Je fais des éliminations

ArchY-facile !

Je réalise des opérations d'archivage... avec la direction des Archives départementales des Yvelines

Je fais des eLIMinations

Je peux faire des éliminations quand...

La durée d'utilité administrative (DUA) de mes documents, données de systèmes d'information et fichiers est échue

Mon tableau de gestion ou ma circulaire interministérielle indiquent un sort final "élimination" (ou destruction)

Je me reporte à mon tableau de gestion pour trier...

... et éliminer ce qui peut l'être sans risque

'Sans préjudice de l'application des articles 322-2, 432-15, 432-16 et 433-4 du code pénal, le fait, pour une personne détentrice d'archives publiques en raison de ses fonctions, de détourner ou soustraire tout ou partie de ces archives ou de les détruire sans accord préalable de l'administration des archives est puni d'une peine de trois ans d'emprisonnement et de 45 000 € d'amende.'

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Code du patrimoine Livre II, Art. L 214-3

Je remplis un bordereau d'élimination

le bordereau se présente en un classeur Excel en deux volets

La page de garde

Le tableau descriptif

Je fais valider mon bordereau

Les équipes des Archives départementales s'assurent que tout est conforme

Le bordereau validé ensemble est proposé à la signature

Je fais signer mon bordereau

Il est nécessaire d'obtenir et la signature du chef de service et de la direction des Archives départementales

Une fois signé par la DAD, le service n'est plus juridiquement responsable de la destruction des données ou des documents papier

Le circuit de signatures passe soit par I-Parapheur, soit par un envoi à archives@yvelines.fr

Je détruis les documents, les données

Les archives papier doivent faire l'objet d'un déchiquetage, d'un broyage ou d'une incinération : un certificat de destruction doit être transmis à la DAD

Les archives électroniques doivent être purgées des systèmes : le log de suppression doit être transmis à la DAD

Se référer à la politique interne, son marché en cours ou à réaliser le cas échéant

Faire ses éliminations, c'est libérer de l'espace en sécurisant son administration

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Archives départementales des Yvelines

Crédits musique : https://www.auboutdufil.com