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COMUNICACIÓN EFECTIVA EN EL TRABAJO
Comenzar
¿Para qué la comunicación en las organizaciones?
Módulo 4
Introducción
Todo lo revisado hasta el momento es aplicable al ámbito de tus relaciones interpersonales dentro de la organización. Tener una comunicación eficaz con nuestros compañeros de trabajo es fundamental para lograr los objetivos planteados por la organización y por cada equipo de colaboradores.
Introducción
Para finalizar nuestro curso de comunicación efectiva, te hablaremos de los tipos de comunicación que se dan dentro una organización, a efectos de que conozcas la estructura de trabajo con la que vas a encontrarte en cada empleo.
Objetivo del módulo
Al finalizar este módulo serás capaz de explicar cuáles son las competencias a desarrollar para una adecuada comunicación organizacional, a través del análisis de las redes de información para lograr una mejor interacción en el ambiente laboral.
Da clic en la imagen para más info
Conceptos básicos
Flujos de comunicación
Comunicación Formal
Comunicación organizacional
Comunicación Informal
Competencias clave
Rumor
Medios
Canales
Contenido del módulo 4
4.1
4.2.3
¿Qué entendemos por comunicación organizacional?
Redes informales. Comentarios y rumores.
4.3
4.2
Competencias clave para la comunicación organizacional.
Redes de comunicación dentro de las organizaciones.
4.2.1
Redes formales.
4.2.2
Funciones de la comunicación formal.
4.1
¿Qué entendemos por comunicación organizacional?
4.1 ¿Qué entendemos por comunicación organizacional?
La comunicación organizacional puede ser entendida desde tres enfoques distintos (Andrade, 2005):
Proceso social
Disciplina
Da clic en el icono para más info
4.1 ¿Qué entendemos por comunicación organizacional?
Da clic en el icono para más info
En este enfoque, podemos distinguir dos categorías que dependen del público al que se dirige la comunicación:
Disciplina
Comunicación externa
Se refiere a los mensajes emitidos por la organización dirigidos a sus diferentes públicos externos y que tiene la finalidad de mejorar sus relaciones con ellos, proyectar una imagen favorable o promover sus productos o servicios. En términos generales se refiere a las relaciones públicas y la publicidad.
Comunicación interna
Es el conjunto de actividades que lleva a cabo la organización con el objetivo de crear y mantener buenas relaciones entre sus miembros en todos los niveles jerárquicos, utilizando para ello diversos medios de comunicación que los mantengan informados, integrados y motivados para contribuir con su trabajo al logro de los objetivos de la organización.
4.1 ¿Qué entendemos por comunicación organizacional?
Estos tres enfoques están presentes cuando queremos hablar de comunicación organizacional, pues las interacciones entre sujetos, la información derivada de las investigaciones y su aplicación, se amalgaman para dar una perspectiva completa de la comunicación organizacional.
¡Actividad DE REFORZAMIENTO 11!
Instrucciones:
Selecciona el ejemplo, que vaya acorde con la función de la comunicación formal.
Da clic para iniciar
¡Actividad de reforzamiento 11!
¡Actividad de reforzamiento 11!
¡Actividad de reforzamiento 11!
¡Bien hecho!
Continúa con el curso
4.2
Redes de comunicación dentro de las organizaciones, ¿Formal o informal?
4.2 Redes de comunicación dentro de las organizaciones, ¿Formal o informal?
El análisis de la comunicación organizacional engloba las prácticas internas y externas de los flujos comunicativos de la organización; en donde se pone énfasis en la necesidad de alcanzar un equilibrio entre los canales formales e informales que se utilicen.
Da clic en la imagen para conocer + info
4.2.1 Redes formales y sus funciones. Respetando jerarquías.
Cuando un mensaje viaje siguiendo los caminos oficiales dictados por la estructura jerárquica de la empresa o apegado a las funciones de cada empleado, entonces hablamos de redes formales de comunicación. Los mensajes formales son difundidos a través de:
Circulares
Oficios
Juntas
4.2.1 Redes formales y sus funciones. Respetando jerarquías.
A continuación te presentamos el siguiente caso:
Ejemplo:
correo
El jefe de departamento de recursos humanos de una empresa desea transmitir a sus colaboradores que al día siguiente se suspenderán labores debido a fallas en el sistema eléctrico del edificio. El jefe de departamento decide redactar una circular y distribuirla a través del correo electrónico de la empresa para que todos estén informados de este suceso.
Circular
4.2.1 Redes formales y sus funciones. Respetando jerarquías.
En las redes formales, los mensajes pueden circular de manera descendente, ascendente u horizontal.
Comunicación Descendente:
Para conocer la información, da clic sobre +
Mensajes Descendentes:
4.2.1 Redes formales y sus funciones. Respetando jerarquías.
ComunicaciónAscendente:
Para conocer la información, da clic sobre +
Beneficios:
4.2.1 Redes formales y sus funciones. Respetando jerarquías.
Elaborar encuestas
Reuniones informales
Para fomentar la comunicación ascendente se pueden aplicar en la empresa ciertas prácticas, tales como:
Correos electrónicos
Da clic en cada una de las palabras para conocer más
Pasar los umbrales de la oficina
Política de puertas abiertas
Reuniones periódicas
4.2.1 Redes formales y sus funciones. Respetando jerarquías.
Para conocer la información, da clic sobre +
Comunicación horizontal:
Objetivo:
4.2.1 Redes formales y sus funciones. Respetando jerarquías.
La comunicación horizontal tiene la característica de pertenecer al plano formal e informal es decir:
- Se genera tanto por relaciones laborales, como de simpatía y amistad.
- Debemos cuidar que la información se transmita de manera eficiente y exacta, pues de este modo podremos aprovechar todos sus beneficios.
4.2.2 Funciones de la comunicación formal.
En términos generales podemos decir que la comunicación que se da por redes formales tiene cuatro funciones principales:
Da clic en cada icono para conocer + info
Expresión de sentimientos
Fomenta la motivación
Toma de decisiones
Controla la conducta
4.2.3 Comentarios y rumores
Las redes informales son aquellas en las que se transmite información entre los colaboradores de la empresa, independientemente de su puesto de trabajo y su nivel de jerarquía. En este caso no se siguen los canales formales de comunicación y la información, puede ser o no de carácter laboral, no está legitimada por las autoridades correspondientes (Martínez y Nosnik, 1988).
4.2.3 Comentarios y rumores
Las redes informales de comunicación por lo general buscan el intercambio de información con fines de socialización, es decir, que se busca establecer contacto tanto fuera como dentro del equipo de trabajo o con otros departamentos.En las comunicaciones informales se da un fenómeno al que debemos estar atentos: los rumores.
Ejemplos:
- Cambiar de jefe.
- La entrada de nuevos compañeros de trabajo.
4.2.3 Comentarios y rumores
A continuación te presentamos el siguiente caso:
Da clic en la imagen conocer el ejemplo
4.2.3 Comentarios y rumores
Aunque es difícil evitar los rumores, aquí tenemos algunas sugerencias para reducirlos al mínimo:
- Que los colaboradores conozcan las fechas en que se tomarán decisiones importantes para la empresa, así se reduce incertidumbre.
- Que las decisiones que se tomen sean transparentes, es decir, que haya conocimiento de porqué se toman, a fin de no generar especulaciones.
- Hacer visibles las ventajas y desventajas de las decisiones actuales y futuras, así no tomarán a nadie por sorpresa cuando ocurran.
- Es mejor tener claro cuál sería el peor escenario posible para una situación.
4.2.3 Comentarios y rumores
La comunicación informal puede ser beneficiosa para la empresa si se sabe manejar, pues permite que las instrucciones se expresen en un lenguaje más accesible, informa sobre mensajes importantes, aun cuando sea de manera extraoficial, y es más rápida y flexible.
¡Actividad DE REFORZAMIENTO 12!
Instrucciones:
Elige la red de comunicación correcta, que se relacione de acuerdo con la situación que se menciona en el párrafo.
Da clic para iniciar
¡Actividad de reforzamiento 12!
¡Actividad de reforzamiento 12!
¡Actividad de reforzamiento 12!
¡Actividad de reforzamiento 12!
¡Actividad de reforzamiento 12!
¡Actividad de reforzamiento 12!
¡Bien hecho!
Continúa con el curso
4.3
Competencias clave para la comunicación organizacional. Practicando mis habilidades.
4.3 Competencias clave para la comunicación organizacional. Practicando mis habilidades.
Una competencia puede definirse como: En este sentido, las competencias clave son el conjunto de comportamientos que expresan las habilidades psicosociales de liderazgo, trabajo en equipo y manejo y resolución de conflictos que una persona desarrolla en el ejercicio de un papel, una tarea o una función cualquiera que sea su ámbito y actividad (Pacheco, 2005).
"La capacidad para actuar con eficacia y satisfacción en relación a sí mismo y al medio natural y social” (Pinto en Rodríguez Cuba, 2009).
4.3 Competencias clave para la comunicación organizacional. Practicando mis habilidades.
Se considera que el liderazgo, el trabajo en equipo y el manejo de conflictos son competencias clave para la comunicación organizacional porque son los factores esenciales de un proceso de comunicación asertivo, logran un clima organizacional positivo y son motor de la consecución de las metas de todos y cada uno de sus actores. Revisemos más de cerca de estas competencias.
4.3 Competencias clave para la comunicación organizacional. Practicando mis habilidades.
El liderazgo. Consiste fundamentalmente en la capacidad de influir en otros para el logro de ciertos objetivos. Los líderes eficaces saben cuándo guiar y cuando seguir, de tal forma que ellos y sus subordinados pueden intercambiar papeles en el proceso de influencia.
4.3 Competencias clave para la comunicación organizacional. Practicando mis habilidades.
Las conductas del líder que favorecen la comunicación organizacional son:
Da clic en cada icono para conocer + info
4.3 Competencias clave para la comunicación organizacional. Practicando mis habilidades.
El trabajo en equipo. Un equipo es un grupo de personas altamente comunicativas; con diferentes trasfondos, habilidades y aptitudes; con un propósito en común; y que están trabajando juntas para lograr objetivos claramente identificados.
4.3 Competencias clave para la comunicación organizacional. Practicando mis habilidades.
Cuando las personas saben trabajar en equipo, la comunicación fluye eficientemente, todo el mundo está bien informado, el jefe no se guarda datos para sí y por ende los empleados tienen confianza, expresan Io que les disgusta y los jefes les escuchan con respeto.
4.3 Competencias clave para la comunicación organizacional. Practicando mis habilidades.
Cuando se impulsa el trabajo en equipo la comunicación interna y externa se fortalecen y se impide o derriban las barreras existentes para una comunicación exitosa.
4.3 Competencias clave para la comunicación organizacional. Practicando mis habilidades.
Manejo de conflictos. Muchos de los conflictos entre las personas y dentro de la organización pueden provenir de las fuentes de comunicación, como, por ejemplo, barreras semánticas o ruidos en los canales de comunicación.
4.3 Competencias clave para la comunicación organizacional. Practicando mis habilidades.
Cuando estos problemas se presentan se retrasa la colaboración y se estimulan los malentendidos. Por ello, el manejo de conflictos se considera competencia clave, ya que ninguna organización está exenta de ellos y convertirlos en oportunidades de mejora de la comunicación, es una habilidad escasa pero fundamental para mejorar los procesos de trabajo.
¡Actividad DE REFORZAMIENTO 13!
Instrucciones:
Observa el siguiente organigrama. Posteriormente, selecciona la orientación correcta.
Da clic para iniciar
Organigrama
¡Actividad de reforzamiento 13!
¡Actividad de reforzamiento 13!
¡Actividad de reforzamiento 13!
¡Actividad de reforzamiento 13!
¡Actividad de reforzamiento 13!
¡Actividad de reforzamiento 13!
¡Actividad de reforzamiento 13!
¡Actividad de reforzamiento 13!
¡Bien hecho!
Cierre módulo 4
La comunicación organizacional, especialmente la formal, sigue un proceso bastante estructurado, sin embargo, dependiendo de la empresa de la que hablemos, nos podemos encontrar con estructuras de comunicación más flexibles, jefes más cercanos a sus trabajadores y espacios específicos para la comunicación informal.
Cierre módulo 4
En otras organizaciones, en cambio, impera la comunicación descendente, que debe ser seguida de manera estricta. Esto depende principalmente del tipo de empresa de que se trate.
Por ejemplo
Da clic en cada icono para conocer + info
Cierre módulo 4
La responsabilidad por la toma de decisiones es tan alta que pocas veces se asumen sin consultar al superior jerárquico. Por el contrario, algunas de las empresas privadas interesadas por los procesos de innovación constante en su estructura organizacional, experimentan con otro tipo de estructuras:
Las planas u horizontales Donde se disminuyen los niveles jerárquicos y se conforman equipos de trabajo en los que casi todos se encuentren al mismo nivel.
Cierre módulo 4
Se busca sobre todo la colaboración de personas que cuenten con habilidades complementarias, es decir, se constituyen equipos "multidisciplinarios", dejando de lado la estructura de jerarquía e introduciendo una lógica de trabajo en la que cada uno aporta a un proyecto específico. Sin embargo, es importante tener en cuenta el tipo de trabajo que se realiza en una organización, pues de ello dependerá el tipo de comunicación que utilice.
Consulta el resumen del módulo 4. Da clic en el ícono.
¡Lo lograste!
Es momento de realizar tu evaluación del módulo 4.Da clic en salir de la actividad.
Comunicación organizacional
Es una herramienta de trabajo que permite el movimiento de la información en las organizaciones para relacionar las necesidades e intereses de ésta, con los de su personal y con la sociedad.
La integridad del líder, es decir, la honestidad y responsabilidad que muestre con sus actos.
La comunicación ascendente es fundamental en las empresas por las siguientes razones (savage, 2005):
•Invita a los colaboradores a participar en el proceso de toma de decisiones.•Proporciona retroalimentación a los altos mandos.•Fundamenta la toma de decisiones.•Anima a las personas a aportar ideas valiosas para el desarrollo de su organización, por ejemplo, para resolver algún problema o para mejorar un proyecto.•Permite informar al superior jerárquico de los avances de proyectos y el cumplimiento de objetivos.•Informa sobre los problemas o conflictos operativos que puedan existir en la empresa.•Mantiene al tanto a los superiores de las opiniones que tienen los empleados sobre el trabajo de sus compañeros y de la organización en general.
Comunicación informal
Es la que surge espontáneamente entre los miembros de una empresa movidos por la necesidad de comunicarse, sin seguir los cauces oficiales, lo cual permite agilizar muchos trámites, y en ocasiones, permite obtener información adicional.
Flujos de comunicación
Se encuentran compuestos por el conjunto de los canales de comunicación y representa en sí la estructura de la organización desde el punto de vista de las interrelaciones de comunicación; lo cual puede ayudar a elevar la eficiencia del proceso de las comunicaciones; es decir, que se logre transmitir efectivamente un mensaje.
Comunicación Formal
Es la propia organización la que establece las vías de comunicación siguiendo los niveles jerárquicos y los protocolos establecidos. Se emplea para transmitir órdenes e instrucciones, o cuestiones relacionadas con el trabajo.
Contar con una cuenta de correo electrónico para sugerencias, preguntas e incluso quejas, también puede ser un buen canal de comunicación ascendente.
Competencias clave para el desarrollo de una comunicación organizacional efectiva
Escucha atentamente, interpreta las señales no verbales, maneja las expectativas, retroceso productivo, sé conciso, establece tu valor y diferenciación con confianza y conoce por qué.
Son los conocimientos generados a través de la investigación que se aplican como estrategias encaminadas a facilitar y agilizar el flujo de mensajes que se dan entre los miembros de la organización y entre ésta y los diferentes públicos de su entorno (inversionistas, clientes, proveedores, gobierno, medios de comunicación, público en general, etcétera.).
En este tipo de comunicación queda excluido el sentido de jerarquía, es decir, quienes se comunican pertenecen al mismo nivel o rango dentro de la estructura jerárquica de la organización. Pueden ser miembros de un mismo grupo de trabajo o de diferentes, pero dentro del mismo rango, o de distintos departamentos.
La confianza que sus colaboradores tengan en el líder y en ellos mismos.
Cuando existen instrucciones claras sobre el trabajo que debe realizarse, se informan las acciones para mejorarlo, tendremos la visión de que se está trabajando de forma organizada. Un ejemplo: es la retroalimentación, si nuestro jefe nos dice qué hemos hecho bien y qué debemos corregir, nos sentiremos motivados pues sabremos que estamos haciendo bien nuestro trabajo, y más aún, que podemos mejorar en él.
Es importante que las personas de niveles superiores inviten a sus colaboradores a acercarse para comentar cualquier tema que consideren de interés o importancia. Observa si esta práctica es común entre tus compañeros.
Es un medio para satisfacer necesidades sociales, es decir, que las posibilidades que tenemos de tratar con otras personas, hacer amistades y conversar con ellas dentro del trabajo es, para muchos empleados, una satisfacción personal.
Los mensajes que con mayor frecuencia se transmiten en la comunicación descendente son:
- Instrucciones laborales: En ellas se explica cómo deben realizarse tareas específicas, obteniendo en el futuro un referente del desempeño del empleado.
- Exposición de razones de los trabajadores: Se refiere a la explicación del propósito de una actividad determinada y cómo se relaciona con otras y con los objetivos de la organización.
- Procedimientos y prácticas: Son los mensajes que tienen el objetivo de informar a los trabajadores sobre las políticas, regulaciones, costumbres, beneficios, etcétera, que ofrece la organización.
- Retroalimentación: Que tiene el objetivo de informar a los trabajadores sobre su desempeño dentro de la empresa.
- Adoctrinamiento de objetivos: Mensajes que buscan motivar a los trabajadores y darles una visión de conjunto a través de la misión, visión y valores que guían a la empresa.
La comunicación organizacional es el conjunto total de mensajes que se intercambia entre los integrantes de una organización, y entre ésta y sus diferentes públicos externos, a través de diversos canales.
Medios
Sistema global que me da la posibilidad de enviar información.
Sobre todo, para quienes tienen personal a su cargo, es importante que se acerquen a sus colaboradores, que salgan de sus oficinas y conversen con las personas a su cargo para conocer su percepción sobre el trabajo, su satisfacción y sus problemas laborales.
Rumor
Es una noticia que está por acontecer o que ha acontecido pero cuya veracidad permanece sin confirmar.
Juan, el secretario particular del jefe de departamento de recursos humanos, escuchó a su jefe comentar con su superior los problemas eléctricos que presentaba el edificio, y que era mejor hacer que sus empleados trabajaran desde casa un día, antes que arriesgarse a perder equipo de cómputo muy valioso.Juan lo comentó con María, una de las colaboradoras del equipo de ventas, quien a su vez lo comentó con todo su equipo de trabajo. Así, la información sobre la posible suspensión de labores en la empresa empezó a distribuirse entre casi todos los empleados antes incluso de recibir un mensaje formal del jefe de departamento.
La dirección de un mensaje en la comunicación descendente parte de los superiores y se dirige a los subordinados. Es el caso del ejemplo anterior, en que el jefe de departamento informa a sus colaboradores que se suspenderán labores al día siguiente. Aquí el emisor del mensaje se encuentra en una jerarquía superior de acuerdo con la estructura de la organización.
La credibilidad de sus acciones.
Se facilita a través de la comunicación formal los individuos y grupos pueden evaluar alternativas para la toma de decisiones. Por ejemplo, si un encargado de área recibe reportes puntales sobre los materiales que más se consumen, los que están en existencia y los que llevan mucho tiempo en almacén, podrá tomar mejores decisiones sobre cuáles materiales comprar y en qué cantidades que si se basa únicamente en su apreciación personal, sin tener en cuenta lo que puedan comunicarle sus colaboradores.
Los flujos de comunicación
Se encuentran compuestos por el conjunto de estos canales de comunicación y representa en sí la estructura de la organización elevando la eficiencia del proceso de las comunicaciones para que se logre transmitir efectivamente un mensaje.El flujo de los mensajes entre las personas dentro de la organización viajan por distintas vías, es decir, que existen redes de comunicación por las que se transmiten los mensajes las cuales puede ser formales o informales.
Los mensajes ascendentes fluyen de subordinados hacia superiores, normalmente con el propósito de formular preguntas, proporcionar retroalimentación y hacer sugerencias.
La comunicación organizacional es un campo del conocimiento humano que estudia la forma en que se da el proceso de comunicación dentro de las organizaciones y entre estas y su medio.
Este instrumento es útil para saber la opinión de los empleados y pueden tratar sobre cualquier tema de importancia para la organización. Ejemplo: que nos gusta o disgusta de nuestro puesto de trabajo o que materiales nos hacen falta..
Los directivos de las empresas deben organizar reuniones con sus empleados donde los animen a participar.La participación no solo beneficia a los directivos sino también los colaboradores, pues así se desarrolla un ambiente de confianza y comunicación que facilita el logro de los objetivos.
En las instituciones de gobierno impera la comunicación descendente: la instrucción del presidente al secretario, de éste al subsecretario y él a sus directores generales, ellos a sus directores de área, de estos últimos a sus subdirectores, jefes de departamento, etcétera.
Canales
El recurso físico o humano por el cual definitivamente mandamos el mensaje.
De los miembros de la organización, con base en la normativa y estructuras de jerarquía de la misma. Por ejemplo, cuando los empleados tienen alguna inconformidad y se les pide que lo comuniquen a su jefe inmediato, lo que implica que no pueden, desde el principio del problema, acudir al director general de la empresa y "saltarse" a su jefe inmediato.
Comunicarse en ambientes informales es mucho más sencillo para los empleados. En una fiesta de fin de año, el personal se siente mucho más libre para hablar y generar información espontánea, que puede ser de gran interés para la empresa. Aun cuando el objetivo de las reuniones no sea el de la comunicación ascendente, se pueden aprovechar estos escenarios perfectamente para ello.
El objetivo de la comunicación horizontal es :
Contar con un canal de coordinación y de solución de problemas entre trabajadores que se encuentran en un mismo nivel de jerarquía dentro de la estructura organizacional, Construir relaciones con otras personas y descubrir intereses comunes, lo que es muy importante para la satisfacción laboral.
Comunicación efectiva en el trabajo M4
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COMUNICACIÓN EFECTIVA EN EL TRABAJO
Comenzar
¿Para qué la comunicación en las organizaciones?
Módulo 4
Introducción
Todo lo revisado hasta el momento es aplicable al ámbito de tus relaciones interpersonales dentro de la organización. Tener una comunicación eficaz con nuestros compañeros de trabajo es fundamental para lograr los objetivos planteados por la organización y por cada equipo de colaboradores.
Introducción
Para finalizar nuestro curso de comunicación efectiva, te hablaremos de los tipos de comunicación que se dan dentro una organización, a efectos de que conozcas la estructura de trabajo con la que vas a encontrarte en cada empleo.
Objetivo del módulo
Al finalizar este módulo serás capaz de explicar cuáles son las competencias a desarrollar para una adecuada comunicación organizacional, a través del análisis de las redes de información para lograr una mejor interacción en el ambiente laboral.
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Conceptos básicos
Flujos de comunicación
Comunicación Formal
Comunicación organizacional
Comunicación Informal
Competencias clave
Rumor
Medios
Canales
Contenido del módulo 4
4.1
4.2.3
¿Qué entendemos por comunicación organizacional?
Redes informales. Comentarios y rumores.
4.3
4.2
Competencias clave para la comunicación organizacional.
Redes de comunicación dentro de las organizaciones.
4.2.1
Redes formales.
4.2.2
Funciones de la comunicación formal.
4.1
¿Qué entendemos por comunicación organizacional?
4.1 ¿Qué entendemos por comunicación organizacional?
La comunicación organizacional puede ser entendida desde tres enfoques distintos (Andrade, 2005):
Proceso social
Disciplina
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4.1 ¿Qué entendemos por comunicación organizacional?
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En este enfoque, podemos distinguir dos categorías que dependen del público al que se dirige la comunicación:
Disciplina
Comunicación externa
Se refiere a los mensajes emitidos por la organización dirigidos a sus diferentes públicos externos y que tiene la finalidad de mejorar sus relaciones con ellos, proyectar una imagen favorable o promover sus productos o servicios. En términos generales se refiere a las relaciones públicas y la publicidad.
Comunicación interna
Es el conjunto de actividades que lleva a cabo la organización con el objetivo de crear y mantener buenas relaciones entre sus miembros en todos los niveles jerárquicos, utilizando para ello diversos medios de comunicación que los mantengan informados, integrados y motivados para contribuir con su trabajo al logro de los objetivos de la organización.
4.1 ¿Qué entendemos por comunicación organizacional?
Estos tres enfoques están presentes cuando queremos hablar de comunicación organizacional, pues las interacciones entre sujetos, la información derivada de las investigaciones y su aplicación, se amalgaman para dar una perspectiva completa de la comunicación organizacional.
¡Actividad DE REFORZAMIENTO 11!
Instrucciones:
Selecciona el ejemplo, que vaya acorde con la función de la comunicación formal.
Da clic para iniciar
¡Actividad de reforzamiento 11!
¡Actividad de reforzamiento 11!
¡Actividad de reforzamiento 11!
¡Bien hecho!
Continúa con el curso
4.2
Redes de comunicación dentro de las organizaciones, ¿Formal o informal?
4.2 Redes de comunicación dentro de las organizaciones, ¿Formal o informal?
El análisis de la comunicación organizacional engloba las prácticas internas y externas de los flujos comunicativos de la organización; en donde se pone énfasis en la necesidad de alcanzar un equilibrio entre los canales formales e informales que se utilicen.
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4.2.1 Redes formales y sus funciones. Respetando jerarquías.
Cuando un mensaje viaje siguiendo los caminos oficiales dictados por la estructura jerárquica de la empresa o apegado a las funciones de cada empleado, entonces hablamos de redes formales de comunicación. Los mensajes formales son difundidos a través de:
Circulares
Oficios
Juntas
4.2.1 Redes formales y sus funciones. Respetando jerarquías.
A continuación te presentamos el siguiente caso:
Ejemplo:
correo
El jefe de departamento de recursos humanos de una empresa desea transmitir a sus colaboradores que al día siguiente se suspenderán labores debido a fallas en el sistema eléctrico del edificio. El jefe de departamento decide redactar una circular y distribuirla a través del correo electrónico de la empresa para que todos estén informados de este suceso.
Circular
4.2.1 Redes formales y sus funciones. Respetando jerarquías.
En las redes formales, los mensajes pueden circular de manera descendente, ascendente u horizontal.
Comunicación Descendente:
Para conocer la información, da clic sobre +
Mensajes Descendentes:
4.2.1 Redes formales y sus funciones. Respetando jerarquías.
ComunicaciónAscendente:
Para conocer la información, da clic sobre +
Beneficios:
4.2.1 Redes formales y sus funciones. Respetando jerarquías.
Elaborar encuestas
Reuniones informales
Para fomentar la comunicación ascendente se pueden aplicar en la empresa ciertas prácticas, tales como:
Correos electrónicos
Da clic en cada una de las palabras para conocer más
Pasar los umbrales de la oficina
Política de puertas abiertas
Reuniones periódicas
4.2.1 Redes formales y sus funciones. Respetando jerarquías.
Para conocer la información, da clic sobre +
Comunicación horizontal:
Objetivo:
4.2.1 Redes formales y sus funciones. Respetando jerarquías.
La comunicación horizontal tiene la característica de pertenecer al plano formal e informal es decir:
4.2.2 Funciones de la comunicación formal.
En términos generales podemos decir que la comunicación que se da por redes formales tiene cuatro funciones principales:
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Expresión de sentimientos
Fomenta la motivación
Toma de decisiones
Controla la conducta
4.2.3 Comentarios y rumores
Las redes informales son aquellas en las que se transmite información entre los colaboradores de la empresa, independientemente de su puesto de trabajo y su nivel de jerarquía. En este caso no se siguen los canales formales de comunicación y la información, puede ser o no de carácter laboral, no está legitimada por las autoridades correspondientes (Martínez y Nosnik, 1988).
4.2.3 Comentarios y rumores
Las redes informales de comunicación por lo general buscan el intercambio de información con fines de socialización, es decir, que se busca establecer contacto tanto fuera como dentro del equipo de trabajo o con otros departamentos.En las comunicaciones informales se da un fenómeno al que debemos estar atentos: los rumores.
Ejemplos:
4.2.3 Comentarios y rumores
A continuación te presentamos el siguiente caso:
Da clic en la imagen conocer el ejemplo
4.2.3 Comentarios y rumores
Aunque es difícil evitar los rumores, aquí tenemos algunas sugerencias para reducirlos al mínimo:
4.2.3 Comentarios y rumores
La comunicación informal puede ser beneficiosa para la empresa si se sabe manejar, pues permite que las instrucciones se expresen en un lenguaje más accesible, informa sobre mensajes importantes, aun cuando sea de manera extraoficial, y es más rápida y flexible.
¡Actividad DE REFORZAMIENTO 12!
Instrucciones:
Elige la red de comunicación correcta, que se relacione de acuerdo con la situación que se menciona en el párrafo.
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¡Actividad de reforzamiento 12!
¡Actividad de reforzamiento 12!
¡Actividad de reforzamiento 12!
¡Actividad de reforzamiento 12!
¡Actividad de reforzamiento 12!
¡Actividad de reforzamiento 12!
¡Bien hecho!
Continúa con el curso
4.3
Competencias clave para la comunicación organizacional. Practicando mis habilidades.
4.3 Competencias clave para la comunicación organizacional. Practicando mis habilidades.
Una competencia puede definirse como: En este sentido, las competencias clave son el conjunto de comportamientos que expresan las habilidades psicosociales de liderazgo, trabajo en equipo y manejo y resolución de conflictos que una persona desarrolla en el ejercicio de un papel, una tarea o una función cualquiera que sea su ámbito y actividad (Pacheco, 2005).
"La capacidad para actuar con eficacia y satisfacción en relación a sí mismo y al medio natural y social” (Pinto en Rodríguez Cuba, 2009).
4.3 Competencias clave para la comunicación organizacional. Practicando mis habilidades.
Se considera que el liderazgo, el trabajo en equipo y el manejo de conflictos son competencias clave para la comunicación organizacional porque son los factores esenciales de un proceso de comunicación asertivo, logran un clima organizacional positivo y son motor de la consecución de las metas de todos y cada uno de sus actores. Revisemos más de cerca de estas competencias.
4.3 Competencias clave para la comunicación organizacional. Practicando mis habilidades.
El liderazgo. Consiste fundamentalmente en la capacidad de influir en otros para el logro de ciertos objetivos. Los líderes eficaces saben cuándo guiar y cuando seguir, de tal forma que ellos y sus subordinados pueden intercambiar papeles en el proceso de influencia.
4.3 Competencias clave para la comunicación organizacional. Practicando mis habilidades.
Las conductas del líder que favorecen la comunicación organizacional son:
Da clic en cada icono para conocer + info
4.3 Competencias clave para la comunicación organizacional. Practicando mis habilidades.
El trabajo en equipo. Un equipo es un grupo de personas altamente comunicativas; con diferentes trasfondos, habilidades y aptitudes; con un propósito en común; y que están trabajando juntas para lograr objetivos claramente identificados.
4.3 Competencias clave para la comunicación organizacional. Practicando mis habilidades.
Cuando las personas saben trabajar en equipo, la comunicación fluye eficientemente, todo el mundo está bien informado, el jefe no se guarda datos para sí y por ende los empleados tienen confianza, expresan Io que les disgusta y los jefes les escuchan con respeto.
4.3 Competencias clave para la comunicación organizacional. Practicando mis habilidades.
Cuando se impulsa el trabajo en equipo la comunicación interna y externa se fortalecen y se impide o derriban las barreras existentes para una comunicación exitosa.
4.3 Competencias clave para la comunicación organizacional. Practicando mis habilidades.
Manejo de conflictos. Muchos de los conflictos entre las personas y dentro de la organización pueden provenir de las fuentes de comunicación, como, por ejemplo, barreras semánticas o ruidos en los canales de comunicación.
4.3 Competencias clave para la comunicación organizacional. Practicando mis habilidades.
Cuando estos problemas se presentan se retrasa la colaboración y se estimulan los malentendidos. Por ello, el manejo de conflictos se considera competencia clave, ya que ninguna organización está exenta de ellos y convertirlos en oportunidades de mejora de la comunicación, es una habilidad escasa pero fundamental para mejorar los procesos de trabajo.
¡Actividad DE REFORZAMIENTO 13!
Instrucciones:
Observa el siguiente organigrama. Posteriormente, selecciona la orientación correcta.
Da clic para iniciar
Organigrama
¡Actividad de reforzamiento 13!
¡Actividad de reforzamiento 13!
¡Actividad de reforzamiento 13!
¡Actividad de reforzamiento 13!
¡Actividad de reforzamiento 13!
¡Actividad de reforzamiento 13!
¡Actividad de reforzamiento 13!
¡Actividad de reforzamiento 13!
¡Bien hecho!
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La comunicación organizacional, especialmente la formal, sigue un proceso bastante estructurado, sin embargo, dependiendo de la empresa de la que hablemos, nos podemos encontrar con estructuras de comunicación más flexibles, jefes más cercanos a sus trabajadores y espacios específicos para la comunicación informal.
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En otras organizaciones, en cambio, impera la comunicación descendente, que debe ser seguida de manera estricta. Esto depende principalmente del tipo de empresa de que se trate.
Por ejemplo
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La responsabilidad por la toma de decisiones es tan alta que pocas veces se asumen sin consultar al superior jerárquico. Por el contrario, algunas de las empresas privadas interesadas por los procesos de innovación constante en su estructura organizacional, experimentan con otro tipo de estructuras:
Las planas u horizontales Donde se disminuyen los niveles jerárquicos y se conforman equipos de trabajo en los que casi todos se encuentren al mismo nivel.
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Se busca sobre todo la colaboración de personas que cuenten con habilidades complementarias, es decir, se constituyen equipos "multidisciplinarios", dejando de lado la estructura de jerarquía e introduciendo una lógica de trabajo en la que cada uno aporta a un proyecto específico. Sin embargo, es importante tener en cuenta el tipo de trabajo que se realiza en una organización, pues de ello dependerá el tipo de comunicación que utilice.
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Comunicación organizacional
Es una herramienta de trabajo que permite el movimiento de la información en las organizaciones para relacionar las necesidades e intereses de ésta, con los de su personal y con la sociedad.
La integridad del líder, es decir, la honestidad y responsabilidad que muestre con sus actos.
La comunicación ascendente es fundamental en las empresas por las siguientes razones (savage, 2005):
•Invita a los colaboradores a participar en el proceso de toma de decisiones.•Proporciona retroalimentación a los altos mandos.•Fundamenta la toma de decisiones.•Anima a las personas a aportar ideas valiosas para el desarrollo de su organización, por ejemplo, para resolver algún problema o para mejorar un proyecto.•Permite informar al superior jerárquico de los avances de proyectos y el cumplimiento de objetivos.•Informa sobre los problemas o conflictos operativos que puedan existir en la empresa.•Mantiene al tanto a los superiores de las opiniones que tienen los empleados sobre el trabajo de sus compañeros y de la organización en general.
Comunicación informal
Es la que surge espontáneamente entre los miembros de una empresa movidos por la necesidad de comunicarse, sin seguir los cauces oficiales, lo cual permite agilizar muchos trámites, y en ocasiones, permite obtener información adicional.
Flujos de comunicación
Se encuentran compuestos por el conjunto de los canales de comunicación y representa en sí la estructura de la organización desde el punto de vista de las interrelaciones de comunicación; lo cual puede ayudar a elevar la eficiencia del proceso de las comunicaciones; es decir, que se logre transmitir efectivamente un mensaje.
Comunicación Formal
Es la propia organización la que establece las vías de comunicación siguiendo los niveles jerárquicos y los protocolos establecidos. Se emplea para transmitir órdenes e instrucciones, o cuestiones relacionadas con el trabajo.
Contar con una cuenta de correo electrónico para sugerencias, preguntas e incluso quejas, también puede ser un buen canal de comunicación ascendente.
Competencias clave para el desarrollo de una comunicación organizacional efectiva
Escucha atentamente, interpreta las señales no verbales, maneja las expectativas, retroceso productivo, sé conciso, establece tu valor y diferenciación con confianza y conoce por qué.
Son los conocimientos generados a través de la investigación que se aplican como estrategias encaminadas a facilitar y agilizar el flujo de mensajes que se dan entre los miembros de la organización y entre ésta y los diferentes públicos de su entorno (inversionistas, clientes, proveedores, gobierno, medios de comunicación, público en general, etcétera.).
En este tipo de comunicación queda excluido el sentido de jerarquía, es decir, quienes se comunican pertenecen al mismo nivel o rango dentro de la estructura jerárquica de la organización. Pueden ser miembros de un mismo grupo de trabajo o de diferentes, pero dentro del mismo rango, o de distintos departamentos.
La confianza que sus colaboradores tengan en el líder y en ellos mismos.
Cuando existen instrucciones claras sobre el trabajo que debe realizarse, se informan las acciones para mejorarlo, tendremos la visión de que se está trabajando de forma organizada. Un ejemplo: es la retroalimentación, si nuestro jefe nos dice qué hemos hecho bien y qué debemos corregir, nos sentiremos motivados pues sabremos que estamos haciendo bien nuestro trabajo, y más aún, que podemos mejorar en él.
Es importante que las personas de niveles superiores inviten a sus colaboradores a acercarse para comentar cualquier tema que consideren de interés o importancia. Observa si esta práctica es común entre tus compañeros.
Es un medio para satisfacer necesidades sociales, es decir, que las posibilidades que tenemos de tratar con otras personas, hacer amistades y conversar con ellas dentro del trabajo es, para muchos empleados, una satisfacción personal.
Los mensajes que con mayor frecuencia se transmiten en la comunicación descendente son:
La comunicación organizacional es el conjunto total de mensajes que se intercambia entre los integrantes de una organización, y entre ésta y sus diferentes públicos externos, a través de diversos canales.
Medios
Sistema global que me da la posibilidad de enviar información.
Sobre todo, para quienes tienen personal a su cargo, es importante que se acerquen a sus colaboradores, que salgan de sus oficinas y conversen con las personas a su cargo para conocer su percepción sobre el trabajo, su satisfacción y sus problemas laborales.
Rumor
Es una noticia que está por acontecer o que ha acontecido pero cuya veracidad permanece sin confirmar.
Juan, el secretario particular del jefe de departamento de recursos humanos, escuchó a su jefe comentar con su superior los problemas eléctricos que presentaba el edificio, y que era mejor hacer que sus empleados trabajaran desde casa un día, antes que arriesgarse a perder equipo de cómputo muy valioso.Juan lo comentó con María, una de las colaboradoras del equipo de ventas, quien a su vez lo comentó con todo su equipo de trabajo. Así, la información sobre la posible suspensión de labores en la empresa empezó a distribuirse entre casi todos los empleados antes incluso de recibir un mensaje formal del jefe de departamento.
La dirección de un mensaje en la comunicación descendente parte de los superiores y se dirige a los subordinados. Es el caso del ejemplo anterior, en que el jefe de departamento informa a sus colaboradores que se suspenderán labores al día siguiente. Aquí el emisor del mensaje se encuentra en una jerarquía superior de acuerdo con la estructura de la organización.
La credibilidad de sus acciones.
Se facilita a través de la comunicación formal los individuos y grupos pueden evaluar alternativas para la toma de decisiones. Por ejemplo, si un encargado de área recibe reportes puntales sobre los materiales que más se consumen, los que están en existencia y los que llevan mucho tiempo en almacén, podrá tomar mejores decisiones sobre cuáles materiales comprar y en qué cantidades que si se basa únicamente en su apreciación personal, sin tener en cuenta lo que puedan comunicarle sus colaboradores.
Los flujos de comunicación
Se encuentran compuestos por el conjunto de estos canales de comunicación y representa en sí la estructura de la organización elevando la eficiencia del proceso de las comunicaciones para que se logre transmitir efectivamente un mensaje.El flujo de los mensajes entre las personas dentro de la organización viajan por distintas vías, es decir, que existen redes de comunicación por las que se transmiten los mensajes las cuales puede ser formales o informales.
Los mensajes ascendentes fluyen de subordinados hacia superiores, normalmente con el propósito de formular preguntas, proporcionar retroalimentación y hacer sugerencias.
La comunicación organizacional es un campo del conocimiento humano que estudia la forma en que se da el proceso de comunicación dentro de las organizaciones y entre estas y su medio.
Este instrumento es útil para saber la opinión de los empleados y pueden tratar sobre cualquier tema de importancia para la organización. Ejemplo: que nos gusta o disgusta de nuestro puesto de trabajo o que materiales nos hacen falta..
Los directivos de las empresas deben organizar reuniones con sus empleados donde los animen a participar.La participación no solo beneficia a los directivos sino también los colaboradores, pues así se desarrolla un ambiente de confianza y comunicación que facilita el logro de los objetivos.
En las instituciones de gobierno impera la comunicación descendente: la instrucción del presidente al secretario, de éste al subsecretario y él a sus directores generales, ellos a sus directores de área, de estos últimos a sus subdirectores, jefes de departamento, etcétera.
Canales
El recurso físico o humano por el cual definitivamente mandamos el mensaje.
De los miembros de la organización, con base en la normativa y estructuras de jerarquía de la misma. Por ejemplo, cuando los empleados tienen alguna inconformidad y se les pide que lo comuniquen a su jefe inmediato, lo que implica que no pueden, desde el principio del problema, acudir al director general de la empresa y "saltarse" a su jefe inmediato.
Comunicarse en ambientes informales es mucho más sencillo para los empleados. En una fiesta de fin de año, el personal se siente mucho más libre para hablar y generar información espontánea, que puede ser de gran interés para la empresa. Aun cuando el objetivo de las reuniones no sea el de la comunicación ascendente, se pueden aprovechar estos escenarios perfectamente para ello.
El objetivo de la comunicación horizontal es :
Contar con un canal de coordinación y de solución de problemas entre trabajadores que se encuentran en un mismo nivel de jerarquía dentro de la estructura organizacional, Construir relaciones con otras personas y descubrir intereses comunes, lo que es muy importante para la satisfacción laboral.