je gère mes dossiers

ArchY-facile !

Je gère mon information numérique avec la direction des Archives départementales des Yvelines

Je gere mes dossiers

... selon les modalités suivantes

Mes documents d'activité ou de travail, les données de mes systèmes d'information, mes fichiers sont des archives publiques

Je dois les organiser puis les trier...

Mes documents ont une durée de vie

Je suis une administration, un organisme public,

We love digital archives

‘Les archives sont l'ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité.’

Code du patrimoine, Livre II, art. L 211-1

L'archivage intermédiaire et définitif

Gérer le cycle de vie, c'est être en capacité de répondre aux différents besoins et valeurs de l'information :

La réalisation des missions de pilotage décisionnel

L'utilisation quotidienne et les échanges interservices

La gestion des traitements de données personnelles

Mes documents et données ont une "durée de vie", un cycle de vie

Le cycle de vie de l'information

Elle est calculée en années, à partir d'un élément "déclencheur"

La durée est calculée pour répondre aux droits des administrés et de l'administration

Cela peut être : la date de naissance, la date de signature d'un document la date de la dernière pièce dans un dossier etc.

elle se retrouve dans les différents codes qui régissent le fonctionnement des métiers ou est conclue avec l'administration des Archives

Mes documents et données ont une "durée de vie" : la durée d'utilité administrative

Le cycle de vie de l'information

Les documents sont regroupés en sous-dossiers

Le dossier et ses sous-dossiers reçoivent une identification

Le classement interne est généralement chronologique (de la date la plus récente à la plus ancienne)

ll est préférable de ranger au fur et à mesure !

L'ensemble des documents relatifs à une même affaire = une unité matérielle

Le dossier doit être organisé suivant un classement interne :

Un dossier, c'est une "unité administrative"

Un dossier, qu'est ce que c'est ?

Je limite mes niveaux de plan de classement à 7 sous-niveaux

Pensé par grandes fonctions métier : le premier niveau est composé des missions, les niveaux inférieurs sont consacrés aux activités. Ex : 01/Pilotage 01.1/Secrétariat 01.2/relations exterieures, etc.

Le plan de classement hiérarchise de manière thématique et fonctionnelle les dossiers

Il structure l'organisation de mes dossiers, qu'ils soient papier ou électroniques

Le plan de classement

Pour chaque dossier ou type de document, il précise la durée d'utilité administrative (DUA), en année et élément déclencheur

La durée est calculée pour répondre aux obligations juridiques de chaque métier

A l'issue de la DUA, le tableau indique le sort des dossiers : à verser aux Archives ou à éliminer

Il suit le plan de classement et permet d'identifier l'ensemble des dossiers, des documents de travail

Tableau de gestion

Les dossiers pouvant être éliminés à terme sont classés par année de destruction : Par exemple, j'organise annuellement le rangement des boites d'un même type de document par année civile sur une étagère. Une fois la durée utile échue, je peux éliminer toutes mes boites d'une même année

Je vérifie les délais d'utilité administrative de mes dossiers et documents J'utilise mon tableau de gestion, une circulaire interministérielle Je sépare ce qui doit partir à la destruction de ce qui doit encore être conservé

Je trie mes dossiers papier

Attention : les serveurs de fichiers professionnels ne doivent en aucun cas être utilisés pour y stocker ses documents privés. Je supprime mes photos de vacances et autres fêtes de famille !

Je peux supprimer sans le visa des Archives : Les documents relevant de la vie privée des agents publics (courriers personnels, photos, films) La documentation métier obsolète (les textes législatifs, les rapports provenant d'administrations tierces, etc.)

Mes fichiers électroniques suivent les mêmes règles : Je me reporte à mon tableau de gestion pour connaitre la durée d'utilité et le sort de mes dossiers Je ne génère pas de doublons ou prends la peine de les supprimer

Je trie mes fichiers électroniques

Une fois clos, il convient d'envisager l'archivage

Le dossier a une durée de vie : il est clos lorsque l'affaire est traitée

L'ordre interne doit être maintenu

L'identification est complète et précise

Je suis perdu ? Je contacte les Archives départementales

Un dossier doit toujours être identifié

Un document ne doit jamais être isolé

Une affaire = un dossier

Bien gérer ses dossiers commence par bien les classer

Règles d'or !

We love data

Bien gérer ses dossiers, c'est capitaliser son information et être en mesure de la trier