Projet salles de formation

Réaménager les salles de formation

du scd lyon 1

Analyse et propositions pour le réaménagement des salles de formation, à court et long terme

Démarrer

01

Mission et sites concernés

Périmètre

Propositions

02

et chiffres clés

usage des salles

Doua - Salle 1

Doua - Salle 4

03

méthodologie

Doua - Learning Lab

+ Benchmark

Rock - Salle 1

04

Par sites et salles

Propositions

Rock - Salle 2

Lyon-SUD

BU Santé

Croix-Rousse

05

perspectives

et pistes de réflexion

BU DOUA

Sites concernés

Périmètre de la mission

4 bibliothèques 7 salles de formation

BU Sciences La Doua 3 salles (Salle 1, Salle 4, Learning Lab)

BU Education Croix-Rousse1 salle de formation

Perspectives d'amélioration

Bilan de l'existant

Diagnostic pour chaque site :

• Espaces
• Equipements et aménagements
• Fonctionnement
• Usage des salles
• Entretiens usagers SCD (formateurs) et hors SCD

Benchmark :

• Autres bibliothèqes
• Autres organismes de formation
• Recherche documentaire

• Propositions réalistes, à faible coût : amélioration de l'existant
• Projections idéales : réaménagement global des salles, en fonction des besoins

BU Lyon Sud 1 salle de formation

BU Santé Rockeffeler 2 salles (Salle 1, Salle 2)

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Circonscriptions de la Métropole de Lyon (Wikipédia)

Usage des salles de formation

Et chiffres clés en 2023-2024

Types d'usages

Gestion des réservations

• Cours : usage principal (tout)
• Ateliers (Rockefeller, Doua, Croix-Rousse)
• Accès libre (Doua 1 et 4, Lyon-Sud) et sur réservation (Learning Lab)
• Formations et réunions en interne (tout)
• Visioconférence (Rockefeller)
• Prêt à d'autres services (Médiat, Urfist, associations) ou à des enseignants (Inspé)
• Evénements et animations (Learning Lab)

Le personnel du SCD a la main sur les réservations des salles. Outils utilisés :

• Calendrier Outlook
• SuperSaas (Learning Lab) : réservations ouvertes aux usagers du SCD, sous conditions

Les plannings d'occupation sont affichés à la semaine à l'entrée des salles.

46

formateurs

316

formations

3758

étudiants inscrits

dans les salles

592h

Retour

Méthodologie

6 semaines de stage Du 29/01 au 08/03/2024

Comment mener à bien la mission

Sur l'usage des salles, à base de tableaux croisés dynamiques

Statistiques

10 cours sur les 4 sites.

Observations

4 visites, et des recherches documentaires

Benchmark

14 entretiens / temps d'échanges

Entretiens

Fiches diagnostic & propositions

Analyses

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Propositions d'aménagements

Par salle de Formation

BU santé

BU SCIENCES

BU croix-rousse

BU Lyon-sud

Salle 1

Salle de formation

Salle 1

Salle de formation

Salle 2

Learning lab

Salle 4

Retour

Retour

Rockefeller - Salle 1

Faiblesses

Opportunités

Menaces

Forces

12,4K

Poste informatique pour tous les étudiants Usage réservé aux formations Matériel fonctionnel

Majorité des formations dans cette salle Etudiants de plus en plus équipés avec ordis

Circulation difficile Salle en longueur Disposition frontale Mauvaise visibilité

Réflexion sur la mise en accès libre de la salle Bâtiment classé

Subtitle here

Perspectives d'aménagements

Modularité

Informatique modulable

Amélioration de l'existant

Circulation

Retour

Rockefeller - Salle 2

Faiblesses

Opportunités

Menaces

Forces

Poste informatique pour tous les étudiants Usage réservé aux formations Matériel fonctionnelPetite capacité donc groupes faciles à gérer

Réflexion sur la mise en accès libre de la salle Bâtiment classéUsage en salle tampon pour les besoins internes

Circulation difficile dans les rangs Disposition frontale Mauvaise qualité du vidéoprojecteur Espace inoccupé

12,4K

Complémentaire avec la salle 1 Surface disponible

Subtitle here

Perspectives d'aménagements

Learning Lab

Amélioration de l'existant

Modularité

Retour

Lyon Sud - Salle de formation

Faiblesses

Opportunités

Menaces

Forces

Mobilier modulable adapté aux besoins Ordis portables à prêter Mobilier confortable Bonne circulation et mobilité du formateur Cohabitation avec accès libre bien gérée

Trop d'ordis par rapport aux besoins Problématiques de la mise à jour des ordis Centre de la salle inoccupé quand accès libre

12,4K

Ordinateurs qui arrivent en fin de vie

Peu de sessions de formation

Subtitle here

Perspectives d'aménagements

Ordinateurs Diminuer le nombre de PC portables (ex : 10 au lieu de 20) --> possibilité d'avoir des batteries qui tiennent plus longtemps

Accès aux prises Ajout de prises au sol (plancher technique), qui pourrait favoriser l'usage du centre de la salle

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Croix-Rousse - Salle de formation

Forces

Menaces

Faiblesses

Opportunités

Poste informatique pour tous les étudiants Usage réservé aux formations Matériel fonctionnelDisposition qui favorise la mobilité du formateur Disposition qui favorise l'échange

Etudiants tournent le dos au formateurAllers-retours fréquents entre le poste maitre et le tableau Visibilité parfois gênée par les ordis de l'ilotFormateur obligé d'effacer régulièrement le tableau blanc car trop petits

12,4K

Etudiants bien équipés en ordis portables Prises au sol favorables à de la mobilité

Etudiants pas toujours bien équipés en informatique (Chromebook, tablettes)

Subtitle here

Perspectives d'aménagements

Modularité totale

Amélioration de l'existant

Modularité partielle

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Doua - Learning Lab

Faiblesses

Opportunités

Menaces

Forces

Salle appréciée par les usagers Mobilier modulable qui s'adapte aux besoins des usagers Accompagnement des usagers sur l'utilisation de la salle et de son matériel

Aménagement limité avec les dimensions de la salle Mobilier non pliable (encombrement) Absence de dispositif de visio regretté par des utilisateurs VPI sous exploité

12,4K

Groupe de travail dédié pour améliorer le Learning Lab Retours d'usagers fréquents

Concurrence avec les autres Learning Lab du campus

Subtitle here

Perspectives d'aménagements

Mobilier Diminuer le nombre de places pour réduire l'encombrement OU Remplacer par des tables pliables et des chaises empilables (~8 000 € de budget)

Diversité d'usages Ajouter un dispositif de visioconférence (~400€ de budget)

Audiovisuel Si besoin de remplacer le vidéoprojecteur : Opter pour un vidéoprojecteur classique OU Remplacer par un écran numérique tactile (~3500€ de budget)

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Doua - Salle 1

Faiblesses

Forces

Opportunités

Menaces

Poste formateur mal placé Mauvaise visibilité sur l'écran numérique Etudiants mal orientés dans la salle Peu utilisée pour les formations Non adaptée aux formats de cours actuels Perçue comme non adaptée pour les formations

Bonne cirulation dans la salle Ordinateurs pour tous les participants Très sollicitée pour l'accès libre

Complémentaire avec les autres salles de la Doua Capacité à accueillir des grands groupes

12,4K

Cohabitation avec l'accès libre

Subtitle here

Perspectives d'améliorations

Equipements Ajout d'écrans numériques où c'est possible, pour une meilleure visibilité Remplacer les chaises par des chaises pivotantes, pour permettre aux étudiants de s'orienter selon les besoins Budget : ~13 000 € HT (hors livraison, installation)

Poste formateur En fonction des usages souhaités (place de l'image) : - Rapprochement vers l'écran actuel si besoin de faire des démonstrations / présentations - Place actuelle compatible avec des formats "atelier" avec peu de présentations

Méthodes pédagogiquesPrivilégier l'usage de cette salle pour des formats "atelier", avec une grande autonomie des participants, et dont l'objectif est la prise en main d'un logiciel ou d'une ressource

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Doua - Salle 4

Forces

Menaces

Faiblesses

Opportunités

Circulation difficile dans les rangées Couleurs sombres Disposition frontale Ecrans d'ordinateurs coupant la visibilité du formateur Conditions de visibilité inégales dans la salle Disposition qui ne facilite pas les interactions

Poste informatique pour tous les étudiants Matériel fonctionnel Nombre de places limité donc groupe faciles à gérer Fonctionne avec les méthodes pédagogiques actuelles

Besoin d'améliorer la circulation dans la salle partagé par tous les interrogés 23% des formations dans cette salle

12,4K

Crainte des problèmes techniques si changement d'équipements Cohabitation avec le libre accès

Subtitle here

Perspectives d'aménagements

Modularité

Amélioration de l'existant

Circulation et visibilité

Perspectives

et points de réflexion

BU SANTE

Modalités pédagogiques

Quelles modalités pédagogiques veut-on développer, mettre en place ? Quelle place de l'image pendant les cours ? --> Orientation pour le choix des aménagements

Learning Lab

Réfléchir l'usage des salles en complémentarité, différences de modalités pédagogiques, en plus de la capacité des salles

Complémentarité des salles

Opportunités de crédits CEVEC si usage partagé avec les étudiants Mais nécessite quelqu'un pour gérer les réservations Et quid du "délestage" pour les besoins internes

En discussion pour le site Rockefeller :

• fonction de l'occupation quotidienne des salles
• réflexion sur la mise en réservation via Affluences, pour la période Avril-Août

Usage des salles en accès libre

Qu'est-ce qui est préférable : suppression totale des ordinateurs, suppression partielle, ou remplacement par un rack

équipements informatiques

Retour

Perspectives

et points de réflexion

BU Sciences

Quelles modalités pédagogiques veut-on développer, mettre en place ? Quelle place de l'image pendant les cours ? --> Orientation pour le choix des aménagements

Modalités pédagogiques

Réfléchir l'usage des salles en complémentarité, différences de modalités pédagogiques, en plus de la capacité des salles --> Salle 1 pour des formats ateliers ? Learning Lab pour tester des nouvelles modalités ?

Complémentarité des salles

Quelle gestion pour faire libérer la salle avant une formation ? --> définir une procédure ? Quels impacts des changements par rapport à l'usage en accès libre

Usage des salles en accès libre

Faut-il aller vers une suppresion partielle ou totale des ordinateurs ? (30% des formations en salle 4 pour public de licence, qui est moins équipé) Si rack d'ordinateurs : utilisation doit être simple, formation des formateurs à prévoir

équipements informatiques

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Améliorer l'existant

Maintien du mobilier et de la disposition actuelle Visibilité : 2 vidéoprojecteurs (1 à l'avant et 1 latéral) - option : écrans numériques en relai Informatique : suppression d'une partie des ordinateurs Prises : ajout de prises électriques Connectiques : changement pour HDMI, déplacer les prises côté formateur

Modalités pédagogiques : identique à l'existant

Budget : ~2000 à 2200€ HT

Création d'un Learning Lab

Mobilier : tables à roulettes et pliantes, chaises à roulettes empilables, poste formateur mobile, espace connecté visio Disposition : au choix, orientation vers l'arrière Ecriture : grands tableaux blancs, qui servent aussi pour projeter + petits tableaux blancs dans les zones disponibles Audiovisuel : 2 vidéoprojecteurs (1 à l'avant et 1 latéral) + Système ClickShare Informatique : suppression des PC fixes Prises : ajout de prises au sol et sur les murs Luminosité : ajout de rideaux

Modalités pédagogiques : existant, travail en groupe, études de cas, discussion, pédagogie active +, visio, ludification

Budget : 13 500 € (non chiffré : rideaux à lamelle)

Modularité totale

Mobilier : tables mobiles et pliables, poste formateur mobile Disposition : au choix du formateur Ecriture : mur écritoire (zone de projection) Audiovisuel : 2 vidéoprojecteurs (1 à l'avant et 1 latéral) + Système ClickShare Informatique : suppression des PC fixes

Modalités pédagogiques : existant, travail en groupe, études de cas, discussion, pédagogie active +, ludification

Budget : ~11 500€ HT (non chiffré : installation)

Nombre de sessions par salles selon le type de formation

nombre de sessions de formation par mois

Améliorer l'existant

Mobilier et disposition : maintien de l'existant pour les étudiants ; poste formateur : inversion des deux tables, la petite sert pour l'ordinateur et pieds orientés pour se placer de côté ; meuble de rangement : le long du mur arrière ou supprimé Informatique : suppression des ordinateurs de l'ilot central pour dégager la ligne de vue Ecriture / audiovisuel : remplacement du tableau blanc arrière par un modèle plus grand (3m de long) - option : remplacer l'écran de projection par un grand tableau blanc

Modalités pédagogiques : identique à l'existant, travaux de groupes et discussions (ilot central)

Budget : ~350 € HT(non estimé : coût installation)

Observation de séances de formation

Objectifs :

• Observer l'utilisation de l'espace et des équipements par le formateur et les étudiants
• Observer les méthodes pédagogiques utilisées par rapport aux équipements et aménagements de la salle

Formations observées :

• Rockefeller : 2 cours et 1 atelier
• Doua : 3 cours et 1 présentation en amphi
• Lyon Sud : 2 cours
• Croix-Rousse : 1 cours

Grille d'observation

Public cible

Les formations de la bibliothèque, dans les salles du SCD, ciblent :

• Les étudiants en Master : cible principale
• Les étudiants en Licence : plus ponctuel, plutôt des L2 et L3, avec une majorité en autoformation
• Les doctorants : à travers le Service à la recherche

Les ateliers sont sur inscription libre, pour toute la communauté universitaire de Lyon 1.

Répartition des heures de formation selon les salles

Améliorer l'existant

Mobilier : maintien de l'existant Disposition : création d'une allée centrale, séparation des rangs en 2 (A CONFIRMER) Visibilité : vidéoprojecteur de meilleure qualité Informatique : suppression d'une partie des ordinateurs Prises : ajout de prises électriques Connectiques : changement pour HDMI, déplacer les prises côté formateur

Modalités pédagogiques : identique à l'existant

Budget : ~900€ HT(non estimé : rideaux à lamelles)

Accent sur la modularité

Mobilier : tables à roulettes et pliantes, chaises sur roulettes et empilables Disposition : au choix / orientation vers l'arrière et le mur latéral de la salle Ecriture : mur écritoire Audiovisuel: 2 vidéoprojecteurs (1 latéral et 1 à l'arrière) + système ClickShare Informatique : suppression des ordis ou rack Prises : ajout de prises au sol et le long des murs Luminosité : ajout de rideaux

Exemple en ilots

Modalités pédagogiques : existant, travail en groupe, études de cas, discussion

Budget : 9 500 € (non chiffré : rideaux à lamelles ET mur écritoire)

Informatique modulable

Mobilier : tables avec écrans escamotables (dont modèle adapté PMR) Visibilité : 2 vidéoprojecteurs (1 à l'avant et 1 latéral) - option : écrans numériques en relai Informatique : maintien des ordinateurs pour tous les postes Prises : ajout de prises électriques Connectiques : changement pour HDMI, déplacer les prises côté formateur

Modalités pédagogiques : identique à l'existant

Budget : ~12400 à 12600€ HT

Circulation et visibilité

Mobilier : remplacement par des tables étroites avec prises intégrées, chaises pivotantes, poste formateur avec hauteur réglable Disposition : 4 ilots de 4 places ou en U Ecriture : tableau blanc plus grand à l'avant Audiovisuel: 2 vidéoprojecteurs (avant et arrière de la salle) Informatique : remplacement des ordinateurs fixes par des PC portables qui resteront en place Connectique/prises : HDMI pour les vidéoprojecteurs, prises le long des murs, au sol pour les ilots (sous validation / étude du sol)

Modalités pédagogiques : existant, exercices en groupe, discussion / échanges, mobilité étudiants

Budget : ~23 000 € HT (non chiffré : installation)

RISQUE : disposition en ilots non compatible avec l'usage actuel en accès libre (incitation au travail en groupe)

Ajout de modularité partielle

Mobilier : mobilier de l'ilot central remplacé par des tables mobiles et pliables Disposition : poste formateur déplacé à l'arrière de la salle ; disposition au choix pour les tables mobiles Ecriture : 2 grands tableaux blancs pour l'avant et l'arrière de la salle Audiovisuel: orientation vers l'arrière de la salle (connectique à revoir) Informatique : suppression des ordinateurs de l'ilot central

Exemple en ilots

Modalités pédagogiques : existant, travail en groupe (discussion, avec les tableaux blancs)

Budget : ~4 000 € HT (non chiffré : livraison, installation)

Equipe de la FUT

Service rattaché au département Services aux Publics

• 1 responsable du service
• 6 coordinateurs (coordination des formations par disciplines, 60h de formations par an)
• 40 formateurs ponctuels (catégories A et B, 12 à 15h de formations par an selon les profils)

Organigramme du Département Services aux publics

Entretiens au sein du SCD

Objectifs :

• Retours d'expérience sur l'utilisation des salles de formation du SCD
• Comment le formateur utilise l'espace et les équipements de la salle
• Comment le formateur se projette dans différents types d'aménagements

Entretiens menés :

• Avec grille : 9 entretiens (6 coordinateurs, 3 formateurs)
• Sans grille : 5 rencontres (informatique, services aux publics, équipe Lyon Sud)

Grille d'entretien

Améliorer l'existant

Mobilier et disposition : maintien de l'existant Circulation : possibilité d'avoir une allée centrale, mais perte des tableaux latéraux) - Problème : perte de l'accès aux tableaux latéraux Informatique : conservation des postes fixes Audiovisuel : vidéoprojecteur plus puissant, avec une plus grande surface de projection (peinture ou écran) Dispositif d'écriture : tableau blanc à l'avant remplacé par un modèle plus grand Connectiques/prises : HDMI pour vidéoprojecteur, prises le long des murs, branchements à revoir si allée centrale

Exemple si création d'une allée centrale

Modalités pédagogiques : identique à l'existant

Budget : ~1 500 € HT avec écran de projection (sans : devis DirPat) (non estimé : installation, livraison)

Accent sur la circulation

Mobilier : tables à roulettes avec prises électriques, chaises pivotantes, poste formateur avec hauteur réglable Disposition : 4 ilots de 4 places (changements possibles ponctuellement) Ecriture : grand tableau blanc sur le mur latéral + paperboard à l'avant de la salle Visibilité : 2 vidéoprojecteurs (1 à l'avant et 1 à l'arrière) - option : 2 écrans numériques en relai Informatique : suppression des ordinateurs Prises : ajout de prises électriques au sol et sur les murs, prises sur les tables

Modalités pédagogiques : existant, travail en groupe, études de cas, discussion

Budget : 22 000 à 22 400€ (non chiffré : ajout des prises sur les tables, car sur demande de devis)

Accent sur la modularité

Mobilier : tables à roulettes et pliantes, chaises à roulettes empilables, poste formateur mobile Disposition : au choix Ecriture : grands tableaux blancs, qui servent aussi pour projeter Audiovisuel : 2 vidéoprojecteurs (1 à l'avant et 1 latéral) + Système ClickShare Informatique : suppression des PC fixes ou rack Prises : ajout de prises au sol et sur les murs

Modalités pédagogiques : existant, travail en groupe, études de cas, discussion, pédagogie active +

Budget : 16 000 € (non chiffré : rack d'ordinateurs)

Modularité

Mobilier : tables mobiles et pliables, chaises mobiles et empilables Disposition : au choix du formateur - orientation vers l'arrière de la salle pour la perpendicularité Ecriture : mur écritoire (zone de projection) sur les murs arrière et latéral ; réutilisation des tableaux blancs pour le reste de la salle Audiovisuel : 1 vidéoprojecteur (arrière) + Système ClickShare Informatique : rack d'ordinateurs Connectique / prises : audiovisuel en HDMI, prises le long des murs

Modalités pédagogiques : existant, travail en groupe, études de cas, discussion, pédagogie active +, ludification, mobilité des étudiants

Budget : ~23 500€ HT (non chiffré : livraison, installation, prises)

RISQUE : compatibilité du mobilier mobile avec l'accès libre

Fiches diagnostic des salles

• Fiche d'identité de la salle (caractéristiques principales)
• Accès à la salle (emplacement au sein de la BU)
• Occupation (statistiques)
• Usages (public cible, formateurs, format des cours, gestion, occupation de l'espace)
• Espace (ambiance, fonctionnalités)
• Equipements (informatique, audiovisuel, connectivité, matériel pédagogique)
• Propositions (analyse SWOT, de 1 à 4 propositions selon les salles)

Disponibles sur TERA : W:\DEPARTEMENT SERVICES\FORMATION USAGERS\PILOTAGE - PROJETS\Stage Elodie Bligny_salles de formation_2024\14_FICHES-SALLES

Utilisation de KoziKaza pour visualiser les aménagements en 2D et 3D