiza la suma de las partidas que se van agregando al movimiento.
• Descripción: Es informativo, podrás ver la descripción o nombre del producto que seleccionaste.

Al finalizar la captura de los datos, presionas el ícono o la tecla F3.

2.2.6. Captura de Movimientos de Inventario.

2. Forma masiva (Por archivo).

Esta opción te permite registrar los movimientos al inventario que generes a través de un archivo de Excel, el cual obtienes cuando instalas el programa Aspel SAE 9.0 y la puedes descargar a través de la siguiente ruta: C:\Program Files (x86)\Common Files\Aspel\Sistemas Aspel\SAE9.00\Ejemplos\Importador y seleccionas Movimientos_MultialmacenEn este archivo encontrarás la siguiente estructura en el encabezado: clave artículo, almacén, concepto, fecha, tipo de documento, documento, clave cliente / proveedor, cantidad, precio y costo.

2.2.6. Captura de Movimientos de Inventario.

2. Forma masiva (Por archivo).

Una vez completes la información, para importar el archivo de Excel ingresas desde la ruta: Menú Inventarios – – en la barra de herramientas das clic en el ícono y seleccionas Importación.

Esto es un párrafo listo para contener creatividad, experiencias e El sistema te mostrará un asistente que te guiará en el paso a paso, donde revisa los datos y te indica cuáles movimientos fueron actualizados para evitar duplicidad.

2.2.6. Captura de Movimientos de Inventario.

• Tipo de archivo: Seleccionas la opción libro de excel.
• Ruta de archivos: Defines la ubicación donde se encuentra el archivo a importar.
• Actualización: Activas la opción agregar información, lo que permitirá incluir nuevos registros a la información de movimientos ya existentes.
• Asociación de la información: Eliges entre automática si requieres que el sistema asocie los campos o manual para que tú puedas hacerlo.

Completados los campos, das clic en el botón hasta vista preliminar, dónde te mostrará el resumen de los registros a actualizar y entradas no actualizadas.Si existen registros a actualizar presionas el botón para comenzar el proceso y al finalizar confirmas con un .

2.3. Consulta de Información

Proceso de buscar y revisar datos almacenados en el sistema relacionados con clientes, productos, inventario, ventas, compras, entre otros aspectos de la operación de una empresa.

2.3.1. Vistas.

2.3.1. Vistas.

2.3.1. Vistas.

Tema 2.3.2.

REPORTES.

La generación de reportes es una función clave que permite obtener información detallada y útil sobre diversas áreas de la empresa, como ventas, compras, inventario, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, entre otros aspectos.

2.3.2. Reportes.

Esto es La ventana tiene 3 pestañas para filtrar y ordenar el reporte y lo que vas a indicar conforme a tus necesidades:Filtro general. En esta pestaña es posible filtrar por documentos, clientes, vendedores o moneda; vas a elegir el filtro que requieras y cada uno te va a solicitar información específica.Documentos. En este apartado tienes la opción de elegir el documento que deseas filtrar, para este caso vas a seleccionar Factura. Además, vas a indicar: Desde – Hasta: Anota el rango de folios de los cuales deseas obtener la información, con el botón consigues una selección especificada.párrafo listo para contener creatividad, experiencias e historias geniales.

Reporte de emisión de facturas.

2.3.2. Reportes.

Vendedores.

Clientes.

2.3.2. Reportes.

Moneda.

Períodos.

2.3.2. Reportes.

Períodos.

2.3.2. Reportes.

2.3.2. Reportes.

Reporte de productos y servicios.

2.3.2. Reportes.

2.4. Puntos de Venta.

Herramienta que permite realizar ventas de manera ágil y sencilla en establecimientos comerciales.

Tema 2.2.4.

PROCESOS PERIÓDICOS DE PUNTO DE VENTA

Son acciones que se realizan de forma regular para mantener actualizada la información de ventas, inventarios y clientes en el sistema.

2.4.1. Procesos periódicos de puntos de venta.

Un Sistema Punto de Venta, (POS) por las siglas de las palabras en inglés de Point of Sale, está integrado por un software y un hardware que se complementan para procesar pagos y registrar la información relacionada con la venta de productos, incluso de algunos servicios, de forma sencilla y rápida.

Funciones

• Administrar las operaciones de venta. Incluso de diferentes tiendas y cajas, desde una misma plataforma, donde se integra toda la información referente a entradas y salidas.

• Captura ágil de notas. Que se logra con el uso de pantallas touch, dispositivos de lectura de datos, escáneres e información previamente configurada sobre cada producto, visualización de artículos mediante fotografías, para hacer un proceso sencillo y rápido en beneficio de los clientes y el negocio.

• Emitir facturas y comprobantes de venta. Generar comprobantes fiscales (facturas, notas de crédito o comprobantes de recepción de pagos) o tickets de venta, según lo requerido por los clientes, de forma inmediata y segura, de acuerdo con las disposiciones fiscales vigentes:

Incluso es posible dar la opción a los clientes de descargar ellos mismos sus CFDI desde una página web, de forma sencilla y ágil. El sistema también sirve para gestionar la cancelación de comprobantes fiscales de acuerdo con lo establecido por el SAT, indicando el motivo de su anulación y consultar el estatus del trámite.

2.4.1. Procesos periódicos de puntos de venta.

Funciones

• Aceptar diferentes formas de pago. Una de las necesidades actuales de los consumidore está relacionada con formas de pago alternativas al uso de efectivo. Un Sistema de Punto de Venta ofrece esta opción, mediante el procesamiento de pago desde tarjetas de débito, crédito o vales. Incluso es posible aceptar pago de diferentes monedas.

• Incluir otros servicios para los clientes. Un Sistema de Punto de Venta ofrece la posibilidad de incorporar otros servicios para comodidad de los clientes: venta de tiempo aire o paquetes de datos, pago de servicios, realizar cobro electrónico de notas de venta, aceptar pagos mediante el sistema de Cobros Digitales CoDi, entre otros.

• Generar reportes informativos.Con datos útiles sobre consumidores frecuentes, listas de precios, comisiones por vendedor, inventario físico, estados de cuenta, cobranza, ventas diarias con impuestos desglosados.Estos datos pueden ser visualizados en gráficas que ayuden al análisis de tendencias y comportamientos por tiendas, horarios, sucursales, productos o vendedores, según las estadísticas requeridas para la toma de decisiones.

2.4.1. Procesos periódicos de puntos de venta.

Ventajas.

• Gestión sencilla de inventario. Al poder importar inventarios previos desde archivos de Excel e ingresar precios por producto, configurar impuestos, agregar claves de identificación y clasificarlos por líneas, claves y categorías.

Además, es más sencillo consolidar la información, gracias a que se actualiza con cada venta efectuada, por tienda o en las diferentes sucursales, para generar el inventario físico con ajuste automático.

• Contar con bitácoras de registro. Para llevar un control de la información generada por el personal en cada punto de cobro: por caja, cajero y sucursal para su estudio estadístico y análisis posterior.

2.4.1. Procesos periódicos de puntos de venta.

Ventajas.

• Centralizar la información. Al unificar en una sola base de datos la información de todas las sucursales, para manejar múltiples puntos de venta en diversas tiendas.

• Manejo seguro de los registros. Al tener la posibilidad de configurar perfiles de usuarios para proteger la información de ventas y gestionar accesos controlados para ciertas funciones del sistema como cambios de precios y cancelación de notas.

Tema 2.4.2.

Procesos para realizar el inventario fisico

El inventario físico es un proceso que consiste en contar las existencias del almacén, una a una, con el fin de conocer el stock disponible.

2.4.2.Procesos para realizar el inventario fisico

Rodrigo Cordova Mayo

En SAE es posible realizar una conciliación de existencias físicas con respecto a las existencias registradas en el sistema, a través del proceso de Inventario físico.

Para comenzar con el inventario físico

Paso 1: Ingresas a la ruta Inventarios

Paso 2: Despliegas el submenú de Inventario físico.

El proceso consta de los siguientes pasos: Congelar existencias. Captura existencias. Ajuste automático. Descongelar existencias.

Tema 2.4.3.

Actualización de los precios de ventas

La variación acaecida durante el proceso de licitación antes de la suscripción del contrato, por contraposición a la revisión de precios que sólo opera en fase de ejecución

2.4.3.Actulizacion de los precios de ventas

Rodrigo Cordova Mayo

Modificar los precios de venta de un producto o grupo de productos, sin necesidad de ingresar a cada registro para cambiarlo.

Para generarlo ingresas desde la ruta:Paso 1: Menú Inventarios

Paso 2: Das clic en el ícono Cambio de precios.

Se mostrará la siguiente ventana para que definas sobre qué datos se realizarán los cambios:

2.4.3.Actulizacion de los precios de ventas

Rodrigo Cordova Mayo

A continuación se presenta una descripción de cada uno de ellos:

Clave de producto

Desde/Hasta: Selecciona el rango de artículos o servicios a los que les modificarás el precio. Línea: Indica si el cambio solo se realizará para un tipo de producto o servicio en particular. Precio a partir del costo: Selecciona la opción de último costo o costo promedio, para que el sistema cambie en automático el precio del producto conforme a la lista de precios que selecciones.

2.4.3.Actulizacion de los precios de ventas

Rodrigo Cordova Mayo

Precios a cambiar

Con esta opción selecciona los productos que tengan el precio en moneda nacional, tengan definidos alguna divisa o ambos. Si activas precio a partir del costo, el sistema no te permitirá hacer esta selección, ya que en automático desactiva esta opción y selecciona moneda nacional.

Formas de actualización

Modifica los precios definiendo lo siguiente: El porcentaje: Se aplicará sobre los precios ya existentes en el catálogo y afectará a todos los productos que se incluyan dentro del rango establecido. El Monto: La cantidad que definas se sumará a los precios ya establecidos. Estos cambios podrán ser por aumento o disminución (si se indican cantidades negativas).

2.4.3.Actulizacion de los precios de ventas

Rodrigo Cordova Mayo

Precios

Indica los precios que se van a modificar de manera general. Todos los precios definidos en el sistema se enlistarán en este campo, así como los que se manejan por omisión (precio público, precios de lista 2,3,4 y Precio mínimo). Si das de alta un producto, se recomienda que el precio mínimo sea menor de cualquiera de los precios de la lista, ya que al aplicar políticas de descuento en facturas y vendedores, se tomará a este precio como el límite al cual no debe rebajarse el precio.

Tema 2.4.4.

Ejecutar cierre del ejercicio

¿Qué es el cierre del ejercicio? El cierre contable es el proceso en el que se cuadran y finalizan las cuentas anuales de la empresa dentro de un ejercicio contable.

2.4.4.Ejecutar cierre del ejercicio

Rodrigo Cordova Mayo

Recomencacion

Recerde realizar un guardado de respaldo antes de cualquier modificacion

Configuración de parámetros del sistema

Paso 1:Menú Configuración Paso 2:Parámetros del sistema Paso 3:Busca el icono de Pólizas.

Paso 4:Posicionarse en el mes de cierre fiscal.

2.4.4.Ejecutar cierre del ejercicio

Rodrigo Cordova Mayo

Paso 5: Crear el siguiente periodo (ajuste). Paso 6: Una vez creado el Mes de Ajuste, cambiarse a ese periodo, Al instante es oportuno realizar los ajustes contables respectivamente a las cuentas de balance y de resultados en caso de ser necesario, es aconsejable realizar ajustes que afecten a estas cuentas, antes de generar la póliza, ya que la información del resultado fiscal se puede ver modificado por estas variaciones.

2.4.4.Ejecutar cierre del ejercicio

Rodrigo Cordova Mayo

Agregar datos de terceros

Paso 1: Póliza de cierre

Consideraciones En el mes de ajuste, deberá existir la cuenta contable donde se registrará el resultado del ejercicio, y en caso de trabajar con Departamentos, las cuentas contables necesitan tener la asignación de los departamentos correspondiente.

Paso 2: Fijar la cuenta inicial y final de las cuentas de resultados, tal como la cuenta del resultado del ejercicio o cierre.

2.4.4.Ejecutar cierre del ejercicio

Rodrigo Cordova Mayo

Si se trabaja con departamentos se podrá activar la opción Por departamento para crear una póliza con los montos correspondientes a cada uno de ellos. Si se trabaja con departamentos y se desea generar una única póliza, no es necesario indicar el departamento, ya que Aspel COI asociará el departamento y monto correspondiente por cada una de las cuentas a saldar.

Paso 3: El sistema genera la póliza con la información del cierre. Paso 4: Por último, se tiene que contabilizar la póliza, para afectar el saldo de las cuentas.

2.4.4.Ejecutar cierre del ejercicio

Rodrigo Cordova Mayo

Por ultimo se tiene que saber que :

Cuando la póliza de cierre es contabilizada, los saldos finales de las cuentas de detalle incluidas en las pólizas se igualarán a cero y la diferencia de cargos y abonos será aplicada a la cuenta de cierre señalada. Realizando este proceso, se crea el primer mes del siguiente ejercicio, en este caso enero de 2024 para iniciar la captura de información correspondiente a ese año.

Tema 2.5.

Interfaz a con el programa de contabilidad

2.5. Interfaz a con el programa de contabilidad

Rodrigo Cordova Mayo

Contexto Interfaz Contable

Este proceso se encargará de enviar los registros contables a Sofsin, partiendo de la información contenida en Finanzas del alumnado por los movimientos financieros generados por cada Solicitante, Admitido, Estudiante, Egresado o Graduado y Organizaciones externas.

Su Alcance

Enviar al sistema contable las transacciones financieras realizadas en el sistema EPIK . El proceso de interfaz contable le permite a la Universidad reflejar en el sistema Contable los movimientos de Finanzas del Alumnado (SF) originados por el cálculo de matrículas y tasas (facturación) a partir de las parametrizaciones realizadas y de la información del estudiante, el registro de los pagos realizados por los clientes y los reembolsos al alumno si éste tiene saldo a su favor.

2.5. Interfaz a con el programa de contabilidad

Rodrigo Cordova Mayo

Estructuras y parametrización

Antes de comenzar a utilizar PeopleSoft Finanzas del Alumnado es necesario definir: • La estructura financiera para el módulo. • La estructura contable: cuentas, fuentes contables, número de comprobante, centro de costos, fecha, entre otros. Estas definiciones se llevan a cabo una sola vez y ocasionalmente requerirá modificaciones.

2.5. Interfaz a con el programa de contabilidad

Rodrigo Cordova Mayo

Los beneficios de usar una interfaz contable son:

• Facilitar el seguimiento de las ventas, los ingresos, los gastos, los impuestos, el inventario, la nómina, entre otros.
• Mejorar control y gestión sobre las operaciones y los recursos del negocio.
• Aumentar eficiencia y productividad al automatizar y simplificar los procesos contables y administrativos del negocio, reduciendo el trabajo manual, el uso de papel, el riesgo de errores y duplicidad de información.
• Protección y respaldo de la información financiera del negocio, al utilizar sistemas de encriptación, autenticación y firma electrónica.

¿Qué tipos de interfaz de usuario existen? Existen 3 tipos de interfaz de usuario según su diseño y propósito: software, hardware, y software-hardware.

2.5. Interfaz a con el programa de contabilidad

Rodrigo Cordova Mayo

Interfaz de hardware:Engloba todos aquellos elementos que permiten ingresar, procesar y entregar datos, como los famosos teclados y “ratones”, así como las pantallas. Interfaz de software : Es aquella que brinda información sobre los procesos y herramientas de control, la cual puede ser observada fácilmente por el usuario en la pantalla de su dispositivo. Interfaz software-hardware: Dentro de la interfaz del usuario, esta es la que sirve de puente entre la máquina y las personas. Genera un círculo virtuoso en el cual el dispositivo comprende las instrucciones del individuo y, a su vez, este entiende la información del aparato, a través de la traducción del código binario a elementos simples. Además, la interfaz del usuario puede clasificarse de acuerdo a la forma en que interactúa con el hombre. Bajo este esquema, podemos afirmar que existen interfaces de línea de comandos, gráficas de usuario y natural de usuario.

Tema 2.5.1.

Configuracion para realizar la contabilización

2.5.1. Configuracion para realizar la contabilización

Rodrigo Cordova Mayo

Configura las cuentas contables de Aspel COI en Aspel SAE

Paso 1: Abre Menú ConfiguraciónPaso 2: Parámetros del sistema Paso 3 : Seleccionas Cuentas contables Paso 4; Das clic en la pestaña Generales.

A) En esta sección capturas en cada uno de los campos las cuentas que se utilizan de forma general en tus pólizas para estos conceptos.

2.5.1. Configuracion para realizar la contabilización

Rodrigo Cordova Mayo

Paso 1: Menú HerramientasPaso 2: te diriges a Contabilización Paso 3: das clic en Cuentas contables.

B) Dentro de los catálogos del sistema, en el campo cuenta contable al dar de alta o editar los siguientes catálogos: Zonas Líneas de productos CxC y CxP Esquema de impuestos Movimientos al inventario Clientes y Proveedores Almacenes Inventarios.

Tema 2.5.2.

Definir segmentos contables

2.5.1. Definir segmentos contables

Rodrigo Cordova Mayo

Paso 1: Configuracion Paso 2: Parámetros del sistema Paso 3: das clic en el ícono Cuentas contables.

2.5.1. Definir segmentos contables

Rodrigo Cordova Mayo

Dentro de esta sección se tienen las pestañas de Generales y Otras en las que se debe de indicar las cuentas contables para generar las pólizas, estas podrán ser desglosadas por cliente, por proveedor, por línea de producto, clasificación, moneda, entre otras, de acuerdo a tus requerimientos que establezcas. Cabe mencionar que las cuentas contables que indiques deben de formar parte del catálogo de Aspel COI, por lo que si las deseas manejar primero las deberás dar de alta y posteriormente especificarlas en esta sección. Paso 4: Al finalizar das clic en el botón .

Tema 2.5.3.

Definir asientos contables

2.5.3. Definir asientos contables

Rodrigo Cordova Mayo

Aspel SAE permite establecer las cuentas contables que se utilizarán en las pólizas generadas al usar la interfaz con Aspel COI. Ingresas desde la ruta: Menú Configuración Parámetros del sistema das clic en el ícono Cuentas contables.

2.5.3. Definir asientos contables

Rodrigo Cordova Mayo

Se mostrará la siguiente ventana:

Dentro de esta sección se tienen las pestañas de Generales y Otras en las que se debe de indicar las cuentas contables para generar las pólizas, estas podrán ser desglosadas por cliente, por proveedor, por línea de producto, clasificación, moneda, entre otras, de acuerdo a tus requerimientos que establezcas. Cabe mencionar que las cuentas contables que indiques deben de formar parte del catálogo de Aspel COI, por lo que si las deseas manejar primero las deberás dar de alta y posteriormente especificarlas en esta sección. Al finalizar das clic en el botón .

Tema 2.5.4.

Asignacion de asientos contables

2.5.4. Asignacion de asientos contables

Rodrigo Cordova Mayo

La elaboración de pólizas contables es un proceso fundamental en la contabilidad de cualquier empresa. Aquí te proporciono una guía paso a paso sobre cómo elaborar pólizas contables: Paso 1: Identificar la Transacción Antes de elaborar una póliza, es importante identificar la transacción que se va a registrar. Esto implica entender la naturaleza de la transacción, las cuentas contables involucradas y los montos asociados.

Paso 2: Selección del Tipo de Póliza Decide el tipo de póliza que necesitas elaborar. Algunos tipos comunes de pólizas incluyen: Pólizas de Diario: Registran transacciones generales que no se ajustan a otros tipos de pólizas.

• Pólizas de Ingresos: Registra ingresos generados por la empresa.
• Pólizas de Egresos: Registra los egresos o gastos de la empresa.
• Pólizas de Compras: Registra las compras realizadas por la empresa.
• Pólizas de Ventas: Registra las ventas realizadas por la empresa.

Paso 3: Identificación de las Cuentas Contables Identifica las cuentas contables afectadas por la transacción. Esto incluye una cuenta que se debita y una cuenta que se acredita. Las cuentas contables se seleccionan según la naturaleza de la transacción y las políticas contables de la empresa.

2.5.4. Asignacion de asientos contables

Rodrigo Cordova Mayo

Paso 4: Asignación de Montos Asigna los montos adecuados a cada cuenta contable afectada por la transacción. Asegúrate de que los montos se registren correctamente como débitos o créditos según corresponda. Paso 5: Descripción de la Transacción Proporciona una descripción clara y concisa de la transacción en la póliza. Esto ayudará a comprender la naturaleza de la transacción en el futuro al revisar los registros contables. Paso 6: Fecha de la Transacción Ingresa la fecha en que se realizó la transacción. Esto asegura que la transacción se registre en el período contable adecuado.

Paso 7: Verificación de la Póliza Antes de finalizar la póliza, verifica que todos los detalles sean precisos y estén completos. Esto incluye la revisión de las cuentas contables, los montos y la descripción de la transacción. Paso 8: Registro de la Póliza Una vez verificada, registra la póliza en los libros contables de la empresa. Esto implica ingresar la información en el software contable o en los registros manuales según sea necesario. Paso 9: Generación de Reportes Genera reportes contables para verificar que la transacción se haya registrado correctamente. Estos reportes pueden incluir estados financieros, registros de diario y otros informes contables pertinentes. Paso 10: Revisión y Auditoría Periodicamente revisa y audita las pólizas registradas para garantizar la precisión y la integridad de los registros contables de la empresa.

2.5.4. Asignacion de asientos contables

Rodrigo Cordova Mayo

Para realizar la captura Paso 1: ingresas al aspel sae Paso 2: Menú cuentas y pólizas Paso 3: Te diriges a Pólizas Paso 4:Das clic en el botón Agregar.

2.5.4. Asignacion de asientos contables

Rodrigo Cordova Mayo

Al ingresar una póliza, indicas el número de cuenta, cuando ingresas el monto aparece la ventana de información adicional; aquí es cuando defines la forma de pago, al dar clic en el botón el sistema te solicita los datos de los comprobantes fiscales, una vez los ingreses das clic en . Paso 5: Ahora se puede guardar la póliza agregada.

2.5.4. Asignacion de asientos contables

Rodrigo Cordova Mayo

Al grabar la póliza, se va a mostrar en el catálogo, para identificar la característica del asiento contable, el sistema los identifica mediante un marcador de color según sea el caso: OT: Si el asiento afecta la declaración de operaciones con terceros. IN: Si el asiento es un ingreso. FP: Para el asiento se capturó forma de pago. CF: Si la partida tiene un comprobante fiscal asociado.

Tema 2.5.5.

Elaboracion de polizas

2.5.5. Elaboracion de polizas

Rodrigo Cordova Mayo

Con COI realizar las pólizas es más sencillo gracias a las Pólizas dinámicas, con las cuales se podrá generar a partir de un CFDI la póliza correspondiente. Para generar la póliza sigue estos pasos:

Paso 1: Ingresa al aspel Paso 2:Menú Reportes, te diriges al ícono Paso 3: Das clic en la pestaña Póliza dinámica.

2.5.5. Elaboracion de polizas

Rodrigo Cordova Mayo

Paso 4:Menú Cuentas Paso 5:pólizas y das clic en el ícono .

2.5.5. Elaboracion de polizas

Rodrigo Cordova Mayo

Cuando estés en la ventana das clic en el ícono

Tema 2.5.6.

Cargo de polizas al sistema contable

2.5.6. Cargo de polizas al sistema contable

Rodrigo Cordova Mayo

¿Que son las polizas? En el contexto contable y financiero, una póliza se refiere a un documento que registra una o más transacciones financieras. Estas transacciones pueden incluir ingresos, egresos, compras, ventas, pagos, cobros, entre otros.Las pólizas son fundamentales para mantener un registro detallado y organizado de todas las actividades financieras de una empresa o entidad.

Una póliza contable típicamente incluye la siguiente información:

Fecha: La fecha en que se realizó la transacción financiera.

Descripción: Una breve explicación o detalle de la transacción realizada.

Cuentas afectadas: Las cuentas contables involucradas en la transacción, indicando qué cuenta se debita y cuál se acredita.

Monto: El importe monetario de la transacción, tanto para el débito como para el crédito.

Referencias: Información adicional que puede incluir números de factura, nombres de proveedores o clientes.

2.5.6. Cargo de polizas al sistema contable

Rodrigo Cordova Mayo

Las pólizas contables se utilizan para mantener un registro ordenado y sistemático de todas las operaciones financieras de una empresa. Son la base para la elaboración de estados financieros como el balance general, el estado de resultados y el estado de flujo de efectivo. Además, son documentos importantes en caso de auditorías internas o externas, ya que proporcionan evidencia de las transacciones financieras realizadas.

Las pólizas pueden ser de diferentes tipos, como pólizas de diario, pólizas de ingresos, pólizas de egresos, pólizas de ventas, pólizas de compras, entre otras, dependiendo del tipo de transacción que se esté registrando. Cada empresa puede tener su propio sistema de numeración y registro de pólizas, adaptado a sus necesidades y políticas contables.

2.5.6. Cargo de polizas al sistema contable

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Aspel es una marca que ofrece varios sistemas contables y administrativos, como Aspel-SAE (Sistema Administrativo Empresarial), que es un software utilizado para la gestión de ventas, compras, inventarios, cuentas por cobrar y por pagar, entre otros aspectos administrativos. A continuación, te mostraré cómo cargar pólizas paso a paso en Aspel-SAE:

Paso 1: Accede al módulo de contabilidad en Aspel-SAE: Inicia sesión en el sistema y selecciona el módulo de contabilidad. En este módulo, podrás realizar todas las operaciones relacionadas con la contabilidad de tu empresa, incluida la carga de pólizas.

Paso 2:Selecciona la opción para cargar pólizas: Dentro del módulo de contabilidad, busca la opción específica para cargar pólizas contables. Esta opción puede tener diferentes nombres dependiendo de la versión de Aspel-SAE que estés utilizando, pero comúnmente se encuentra en el menú principal o en un menú desplegable.

Paso 3:Selecciona el tipo de póliza: Aspel-SAE te permitirá elegir el tipo de póliza que deseas cargar. Esto puede incluir pólizas de diario, pólizas de ingresos, pólizas de egresos, entre otros, según las necesidades de tu empresa.

2.5.6. Cargo de polizas al sistema contable

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Paso 4: Ingresa los detalles de la póliza: Completa los campos requeridos para cada transacción en la póliza. Esto incluirá la fecha de la transacción, las cuentas contables afectadas, los montos, la descripción de la transacción y cualquier otra información relevante.

Paso 5: Verifica la información: Antes de confirmar la carga de la póliza, revisa cuidadosamente todos los detalles ingresados para asegurarte de que sean correctos y estén completos. Esto ayudará a evitar errores en tus registros contables.

Paso 6: Guarda la póliza: Una vez que estés seguro de que toda la información es precisa, guarda la póliza en Aspel-SAE. Es posible que también necesites confirmar o validar la póliza antes de que se registre definitivamente en tus libros contables.

Paso 7: Genera reportes o registros auxiliares: Después de cargar la póliza, puedes generar reportes o registros auxiliares en Aspel-SAE para mantener un seguimiento detallado de todas las transacciones contables realizadas.

Tema 2.5.7.

eliminacion de las polizas

2.5.7. eliminacion de las polizas

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Para eliminar pólizas en Aspel SAE, sigue estos pasos:

Paso 1: Accede al módulo de contabilidad: Inicia sesión en Aspel SAE y dirígete al módulo de contabilidad donde se encuentran las pólizas que deseas eliminar. Paso 2: Localiza la póliza a eliminar: Utiliza las herramientas de búsqueda o navegación del sistema para localizar la póliza que deseas eliminar. Puedes buscarla por número de póliza, fecha u otro criterio que te ayude a identificarla fácilmente. Paso 3: Selecciona la póliza: Una vez localizada, selecciona la póliza que deseas eliminar. Esto puede implicar hacer clic en la póliza o marcarla de alguna otra manera, dependiendo de la interfaz de usuario de Aspel SAE. Paso 4: Verifica la póliza: Antes de proceder con la eliminación, asegúrate de verificar que estás seleccionando la póliza correcta para eliminar. Una vez eliminada, la información de la póliza ya no estará disponible en el sistema.

2.5.7. eliminacion de las polizas

Rodrigo Cordova Mayo

Paso 5: Eliminar la póliza: Una vez confirmado, busca la opción o el botón de "Eliminar" o "Borrar" dentro de la interfaz de usuario de Aspel SAE. Esta opción generalmente se encuentra en un menú desplegable o en la barra de herramientas. Paso 6: Confirma la eliminación: Es posible que el sistema te solicite una confirmación adicional antes de proceder con la eliminación definitiva de la póliza. Asegúrate de revisar esta confirmación y seguir las instrucciones proporcionadas por el sistema. Paso 7: Verifica la eliminación: Después de eliminar la póliza, verifica que haya sido eliminada correctamente del sistema. Puedes hacerlo buscando nuevamente la póliza o revisando los reportes contables para asegurarte de que la información ya no esté presente.

Es importante tener en cuenta que, una vez eliminada, la información de la póliza ya no estará disponible en el sistema y no podrá ser recuperada. Por lo tanto, asegúrate de eliminar pólizas con precaución y solo cuando sea necesario

2.5.7. eliminacion de las polizas

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Dentro de la búsqueda de pólizas existe un botón para eliminar las pólizas seleccionadas, esta opción es útil en caso de necesitar eliminar pólizas de manera masiva: Sólo necesita seleccionar las pólizas que desee eliminar, y presionar el botón Eliminar pólizas seleccionadas.

2.5.7. eliminacion de las polizas

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O bien, puede eliminar póliza por póliza con el icono de la X en color rojo en el reglón de cada una.

Conclusion

El manejo eficaz del sistema eléctrico en la administración y ventas empresariales es crucial para garantizar la continuidad operativa y maximizar la rentabilidad. La implementación de tecnologías avanzadas de gestión de energía, como sistemas de monitoreo en tiempo real, análisis predictivo y automatización, puede ayudar a las empresas a optimizar el consumo de electricidad, reducir costos y minimizar el impacto ambiental. Una conclusión integral sobre el manejo del sistema eléctrico de administración y ventas empresariales sería la siguiente: En general, el manejo eficiente del sistema eléctrico es de vital importancia para el éxito y la competitividad de una empresa, ya que proporciona la energía confiable y eficiente necesaria para sustentar todas las áreas clave de las operaciones, desde la administración hasta las ventas. Esto requiere un enfoque estratégico que abarque una planificación y diseño apropiados del sistema eléctrico, de modo que éste esté correctamente dimensionado para satisfacer las demandas actuales y futuras; la implementación de un programa de mantenimiento preventivo riguroso para identificar y abordar problemas antes de que ocurran fallas; la adopción de sistemas de monitoreo y control que permitan rastrear y gestionar el consumo de energía, identificar ineficiencias y tomar medidas correctivas; y la incorporación de tecnologías y prácticas que mejoren la eficiencia energética del sistema. Asimismo, es crucial asegurar la resiliencia y confiabilidad del sistema eléctrico, de manera que pueda resistir interrupciones y recuperarse rápidamente de eventuales fallas, protegiendo así las operaciones críticas de la empresa. Un manejo integral y estratégico del sistema eléctrico empresarial puede traducirse en ahorros de costos, mayor productividad y una ventaja competitiva significativa en el mercado.

Referencias

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3. Centro De Costos Y Proyectos. (2023). Obtenido de Siigo Aspel: https://coiportaldeclientes.aspel.com.mx/centro-de-costos-y-proyectos/
4. Creación De Clientes (Pasos Fiscales Para Timbrar). (2023). Obtenido de Siigo Aspel: https://saeportaldeclientes.aspel.com.mx/creacion-de-clientes-pasos-fiscales-para-timbrar/
5. Creación de cuentas bancarias. (2023). Obtenido de Siigo Aspel: https://bancoportaldeclientes.aspel.com.mx/creacion-de-cuentas-bancarias/<
6. Creación De Productos Y Servicios. (2023). Obtenido de Siigo Aspel: https://saeportaldeclientes.aspel.com.mx/creacion-de-productos-y-servicios/
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