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Semana 2

Fundamentos de administración

Unidad 2. Control administrativo y de gestión

Unidad 2. Control administrativo y de gestión.

2.1 Control administrativo

ÍNDICE

2.2Control y los sistemas integrales de evaluación de gestión

2.3 Herramientas del control administrativo

2.4Tablero de mando como sistema de control administrativo

Referencias

Control administrativo

2.1

El control administrativo es la etapa de la gestión administrativa que se refiere a la evaluación de procesos y del rendimiento administrativo, establece patrones de seguimiento que permitan observar el rendimiento de la compañía

Para profundizar más en el tema, visualiza el siguiente video: Economía desde casa. (2021). Control Administrativo de una empresa| Economía de la Empresa.

https://www.youtube.com/watch?v=BkA8XABdEIg

Características del control administrativo

Dentro del proceso de supervisión de cualquier empresa existen diversas características que permiten llevar una vigilancia más eficiente en distintos frentes al mismo tiempo. Estos atributos facilitan el análisis del estado actual de la gestión y hacen posible aplicar los ajustes necesarios. A continuación, te explicamos las características más relevantes del control administrativo.

1.- Es una función administrativa esencial y una parte intrínseca de la gestión. Esta acción de seguimiento se utiliza para lograr la eficiencia de las funciones gerenciales dentro de la empresa y, para ello, cada gerente departamental debe ejercer el control independientemente de su nivel de autoridad y de la naturaleza de su trabajo. 2.- Es un proceso continuo, por lo que la dirección debe estar al pendiente de cualquier pormenor en todo momento para garantizar que la empresa siga el camino indicado y para optimizar el desempeño real del personal.

3. Es un mecanismo en el cual cada miembro del equipo de trabajo debe llevar a cabo una serie de tareas predeterminadas encaminadas a un objetivo común.

4. Es un proceso dinámico y flexible que se ajusta a las necesidades y condiciones de la empresa.

5. Busca mejorar los eventos futuros a través de la experiencia pasada y ayuda a formular sistemas de supervisión para minimizar el desperdicio y las desviaciones sobre los estándares establecidos.

6. Ayuda a equilibrar las expectativas con el desempeño real por medio de acciones específicas.

La supervisión del proceso administrativo debe pensarse como un conjunto de subsistemas entrelazados más que como un sistema único. En esencia, los procedimientos involucrados en esta técnica cuentan con objetivos independientes, pero al final de cuentas todos trabajan en conjunto para alcanzar las metas definidas por la dirección empresarial.

Control y los sistemas integrales de evaluación de gestión

2.2

¿Qué es un Sistema de Control de Gestión?

Es un proceso compuesto de diferentes elementos que implican a toda la organización cuyo objetivo final es dar información para poder controlar la gestión de la empresa. Debe permitir conocer cómo, cuándo y dónde se han empleado todos los recursos de la empresa puestos a disposición de los diferentes responsables para poder obtener unos resultados concretos en función de los objetivos previstos. Para ello la empresa debe tener un sistema organizativo basado en áreas o departamentos de responsabilidad muy bien definidos mediante las funciones y tareas a realizar por cada responsable. Conocer los componentes mínimos y necesarios para que un sistema de control de gestión funcione es un requisito importante para poder evaluar el estado del mismo.

El Controller o el responsable del control de gestión deben valorar cuál es el estado y la eficacia de los componentes del sistema de control de gestión.

El control de gestión es un instrumento administrativo creado y apoyado por la dirección de la empresa que le permite obtener las informaciones necesarias, fiables y oportunas, para la toma de decisiones operativas y estratégicas. El control de gestión es el proceso que mide el aprovechamiento eficaz y permanente de los recursos que posee la empresa para el logro de los objetivos previamente fijados por la Dirección.

¿Cómo evaluar un Sistema de Control de Gestión?

Beneficios que aporta un Sistema de Control de Gestión

La empresa tiene que tener un sistema que le permita analizar su situación desde un punto de vista global, para ello se crea el sistema de control de gestión que permite unir todas las áreas y departamentos con un fin común que es, en definitiva, medir el resultado de una gestión respecto al cumplimiento de unos objetivos previamente fijados.

En la actualidad las empresas se mueven en un entorno empresarial más competitivo, más dinámico, con mayor complejidad y muy cambiante. Por ello, el sistema de control de gestión debe estar preparado para evolucionar e ir adaptándolo a los diferentes cambios.

2.3

Herramientas de control administrativo

Existen diversas formas de control, las cuales varían en dificultad, objetivos, fases de la producción y departamentos de la empresa, aunque todas las herramientas siempre persiguen el mismo objetivo: determinar variaciones en los estándares deseados, para que la administración pueda tomar medidas correctivas.

Algunas de las herramientas de control son:

Auditorias administrativas.

Auditorias contables.

Estados financieros.

Análisis de razones financieras.

Presupuestos.

Sistemas de control logístico.

El uso de técnicas de modelos matemáticos como el PERT, CPM, gráfica de Gantt.

Tablero de mando como sistema de control administrativo

2.4

El tablero de control es una herramienta gerencial que tiene por objetivo principal presentar el estado actual de uno o varios elementos de la medición (indicadores, planes, estrategias, iniciativas) de la gestión de una compañía, bien sea a nivel global o por cada una de sus áreas o procesos.

Características de un buen tablero de control

Existen algunos puntos que es necesario revisar al momento de crear un tablero de control, para tener la seguridad de que esta herramienta funcionará y cumplirá con sus propósitos. A continuación, presentaremos algunas de las características cruciales para construir un buen tablero de control:

Visualmente claro: aunque de entrada parece algo trivial, una de las características más importantes de un buen tablero de control es su visualización. En el análisis de datos, y para saber con claridad cómo vamos, es importante que lo que se muestra en el tablero esté soportado en gráficas, semáforos de cumplimiento e íconos que sean entendibles para el equipo de trabajo. A partir de ellos, será posible empezar a tomar acción.

Integral: imaginemos por un momento un comité de dirección en donde se tienen que presentar los avances en los indicadores financieros de la compañía, los proyectos de expansión y el estado del plan de marketing. Cada uno de los líderes de estos procesos llega con su propia presentación ejecutiva para mostrar su gestión, formatos diferentes, fuentes variadas de información y, al final, islas de datos que generan demora y baja eficiencia en nuestro comité. Ahora pensemos en un comité en donde, gracias a un tablero de control bien diseñado, tenemos acceso a los indicadores financieros más importantes, conexión con el avance de los proyectos y con los planes que genera la compañía, en una sola pantalla, en un solo sistema, con gráficas interactivas de avance y semáforos de cumplimiento. Suena bien ¿no? A esto nos referimos con que los tableros de control deben ser integrales y tener la capacidad de traer y presentar los datos de los diferentes sistemas de medición de la organización.

Tipos de tableros de control

Según el uso que se les puede dar en las organizaciones, los tableros de control se pueden clasificar en tres grupos:

Operativo: Su principal objetivo es llevar a cabo el seguimiento de los procesos o unidades de negocio de la organización, y de esta manera presentar y tomar decisiones a tiempo. Idealmente, debe contener información, por ejemplo, del área financiera: ventas, cobros, cartera, producción.

Directivo: Este tipo de tablero tiene como propósito revisar los resultados internos de la organización por sus diferentes áreas, haciendo seguimiento a los indicadores de resultado y en una perspectiva a corto plazo.

Integral o Estratégico: Asociado principalmente con la metodología Balanced Scorecard, se encarga de agrupar la información por perspectivas, objetivos, iniciativas e indicadores, para la alta dirección de la organización y, de esta manera, conocer el comportamiento de la estrategia y su ejecución.

Para profundizar más en el tema, visualiza la siguiente página: Rafael Orozco. (s/f). Tableros de control, ¿qué son?, ¿cómo diseñarlos?, ¿dónde usarlos?

https://gestion.pensemos.com/tableros-de-control-que-son-disenarlos-donde-usarlos#:~:text=El%20tablero%20de%20control%20es,de%20sus%20%C3%A1reas%20o%20procesos

Referencias

01

Alfonso Ros Consultor. (2015). Qué es un Sistema de Control de Gestión y Cómo evaluarlo.

https://alfonsoros.com/que-es-un-sistema-de-control-de-gestion-y-como-evaluarlo/

02

Economía desde casa. (2021). Control Administrativo de una empresa| Economía de la Empresa.

https://www.youtube.com/watch?v=BkA8XABdEIg

03

Fundamentos de Administración. (s/f). Herramientas de control. dónde usarlos? Pensemos

https://cursos.clavijero.edu.mx/cursos/area-basica/009_fa/modulo6/contenidos/66_herramientas_de_control.html

04

Indeed Orientación profesional. (s/f). Qué es el control administrativo.

https://mx.indeed.com/orientacion-profesional/desarrollo-profesional/tipos-control-administrativo#:~:text=Qu%C3%A9%20es%20el%20control%20administrativo,dentro%20de%20un%20periodo%20establecido

05

Rafael Orozco. (2020). Tableros de control, ¿qué son?, ¿cómo diseñarlos?, ¿dónde usarlos?, Pensemos.

https://gestion.pensemos.com/tableros-de-control-que-son-disenarlos-donde-usarlos#:~:text=El%20tablero%20de%20control%20es,de%20sus%20%C3%A1reas%20o%20procesos

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Has terminado tus estudios de la semana 2

Hoy en día es necesario que toda organización para sobrevivir en el tiempo se plantee analizar si dispone de un adecuado sistema de control de gestión. La empresa tiene la necesidad y obligación de poder controlar la evolución de su actividad y más concretamente los resultados obtenidos, para ello es necesario que exista un sistema de control de gestión que permita poder medir, valorar e informar sobre el cumplimiento y evolución de los resultados previstos.

Controlar el cumplimiento de objetivos, tomar mejor las decisiones, anticipar problemas futuros, controlar la evolución del negocio, implantar un sistema de retribución variable, obtener un cuadro de mando, controlar mejor los recursos consumidos, asignar responsabilidades y verificar su cumplimiento, obtener la información clave y las herramientas necesarias para evaluar el sistema de control de gestión actual y mejorarlo.