V2024 - cycle de vie d'un projet AC131
stmoulinier
Created on February 8, 2024
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Transcript
Focus sur le cycle de vie du projet Comprendre les étapes clés d’une convention
Mobilités de l’enseignement supérieur financées par des fonds de politique intérieure AC 131
Focus sur le cycle de vie du projet :comprendre les étapes clés d’une convention
PP 2024
Postulat : ce que vous savez des moments clés d'une convention
La durée contractuelle d'une convention est de 26 mois
En théorie, cela signifie que chaque convention peut couvrir 2 années académiques
Titulaire de la charte ECHE, vous pouvez candidater à l'appel à projets tous les ans
Pourquoi candidater tous les ans ?
Notre conseil : 1 convention = 1 année académique
Regardons de plus près comment cela fonctionne
Candidatures
20 février 2024
. . . . . . . .
En amont de votre convention : l'appel à candidatures (périodicité annuelle en février)
La convention prend effet le 1er juin de l'année en cours
Candidatures
1er juin 2024
Début des activités de mobilité
. . . . . . . .
A mi-parcours de votre convention, vous devrez soumettre votre rapport d'avancement
Candidatures
Début des activités de mobilité
. . . . . . . .
Rapport d'avancement
30 juin 2025
1er juin 2024
Les activités de mobilité devront être terminées au 31 juillet 2026
Candidatures
Début des activités de mobilité
. . . . . . . .
Fin des activités de mobilité
31 juillet 2026
1er juin 2024
Rapport d'avancement
30 juin 2025
Dans un délai de 30 jours suivant la fin des activités, vous devrez soumettre votre rapport final
Candidatures
Début des activités de mobilité
. . . . . . . .
Rapport final
31 août 2026
Fin des activités de mobilité
31 juillet 2026
1er juin 2024
Rapport d'avancement
30 juin 2025
A la même période (juin 2024), vous connaîtrez le montant qui vous sera alloué pour la convention suivante
Candidatures
Début des activités de mobilité
. . . . . . . .
Rapport final
31 août 2026
Fin des activités de mobilité
31 juillet 2026
Rapport d'avancement
30 juin 2025
Résultat appel à candidatures 2025
1er juin 2025
Début des activités de mobilité
Convention 2024
Convention 2025
Votre nouvelle convention débutera alors au 1er juin 2025
1er juin 2024
Candidatures
Début des activités de mobilité
. . . . . . . .
Rapport final
31 août 2026
Fin des activités de mobilité
31 juillet 2026
Rapport d'avancement
30 juin 2025
Résultat appel à candidatures 2025
Ceci vous permet d'effectuer votre rapport d'avancement en connaissant :
Année académique 2024-2025
Mobilités réellement effectuées et/ou programmées
Convention 2024
Convention 2025
Début des activités de mobilité
1er juin 2025
Année académique 2025-2026
Mobilités à venir mais pas encore programmées
ce que vous avez utilisé sur l'année académique qui vient de s'écouler
ce que vous avez obtenu pour financer vos mobilités sur l'année académique suivante
1er juin 2024
Ainsi, au moment du rapport d'avancement, vous êtes en mesure de faire le point sur vos mobilités (réellement effectuées et programmées) mais aussi sur votre budget.
Votre nouveau budget sera égal à votre consommation réelle et donc votre taux de performance financière sera de 100 %Cela permet de caler chaque convention sur l'année académique en cours et d'éviter ainsi les effets accordéons d'une gestion multi-conventionsLes fonds restitués pourront ainsi être redistribués aux autres structures qui ont besoin de fonds complémentaires
Il vous reste des fonds et vous n'avez plus de mobilités programmées sur l'année académique en cours
Cas de figure n°1
Vous devez alors rendre ces fonds au moment du rapport d'avancement
Votre demande sera étudiée au regard des sommes restituées par les autres structuresVotre performance sera calculée sur le nouveau budget qui vous sera alloué
Vous n'avez plus assez de fonds et il vous reste encore des mobilités programmées sur l'année académique en cours
Cas de figure n°2
Vous pouvez demander des fonds complémentaires
Votre budget est ou sera entièrement consommé dans le courant de l'été et de nouvelles mobilités auront lieu dès septembre
Cas de figure n°3
Vous pouvez maintenir le budget actuel
Le budget étant bouclé vous pouvez ainsi programmer vos nouvelles mobilités sur la nouvelle convention
Quel est le meilleur moment pour rendre des fonds ?Rapport d'avancement ou Rapport final ?
Rapport d'avancementLes montants restitués à l'Agence nationale sont ensuite partagés entre les différentes structures qui ont demandé des fonds complémentairesCela permet d'avoir une performance financière optimale et au plus proche des 100 %
Rapport finalLes montants restitués à l'Agence nationale ne peuvent pas être partagés et sont restitués à la Commission européenneCela impactera votre performance financière, mais aussi celle de l'Agence nationale et conditionnera les futures dotations
Faites le point avant le rapport d'avancement, sans oublier de finaliser la saisie de vos mobilités sur Beneficiary Module, en tenant compte des financements accordés sur votre nouvelle convention
En conclusion
Candidatez tous les ans sur la base de l’estimation de vos besoins en mobilités pour l’année académique suivante
(intégrez éventuellement les périodes de stages et les départs en mobilité d’études intervenant parfois dès l’été dans les pays nordiques par exemple)