Je trie mon serveur

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Je gère mon information numérique avec la direction des Archives départementales des Yvelines

Je fais du tri sur le serveur

Pour commencer à faire du tri, voici quelques pistes pour éliminer certaines données simplement et rapidement.

Sans bordereau d'élimination

Avec bordereau d'élimination

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Code du patrimoine Livre II, Art. L 214-3

'Sans préjudice de l'application des articles 322-2, 432-15, 432-16 et 433-4 du code pénal, le fait, pour une personne détentrice d'archives publiques en raison de ses fonctions, de détourner ou soustraire tout ou partie de ces archives ou de les détruire sans accord préalable de l'administration des archives est puni d'une peine de trois ans d'emprisonnement et de 45 000 € d'amende.'

5 ans

5 ans

Dossiers ASLL accordés

2 ans

Dossiers ASLL refusés

5 ans

Dossiers FSL accordés

2 ans

Améthyste

Dossiers FSL refusés

5 ans

Dossiers d'aide sociale

Solidarité

Procédures infructueuses

5 ans

5 ans

2 ans

5 ans

5 ans

Formation/stage : demande de l'agent, refus

Cumul d'emploi : demande d'autorisation de l'agent

Candidatures non retenues

5 ans

2 ans

Dossier de stagiaire : demande de stage, convention, attestation

Demandes de stages refusées

Personnel non rémunéré

Ressources humaines

Offres non retenues

Marchés publics

Je trie et élimine... avec un bordereau d'élimination

Certificat ENS

DIA sans suite

Affaires juriques

2 ans

Dotations (DGF, DGC, DGE, ...)

2 ans

Demandes de subvention sans suite

2 ans

Demandes de virement de crédit

1 an

Documents de suivi budgétaire et comptable : états de trésorerie; états des dépenses, ...

Etat des dépenses engagés non mandatées

Validité

Convention d'occupation temporaire

5 ans

5 ans

5 ans

5 ans

Finances

Permis de stationnement (arrêté)

Autorisation de voirie

Je trie et élimine... avec un bordereau d'élimination

Les documents sont dans GDA, il est donc inutile de les conserver sur mon serveur

Validité

5 ans

2 ans

5 ans

5 ans

5 ans

5 ans

5 ans

Bons de livraison

Devis

Versions intermédiaires d'un document si conservation de la version finalisée

Bons de commande

Courrier : enregistrement et chrono

Tableaux de suivi budgétaire

Préparation budgétaire

Factures

Finances/budget (hors DFE)

Les documents relatifs au suivi administratif de ma direction

Je trie et élimine... avec un bordereau d'élimination

Je veille à bien respecter le RGPD et je ne ne conserve que les informations personnelles qui me sont utiles

1 an

Les documents relatifs au suivi administratif de ma direction (hors périmètre DRH)

1 an

Demandes de stages sans suite

3 ans

1 an

Copie des entretiens professionnels, certificat médical, CV, ...

Ressources humaines

Planning : formation, accueil

Pour les agents ayant quitté le service :

Planning des congés

Je trie et élimine... avec un bordereau d'élimination

Je trie et élimine... sans bordereau d'élimination

Documentation et veille juridique obsolètes Formulaires vierges et modèles de documents obsolètes Captures d'écran Double d'un même document pour lequel l'original est identifiable Documents privés : photos de vacances, doc. administratifs personnels, supports de formation obsolètes Bulletins de paie téléchargés du coffre-fort électronique "EdocPerso" (la conservation des bulletins de paie relève de la responsabilité individuelle de chaque agent sur ses propres ressources)

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Faire ses éliminations, c'est libérer de l'espace en sécurisant son administration

Crédits musique : https://www.auboutdufil.com

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