Matriz de Gestión de Riesgos

Matriz de Gestión de Riesgos

Introducción

A continuación se presenta un instructivo, el cual está basado en el Método de Gestión de Riesgos, por lo que para mayor detalle podrá consultar el Método de Gestión de Riesgos (MGR-DESUAs-SGOE-F11-24), se encuentra en los Archivos Electrónicos de la Información Documentada del SGOE DES-UAs, Categoría 2, documento 2.6.

Índice

6. Formato para documentar la Gestión de Riesgos

1. Instructivo y Objetivo

2. ¿Qué es lo primero que debo hacer?

7. Etapa Planear

8. Etapa Hacer

3. ¿Qué es importante saber?

4. Términos y Definiciones

9. Etapa Verificar

5. Estructura para la Gestión de Riesgos

10. Etapa Actuar

Instructivo para el llenado de la Matriz de Gestión de Riesgos

Objetivo:

El presente instructuvo tiene la intención de conocer el Método de la Gestión de Riesgos, así cómo el correcto llenado de la Matriz de Gestión de Riesgos, y así planificar las acciones necesarias para su tratamiento y que permitan asegurar que el SGOE pueda lograr los resultados previstos, aumentar los efectos deseables, prevenir, mitigar o reducir los efectos no deseados y lograr la mejora continua, siguiendo la metodología del Ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar y Actuar).

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¿Qué es lo primero que debo hacer?

Hay que identificar y seleccionar los factores del contexto (Análisis FODA y CAME AFC-DESUAs-SGOE-F08-24) que pueden representar un riesgo para la operación adecuada de los procedimientos y el cumplimiento de los objetivos del SGOE.

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¿Qué es importante saber?

• Anteriormente el nombre del Formato era: Matriz de Valoración de Riesgos y Oportunidades, ahora Matriz de Gestión de Riesgos (MGR-DESUAs-SGOEF-F10-24).

• El llenado de la Matriz de Gestión de Riesgos se lleva cabo por Procedimiento.

• La gestión de riesgos deberá realizarse una vez al año, revisarse y actualizarse de manera periódica y previa a las fechas programadas para la Revisión por la Alta Dirección.

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Términos y Definiciones

• Riesgo: Efecto de la incertidumbre. • Efecto: Desviación de lo esperado, ya sea positivo o negativo.

•Incertidumbre: Estado incluso parcial de deficiencia de información, relacionada con la comprensión o conocimiento de un evento, su consecuencia o su probabilidad. •Gestión de riesgos: Actividades coordinadas para dirigir y controlar la organización con relación al riesgo.

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Estructura para la Gestión de Riesgos

La valoración de riesgos se ha organizado en diferentes etapas y fases en congruencia con el ciclo Planear, Hacer, Verificar y Actuar (PHVA), para lograr la adecuada gestión de riesgos de los procedimientos contenidos en el Mapa de Procesos y Procedimientos del SGOE DES-UAs (MPP-DESUAs-SGOE-F03-24).

Hacer

Planear

Verificar

Actuar

Índice

Formato para documentar la Gestión de Riesgos

El nombre, código y ubicación del formato electrónico para documentar la Gestión de Riesgos son los que se muestran a continuación.

Índice

Etapa Planear

Fase 1. Identificación de Riesgos Fase 2. Análisis de los Riesgos Fase 3. Valoración de los Riesgos Fase 4. Tratamiento y Acciones de los riesgos

Planear

Integrada por:

Estructura

Etapa Planear

Fase 1. Identificación de Riesgos

La finalidad de esta fase es analizar el efecto que pueden provocar los factores contextuales en los procedimientos del SGOE, así como en seleccionar aquellos afecten en mayor medida su operación y/o el logro de los objetivos , ya sea de forma positiva o negativa

Está integrada por:

• No: Número de riesgo
• Tipo de Factor del FODA Columna 1a
• Número de factor en el FODA Columna 1b
• Descripción del factor del FODA Columna 1c
• Descripción de Riesgo Columna 1d
• Causas Columna 1e
• Fuente de Riesgo Columna 1f

Estructura

Etapa Planear

Fase 1. Identificación de Riesgos

Lista Desplegable en dónde se seleccionará el número de Factor según el FODA, por ejemplo: Si tomamos la Amenaza 2 del FODA, el número que deberá colocar será el 2.

Lista Desplegable que Corresponde al número de Riesgo R1: Riesgo 1 R2: Riesgo 2 R3: Riesgo 3...

Describir el riesgo basándose en la Estructura para la Descripción de riesgos, para mayor información consultar el Método de Gestión de Riesgos pp. 6.

Lista Desplegable en dónde se va a seleccionar si es unaDebilidad Amenaza Oportunidad Fortaleza

Se deberá colocar tal cual el Factor que se tomó del FODA. (Copiar y Pegar)

Estructura

Lista desplegable dónde se determinan los elementos que pueden generar un riesgo relacionados con la causa del riesgo.

Describir situaciones que pudieran contribuir a que se materialice el riesgo.

Etapa Planear

Fase 2. Análisis de los Riesgos

El propósito de esta fase es comprender la naturaleza y características de los riesgos identificados y descritos en la fase 1, para ello se requiere considerar sus causas y fuentes, consecuencias, la probabilidad de ocurrencia y el impacto de las consecuencias. De tal manera que dichos elementos se definen para tomarlos como referente.

Está integrada por:

• Consecuencias o Efectos del Riesgo Columna 2a
• Abordar el Riesgo como Columna 2b
• Probabilidad de Ocurrencia Columna 2c
• Impacto de las consecuencias Columna 2d

Estructura

Etapa Planear

Fase 2. Análisis de los Riesgos

Lista desplegable dónde se Identificará si las consecuencias son positivas o negativas, para abordar como una Oportunidad o como una Amenaza

Lista desplegable (1-5) Es necesario consultar la Tabla 1 del Método de Gestión de Riesgos pp 8.

Lista desplegable (1-5) dónde se toma en cuenta los lapsos de tiempo en que se efectúa el procedimiento y la experiencia de quién lo lleva a cabo. Es necesario consultar la Tabla 1 del Método de Gestión de Riesgos pp 8.

Describir daños o ventajas originados por los riesgos, incluyendo infortunios personales, daños materiales o proyectos de mejora, expresar de manera cualitativa o cuantitativa)

Estructura

Etapa Planear

Fase 3. Valoración de los Riesgos

Consiste en determinar un valor cuantitativo para el riesgo analizado, que considere tanto su probabilidad de ocurrencia como el impacto de sus consecuencias.

Está integrada por:

• Grado del Riesgo (Probabilidad x Impacto)

Se obtienen clasificaciones de tolerancia de riesgos como criterio de referencia para tomar decisiones respecto a las acciones a realizar para su tratamiento, así como establecer prioridades de atención entre los riesgos determinados.

Lo anterior puede observarse en la Tabla 2. Matriz de Grado del Riesgo (GR), que se encuentra en el Método de Gestión de Riesgos pp 9.

Estructura

Etapa Planear

Fase 3. Valoración de los Riesgos

Es importante mencionar que la Matriz de Gestión de Riesgos está formulada de tal manera que automáticamente nos arrojará el resultado dependiendo del llenado de las columnas de Probabilidad de ocurrencia e impacto de las consecuencias.

A continuación se muestran los criterios para seleccionar la opción del tratamiento de los Riesgos.

Estructura

Etapa Planear

Fase 4. Tratamiento y Acciones de los riesgos

Lista desplegable en dónde se selecciona la opción de tratamiento, tomando en cuenta la forma de abordar el riesgo (Oportunidad o Amenaza) de la fase 2 y el grado del riesgo (Crítico, Grave, Perceptible, Aceptable) de la fase 3. En amenazas se podrá eliminar, evitar, compartir, mitigar o aceptar. En oportunidades será posible ignorar, implementar o compartir.

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Estructura

Etapa Planear

Fase 4. Tratamiento y Acciones de los riesgos

Seleccionar el orden consecutivo en el que se atenderán los riesgos, considerando criticidad, costo del tratamiento, disponibilidad del personal en la ejecución de actividades.

Deben ser coherentes con la opción de tratamiento y el riesgo, así como viables de implementación de acuerdo con los recursos y tiempo disponible.

Se determinarán las fechas de inicio y término en que se realizarán las acciones para el tratamiento de los riesgos.

Estructura

Etapa Hacer

Fase 5. Implementación de las acciones

Registrar las evidencias de las acciones realizadas, conforme a las acciones descritas y planificadas en la Fase 4.Por ejemplo: Minutas de Trabajo, Listas de Asistencia, Memorándums, Grabaciones de alguna sesión (en éste caso sólo se colocará la palabra grabación de la sesión y se indicará la ruta en dónde se encuentra la grabación), etc.

En la parte dónde se observan las Hojas de excel de la Matriz de Gestión de Riegsos, se cuenta con una hoja para cada número de evidencia que se haya plasmado en la Matriz.

Estructura

Etapa Verificar

Fase 6. Seguimiento de las acciones Fase 7. Revaloración de los riesgos

Verificar

Integrada por:

Estructura

Etapa Verificar

Fase 6. Seguimiento de las acciones

Aquí vamos a indicar el porcentaje de avance alcanzado una vez transcurrido el periodo de implementación determinado en la Fase 4. (En un porcentaje del 0% al 100%) Se pretende que al final de dicho periodo las acciones se encuentren implementadas al 100%.

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Etapa Verificar

Fase 7. Revaloración de los Riegsos

Consiste en determinar por segunda ocasión el grado de riesgo.

Se considera efectivo cuando el grado de riesgo alcanza el nivel de Tolerable (aceptable o perceptible), si continua en No Tolerable (grave o crítico) se considera no efectivo y será necesario establecer un nuevo tratamiento.

Se realiza después de haber implementado las acciones para su tratamiento referidas en la fase 4, esto permitirá conocer la efectividad de su tratamiento.

Índice

Etapa Actuar

No está referida explícitamente en la Matriz de Gestión de Riesgos (MGR-DESUAs-SGOE-F10-24) por que una vez que se determina la efectividad del riesgo, se pueden identificar los riesgos que continúan presentes, los cuales se integrarán al nuevo periodo de análisis y se registrarán en la etapa de planeación.

Estructura

El éxito es la suma de pequeños esfuerzos, repetidos días tras día.

¡Gracias!

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