Je trie mon serveur

Je gère mon information numérique avec la direction des Archives départementales des Yvelines

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Je fais du tri sur le serveur

Pour commencer à faire du tri, voici quelques pistes pour éliminer certaines données simplement et rapidement.

Avec bordereau d'élimination

Sans bordereau d'élimination

'Sans préjudice de l'application des articles 322-2, 432-15, 432-16 et 433-4 du code pénal, le fait, pour une personne détentrice d'archives publiques en raison de ses fonctions, de détourner ou soustraire tout ou partie de ces archives ou de les détruire sans accord préalable de l'administration des archives est puni d'une peine de trois ans d'emprisonnement et de 45 000 € d'amende.'

Code du patrimoine Livre II, Art. L 214-3

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Je trie et élimine... avec un bordereau d'élimination

Marchés publics

Ressources humaines

Offres non retenues

5 ans

2 ans

Candidatures non retenues

5 ans

Procédures infructueuses

Cumul d'emploi : demande d'autorisation de l'agent

5 ans

Solidarité

Formation/stage : demande de l'agent, refus

5 ans

Dossiers d'aide sociale

5 ans

Personnel non rémunéré

2 ans

Dossiers FSL refusés

5 ans

Dossiers FSL accordés

2 ans

Demandes de stages refusées

Dossiers ASLL refusés

2 ans

Dossier de stagiaire : demande de stage, convention, attestation

5 ans

Dossiers ASLL accordés

5 ans

5 ans

Améthyste

Je trie et élimine... avec un bordereau d'élimination

Finances

Autorisation de voirie

Etat des dépenses engagés non mandatées

5 ans

Permis de stationnement (arrêté)

5 ans

Convention d'occupation temporaire

Documents de suivi budgétaire et comptable : états de trésorerie; états des dépenses, ...

Validité

1 an

2 ans

Demandes de virement de crédit

Affaires juriques

2 ans

Demandes de subvention sans suite

5 ans

DIA sans suite

2 ans

Dotations (DGF, DGC, DGE, ...)

Certificat ENS

5 ans

Je trie et élimine... avec un bordereau d'élimination

Les documents relatifs au suivi administratif de ma direction

Finances/budget (hors DFE)

5 ans

Factures

Les documents sont dans GDA, il est donc inutile de les conserver sur mon serveur

Devis

5 ans

5 ans

Bons de commande

Courrier : enregistrement et chrono

5 ans

5 ans

Bons de livraison

5 ans

Préparation budgétaire

Versions intermédiaires d'un document si conservation de la version finalisée

2 ans

Validité

Tableaux de suivi budgétaire

Je trie et élimine... avec un bordereau d'élimination

Les documents relatifs au suivi administratif de ma direction (hors périmètre DRH)

Ressources humaines

Je veille à bien respecter le RGPD et je ne ne conserve que les informations personnelles qui me sont utiles

1 an

Planning des congés

Planning : formation, accueil

1 an

Pour les agents ayant quitté le service :

Copie des entretiens professionnels, certificat médical, CV, ...

3 ans

1 an

Demandes de stages sans suite

Je trie et élimine... sans bordereau d'élimination

Documentation et veille juridique obsolètes Formulaires vierges et modèles de documents obsolètes Captures d'écran Double d'un même document pour lequel l'original est identifiable Documents privés : photos de vacances, doc. administratifs personnels, supports de formation obsolètes Bulletins de paie téléchargés du coffre-fort électronique "EdocPerso" (la conservation des bulletins de paie relève de la responsabilité individuelle de chaque agent sur ses propres ressources)

Faire ses éliminations, c'est libérer de l'espace en sécurisant son administration

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Crédits musique : https://www.auboutdufil.com