Ecrire un email professionnel (B1)

Écrire un email professionnel

Niveau B1

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7 étapes

principales pour écrire un email

1.

Le destinateur

1.

2.

2.

Le destinataire

3.

L'objet

3.

4.

4.

La formule d'appel

5.

Le message

5.

6.

La formule de politesse

6.

7.

La signature

7.

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étapes

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Le destinateur

1.

C'est la personne qui écrit le mail, ou plus exactement son adresse email. Exemple caroline.dupont@groupeHK.fr 007@mee.com

caroline.dupont@groupeHK.fr

Optez pour une adresse simple et non fantaisiste

@ = arobase

étapes

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Le destinataire

2.

C'est la personne à laquelle est destiné / envoyé le mail, ou plus exactement son adresse email.

alexis.deparis@groupeHK.fr

étapes

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L'objet

3.

L'objet correspond au sujet de l'email. Il doit être:

• court
• précis
• résumer le contenu du message

ExempleDemande de renseignements Combien coûte le nouvel ordinateur?

Organisation de votre voyage à Paris

Vocabulaire utile: Renseignements concernant..., Devis concernant... Réclamation concernant..., Organisation de/du... , Demande de..., Rapport de/du, compte-rendu de/du... Réunion du + date; Sortie du + date Invitation au / à la... Candidature au poste de... Facture N°...

étapes

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La formule d'appel

4.

Elle doit être adaptée au destinataire: on ne s'adresse pas de la même façon à un client, à un supérieur ou à un collègue.ExempleBonjour Madame Dubois, Salut tout le monde,

Pensez à la virgule

Chers collègues,

Vocabulaire utile: Pour un(e)/des client(e)(s): Cher Monsieur Durant, Chère Madame, Monsieur Dupont Madame, Monsieur,

Vouvoiement VOUS

Pour un(e) supérieur(e): Monsieur le Directeur, Madame la Directrice des Ressources humaines,

Pour un/des collègue(s): Cher(s) collègue(s), chère(s) collègue(s) Cher Luc, Chère Christine, Bonjour, Bonjour Caroline, Bonjour à tous, Bonjour Madame Dubois,

Vouvoiement VOUS ou Tutoiement TU

étapes

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Le message

5.

Le message que vous souhaitez délivrer au destinataire du mail.

• Répondez à toutes les questions posées par le sujet.

• Faites des paragraphes dont chacun commence par un alinéa

et une majuscule.

• Lier vos paragraphes par des connecteurs logiques.

• Vouvoiement / tutoiement.

Au moins deux paragraphes

• Relisez-vous pour vérifier les accords et l'orthographe.

• Comptez les mots.

En réponse à votre demande d'informations, je vous envoie....Vous pouvez également trouver d'autres renseignements sur notre site www....

Vocabulaire utile pour commencer le message Je vous écris pour.. En réponse à votre mail du 5 mai, je... Je me permets de vous écrire pour... Pour faire suite à notre conversation téléphonique de ce jour, je vous envoie / je vous contacte...

Exemple: Je reviens vers vous

étapes

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La formule de politesse

6.

Elle est obligatoire et doit être adaptée au destinataire: on ne s'adresse pas de la même façon à un client, à un supérieur ou à un collègue.ExempleJe t'embrasse, A bientôt,

Pas de formuletrop longue commecelles réservées à la lettre formelle.

Pensez à la virgule

Vocabulaire utile: Pour un client ou un supérieur hiérarchique: Sincères salutations, Respectueusement,

Bien cordialement,

Pour un/des collègue(s): Bien à vous, bien à toi, (Bien) cordialement, Salutations cordiales,

étapes

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La signature

7.

Elle correspond à la signature électronique du destinataeur. Elle comprend:

• le nom, le prénom
• le titre / la fonction dans l'entreprise (sous le nom)
• Vos informations de contact

ExempleCaroline DurantResponsable du service clientèleTél: +33 1 67 43 75 12 Monsieur Pierre Legrand

Caroline.Durant@HR.fr

Elle doit correspondreà l'adresse mail du destinateur

Dans le cadre de l'examen, le nom et le prénom suffisent.

Caroline Durant

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Les pièces jointes

Il arrive que l'on soit obligé de joindre certains documents au mail. On parle de: "pièces jointes" ou de "documents joints". Evitez d'utiliser l'anglicisme "documents attachés"

Vocabulaire utile: Veuillez trouver en pièce jointe la facture / mon CV / ma lettre de candidature au poste de ... Ci-joint le document demandé / le programme de la soirée... Le prospectus de présentation de notre entreprise (en pièce jointe).

Quelles informations nous donne le sujet sur ce qui est attendu par le correcteur?

étapes

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Analyse d'un sujet

Vous rédigez un mail à un collègue qui est en congé pour maladie depuis trois mois, pour lui raconter ce qui se passe au bureau. Vous évoquez : • la situation actuelle du projet sur lequel vous aviez travaillé ensemble avant son congé et quelle en sera la suite. •un projet professionnel terminé. • vous lui donnez deux conseils pour un bon rétablissement. 200 mots environ.

Page message

Bon courage!

Compter les mots

Il ne s'agit pas de compter chaque mot!

Compter les mots par ligne sur 4 ou 5 lignes, faites une moyenne puis multiplier par le nombre de lignes. Attention: Vous comptez à partir de la formule d'appel, incluez le message et la formule de politesse. Le reste ne compte pas dans les mots, mais vous aurez des points pour avoir respecté la forme de l'email. Vous avez droit à +/- 10 % par rapport aux nombre de mots indiques dans le sujet. Soit pour votre examen de 180 à 220 mots!

Grammaire

Vérifiez:

• Les accords sujet-verbe
• Les accords adjectif-nom
• Les accords déterminant-nom

• Les terminaisons des verbes / temps
• Les négations (deux termes)

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Vouvoiement VOUS

• pour un client
• pour plusieurs clients
• pour un supérieur hiérarchique
• pour un collègue que l'on connaît pas bien
• pour plusieurs collègues

Tutoiement TU

• pour un collègue ou un collaborateur que l'on connaît bien

Quelques connecteurs logiques utiles:

tout d'abord,de plus, ensuite en effet, par ailleurs par conséquent, c'est pourquoi mais, cependant enfin, finalement