ORAL- OPA

HELIAS MANON

1. Présentation de moi meme 2. Mes expériences 3. Mes compétences 4. Les langues ( 3) 5. Mon cursus scolaire 6. Mairie de Toulouse ( présentation) 7. Mission 1 - Gestion des dossiers médicaux - Présentation - Prise de notes - Les documents - Compétences - Conclusion 8. MEETT (présentation) 9. Mission 2 : Livret d'accueil d'un salon - Présentation - Prise de notes - Les documents - Compétences - Conclusion 10. Mission 3 : Outil de gestion de projet TRELLO - Présentation - Prise de notes - Les documents - Compétences - Conclusion 11. Mission 4 : Passer une commande organisée par le MEETT - Présentation - Prise de notes - Les documents - Compétences - Conclusion

Présentation de moi

Sécretaire adjointe au Comité des Festivités

Etudiante en 2ème année de BTS SAM

Animatrice

Déleguée

Animation

- S'adapter - Communiquer - Former

Stages

- Suivi - Communication - Organisation - Rédaction

Association

- Organiser - Echange - Manifestation

Classer des documents (kardex)

Outil bureautique: Excel, Word,powerpoint

Organiser et gérer des dossiers

Optimisation des Processus Administratifs

Compétences métiers

Compétences informatiques

Gestion des stocks

Outil de gestion de projet : Trello

Organiser des évenements

Outil collaboratif : Google Drive, Astre, Canva

Planifier un agenda en ligne

Mes langues

Les voyages m'ont permis d'apprendre la culture , la richesse de la langue et l'envie d'apprendre le langues.

Mon cursus scolaire

OPA ( Optimisation des Processus Administratifs)

Les langues ( espagnol et anglais)

Bachelor en Ressources Humaines en alternance

BTS SAM

Les Ressources Humaines

Gestion de Projet

Ecole PIGIER

Evénementiel

Ressources Humaines

BAC STMG spécialité RHC

Gestion de projet

Stages en entreprise - 14 semaines

La communication

Ressources Humaines

Les langues ( anglais et espagnol)

Les langues ( espagnol et anglais)

Toulouse est une métropole qui compte 37 communes soit plus de la moitié de la population de la Haute-Garonne. Jean-Luc Moudenc en est le Président et aussi le maire de la ville de Toulouse

Mission 1

La gestion des dossiers médicaux

Lieu : Mairie de Toulouse et Toulouse métropole

Service: Gestion des temps et des absences

Tutrice de stage : Alexandra Granier

Domaine d'activité : Gestion des dossiers en responsabilité

Contexte international

Mission 1

La gestion des dossiers médicaux

La gestion des dossiers médicaux

Mission 1

Contexte international

Ma mission ( présentation) Le besoin - améliorer la prise en charge des dossiers médicaux- plus rapide et plus efficace - accident de travail ou service L’objectif - mettre en place des fiches- rapidement la procédure Les moyens et ressources - Ressources matérielles - Ressources immatérielles - Ressources humaines - Ressources technologiques

La gestion d'un dossier médical

Prise de notes

La gestion d'un dossier médical

Mes compétences mises en oeuvre

- Logigramme pour la procédure d'un dossier - Liste des taches - Modèle de documents

La gestion d'un dossier médical

Mes documents

Modele_pour_un_courrier_Expertise

Les etapes - modele de courrier CITIS

La gestion d'un dossier médical

Mes documents

Le mode opératoire ASTRE

Fiche AS-AT - récap

La gestion d'un dossier médical

Mes documents

Formulaire de saisine pour le CM

Envoi de mail en francais et en espagnol

La gestion d'un dossier médical

Mes documents

Document__verif_AS

La gestion d'un dossier médical

Mes documents

Document_verif_AT

La gestion d'un dossier médical

Mes documents

Diagramme Gestion des Dossiers Médicaux

La gestion d'un dossier médical

Les initiatives : - fiches récapitulatives - Contacter les SORH - Vérification des documents pour constituer le dossier - Préparer les envois - Classer le courrier

Analyse réflexive : - bonne communication - plus autonome - bonne maitrise de la langue francaise - esprit d'analyse

Groupe GL-EVENTS

-450 personnes sur le site. GL-EVENTS représentent trois types de métiers : - GL EVENTS Live (évènements, olympique, coupe du monde) - GL-EVENTS Exhibitions(propriétaire et organisation des salons) - El EVENTS Venues (gestion de site, stade, exposition)

TOULOUSE EVENTS- EVENEMENTS

une entité à part (compte de résultat) avec 56 salariés - Accueil évènements - Organisateur d’évènement

Mission 2

Livret d’accueil d’un salon en Français et en Anglais

Lieu : Parc des expositions - MEETT

Service : Organisation d'évènements/ Accueil d'évènements

Tutrices de stage : Annabel DARRIS et EMILIE PERRIER

Domaine d'activité: Support opérationnel aux membres de l'entité

Contexte international

Livret d’accueil d’un salon en Français et en Anglais

Contexte

Ma mission Le besoin- mettre en place un livret d’accueil pour un de ses salons - remis aux clients qui souhaitent aller au salon L’objectif- mettre en place un support de communication. Réalisation en contexte international ( anglais et francais) Moyens et ressources • Les ressources matérielles • Les ressources humaines • Les ressources technologiques

Livret d’accueil d’un salon en Français et en Anglais

Prise de notes

Livret d’accueil d’un salon en Français et en Anglais

Mes compétences mises en oeuvre :

- Documents réalisés - Livret d’accueil Anglais et Francais - Mise en pratique de la langue internationale : Anglais ainsi qu’en Français - Création d’un QR Code - Creation d'un tableau comparatif des restaurants et des hotels

Livret d’accueil d’un salon en Français et en Anglais

Livret d’accueil d’un salon en Français et en Anglais

Mes documents

Recherches pour la mission accueil

Tableau comparatif Restaurants et Hotels

NUMEROS UTILES

Livret d’accueil d’un salon en Français et en Anglais

Mes documents

Exposants et num Stand ( 158)

Livret Accueil Francais

Livret d’accueil d’un salon en Français et en Anglais

Mes documents

Livret accueil Anglais

Affiche livret d'accueil Francais

Affiche livret d'accueil Anglais

Livret d’accueil d’un salon en Français et en Anglais

Affiches

QR Code

Livret d'accueil

Livret d’accueil d’un salon en Français et en Anglais

Conclusion:

Initiatives et responsabilités prises - rechercher toutes les informations -informations essentielles pour la mise en place de ce livret d’accueil -totale autonomie ( plans des halls, restaurants, déchetterie, ..) - responsabilité: faire le livret d'accueil

Analyse réflexive - m’a permis de voir tout le travail pour la mise en place - pas trop détailler car c’est assez petit - clients- toutes les informations et éviter qu'il se pose des questions - faire attention aux fautes, à la cohérence du livret et les informations

Mission 3

Amélioration continue des processus de gestion de projet- TRELLO

Lieu : Parc des expositions - MEETT

Service : Organisation d'évènements/ Accueil d'évènements

Tutrices de stage : Annabel DARRIS et EMILIE PERRIER

Domaine d'activité: Amélioration continue des processus

Amélioration continue des processus de gestion de projet- TRELLO

Ma mission ( présentation) Le besoin : proposer un outil de gestions aux cheffes de projets - les aider à mieux gérer leurs projets/évènements L’objectif : trouver un outil de gestion de projet- faire un tutoriel de l'outil de gestion Les moyens et ressources • Les ressources Immatérielles (logiciels) • Les ressources humaines • Les ressources matérielles • Les ressources technologiques

Amélioration continue des processus de gestion de projet- TRELLO

Ma prise de notes

Amélioration continue des processus de gestion de projet- TRELLO

Les compétences attendues

- Mise en place d'un tutoriel - Mise en place d 'un tableau comparatif des prix et fonctionnalités - Mise en place d'un tableau comparatif des differents outils de gestion

Amélioration continue des processus de gestion de projet- TRELLO

Les documents

Mise en place d'un tableau comparatif des differents outils de gestion

Amélioration continue des processus de gestion de projet- TRELLO

Les documents

Mise en place d 'un tableau comparatif des prix et fonctionnalités

Amélioration continue des processus de gestion de projet- TRELLO

Mettre les captures

Les documents

Mise en place d'un tutoriel

Amélioration continue des processus de gestion de projet- TRELLO

CONCLUSION

Résultats obtenus- m’a permis de prendre plusieurs initiatives et responsabilités - de mettre en place la créativité avec la mise en forme de l’outil de gestion comme on le souhaite - la mise en place d’ un tutoriel (écrit)

Les initiatives et les responsabilités - permet de mettre en avant les projets de tous types d’entreprise, différents services, différents domaines - plusieurs informations concernant les pièces jointes, plusieurs personnes, plusieurs couleurs , des taches, des listes, .. - utilisation de l'outil de gestion de projet dans mes deux années de BTS - le format « Premium » ou alors le format « entreprise »

Mission 4

Passer une commande d'une manifestation organisée par le MEETT- INFOSUP

Lieu : Parc des expositions - MEETT

Service : Organisation d'évènements/ Accueil d'évènements

Tutrices de stage : Annabel DARRIS et EMILIE PERRIER

Service restauration : Vanessa LAPASSET et Jérome LAGARDE

Domaine d'activité: des ressources de l'entité

Passer une commande d'une manifestation organisée par le MEETT- INFOSUP

Ma mission ( présentation) Présentation de la manifestation INFOSUP ( échange présentiel - professeurs, étudiants et professionnels) Le besoin : la vérification du stock de la manifestation - passer des bons de commandes de matériels et pour la restauration. L’objectif : vérifier les stocks et de passer les commandes nécessaires. Les moyens et ressources: - Les ressources matérielles - Les ressources humaines - Les ressources technologiques

Passer une commande d'une manifestation organisée par le MEETT- INFOSUP

Ma prise de notes

Ma prise de notes avec l’assistante afin de vérifier les quantités (mobilier et nourriture) pour la manifestation INSOFUP , passer une commande et préparation des mails d’envois

Passer une commande d'une manifestation organisée par le MEETT- INFOSUP

Les compétences

- Création de fiches - Création de documents pour les mails pour les commandes - Création d'inventaire - Création d'un document pour les stocks

Passer une commande d'une manifestation organisée par le MEETT- INFOSUP

Les documents

Type de mail pour une commande

Bilan bar 3 Infosup

Passer une commande d'une manifestation organisée par le MEETT- INFOSUP

Les documents

Bilan bar 3 Infosup - Inventaire

BAR 3 - INFOSUP- Verification commande

Passer une commande d'une manifestation organisée par le MEETT- INFOSUP

CONCLUSION

Les résultats obtenus : Rendu positif sur la création de document- utilisation pour les prochaines évenements - vérification du matériel ou des quantités

Les initiatives et les responsabilités - est de créer un document avec des types de mail pour passer les commandes - la création d’un document pour mettre toutes les quantités demandées - créer un inventaire ( retour) - créer un tableau qui permet de vérifier le matériel et la restauration

Analyse réflexive - tout le processus de mise en place de la restauration sur un évènement. - voir toutes les étapes d'une commande jusqu'a la réalisation de la manifestation

Merci pour votre écoute