CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA

PROFESOR: Gestión Documental y Archivo de Trámite UNIDAD I ACT. CICLO VITAL DEL DOCUMENTO MARICELA ISLAS MENDEZ BOLETA 20240D0062 MODALIDAD NO ESCOLARIZADA

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

¿Qué es ?

Son etapas por las que transita un archivo a lo largo de su vida útil.

Dichas fases, van desde la creación de un documento, pasando por todos sus usos y modificaciones, hasta el momento de ser destruido o archivado de forma permanente.

Carlos Wyffels

El concepto del ciclo vital de los documentos fue creado en Estados Unidos después de la Segunda Guerra Mundial Carlos Wyffels propuso la teoría de las Tres Edades. Donde indica que los documentos son objetos que tienen un proceso vital a lo largo del cual sus usos se van transformando.

los documentos se divide en tres edades: la edad administrativa o activa, la edad intermedia o semiactiva y la edad inactiva o histórica.

La edad administrativa

La edad intermedia

La edad inactiva

• Es aquel período en que el documento ha perdido la utilidad para la cual fue creado. Sin embargo, se conserva y puede ser consultado de manera poco frecuente.

• Los archivos históricos son aquellos que tienen un valor cultural o de investigación.Dependiendo de su naturaleza, pueden ser convertidos en históricos o ser destruidos.

• Comienza en el momento de su creación y pasa por diferentes etapas en las cuales es consultado, transferido y compartido de manera frecuente..

Etapas del ciclo vital de los documentos

Almacenamiento: De acuerdo al formato en que haya sido creado el documento, éste se almacena de forma física o digital.

Categorización: Va desde la organización, clasificación o indexación de los documentos de acuerdo con los parámetros establecidos en cada contexto.

1-Creación: Consiste en la creación del documento, bien sea en formato impreso o digital..

Consulta: Se refiere a aquella etapa en la cual los documentos se disponen con la intención de que éstos puedan ser consultados.

Transferencia: Se refiere al envío y/o entrega de un documento según sus características. ya sea por correo físico o a un envío por correo electrónico

Distribución: Se refiere a documentos que son de uso o necesidad pública, o ser divulgados a un determinado grupo de personas.

Etapas del ciclo vital de los documentos

Archivado o destrucción: Corresponde al momento en que se decide si es conservado o por el contrario, es destruido.

Uso colaborativo: En la actualidad, los archivos pueden disponerse para su uso y edición compartida.

Pueden existir documentos sin ningún valor para una empresa o para una entidad gubernamental debido a su antigüedad.

Pueden llegar a tener un alto valor histórico para un museo. .

Tambien existen los documentos análogos y los digitales.

Clasificación de los archivos.

Hay que reconocer la importancia que los documentos presentan para la comunicación vital de sus recursos y aprender a identificar su clasificacionde acuerdo a su entorno

Correo electrónico:

¿Qué tipo de documentos existe?

Correo postal:

Existen muchos tipos de documentos y en la actualidad cada uno cumple con diferentes fases, según su naturaleza.

Nóminas:

Facturas:

Nombre de la asignatura

BIBLIOGRAFIA

https://www.lifeder.com/ciclo-vital-documentos/ https://www.yoloborro.es/ciclo-vital-de-los-documentos/ https://www.clasificacionde.org/clasificacion-de-los-archivos/