SGCD 2024

Secrétariat Général Commun Départemental 62

Rapport d'activité 2024

1. Le contexte

Index

2. Le quotidien à vos côtés

3. Les grands projets de 2024

Notre contexte

Un service à vocation interministérielle, sous l'autorité du Préfet, créé le 4 janvier 2021 dans le cadre de la réforme de l'ATE.

Gère les moyens mutualisés en matière budgétaire, d'achat public, d'affaires immobilières, de logistique, de ressources humaines, d'informatique, de téléphonie, d'hygiène-sécurité et d'action sociale.

Soutient plus de 1 200 agents (Préfecture et DDI) auxquels s'ajoutent les fonctionnaires de police pour l'action sociale.

Contrat de service

Une gouvernance bien installée:- 1 COPIL SGCD présidé par le Préfet ;- 2 bilatérales SGCD/structure par mois;- Des revues de gestion avec chacune des structures ; - Présence aux CODIR des structures qui le souhaitent; - En interne au SGCD, tous les 15 jours, des CODIR, des ateliers de coordination et des bilatérales avec chacun des services.

Notre quotidien à vos côtés

Le Service de gestion budgétaire

Dans un contexte de forte tension budgétaire, les économies initiées en 2023 se sont intensifiées en 2024: gel des achats de véhicules, diminution des dépenses informatiques, limitation du budget travaux aux urgences, etc.

14 postes 1 apprentie

Chiffres-clés 5,5 M€ de crédits engagés 6,4 M€ crédits payés 4 BOP

Une année budgétaire dense

La dotation initiale n’a pas été revalorisée et 2 % des crédits ont été repris. Un report de charges trop important sur 2025 a finalement été évité notamment grâce à 76 K€ de CP complémentaires délégués en toute fin de gestion.Comme chaque année, l’UO a pu bénéficier de crédits spécifiques : BOP 354 - Programme national numérique (PNN): 59 503 € - AAP « Sécurisation et EMIR » : 128 467 € - Fonds de soutien aux projets locaux : 8 625 € au titre du 80ème anniversaire de la Libération et 3925 € au titre de France 2030 - Attribution de produits de vente de mobilier (SP de Lens) : 2 520 € BOP348 - Dernière tranche des travaux d’isolation de la Préfecture : 770 K dont 727 K€ engagés cette année - Raccordement au réseau de chaleur urbain de la SP de Lens : 4 K€ - Étude relative à la création du Pôle de Services Publics : 110 K€ BOP 349 - « Communication-baromètre de l’action publique » : 21 894 € dont 7 734 € dédiés à l’habillage des bâtiments préfectoraux aux couleurs des jeux olympiques - Fonds verts de l’Etat » dans le cadre de la démarche « services publics écoresponsables » : 5983 € (installation de 4 abris à vélos

* dont 339 K€ d’AE pluriannuelles dans le cadre du marché SOLIMP4 (copieurs)

Autres faits marquants : Dépenses par carte achat : 1 458 transactions traitées pour 239 K€ Frais de déplacement : 232 K€ (sur le BOP 354). A noter que la publication de l’arrêté du 3 décembre 2023 relatif aux frais de déplacement a nécessité une communication adaptée en direction des agents.

Localement, 2024 a été marquée par l'appel d'offres "élections présidentielles, législatives et régionales 2024-2028 » et l'accompagnement des élections européennes. Il a fallu par ailleurs renégocier les tarifs du marché de gardiennage de l'IGH de la DDTM pour éviter une résiliation à l'amiable. Le marché travaux concernant les fenêtres du site de la préfecture a de nouveau beaucoup mobilisé les équipes. Différents contrats de maintenance ont été renouvelés : pompe de relevage, installation de détection intrusion et vidéosurveillance. Les nouveaux contrats de collecte et de valorisation des mégots de cigarettes avec la société Cy-Clope pour les sites de la Préfecture et la DDETS d’Arras et de collecte des déchets à la DDETS de Lens avec la société PAPREC ont été signés. Fin 2024, 20 contrats ont été signés avec LA POSTE regroupant les prestations de collecte, remise, affranchissement et navettes inter-sites. Les prestations ont débuté le 02 janvier 2025. Enfin, la réflexion sur le renouvellement du marché de représentation devant les juridictions administratives (Tribunal administratif et Cour Administrative d’Appel ) et civiles (juge des libertés et de la détention et Cour d’Appel) a été engagé.

Certains marchés régionaux ont été prolongés: archivage, petits travaux d’aménagements intérieurs, maintenance portes et portails. Le nouveau marché de maintenance des toitures est en cours de signature. Nous avons poursuivi en 2024 l’application des pénalités aux sociétés ISS et SAMSIC dans le cadre du marché de prestations de nettoyage. Pour des raisons de restrictions budgétaires ou de déménagement de sites, le pôle "marchés" a procédé à une diminution de certaines prestations par voie d’avenants (prestations d’espaces verts, de nettoyage, maintenance CVC, maintenance des toitures…). Au niveau National, cinq accords-cadres interministériels ont été notifiés dont le nouvel accord-cadre portant sur la fourniture de matériel électrique, de chauffage et plomberie. Enfin, 2024 a mobilisé les équipes autour du renforcement du cadre législatif en matière d'achat durable et une refonte des outils informatiques de la commande publique et budgétaires.

La stratégie immobilière

2024 fût une année riche en projets immobiliers.Outre l'accompagnement du regroupement d'Ecuires, nous avons eu l’occasion d’accueillir sur le site Churchill d'Arras, le Service Interacadémique du Contrôle des actes et du Conseil aux EPLE (SI2C). Cette arrivée a nécessité une réorganisation de la tour pour libérer les espaces. Elle renforce par ailleurs le caractère multi-occupant du site.Sur ce même site, le groupe de travail concernant le règlement inter-administrations s'est poursuivi. En 2024, des crédits ont été obtenus sur l'appel à projet 348 pour poursuivre l'étude concernant le Pôle de Services Publics sur le site Churchil avec nous l’espérons, la labellisation à la clef.

En parallèle de ces temps forts, le service a élaboré un audit départemental des implantations du périmètre géré par le SGCD, avec des propositions de regroupement permettant une plus grande efficience des bureaux et le respect de nos obligations réglementaires sans dégrader la qualité de vie des agents,ni le maillage territorial, élément essentiel de notre proximité avec le public. Nous avons aussi continué, en lien avec les services de la DDTM, à mettre à jour l’outil Référentiel Technique (RT). Cela a permis un taux de complétude moyen de 257 / 275. Pour rappel, la complétude de cet outil, a minima avec un score de 240, est obligatoire pour bénéficier de crédits interministériels nécessaires à la maintenance et à l’investissement. Grâce à cette complétude et celle des autres administrations, le Pas-de-Calais a obtenu en 2024 la somme de 970 906 € sur le BOP 723, dont 646 864 € uniquement pour des opérations d’investissement avec une priorité sur l’accessibilité aux usagers des bâtiments de l’État, conformément à l’Agenda d’Accessibilité Programmé (Ad’AP) mais aussi sur la rénovation thermique des bâtiments.

Le Service Logistique et bâtimentaire

46 bâtiments en gestion 973 interventions en régie 150 contrôles réglementaires 147 contrôles de maintenance

38 postes 3 apprentis

4 994 804 copies dont 3 502 309 copies noir et blanc et 1 492 495 copies couleurs. 79 759 € TTC de fournitures achetés auxquels s’ajoutent 17 002.75€ TTC de papier. 374 613 € TTC de dépenses en affranchissement. 32 507 € TTC d’abonnements papier et numérique. 24 372 € TTC d’achat de mobilier. 983 297 km parcourus par la flotte automobile: 112 véhicules (13 véhicules électriques, 18 véhicules hybrides et 81 véhicules thermiques).

Les bornes de recharge des véhicules électriques ont été déployées sur les sites de la Préfecture d’Arras, de la DDTM d’Arras, et sur la DDTM de Boulogne.

Quelques travaux dans les structures soutenues

Quand cela était possible, le SGCD a poursuivi les travaux en vue d'améliorer la performance énergétique des bâtiments. Ainsi, les travaux énergétiques de la nouvellepréfecture, débutés en 2020, se sontpoursuivis sur 2024 grâce à 770 000€de crédits supplémentaires. Ils ont permis d’isoler la façade du patio de l’aile A et de l’aile C. Ils devraient se terminer ausecond semestre 2025.

Le projet de raccordement au réseau de chauffage urbain s’est réalisé sur le site de la sous-préfecture de Lens. Concernant la sous-préfecture de Béhtune, les travaux seront réalisés courant 2025. Ces raccordements contribuent à réduire les consommations énergétiques de nos bâtiments.

Quelques travaux dans les structures soutenues

La sécurité incendie a elle aussi mobilisé les équipes en 2024.Les travaux concernant le SSI de lapréfecture se sont poursuivis (miseen place de porte coupe-feu, affichage,plans d’intervention et d’évacuation remisà jour, etc) ce qui a permis d’obtenir un avisfavorable de la commission de Sécurité enoctobre 2024. Des travaux de rénovation ont étéeffectués sur les colonnes humides de laTour DDTM Arras (anti-belier, prises deraccordement pompiers, RIA).

Quelques travaux dans les structures soutenues

Grâce à l'expertise technique des agents du SLB, de nombreux travaux peut être conduits en régie: - Sur le site Churchill, réaménagement des RDC, 2ème, 3ème, 4ème, 5ème et 6ème étage de la Tour, mise en peinture de couloirs, - dans les services administratifs ou les résidences de la préfecture: peinture, électricité, carrelage, déplacement de mobilier, etc. Les agents s’investissent également pour la sécurité du personnel comme lors d'opérations de salage du parking pendant les périodes de grand froid. Ils assurent la mise en place des lieux accueillant les visites officielles, les voeux et autres grands évènements. Il convient d’ajouter les nombreuses opérations effectuées pendant les astreintes de nuit et Week-end.

Le SIDSIC

• GLPI : environ 7000 tickets • Standard : 87 315 appels reçus • Continuité des activités de l’État : 42 jours d’activation du COD.

25 postes 2 apprentis

Contribution à la gestion de crises Participation à la mise en place d’un centre opérationnel pérenne au stade Bollaert (plan ORSEC) Participation à la mise en place de centres opérationnels pour 3 élections, 3 déminages, Terres en fête, le MainSquare et l’Enduropale. Participation à 2 exercices dont 1 où nous avons introduit un volet Cyber (fort apprécié) pour la première fois.

Proximité et Infrastructures Nombreuses opérations d’amélioration et de sécurisation de nos infrastructures: recâblage de la DDTM quai Gambetta à Boulogne, sécurisation des accès Internet, mises à jour du réseau de l’État (RIE V2), modernisation des visios, sécurisation de l’alimentation électrique des serveurs Déploiement d'ARES (logiciel d’alerte dans le cadre de la sûreté batimentaire) Préparation de la migration de Windows 10 vers Windows 11 Noemisation du parc informatique du CERT et des postes informatiques dédiés aux élections européennes Installation et mise à jour du dispositif d'appui à l'évaluation de la minorité Réinstallation complète de la salle de formation en préfecture Prise en charge de la gestion complète des cartes agents (rôle AEL en plus du rôle ADR)

Sécurité des Systèmes d’Information • Déploiement de la téléphonie sécurisée en cours dans 3 sous-préfectures: Lens, Calais, Béthune • Audit de sûreté bâtimentaire de la Préfecture réalisé du 12 au 14 février 2024 permettant d'apporter des recommandations pour optimiser le SI sûreté • Tableau historisé des incidents SSI 2024 (une trentaine d'incidents remarquée sur le périmètre AT ATE) • Délivrance des cartes COMEDEC (Communication Électronique des Données de l’État Civil). COMEDEC permet de simplifier les démarches des usagers, renforcer la sécurisation des échanges de données, constituer une plateforme d'échange de données d'état civil entre les mairies

• Gestion des droits des habilitations des applications police justice sur le portail PASSAGE2 • Déploiement des stations blanches et des correctifs sécurité, mises à jour des antivirus • Sensibilisation des nouveaux arrivants, campagne de sensibilisation sur différentes thématiques hameçonnage, etc... campagne sensibilisation cyber mois en octobre • Favoriser le chiffrement des données sensibles (Zed).

Numérique, Innovation et Transformation - Préparation à l’extinction de l’outil collaboratif OSMOSE au profit de RESANA - Etudes sur les produits numériques innovants (outil de SMS en nombre pour le CERT, outil de création d’organigrammes et d’annuaires dématérialisés (AGATE), outil pour la sûreté batimentaire (alarme sur PC des agents) - Veille sur les futurs outils et technologies : Intelligence Artificielle, robotisation des processus, parapheur électronique ... - Suivi du projet Réseau Radio du Futur en lien avec l’ACMOSS et le cabinet du préfet - Formation sur la facilitation graphique (complété en janvier par une formation en facilitation à la DITP) - Travail sur l’intelligence collective et participation à un atelier.

Le Service Qualité de vie au Travail

11 postes

Le service a travaillé au renforcement de la QVT dans les environnements de travail. Volontariste sur les politiques inclusives, le service s’est investi dans la promotion des différents dispositifs : valorisation de la RQTH, mobilisation du FIPHFP, organisation de 10 duos dans le cadre du DUODAY, promotion de la prestation Parent d’enfants en situation de handicap. L’égalité professionnelle et la lutte contre les violences sexistes ont aussi fait l’objet d’une attention particulière. Le service a accompagné la Préfecture dans la définition d’un plan local d’action dans ce domaine. Ce plan sera proposé aux DDI en 2025.

La sphère médico-sociale

La sphère médico-sociale

Engagé depuis 2023 dans une démarche de proximité, le Pôle médico social a organisé des permanences en DDETS et DDTM. S’agissant de la Restauration des agents de l’ATE, plus de 36 000 repas ont été financés (+2,67 %). Une cartographie des restaurants administratifs a été établie afin d’informer au mieux les agents. Ce fût l’occasion de travailler à l’établissement de conventions interministérielles et ainsi simplifier le traitement des factures. Le service a également accompagné ces restaurants dans la dématérialisation du traitement des factures et la mise en place de la loi Egalim. Au-delà du suivi de la médecine de prévention, le pôle a mené des actions de prévention en organisant une campagne de vaccination contre la grippe au bénéfice de 382 agents et, en préfecture, une journée de dépistage du diabète et des maladies cardio-vasculaires auprès de 84 agents. Enfin, traditionnellement le pôle a participé au financement des arbres de Noël de la DDETS et de la DDTM et a organisé celui des agents du secteur Police d’Arras, de la Préfecture et des sous-préfectures.

L'hygiène-sécurité

L'hygiène-sécurité

Une vaste enquête qualitative sur le télétravail a été lancée sur le périmètre ATE. Elle permettra de dégager des pistes d’amélioration pour rendre cette organisation du travail plus efficiente et combattre les éventuels RPS.

Le pôle a proposé des journées de don du sang et de plasmaphérèse. Il a aussi développé des séances de sport sur différentes disciplines (pilate, Yoga, …). L'amicale du personnel de la DDTM propose ces mêmes initiatives. Les agents de la DDETS ont pour leur part bénéficié de séances de relaxation avec lunettes 3D, action menée en collaboration avec la MGEN.

Les encadrants du Ministère de l'Intérieur se sont vus proposer une journée de sensibilisation à la qualité de vie au travail dans l'objectif de développer des synergies locales.

L'hygiène-sécurité

Des messages de sensibilisation ont été adressés dans le cadre de la semaine de la sécurité routière du 27 au 31 mai 2024. Dans le cadre de l’actualisation des consignes à la Préfecture, le pôle Hygiène-sécurité a assuré 32 séances de formation à la conduite à tenir en cas d’évacuation incendie et ainsi sensibilisé 246 agents de la Préfecture et 46 de la DDPP en 2024. Le pôle hygiène et sécurité s’est par ailleurs fortement investi dans la semaine européenne de la sécurité et la santé au travail. Au cours de celle-ci, les agents ont pu bénéficier de sensibilisations à l’utilisation des extincteurs (295 agents formés) et des défibrillateurs (23 agents formés), à la conduite de véhicules électriques et automatiques (18 agents formés), aux comportements à adopter en cas d’attaque ou d’acte malveillant (77 agents sensibilisés en DDETS et DDTM). Le service a par ailleurs proposé des ateliers autour de la gestion du stress, la prévention des troubles musculo-squelettiques (TMS), la sensibilisation aux gestes qui sauvent et des ateliers bien-être (sophrologie et auto-massage).

L'hygiène-sécurité

Le pôle a animé des groupes de travail avec les représentants du personnel, les chefs de services afin d’établir ou d'actualiser les différents DUERP.

Dans le cadre de la finalisation du plan de prévention de l’abattoir de Noeux les Mines (DDPP), le service a mobilisé des crédits en vue d’obtenir un co-financement d’une étude ergonomique d’un poste de travail présentant des risque de TMS et de chutes de hauteur. Dans l’attente de l’intervention du consultant, des harnais de sécurité ont été achetés.

En fin d’année, le pôle s’est attaché à dématérialiser les mentions des registres santé sécurité au travail (RSST) et de dangers graves et imminents (RDGI). Présenté dans premier temps en DDTM, les registres dématérialisés seront progressivement déployés au sein de l'ATE.

L'hygiène-sécurité

Un important travail de suivi des aménagements de postes a été mené. 42 agents se sont vus attribuer des équipements adaptés. A noter que les derniers aménagements consécutifs au regroupement de la DDETS ont été pris en charge.

Afin de prévenir les risques encourus par les travailleurs isolés, les agents de la DMI et du standard en horaires décalés ont été équipés de dispositifs d’alarme pour travailleurs isolés (DATI).

Une réflexion a par ailleurs été menée en DDETS pour remettre à niveau les dotations d’équipements de protection individuelle des agents du Système d’inspection du Travail. Ainsi des télémètres, des thermomètres, des protections auditives moulées ont été financés en 2024 .

Le Service des Ressources Humaines

Le Service des Ressources Humaines

La gestion des inondations a particulièrement mobilisé les équipes. Pour le MI, 90 mois de contrats renfort ont été attribués, soit 7,5 ETP répartis sur l’ensemble des arrondissements impactés et au sein de la DCL. La DDTM a consommé autant de moyens d'ajustement en provenance du MTE et du MASA. Dans tous les ministères, une reprise de crédits sur le T2 est venue impacter les dates d’affectation des agents et par conséquent le fonctionnement des services. Le report, à compter de fin octobre 2024, des recrutements sur 2025 a contraint les service à déployer d’importants moyens pour saturer le plafond d’emploi.

Le Service des Ressources Humaines

Le travail de préparation à la mise en place au 1er janvier 2025 de la Protection Sociale Complémentaire (PSC) fût conséquent : suivi de la préaffiliation en masse des agents, réponse aux très nombreuses questions, intégration de la PSC dans divers processus (prise en charge des nouveaux arrivants, mobilités et modification des contrats ou dispenses). La mise en place concerne à ce jour les ministères de la transition écologique et de la cohésion des territoires et le ministère de l’agriculture, de la souveraineté alimentaire et de la forêt . L’harmonisation au sein des ministères des campagnes de CIA a mobilisé une partie des équipes sur une même période de l’année, impactant le suivi des autres missions.

24 postes 2 apprenties

Le Service des Ressources Humaines

En termes de COMMUNICATION, on peut relever la mise en place de flyers précisant les formations, les concours par ministère, le tout permettant aux agents d’être informés au fil de l’eau. Il faut aussi noter le toilettage de l’intranet. Enfin, le service s'est investi dans la réalisation de la plaquette « organisation de votre temps de travail »

Le Service des Ressources Humaines

Le Comité Local de l’Emploi Public (CLEP) 62 regroupe des employeurs des 3 versants de la fonction publique (fonction publique d’État, hospitalière et territoriale). Il décline la stratégie régionale et travaille sur les adaptations nécessaires afin de répondre aux enjeux RH actuels. Cette instance locale a ainsi permis de formaliser de façon rythmée et pérenne, les rencontres entre employeurs publics de notre département, pour en apprécier les besoins, puis envisager les actions communes à déployerau service de notre bassin d’emploi. Cette instance initiée par le COPIL du 4 juillet 2023 a permis au cours de cette première année de fonctionnement de mener des réflexions partagées afin de promouvoir les métiers et assurer l’attractivité professionnelle des administrations. Sa première réalisation a été la co-construction d’une fiche réflexe intitulée « fiche de poste : objectif lisibilité » . En 2024, le CLEP s'est :1 COPIL, 1 C3RH, 4 GT, la participation à 2 forums et 1 fiche réflexe.

Le Service des Ressources Humaines

PLAN 10 000 jeunes - mise en place d’une plaquette « maître d’apprentissage » - 25 apprentis : 15 cursus différents allant du CAP, BAC PRO, Titre pro, BTS, BUT, BACHELOR au Master répartis dans 16 services de l'ATE. - Services civiques : 43 contrats dont 6 supplémentaires obtenus par la région HDF, répartis dans 11 services. - Stagiaires : 105 stagiaires répartis dans les 5 structures de l'ATE dont 33 stagiaires de seconde accueillis grâce à la publication d'offres de stage sur la plateforme 1 jeune 1 solution et 17 stagiaires de 3ème.

Les grands projets de 2024

Ecuires

2024 a vu se finaliser le déménagement des services de la DDTM installés à Écuires au sein des locaux du centre des finances publics. En collaboration avec la DDTM, le SGCD a défini les contours de ce projet, en a chiffré le coût, a préparé les dossiers administratifs et a supervisé les travaux nécessaires à l'installation en juin.

Capitainerie de Calais

2024 a aussi été marquée par la mise en service de la Capitainerie de Calais après signature de la convention entre l'Etat et la Région. S'en sont suivis l'installation des moyens SIC et le déménagement. Cela cloture un projet initié il y a plusieurs années.

Jeux Olympiques et Paralympiques

Aux côtés d'autres services de l'Etat, le SGCD s'est impliqué en amont et durant les JOP: * Pose de panneaux de communication sur les façades des sites préfectoraux * Volet Cyber avec des enjeux internes mais également zonaux et interministériels * Dispositif de stations antivirus déployé sur près de 20 sites * Renfort du système de sauvegardes * Mise en place d’un COD exceptionnel avec au préalable programmation de plusieurs centaines de radios Police * Astreintes renforcées durant 6 semaines

La prise en charge des nouveaux arrivants

En 2024 , le SGCD a peaufiné la prise en charge des nouveaux arrivants grâce à: - l'organisation du traditionnel forum d'accueil en septembre - la rédaction d'un livret d'accueil dématérialisé pour l'ensemble des services de l'ATE

Les réorganisations de service et les mouvements de personnel

En 2024 , le SGCD a profondément réorganisé deux de ses services, le SIDSIC et le SRH, et a créé une direction du numérique afin de répondre aux besoins émis par les structures soutenues. Faute de convergence, la gestion RH est désormais centrée sur les ministères de tutelle. L'organisation du SIDSIC vise quant à elle à renforcer la gestion de crise, le suivi des projets transverses et l'innovation numérique. Il est à noter que 2024 a par ailleurs été marquée par un fort turn-over des équipes du SGCD, notamment des cadres.

Le dialogue social

En 2024, le SGCD a poursuivi son implication dans le dialogue social en prenant en charge: - 20 instances (CSA et FS) et 4 CLAS - les bilans sociaux pour toutes les structures

Les rencontres de l'ATE le 28 mai

Les temps d’échanges ont porté sur quatre thématiques : • la relation à l’usager (au titre des enjeux sur l’accueil mais aussi sur la protection de nos agents, dans les guichets ou lors des missions de contrôle sur le terrain) ; • le renforcement de l'échelon territorial (pivot du réarmement territorial souhaité par le Président de la République, il modifie nos relations avec nos partenaires extérieurs) ; • la modernisation de l’environnement de travail des agents (organisations et conditions de travail, management, nouveaux modes de travail…) ; • l’attractivité (les difficultés de recrutement que vous nous remontez, sujet particulièrement prégnant pour les métiers de l’ATE) ; Environ 140 agents sur les plus de 1200 qui composent l’ATE ont participé à ces échanges, le panel étant représentatif de l’ensemble des services de l’ATE.

Merci pour votre confiance

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