Gestion des archives des établissements scolaires
Découvrir
Sommaire
Cliquer sur la rubrique à consulter
1. Les Archives Départementales des Yvelines (AD 78)
2. Les archives ?
3. Conserver vos archives
4. Verser vos archives
5. Eliminer vos archives
6. Documents de référence et contacts
Infos Pratiques
AD 78
Eliminer
Les archives ?
Conserver
Verser
Les Archives Départementales des Yvelines
Quelques explications...
Les Archives Départementales des Yvelines conservent la mémoire du Département à partir notamment de la production des administrations.
Auparavant localisées à Versailles, dans une des ailes des Grandes Ecuries, Les Archives Départementales des Yvelines sont l'héritières de celles de l'Ancienne Seine-et-Oise.
Elles sont, depuis 2004, implantées à Montigny le Bretonneux dans des locaux adaptés à la conservation : aucune lumière dans les magasins de conservation, température et hygrométrie contrôlées, accès protégé...
Ce sont près de 35Km linéaires d'archives qui sont ainsi préservées dans ce bâtiment.
N'hésitez pas à consulter notre site internet !
Infos Pratiques
AD 78
Eliminer
Les archives ?
Conserver
Verser
Les Archives Départementales des Yvelines
Rôle des AD : Assurer les "6C" archivistiques
Contrôler
Conseiller
Collecter
grâce au contrôle scientifique et technique (CST)
pour mieux accompagner des services producteurs
les archives référentielles à préserver pour la postérité
Classer
Communiquer
Conserver
Reconditionner les archives et réaliser des instruments de recherche
dans les conditions optimales
auprès des publics et des services producteurs (administrations et services publics produisant des archives)
Infos Pratiques
AD 78
Eliminer
Les archives ?
Conserver
Verser
Les archives ?
Définition : Code du Patrimoine, Livre II, Article L211-1
« Les archives sont l'ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité. »
Tout est donc archives !
... mais tout ne doit pas être archivé définitivement.
A retenir :
- Les archives sont multiformes : elles ne sont pas seulement papier et sont d'ailleurs de plus en plus numériques.
- Les producteurs des archives publiques sont les agents publics (ou agissant dans le cadre d’une mission de service public) : la production documentaire issue de l’activité professionnelle de ces personnes ne leur appartient pas.
- Les archives ne sont pas seulement des documents centenaires : les archives ont un cycle de vie définit par leur usage et la législation : il s'agit ici de la circulaire de 2005 pour le tri et conservation des archives de l'Education Nationale.
- Enfin, les archives sont imprescriptibles et inaliénables : elles sont protégées par la loi.
Infos Pratiques
AD 78
Eliminer
Les archives ?
Conserver
Verser
Les archives ?
Le cycle de vie des archives
Création du document
Fin d'utilité courante
Fin d'utilité administrative
Archives définitives
Archives intermédiaires
Archives courantes
Documents à valeur de preuve légale, ce pourquoi il faut les conserver jusqu'à la fin de leur DUA.
Documents de travail quotidien.
Avant tout à valeur historique
Durée d'utilité administrative(DUA)
Décision du sort final :
- Elimination (E)
- Tri (T)
- Conservation (C)
Infos Pratiques
AD 78
Eliminer
Les archives ?
Conserver
Verser
Conserver vos archives
Quelque soit l'âge des archives au cours de leur cycle de vie, ces documents ont une importance primordiale. Il convient donc de les conserver dans les meilleures conditions possibles. Pour les établissements les plus importants (collèges, lycées, cités scolaires, universités), il est nécessaire qu'une salle de conservation soit dédiée aux archives, lorsque l'établissement a été pensé pour, ou qu'il doit être rénové.
En ce qui concerne les écoles élémentaires, dont les moyens et locaux sont souvent plus réduits, il est néanmoins possible d'adopter quelques règles simples pour assurer une meilleure conservation des archives. Ces points de vigilance et recommandations valent pour tous les établissements.
Infos Pratiques
AD 78
Eliminer
Les archives ?
Conserver
Verser
Verser vos archives
Le versement des archives s'effectue à la fin de la durée d'utilité administrative des documents (lorsqu'il n'y a pas d'urgence, comme une fermeture d'établissement, auquel cas les archives peuvent être collectées plus tôt).Cette durée, comme nous l'avons vu, est définie par une circulaire de 2005 portant sur les archives de l'Education Nationale.
Pourquoi verser ?
Une nécessité légale
Effectuer des recherches
Conserver
Certains documents sont nécessaires pour justifier des droits et peuvent être utilisés comme preuve, d’où leur protection par la loi.
Permettre les recherches dans le domaine des sciences sociales : par exemple, les recherches historiques.
Assurer des conditions optimales pour une conservation indéfinie.
Infos Pratiques
AD 78
Eliminer
Les archives ?
Conserver
Verser
Verser vos archives
Quoi verser ?
Les archives référentielles à verser sont légalement définies par les textes réglementaires (circulaire de 2005). Toutefois, le bâtiment des Archives Départementales arrive à saturation. Il n'est donc pas possible de prendre à la lettre la circulaire et de verser tous ces documents pour plus de 1000 établissements scolaires présents sur le territoire des Yvelines. Nous avons établi une liste de documents à collecter en priorité. Les documents indiqués comme étant à conserver par la législation mais que nous ne pouvons pas prendre pour l'instant sont à conserver dans votre établissement.
Archives référentielles Ecoles élémentaires
Archives référentielles Collèges et lycées
Infos Pratiques
AD 78
Eliminer
Les archives ?
Conserver
Verser
Verser vos archives
Comment verser ?
Réaliser un état des lieux Faire un récolement de vos archives afin de prendre connaissance des typologies documentaires conservées, de leur contenu, de leurs dates extrêmes et de leur volume.
Mettre en boîtes ou organiserMettre en boîtes bureautiques ces archives et numéroter ces boîtes / leur donner un intitulé (papier) ou organiser les archives à verser dans un répertoire à part (électroniques)
Définir les archives à collecterCela, à partir du récolement puis des archives référentielles demandées par les Archives Départementales.
Prendre RDV Une fois le bordereau validé, prendre rendez-vous avec les Archives Départementales. Le transport des archives est à votre charge.
Envoyer ce bordereau L'envoyer (par mail) aux Archives Départementales des Yvelines pour validation.
Remplir le bordereau de versement Ce document permet d'établir légalement le transfert de la responsabilité de conservation des archives, ainsi que de connaître le contenu des boîtes.
Infos Pratiques
AD 78
Eliminer
Les archives ?
Conserver
Verser
Verser vos archives
Focus sur le bordereau de versement
Le bordereau de versement permet le transfert de responsabilité de la conservation des archives. Il atteste que vous avez bien versé vos documents aux Archives Départementales des Yvelines, qui sont alors garantes de leur conservation. Le bordereau se divise en 3 parties distinctes : - Présentation de votre établissement (afin d'assurer l'historique de conservation). - Description du contenu des archives à verser. - Volet amiante, afin de prendre les précautions nécessaires lors du traitement de vos documents.
Le bordereau de versement est téléchargeable ici :
Besoin d'un petit coup de pouce pour remplir le bordereau ?
En ce qui concerne la collecte des archives électroniques, il s'agit de la même démarche (volet amiante en moins).
Infos Pratiques
AD 78
Eliminer
Les archives ?
Conserver
Verser
Eliminer vos archives
Quoi éliminer ?
Les archives qu'il est possible d'éliminer sont mentionnées dans la circulaire de 2005. Elles deviennent éliminables au terme de leur DUA (voir partie "Les archives ?").Il est nécessaire d'obtenir un visa d'élimination signé par la conservatrice des Archives Départementales avant toute destruction d'archives de votre établissement.
A savoir ! Le visa d'élimination permet de vous protéger : il atteste que les destructions réalisées ont été validées par les autorités compétentes.
Si vous disposez d'une typologie documentaire spécifique qui n'apparaît pas dans la circulaire mais qui ne vous semble pas essentielle à conserver, n'hésitez pas à demander aux Archives Départementales leur avis en amont afin que le bordereau d'élimination ne vous soit pas refusé.
Infos Pratiques
AD 78
Eliminer
Les archives ?
Conserver
Verser
Eliminer vos archives
Comment éliminer ?
Réaliser un état des lieux Faire un récolement de vos archives afin de prendre connaissance des typologies documentaires conservées, de leur contenu, de leurs dates extrêmes et de leur volume.
Rassembler en un endroit précis les archives à éliminerQue ce soit physiquement pour les archives papier ou électroniquement pour les archives numériques, les rassembler aidera par la suite.
Définir les archives à éliminerCela, à partir du récolement puis des archives indiquées dans la circulaire de 2005, une fois leur DUA échue.
Envoyer ce bordereau Après envoie du bordereau (par mail ou par la poste), nous l'étudions et, s'il convient, nous vous envoyons un visa d'élimination qui vous autorise à détruire les archives.
Faire éliminer les archives par un prestataire agrééL'élimination d'archives doit être réalisée par un prestataire agréé qui vous délivrera un certificat d'élimination.
Compléter le bordereau d'éliminationCe document permet de nous faire connaître ce que vous souhaitez éliminer pour que nous puissions (ou non), le valider.
Infos Pratiques
AD 78
Eliminer
Les archives ?
Conserver
Verser
Eliminer vos archives
Focus sur le bordereau d'élimination
Le bordereau d'élimination permet de nous faire connaître le contenu des archives que vous souhaitez éliminer pour que, après vérification, nous puissions vous délivrer un visa d'élimination qui vous autorise légalement à détruire ces documents.Le bordereau se divise en 2 parties distinctes : - La présentation de votre établissement. - Le récolement des archives que vous souhaitez éliminer avec les mentions légales de justification de destruction.
Le bordereau de versement est téléchargeable ici :
Besoin d'un petit coup de pouce pour remplir le bordereau ?
En ce qui concerne l'élimination des archives électroniques, il s'agit de la même démarche.
Infos Pratiques
AD 78
Eliminer
Les archives ?
Conserver
Verser
Les liens utiles
Consulter la circulaire traitant des archives de l'Education Nationale
Télécharger le bordereau d'élimination
Poser des questions
Télécharger le Bordereau de versement
Télécharger
Télécharger
+ info
Télécharger
Bon courage pour l'archivage !
Bordereau de versementPrésenter votre établissement Page 1
Bordereau de versementFaire un récolement de vos archives Page 2
Récolement : liste des documents / typologies documentaires qui se trouvent dans vos boîtes.
Page 3
Puis, pour le volet amiante, il suffit de suivre les questions et de répondre avec les données dont vous disposez.
Bordereau d'éliminationPrésenter votre établissement Page 1
Bordereau d'éliminationFaire un récolement de vos archives et mentionner les textes réglementaires Page 2
Le CST
La directrice des Archives Départementales des Yvelines dispose du CST, par délégation du préfet.
Cela suppose de :
- Assurer le suivi légal et réglementaire pour la bonne conservation des archives courantes et intermédiaires.
- Valider les demandes d'élimination d'archives.
- S'assurer de la qualité des données de description et de mise à disposition des archives.
- Autoriser les communications d'archives par dérogation
Archives référentielles écoles élémentaires (à collecter)
- Registres matricules des élèves (de plus de 50 ans).
- Procès-verbaux des conseils d'école (de plus de 10 ans).
- Procès-verbaux des conseils des maîtres (de plus de 10 ans).
- Photos de classe (si datées et si les noms des élèves et des professeurs y sont renseignés).
Prestation d'élimination
Nota Bene
L’entreprise Solarz, au 8 rue de Verdun, 93350 Le Bourget offre une prise en charge gratuite des archives éliminables (délivrance d’un certificat d’élimination). En revanche, il faut acheminer les archives jusque là. Si votre budget ne vous permet pas de prendre en charge les éliminations, vous pouvez vous rapprocher de votre mairie pour cela.
Résumé du contenu
La clé du succès : Soyez synthétiques ! Il suffit d'indiquer les principaux types de documents et non pas de détailler précisément leur contenu. Vous pouvez vous inspirer de cet l'exemple. Astuce : Penser à bien rassembler les typologies documentaires identiques dans les mêmes boîtes pour faciliter la réalisation du bordereau de versement... et le travail des archivistes ensuite !
Résumé du contenu
La clé du succès : Soyez synthétiques ! Il suffit d'indiquer les principaux types de documents et non pas de détailler précisément leur contenu. Vous pouvez vous inspirer de cet l'exemple. Astuce : Penser à bien rassembler les typologies documentaires identiques dans la description pour faciliter la réalisation du bordereau. Il est possible d'écrire 2 lignes distinctes pour une même typologie documentaire, si celle-ci est en format papier et numérique.
Facteurs de dégradation et solutions
Archives référentielles à collecter pour les établissements scolaires du second degrés (collèges et lycées)
5 typologies documentaires sont à collecter en priorité : - Conseils d’administration : Ordre du jour, procès-verbaux (de plus de 5 ans). - Rapports ou bilans d’activités de l’établissement (de plus de 5 ans). - Listes des élèves des établissements (de plus de 50 ans). - Rapports financiers des établissements / Comptes Administratifs (de plus de 10 ans). - Photos de classe (si datées et si les noms des personnes sont renseignés) Les autres typologies sont mentionnées ici et nous vous invitons à les organiser et mettre de côté afin que nous puissions les collecter lorsque nous le pourrons.
Archives EN
COMMUNICATION
Created on February 7, 2024
Start designing with a free template
Discover more than 1500 professional designs like these:
View
Practical Microsite
View
Essential Microsite
View
Akihabara Microsite
View
Essential CV
View
Akihabara Resume
View
3D Corporate Reporting
View
Corporate CV
Explore all templates
Transcript
Gestion des archives des établissements scolaires
Découvrir
Sommaire
Cliquer sur la rubrique à consulter
1. Les Archives Départementales des Yvelines (AD 78)
2. Les archives ?
3. Conserver vos archives
4. Verser vos archives
5. Eliminer vos archives
6. Documents de référence et contacts
Infos Pratiques
AD 78
Eliminer
Les archives ?
Conserver
Verser
Les Archives Départementales des Yvelines
Quelques explications...
Les Archives Départementales des Yvelines conservent la mémoire du Département à partir notamment de la production des administrations.
Auparavant localisées à Versailles, dans une des ailes des Grandes Ecuries, Les Archives Départementales des Yvelines sont l'héritières de celles de l'Ancienne Seine-et-Oise.
Elles sont, depuis 2004, implantées à Montigny le Bretonneux dans des locaux adaptés à la conservation : aucune lumière dans les magasins de conservation, température et hygrométrie contrôlées, accès protégé...
Ce sont près de 35Km linéaires d'archives qui sont ainsi préservées dans ce bâtiment.
N'hésitez pas à consulter notre site internet !
Infos Pratiques
AD 78
Eliminer
Les archives ?
Conserver
Verser
Les Archives Départementales des Yvelines
Rôle des AD : Assurer les "6C" archivistiques
Contrôler
Conseiller
Collecter
grâce au contrôle scientifique et technique (CST)
pour mieux accompagner des services producteurs
les archives référentielles à préserver pour la postérité
Classer
Communiquer
Conserver
Reconditionner les archives et réaliser des instruments de recherche
dans les conditions optimales
auprès des publics et des services producteurs (administrations et services publics produisant des archives)
Infos Pratiques
AD 78
Eliminer
Les archives ?
Conserver
Verser
Les archives ?
Définition : Code du Patrimoine, Livre II, Article L211-1
« Les archives sont l'ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité. »
Tout est donc archives !
... mais tout ne doit pas être archivé définitivement.
A retenir :
Infos Pratiques
AD 78
Eliminer
Les archives ?
Conserver
Verser
Les archives ?
Le cycle de vie des archives
Création du document
Fin d'utilité courante
Fin d'utilité administrative
Archives définitives
Archives intermédiaires
Archives courantes
Documents à valeur de preuve légale, ce pourquoi il faut les conserver jusqu'à la fin de leur DUA.
Documents de travail quotidien.
Avant tout à valeur historique
Durée d'utilité administrative(DUA)
Décision du sort final :
Infos Pratiques
AD 78
Eliminer
Les archives ?
Conserver
Verser
Conserver vos archives
Quelque soit l'âge des archives au cours de leur cycle de vie, ces documents ont une importance primordiale. Il convient donc de les conserver dans les meilleures conditions possibles. Pour les établissements les plus importants (collèges, lycées, cités scolaires, universités), il est nécessaire qu'une salle de conservation soit dédiée aux archives, lorsque l'établissement a été pensé pour, ou qu'il doit être rénové.
En ce qui concerne les écoles élémentaires, dont les moyens et locaux sont souvent plus réduits, il est néanmoins possible d'adopter quelques règles simples pour assurer une meilleure conservation des archives. Ces points de vigilance et recommandations valent pour tous les établissements.
Infos Pratiques
AD 78
Eliminer
Les archives ?
Conserver
Verser
Verser vos archives
Le versement des archives s'effectue à la fin de la durée d'utilité administrative des documents (lorsqu'il n'y a pas d'urgence, comme une fermeture d'établissement, auquel cas les archives peuvent être collectées plus tôt).Cette durée, comme nous l'avons vu, est définie par une circulaire de 2005 portant sur les archives de l'Education Nationale.
Pourquoi verser ?
Une nécessité légale
Effectuer des recherches
Conserver
Certains documents sont nécessaires pour justifier des droits et peuvent être utilisés comme preuve, d’où leur protection par la loi.
Permettre les recherches dans le domaine des sciences sociales : par exemple, les recherches historiques.
Assurer des conditions optimales pour une conservation indéfinie.
Infos Pratiques
AD 78
Eliminer
Les archives ?
Conserver
Verser
Verser vos archives
Quoi verser ?
Les archives référentielles à verser sont légalement définies par les textes réglementaires (circulaire de 2005). Toutefois, le bâtiment des Archives Départementales arrive à saturation. Il n'est donc pas possible de prendre à la lettre la circulaire et de verser tous ces documents pour plus de 1000 établissements scolaires présents sur le territoire des Yvelines. Nous avons établi une liste de documents à collecter en priorité. Les documents indiqués comme étant à conserver par la législation mais que nous ne pouvons pas prendre pour l'instant sont à conserver dans votre établissement.
Archives référentielles Ecoles élémentaires
Archives référentielles Collèges et lycées
Infos Pratiques
AD 78
Eliminer
Les archives ?
Conserver
Verser
Verser vos archives
Comment verser ?
Réaliser un état des lieux Faire un récolement de vos archives afin de prendre connaissance des typologies documentaires conservées, de leur contenu, de leurs dates extrêmes et de leur volume.
Mettre en boîtes ou organiserMettre en boîtes bureautiques ces archives et numéroter ces boîtes / leur donner un intitulé (papier) ou organiser les archives à verser dans un répertoire à part (électroniques)
Définir les archives à collecterCela, à partir du récolement puis des archives référentielles demandées par les Archives Départementales.
Prendre RDV Une fois le bordereau validé, prendre rendez-vous avec les Archives Départementales. Le transport des archives est à votre charge.
Envoyer ce bordereau L'envoyer (par mail) aux Archives Départementales des Yvelines pour validation.
Remplir le bordereau de versement Ce document permet d'établir légalement le transfert de la responsabilité de conservation des archives, ainsi que de connaître le contenu des boîtes.
Infos Pratiques
AD 78
Eliminer
Les archives ?
Conserver
Verser
Verser vos archives
Focus sur le bordereau de versement
Le bordereau de versement permet le transfert de responsabilité de la conservation des archives. Il atteste que vous avez bien versé vos documents aux Archives Départementales des Yvelines, qui sont alors garantes de leur conservation. Le bordereau se divise en 3 parties distinctes : - Présentation de votre établissement (afin d'assurer l'historique de conservation). - Description du contenu des archives à verser. - Volet amiante, afin de prendre les précautions nécessaires lors du traitement de vos documents.
Le bordereau de versement est téléchargeable ici :
Besoin d'un petit coup de pouce pour remplir le bordereau ?
En ce qui concerne la collecte des archives électroniques, il s'agit de la même démarche (volet amiante en moins).
Infos Pratiques
AD 78
Eliminer
Les archives ?
Conserver
Verser
Eliminer vos archives
Quoi éliminer ?
Les archives qu'il est possible d'éliminer sont mentionnées dans la circulaire de 2005. Elles deviennent éliminables au terme de leur DUA (voir partie "Les archives ?").Il est nécessaire d'obtenir un visa d'élimination signé par la conservatrice des Archives Départementales avant toute destruction d'archives de votre établissement.
A savoir ! Le visa d'élimination permet de vous protéger : il atteste que les destructions réalisées ont été validées par les autorités compétentes.
Si vous disposez d'une typologie documentaire spécifique qui n'apparaît pas dans la circulaire mais qui ne vous semble pas essentielle à conserver, n'hésitez pas à demander aux Archives Départementales leur avis en amont afin que le bordereau d'élimination ne vous soit pas refusé.
Infos Pratiques
AD 78
Eliminer
Les archives ?
Conserver
Verser
Eliminer vos archives
Comment éliminer ?
Réaliser un état des lieux Faire un récolement de vos archives afin de prendre connaissance des typologies documentaires conservées, de leur contenu, de leurs dates extrêmes et de leur volume.
Rassembler en un endroit précis les archives à éliminerQue ce soit physiquement pour les archives papier ou électroniquement pour les archives numériques, les rassembler aidera par la suite.
Définir les archives à éliminerCela, à partir du récolement puis des archives indiquées dans la circulaire de 2005, une fois leur DUA échue.
Envoyer ce bordereau Après envoie du bordereau (par mail ou par la poste), nous l'étudions et, s'il convient, nous vous envoyons un visa d'élimination qui vous autorise à détruire les archives.
Faire éliminer les archives par un prestataire agrééL'élimination d'archives doit être réalisée par un prestataire agréé qui vous délivrera un certificat d'élimination.
Compléter le bordereau d'éliminationCe document permet de nous faire connaître ce que vous souhaitez éliminer pour que nous puissions (ou non), le valider.
Infos Pratiques
AD 78
Eliminer
Les archives ?
Conserver
Verser
Eliminer vos archives
Focus sur le bordereau d'élimination
Le bordereau d'élimination permet de nous faire connaître le contenu des archives que vous souhaitez éliminer pour que, après vérification, nous puissions vous délivrer un visa d'élimination qui vous autorise légalement à détruire ces documents.Le bordereau se divise en 2 parties distinctes : - La présentation de votre établissement. - Le récolement des archives que vous souhaitez éliminer avec les mentions légales de justification de destruction.
Le bordereau de versement est téléchargeable ici :
Besoin d'un petit coup de pouce pour remplir le bordereau ?
En ce qui concerne l'élimination des archives électroniques, il s'agit de la même démarche.
Infos Pratiques
AD 78
Eliminer
Les archives ?
Conserver
Verser
Les liens utiles
Consulter la circulaire traitant des archives de l'Education Nationale
Télécharger le bordereau d'élimination
Poser des questions
Télécharger le Bordereau de versement
Télécharger
Télécharger
+ info
Télécharger
Bon courage pour l'archivage !
Bordereau de versementPrésenter votre établissement Page 1
Bordereau de versementFaire un récolement de vos archives Page 2
Récolement : liste des documents / typologies documentaires qui se trouvent dans vos boîtes.
Page 3
Puis, pour le volet amiante, il suffit de suivre les questions et de répondre avec les données dont vous disposez.
Bordereau d'éliminationPrésenter votre établissement Page 1
Bordereau d'éliminationFaire un récolement de vos archives et mentionner les textes réglementaires Page 2
Le CST
La directrice des Archives Départementales des Yvelines dispose du CST, par délégation du préfet.
Cela suppose de :
Archives référentielles écoles élémentaires (à collecter)
Prestation d'élimination
Nota Bene
L’entreprise Solarz, au 8 rue de Verdun, 93350 Le Bourget offre une prise en charge gratuite des archives éliminables (délivrance d’un certificat d’élimination). En revanche, il faut acheminer les archives jusque là. Si votre budget ne vous permet pas de prendre en charge les éliminations, vous pouvez vous rapprocher de votre mairie pour cela.
Résumé du contenu
La clé du succès : Soyez synthétiques ! Il suffit d'indiquer les principaux types de documents et non pas de détailler précisément leur contenu. Vous pouvez vous inspirer de cet l'exemple. Astuce : Penser à bien rassembler les typologies documentaires identiques dans les mêmes boîtes pour faciliter la réalisation du bordereau de versement... et le travail des archivistes ensuite !
Résumé du contenu
La clé du succès : Soyez synthétiques ! Il suffit d'indiquer les principaux types de documents et non pas de détailler précisément leur contenu. Vous pouvez vous inspirer de cet l'exemple. Astuce : Penser à bien rassembler les typologies documentaires identiques dans la description pour faciliter la réalisation du bordereau. Il est possible d'écrire 2 lignes distinctes pour une même typologie documentaire, si celle-ci est en format papier et numérique.
Facteurs de dégradation et solutions
Archives référentielles à collecter pour les établissements scolaires du second degrés (collèges et lycées)
5 typologies documentaires sont à collecter en priorité : - Conseils d’administration : Ordre du jour, procès-verbaux (de plus de 5 ans). - Rapports ou bilans d’activités de l’établissement (de plus de 5 ans). - Listes des élèves des établissements (de plus de 50 ans). - Rapports financiers des établissements / Comptes Administratifs (de plus de 10 ans). - Photos de classe (si datées et si les noms des personnes sont renseignés) Les autres typologies sont mentionnées ici et nous vous invitons à les organiser et mettre de côté afin que nous puissions les collecter lorsque nous le pourrons.