Tutoriel utilisation BM

Comment utiliser Beneficiary Module

L'accès à Beneficiary Module

Les détails de mon projet

Les organismes partenaires de mon projet

Les contacts de mon projet

Les activités de mobilités

Le budget

Le rapport final

Pour trouver le lien vers Beneficiary Module je me rends dans l'onglet suivi du projet de mon espace utilisateur "MonProjetErasmus+"

compte EU Login

Je me connecte avec mon

Si je ne me connecte pas avec un des comptes EU Login liés au projet, je ne le verrai pas apparaître.

Je clique sur l'icône pour ouvrir mon projet.

Je me trouve ici sur l'espace Beneficiary Module (BM) de mon projet. Dans l'onglet "Détails", je vérifie que toutes les données sont correctes.

Je contacte mon/ma référent·e si je constate une erreur

Dans l'onglet "Organismes participants" je dois enregistrer TOUS les établissements d'accueil AVANT de saisir les mobilités.

Astuce

Cliquez sur créer pour ajouter un partenaire

Pour les consortium

Les contacts dans cet onglet ont été automatiquement importés depuis le formulaire de candidature

En cliquant sur ce bouton je peux ajouter des nouveaux contacts:

+ Créer

• éditeurs
• observateurs

Saisie des mobilités dans un BIP (Programme Intensif Hybride)

Saisie des mobilités ayant moins d'opportunité (Inclusion)

Présentation de l'onglet "Activités de mobilité"

Comprendre son budget

Saisie des mobilités internationales

Saisie des données de mobilité

Rapports de participant

Je peux faire des relances à partir de chaque fiche de mobilité enregistrée.

Je peux faire des relances en lot.

Je dois compléter chaque fiche de mobilité pour obtenir le statut COMPLETE, ainsi le budget est calculé automatiquement

Pour enregistrer une mobilité, je clique sur "Créer"

Je peux faire une veille sur le traitement des rapports de participant par l'affichage des statuts

Un premier bloc "créer un brouillon de mobilité" apparait, je dois compléter tous les champs marqués d'une * rouge.

Je clique sur "Save" pour passer à l'étape suivante

Toute mobilité est paramétrée comme une "mobilité de courte durée", je dois modifier le format le cas échéant.

Je continue la saisie en complétant tous les champs avec une * rouge :

les données du participant

le lieu de la mobilité

les frais de voyage

le budget etcommentaires

la durée de la mobilité

les frais de séjour

ATTENTION Cette cellule est à compléter uniquement pour les besoins spécifiques liés à un handicap ou maladie longue durée pris en charge aux frais réels. Un dossier de demande doit être préalablement validé par l'Agence.

Je complète les données sur le pays tiers non associé, puis je coche sur "Activité de mobilité internationale".

Pour rappel, cette possibilité vous est offerte dans la limite de 20 % de votre budget total.

Présentation du Budget

Saisie des compléments financiers aux frais réels "Inclusion"

Saisie de la Contribution à l'organisation du projet

Saisie de son rapport final

Le budget est calculé automatiquement dès qu'une fiche de mobilité est en statut "Complete" et me permet de voir la consommation de ma subvention.

Je déroule les rubriques de chaque type de mobilité pour voir le détail de son budget. Les montants correspondent aux données financières que j'ai préalablement enregistrées dans les fiches de mobilités.

Astuce

Calcul automatique

Données contractuelles

Le budget "Contribution à l'organisation du projet" s'incrémente automatiquement dès qu'une fiche de mobilité est en statut "Complete". En cas de transfert partiel ou total vers des lignes de mobilité, cette somme doit être déduite du montant accordé.

Le soutien à l'inclusion déclaré n'est possible que si une demande de financement aux frais réels pour handicap ou maladie longue durée a été instruite et validée par l'Agence.

Calcul automatique

Données contractuelles

Sur cet exemple, le nombre de participants déclarés doit être à 0 et non 6. Il faut donc revenir sur les fiches de mobilités concernées, puis supprimer le montant de l'inclusion qui a été saisi manuellement par erreur.

Générer son rapport final

Compléter toutes les rubriques

Télécharger des annexes

Soumettre son rapport final

L'évaluation de mon rapport final

Pour générer un rapport final en français, je m'assure que la langue soit correctement sélectionnée.

Je peux générer le rapport à tout moment de la vie du projet, et l'éditer depuis ce bouton

Les changements sur le brouillon sont sauvegardés automatiquement

Section incomplète

Télécharger une version PDF du rapport

Section complète

La soumission du rapport ne peut se déclencher qu'uniquement quand toutes les rubriques sont complètes

Quand tous les onglets seront complets, je télécharge la déclaration sur l'honneur, qui est un document obligatoire.

Je peux ajouter tous autres documents qui me paraissent pertinents pour apporter tous éléments qualitatifs à mon projet.

Quand tous les onglets seront complets, je télécharge la déclaration sur l'honneur, qui est un document obligatoire.

Je peux ajouter tous autres documents qui me paraissent pertinents pour apporter tous éléments qualitatifs à mon projet.

Enfin, je vérifie tous les éléments de la liste de contrôle et clique sur le bouton

Démarrer la procédure de soumission

Pour nous contacter

Via votre espace utilisateur

onglet Messagerie

Les données d'un membre partenaire français ne sont pas modifiables. Vous devez impérativement consulter l'Agence en cas de d'ajout/retrait de partenaire et/ou modification des données d'un membre partenaire.

Pour modifier un contact, je clique sur ce bouton

Le bouton éliminer sera actif uniquement pour les contacts ajoutés via le bouton "Créer"

Ce bouton est grisé car les contacts de la candidature ne peuvent pas être supprimés

Pour consulter un contact, je clique sur ce bouton

- Etablissements titulaires de la Charte ECHE des mobilités d'étude, vous devez saisir le code OID ou le code Erasmus (code ECHE). - Etablissements des pays tiers non associés pour les mobilités internationales. - Entreprises, lieux de formation des mobilités de stage. Il n'est pas nécessaire d'avoir un code OID.

1) Compléter l'ensemble des cellules qui comportent un * puis enregistrer la fiche de l'organisme.2) Un identifiant est automatiquement généré par la plateforme : "Organisation ID"

Le rapport final fait l'objet d'une évaluation par des personnes extérieures à l'Agence nationale. Il est important d'en prendre connaissance pour rédiger soigneusement chaque rubrique qualitative du rapport final. La grille est consultable à l'onglet "Contexte", sous-rubrique "Critères d'évaluation". Cette évaluation aura un impact sur mon projet et sur mes futures demandes de financement.

Cette case est à cocher lorsque la mobilité est réalisée en format hybride (mobilité physique + composante virtuelle à distance). Pour rappel, les mobilités de courtes durées (5 à 30 jours) sont obligatoirement en format hybride et doivent comporter une période virtuelle (règle non valable pour les doctorants.

BM me demande :- d'écrire un descriptif obligatoire de la composante virtuelle. Il faut indiquer ce qui sera fait durant cette période - d'indiquer via le menu déroulant à quel moment est planifiée la période virtuelle (avant, pendant, après, etc.)

Beneficiary Module est...

Un outil de reporting sur lequel je dois inscrire la réalité des activités de mon projet

Une plateforme gérée par la Commission Européenne et toujours en cours d'amélioration

L'espace où rédiger et déposer le rapport final

Pour modifier une fiche de mobilité, je clique sur ce bouton

Le bouton éliminer sera actif uniquement pour les fiches de mobilité ajoutées via le bouton "Créer"

Ce bouton est grisé car la fiche de mobilité ne peuvent pas être supprimés

Pour consulter une fiche de mobilité, je clique sur ce bouton

Permet d'activer l'inclusion pour : > le supplément aux frais réels (montant à saisir à la main après approbation du financement par l'Agence) > le complément financier inclusion (calcul automatique dans la section budget de la fiche de mobilité)

Pour les établissements ayant des projets antérieurs, il est possible d'importer vos partenaires enregistrés sur une convention précédente (y compris les établissements partenaires du/des BIP gérés par votre organisme), en cliquant sur "Import organisations from other projects" :

Je coche toutes les cases ou celles des participants ayant besoin d'être relancés :

Puis, je clique sur le bouton bleu pour afficher les différentes options dont "Resend participant report requests" :

En haut à droite de l'écran je vois mon identifiant

Je peux changer la langue en cliquant sur ce bouton

En cliquant ici je reviens sur la liste des projets reliés à mon compte sur BM

Après un avenant modifiant votre subvention accordée, il est possible de mettre à jour les montants affichés sur BM manuellement. Cliquez sur "Action" pour faire dérouler l'option "Mise à jour des données du projet" :