Protocolo Institucional

PROTOCOLO INSTITUCIONAL

por Irma Rivero

Conjunto de normas que regulan el desarrollo de los actos organizados por:

• Administración del Estado.
• Comunidades autónomas.
• Corporaciones locales: Diputaciones provinciales, cabildos y ayuntamientos.
• La Corona.
• Empresas, pero con la asistencia al acto de representantes de cualquiera de los anteriores.

Su objetivo principal es garantizar que todo acto o evento se desarrolle con la máxima eficiencia, orden y, sobre todo, respeto.

Símbolos del Estado Español:

• La bandera de España.
• El himno nacional.
• Otras banderas oficiales.
• El escudo

La Bandera de España

La bandera de España simboliza la nación; es signo de la soberanía, independencia, unidad e integridad de la patria y representa los valores superiores expresados en la Constitución (la libertad, la justicia, la igualdad y el pluralismo político).

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La Bandera de España

La Ley 39/81 de 28 de Octubre regula el uso de la bandera de España, según esta Ley, la bandera de España:

• Deberá ondear en el exterior y ocupará un lugar importante en el interior de edificios públicos de la Administración central, autonómica, provincial y local.
• Será la única que ondee en los órganos constitucionales del Estado y en la de los órganos centrales de la Administración del Estado.
• La bandera de España será la única que ondee en el asta de los edificios públicos militares y en los acuartelamientos, buques, aeronaves y cualesquiera otros establecimientos de las Fuerzas Armadas y de las Fuerzas de Seguridad del Estado.
• La bandera de España, así como el escudo de España, se colocará en los locales de las misiones diplomáticas y de las oficinas consulares, en las residencias de sus Jefes y, en su caso, en sus medios de transporte oficial.
• Deberá enarbolarse en los buques o embarcaciones españoles.

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La Bandera de España: precedencia

El protocolo de la colocación de las banderas es la forma establecida por ley del orden de precedencia de las banderas cuando se utilizan en grupos de dos, tres o más banderas. La bandera nacional, siempre debe ocupar el lugar de mayor honor, es decir, el de máxima preeminencia. Y como en el caso de las precedencias, se colocan de mayor a menor importancia. En cualquier lugar que luzca la bandera nacional, no podrá haber otras de mayor tamaño. Aunque todas las banderas deberían guardar el mismo tamaño, en caso de que no fuera así, ninguna de las banderas colocadas puede ser de mayor tamaño que la bandera nacional

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Bandera nacional con un país invitado

Número par de banderas

Número de banderas sea impar

Banderas en línea única

Además de la bandera nacional, dentro de cada país suelen existir otras banderas de ámbito autonómico y local. En el caso de España, están las banderas de las Comunidades Autónomas y luego están las de carácter municipal y local. Cuando conviven varias de ellas en un mismo balcón, peana o cualquier otro tipo de soporte, su colocación es la siguiente:

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Colocación de banderas en un edificio oficial local

Colocación de banderas con la de la U.E

Banderas locales

Banderas oficiales y privadas

Bandera de la Unión Europea:

En los países de la Unión Europea es optativa su colocación en los distintos centros oficiales. Solamente es de carácter obligatorio en sedes que tengan que ver (relación) con la Unión Europea. En la sede de Bruselas, la bandera de la Unión Europea, abre y cierra la línea de banderas de los países miembros. Los países se colocan por orden alfabético, encabezando siempre esta lista el país que preside en esos momentos la Unión Europea. En los países miembros, se recomienda el uso de la bandera de la Unión Europea, en días señalados como el Día de Europa (9 de Mayo), y en cualquier otro acto que tenga que ver con la Unión Europea o que parta de alguna iniciativa promovida por la Unión Europea.

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Bandera de la OTAN:

En el caso de la bandera de la OTAN, solo debe exponerse en instalaciones militares de países pertenecientes a la OTAN. En su sede las banderas se ordenan por orden alfabético en idioma inglés.

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Bandera de las NACIONES UNIDAS:

La bandera las Naciones Unidas (ONU) debe exponerse solamente en la sedes de esta organización en cada país, y en aquellos actos en los que participe de forma activa o sean promovidos por esta organización. En su sede, las banderas se colocan por orden alfabético basado en el idioma inglés.

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Bandera OLÍMPICA:

En cuanto a la bandera Olímpica deberé figurar en todos aquellos eventos en los que participe esta organización y en aquellos organizados o promovidos por ella. En la sede del Comité Olímpico Internacional, las banderas se colocan por orden alfabético, tomando como base el idioma inglés.

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BANDERAS A MEDIA ASTA:

La manera en la que las banderas expresan el luto oficial es ondeando a media asta. Como dato curioso podemos decir que la bandera no se iza a media asta directamente, sino que se iza por completo y luego se arria a media asta. La declaración de luto oficial puede tener varios ámbitos: nacional, autonómico y local.

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Himno nacional

El Himno de España

El Escudo de España

El himno carece de letra, es conocido tradicionalmente por "Marcha Granadera" o "Marcha Real Española". Regulado por el Real Decreto de 10 de octubre de 1997

Regulado por la Ley 5/10/1981

Vídeo

El protocolo en la Constitución Española.

La Constitución Española es la norma suprema del Ordenamiento Jurídico Español, a la que están sujetos los poderes públicos del Estado y los ciudadanos. En ella se establecen los derechos y deberes de los ciudadanos, los tres poderes (legislativo, ejecutivo y judicial) y se organizan las instituciones en que tales poderes se asientan (Cortes, Gobierno y Tribunales). La Constitución proclama a España como un Estado social y democrático de Derecho que propugna como valores superiores del ordenamiento jurídico la libertad, la justicia, la igualdad y el pluralismo político. Afianza el principio de soberanía popular y se establece la monarquía parlamentaria como forma de gobierno.

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Legislación autonómica.

El protocolo en las CCAAS se regula por las disposiciones de carácter nacional, esto es principalmente el Real Decreto 2099/83, las propias normas de los gobiernos autonómicos y por las costumbres, usos y tradiciones de cada región. Las Comunidades Autónomas tienen competencias regular las precedencias de sus cargos oficiales. De las 19 comunidades, 11 poseen un decreto propio de precedencias.

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Reglamento DE PRECEDENCIAS EN EL ÁMBITO DE LA COMUNIDAD AUTÓNOMA DE CANARIAS. Decreto 202/1997 de 7 de Agosto

Artículo 1.- 1. El presente Reglamento establece el régimen de precedencias en el ámbito de la Comunidad Autónoma de Canarias respecto de sus autoridades e instituciones. 2. Su alcance queda limitado al ámbito establecido sin que por sí confiera honores o jerarquía ni implique modificación de rangos, competencias o funciones atribuidas o reconocidas legalmente. Artículo 2.- Los servicios de protocolo de la Presidencia del Gobierno de Canarias son los encargados de aplicar las normas del presente Reglamento en los actos que organice y de establecer los criterios para su cumplimiento en los actos no organizados por la Presidencia del Gobierno. Artículo 3.- En todos los actos rige la siguiente precedencia entre las autoridades autonómicas y locales de Canarias:

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11. Presidente de la Audiencia de Cuentas de Canarias. 12. Portavoces de los Grupos Parlamentarios. 13. Rector de la Universidad con sede en la isla en que se realice el acto. 14. Rectores en las restantes universidades canarias. 15. Presidente del Consejo Económico y Social de Canarias. 16. Diputados del Parlamento de Canarias. 17.Presidente de los restantes cabildos insulares. 18. Vice consejeros y asimilados. 19. Adjunto del Diputado del Común.

20. Consejeros del Consejo Consultivo de Canarias. 21. Consejeros de la Audiencia de Cuentas de Canarias. 22. Secretarios Generales Técnicos y asimilados. 23. Directores Generales y asimilados. 24. Vicepresidentes del Cabildo en cuya isla se realice el acto. 25. Tenientes de Alcalde del Municipio del lugar según su orden. 26. Consejeros del Cabildo en cuya isla se realice el acto. 27. Concejales del municipio del lugar

1. Presidente del Gobierno.2. Presidente del Parlamento. 3. Vicepresidente del Gobierno . 4. Consejeros del Gobierno, según relación del anexo. 5. Presidente del Cabildo en cuya isla se realice el acto. 6. Alcalde del municipio del lugar. 7. Ex-presidentes del Gobierno. 8. Vicepresidentes y Secretarios de la Mesa del Parlamento según su orden. 9. Presidente del Consejo Consultivo de Canarias. 10. Diputado del Común.

El orden de las autonomías

La regla que ordena las autonomías es la antigüedad de sus estatutos y para certificarla tenemos el Boletín Oficial del Estado, dónde aparece la fecha de publicación. El orden de las autonomías es el siguiente:

1. Euskadi o País Vasco.
2. Catalunya.
3. Galicia.
4. Andalucía.
5. Principado de Asturias.
6. Cantabria.
7. La Rioja.
8. Región de Murcia.
9. Comunitat Valenciana.
10. Aragón.

11.Castilla-La Mancha. 12.Canarias 13. Navarra. 14. Extremadura. 15. Illes Balears. 16. Comunidad de Madrid. 17. Castilla y León. 18. Ciudad Autónoma de Ceuta. 19.Ciudad Autónoma de Melilla.

Condecoraciones:

Son distinciones honoríficas como muestra de reconocimiento y gratitud que concede la Administración o las entidades privadas, asignando un distintivo para que se reconozca públicamente. Las conderaciones oficiales españolas más importantes son el Toisón de oro y las Órdenes al Mérito.

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Condecoraciones:

Medalla al Mérito Turístico: distingue a aquellas personas que hayan prestado servicios relevantes al turismo español en cualquiera de las modalidades. Placa al Mérito Turístico: distingue a instituciones, empresas y destinos turísticos. Medalla al Mérito en el trabajo: condecoración civil que se concede a una persona, corporación, asociación, entidad o empresa, por su conducta ejemplar en el desempeño de cualquier trabajo o en compensación por daños y sufrimientos padecidos en el ejercicio de su profesión. Otras condecoraciones Militares

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Las precedencias oficiales del Estado.

La precedencia es el lugar que le corresponde ocupar a una persona en razón de sus características, rango o estatus, cuando asiste a un acto al que acuden más personas.Las precedencias oficiales del Estado, están reguladas por el Real Decreto 2099/83, que recoge una serie de aspectos fundamentales como:

• Establece el orden protocolario de precedencia de las autoridades.

• Crea la Jefatura de Protocolo de Estado encargada de que se cumplan las normas del Real Decreto.

• Separa los actos oficiales públicos en generales (los que ordena el Real Decreto para conmemoraciones o eventos nacionales, autonómicos, provinciales o locales) y especiales (organizados por instituciones y organismos de ámbito específico, Ej: Cruz Roja, UNICEF, etc, aquí el ordenamiento protocolario será determinado por quien lo organice, atendiendo a su normativa específica, usos y tradiciones, y al Real Decreto).

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Las precedencias oficiales del Estado.

• Prevalece el cargo frente a la categoría personal.
• Prevalece los cargos electivos frente a los designados.
• Ante categorías del mismo grado prevalece la autoridad del lugar donde se lleve a cabo el acto.
• Legaliza los usos y las costumbres.

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Las precedencias oficiales del Estado.

En el ART.10 del RD 2099/1983 están reguladas las PRECEDENCIAS DE AUTORIDADES EN LOS ACTOS EN LA VILLA DE MADRID, EN SU CONDICIÓN DE CAPITAL DEL ESTADO Y SEDE DE LAS INSTITUCIONES En el ART.12 del RD 2099/1983 están reguladas las PRECEDENCIAS DE AUTORIDADES EN LOS ACTOS EN EL TERRITORIO PROPIO DE UNA COMUNIDAD AUTÓNOMA (INCLUIDA LA COMUNIDAD DE MADRID) .

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La presidencia y los invitados.

La presidencia correspone al anfitrión del evento, a la persona o personas que ocupan el lugar más importante y destacado en un acto. La regla general dice que preside quién organiza el acto, aunque en muchas ocasiones el anfitrión cede su puesto, como acto de cortesía, a alguna autoridad de mayor rango. Ésta se colocará siempre a la derecha del anfitrión. Existen algunas autoridades que siempre van a presidir un acto, o al menos, eso es lo estipulado y correcto. Así, Su Majestad el Rey, el Presidente del Gobierno y los Presidentes de las comunidades autónomas en su territorio, como representantes del pueblo español, presidirán los actos oficiales, aunque el organizador de los mismos sea otra persona. La presidencia estará de espaldas a la pared principal de la sala o ventanas y frente a la puerta.

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Escenario para un congreso.

CCAA ESPAÑA MUNICIPIO

Panel, pantalla

CONGRESO

PRESIDENCIA

Flores (que no tapen)

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Atril

La presidencia y los invitados.

La presidencia puede ser:

• Presidencia de pie, es apropiada para actos breves y de tono más informal. Es exigido para audiencias o recibimientos oficiales y recomendado para inauguraciones, primeras piedras o visitas de obras. Se podrá disponerse de un atril. La distancia entre la presidencia y los invitados dependerá del lugar donde se celebre el acto (al aire libre, salón de actos, auditorio...). De todas formas la distancia recomendada oscila entre 3 y 5 metros.

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La presidencia y los invitados.

Presidencia de mesa

Se utiliza cuando los asistentes también se acomoden en sillas y el acto tenga una duración de más de 20 minutos. Para la colocación de los miembros de la presidencia de mesa, encontramos dos sistemas: SISTEMA ANGLOSAJÓN

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La presidencia y los invitados.

Sistema Francés

Es el más utilizado internacionalmente. Sitúa las presidencias en el centro de la mesa, enfrentadas entre sí. Es muy utilizado en comidas oficiales y de gala. Favorecen la conversación entre las personas más destacadas de la mesa al estar todas ellas en un círculo muy cercano.

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Organización de los invitados.

Una vez colocada la presidencia en la sala, el siguiente paso es colocar a los invitados siguiendo el orden protocolario correspondiente, según el orden general de Precedencias y aplicando las siguientes normas de colocación de comensales:

• El invitado de honor se coloca a la derecha de la presidencia, el lugar de mayor importancia.

• Los hombres y las mujeres se alternarán. Si tuvieran que coincidir personas del mismo sexo, es más aconsejable que lo hagan los hombres.

• La mujer tiene la misma precedencia que su marido, salvo que la mujer sea la que ocupe el cargo de importancia, pero no al revés, ya que el marido conserva el suyo propio, aunque sea inferior (salvo el marido de la duquesa que adquiere según el protocolo la condición de duque).

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Organización de los invitados.

• Se aconseja separar a matrimonios, parejas, familiares y trabajadores de una misma empresa, con el fin de evitar conversaciones que resulten ajenas a otras personas cercanas.

• A igual categoría, la persona de más edad precede al más joven, la mujer casada prevalece ante la soltera y el extranjero ante el nacional.

• Si se trata de un banquete con un gran número de invitados, la forma más habitual suele ser colocar una mesa presidencial rectangular y distribuir en el comedor las mesas redondas o rectangulares que sean necesarias.

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En el caso de un banquete con un gran número de invitados, debemos seleccionar entre varios sistemas de colocación de invitados.

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Organización de los invitados.

El sistema para proceder a la colocación de los invitados, se realiza en base al tipo de salón, número de invitados y tipo de acto. Básicamente, hay que citar dos sistemas, para la colocación de los invitados: Sistema del reloj: Los invitados se van colocando en el sentido de las agujas del reloj, alternando el primero a la derecha de la primera presidencia y el segundo a la izquierda, y así sucesivamente. Cuando hay dos presidencias.- se irán alternando el primero a la derecha de la primera presidencia y el segundo a la izquierda; el tercero a la derecha de la segunda presidencia y el cuarto a la izquierda, y así sucesivamente.

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Organización de los invitados.

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Organización de los invitados.

Sistema cartesiano o en forma de X: Los invitados se alternan uno a uno por presidencia, repartiéndose de la siguiente forma: primer comensal a la derecha de la primera presidencia, segundo comensal a la derecha de la segunda presidencia, tercer comensal a la izquierda de la primera presidencia, cuarto comensal a la izquierda de la segunda presidencia y así sucesivamente. Es un sistema recomendable cuando las personas sean del mismo sexo.

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Organización de los invitados.

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Tipos de actos protocolarios institucionales.

El Real Decreto 2099/83, distingue entre actos de carácter general y actos de carácter especial: Actos de carácter general.- Ordenados por el Real Decreto 2099/1983 para conmemoraciones o eventos nacionales, autonómicos, provincias, locales o relacionados con la Corona. El Día de la Hispanidad es un ejemplo de este tipo de acto. Actos de carácter especial.- Los organizan las instituciones oficiales, con ocasión de conmemoraciones o acontecimientos propios del ámbito específico de sus respectivos servicios, funciones y actividades. Las autoridades seguirían el orden propuesto por el anfitrión, pero teniendo en cuenta, la normativa, la costumbre y el Real Decreto

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Tratamientos oficiales

El tratamiento es la forma de tratar a las personas, se utilizará para dirigirse a las personas y le da el grado de importancia y distinción que le corresponde respecto a otras. Normalmente, se pierde al cesar la actividad o cargo desempeñado, aunque hay algunos tratamientos que son vitalicios. Cuando nos asalte la duda y no sepamos que tratamiento utilizar, es siempre más acertado, equivocarse por exceso que por defecto. Los tratamientos serían los siguientes: Su Majestad, Vuestra Majestad, Señor o Señora. A los Reyes de España. Su Alteza, Alteza Real, Señor o Señora. Al Príncipe o Princesa de Asturias e Infantes.

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Tratamientos oficiales

Excelentísimo/a Señor/Señora. Presidente del Gobierno. Presidente y ex Presidentes del Congreso de los Diputados. Presidente y ex Presidentes del Senado. Presidente y ex Presidentes del Tribunal Constitucional. Etc..... Ilustrísimo/a Señor/Señora. Directores Generales de Departamentos Ministeriales. Magistrados Jueces de Instrucción. Subdelegados de Gobierno y Delegados Insulares. Etc.... Señoría y Usía Jueces de Primera Instancia. Alcaldes de todos los municipios que no sean capital de provincia. Usía o Vuestra Señoría (V.S) por escrito. ETC...

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Tratamientos oficiales

El Código del Buen Gobierno aprobado mediante un acuerdo del Consejo de Ministros, el 18 de febrero de 2005, en el que se establece que el tratamiento oficial de los miembros del Gobierno y altos cargos de la Administración General del Estado sea el de señor/señora, seguido del cargo o rango correspondiente, fue derogado por la Ley 3/2015, de 30 de marzo.

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Actos protocolarios institucionales. Planificación y objetivos.

Cualquier acto institucional, lleva aparejado un proceso preparatorio o planificación, que diferencia una serie de fases:

• Todo acto persigue alcanzar unos objetivos, éstos tienen que estar bien definidos para conseguir el impacto previsto.
• Fecha y emplazamiento. Elegir el día y la hora del acto es un factor clave. En algunas ocasiones la fecha es inamovible, por ejemplo, el Día de la Constitución Española, pero en otras, es indispensable contar con las agendas personales de los invitados.
• Confección del programa. Este documento básico desarrolla el orden de las acciones a seguir y las personas que han de intervenir. Aglutina el cronograma del acto, el listado oficial de invitados y puede incluir algún plano explicativo.

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• Otros aspectos a considerar:

Presupuestos, medios técnicos y humanos.Guión técnico que contiene la información necesaria para que los organizadores sepan qué y cómo hacer en cada momento. Este guión recibe el nombre de escaleta.Envío de invitaciones y recepción de confirmaciones.Convocatoria a los medios, si fuera necesario.Sistema de control de invitaciones.Sistema de seguridad.Simulacro del acto para comprobar que no haya errores.

• La evaluación del acto, evidentemente, comienza una vez que éste ha finalizado. Se trata básicamente de repasar lo acontecido y ver los posibles errores que se hayan cometido para aprender de ello, y procurar que en próximos eventos no se repitan.

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Actos protocolarios institucionales. Planificación y objetivos.

Finalidad / Objetivos Presupuesto Invitados Invitaciones Prensa

FASE DE PROYECTO

Recibimientos Ubicación Ejecución del acto Intervenciones Despedida

FASE DE EJECUCIÓN

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Análisis Evaluación Agradecimientos

FASE DE VALORACIÓN

¡Gracias!