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je gère mes dossiers

COMMUNICATION

Created on February 6, 2024

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ArchY-facile !

Je gère mon information numérique avec la direction des Archives départementales des Yvelines

Je gere mes dossiers

Je suis une administration, un organisme public,

Mes documents d'activité ou de travail, les données de mes systèmes d'information, mes fichiers sont des archives publiques

Mes documents ont une durée de vie

Je dois les organiser puis les trier...

... selon les modalités suivantes

‘Les archives sont l'ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité.’

We love digital archives

Code du patrimoine, Livre II, art. L 211-1

Le cycle de vie de l'information

Mes documents et données ont une "durée de vie", un cycle de vie

Gérer le cycle de vie, c'est être en capacité de répondre aux différents besoins et valeurs de l'information :

L'utilisation quotidienne et les échanges interservices

La réalisation des missions de pilotage décisionnel

La gestion des traitements de données personnelles

L'archivage intermédiaire et définitif

Le cycle de vie de l'information

Mes documents et données ont une "durée de vie" : la durée d'utilité administrative

Cela peut être : la date de naissance, la date de signature d'un document la date de la dernière pièce dans un dossier etc.

Elle est calculée en années, à partir d'un élément "déclencheur"

La durée est calculée pour répondre aux droits des administrés et de l'administration

elle se retrouve dans les différents codes qui régissent le fonctionnement des métiers ou est conclue avec l'administration des Archives

Un dossier, qu'est ce que c'est ?

Un dossier, c'est une "unité administrative"

L'ensemble des documents relatifs à une même affaire = une unité matérielle

Le dossier doit être organisé suivant un classement interne :

Les documents sont regroupés en sous-dossiers

Le classement interne est généralement chronologique (de la date la plus récente à la plus ancienne)

Le dossier et ses sous-dossiers reçoivent une identification

ll est préférable de ranger au fur et à mesure !

Le plan de classement

Il structure l'organisation de mes dossiers, qu'ils soient papier ou électroniques

Pensé par grandes fonctions métier : le premier niveau est composé des missions, les niveaux inférieurs sont consacrés aux activités. Ex : 01/Pilotage 01.1/Secrétariat 01.2/relations exterieures, etc.

Le plan de classement hiérarchise de manière thématique et fonctionnelle les dossiers

Je limite mes niveaux de plan de classement à 7 sous-niveaux

Tableau de gestion

Il suit le plan de classement et permet d'identifier l'ensemble des dossiers, des documents de travail

Pour chaque dossier ou type de document, il précise la durée d'utilité administrative (DUA), en année et élément déclencheur

La durée est calculée pour répondre aux obligations juridiques de chaque métier

A l'issue de la DUA, le tableau indique le sort des dossiers : à verser aux Archives ou à éliminer

Je trie mes dossiers papier

Je vérifie les délais d'utilité administrative de mes dossiers et documents J'utilise mon tableau de gestion, une circulaire interministérielle Je sépare ce qui doit partir à la destruction de ce qui doit encore être conservé

Les dossiers pouvant être éliminés à terme sont classés par année de destruction : Par exemple, j'organise annuellement le rangement des boites d'un même type de document par année civile sur une étagère. Une fois la durée utile échue, je peux éliminer toutes mes boites d'une même année

Je trie mes fichiers électroniques

Mes fichiers électroniques suivent les mêmes règles : Je me reporte à mon tableau de gestion pour connaitre la durée d'utilité et le sort de mes dossiers Je ne génère pas de doublons ou prends la peine de les supprimer

Je peux supprimer sans le visa des Archives : Les documents relevant de la vie privée des agents publics (courriers personnels, photos, films) La documentation métier obsolète (les textes législatifs, les rapports provenant d'administrations tierces, etc.)

Attention : les serveurs de fichiers professionnels ne doivent en aucun cas être utilisés pour y stocker ses documents privés. Je supprime mes photos de vacances et autres fêtes de famille !

Règles d'or !

Bien gérer ses dossiers commence par bien les classer

Une affaire = un dossier

Un document ne doit jamais être isolé

Un dossier doit toujours être identifié

L'identification est complète et précise

L'ordre interne doit être maintenu

Le dossier a une durée de vie : il est clos lorsque l'affaire est traitée

Une fois clos, il convient d'envisager l'archivage

Je suis perdu ? Je contacte les Archives départementales

Bien gérer ses dossiers, c'est capitaliser son information et être en mesure de la trier

We love data

ArchY-facile !

Archives départementales des Yvelines