Méthodes & OUTILS DE PLANIFICATION

Méthodes & outils de planification

Gestion de projet

PLANNINGS

AGENDAS

La satisfaction du client à l’égard du produit ou du service

La méthode NERAC

La satisfaction du client à l’égard du produit ou du service

La satisfaction du client à l’égard du produit ou du service

La satisfaction du client à l’égard du produit ou du service

le diagramme de Gantt

La méthode NERAC

La méthode NERAC aide à gérer efficacement le temps. Cette méthode, qui tient son nom de l’acronyme des 5 tâches qui la composent, consiste à :

Cliquer

Noter

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Estimer

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Réserver

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Arbitrer

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Contrôler

MÉTHODE NERAC : INFLUENCES THÉORIQUES La méthode NERAC semble être influencée par plusieurs théories et modèles de gestion du temps.

Agendas

Un agenda permet de planifier des événements ponctuels ou récurrents pour une personne ou un groupe de personnes.

L’agenda partagé

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L’agenda électronique

L’agenda électronique peut être partagé, c’est-à-dire rempli par plusieurs personnes et donc permettre le travail collaboratif.

L’agenda partagé permet de déterminer facilement les plages de temps disponibles pour tout le monde, ce qui représente un gain de temps considérable.

Les plannings

Un planning est utilisé pour un projet devant être réalisé dans un temps défini. Moins l’on a de temps et plus le planning est nécessaire. Le planning n’est pas un document statique, il doit être suivi et adapté selon les besoins.

La représentation d'un planning

Un planning de travail sert à améliorer :

• la gestion de son emploi du temps sur plusieurs semaines;
• la planification des tâches en fonction de leur priorité;
• la visibilité sur un projet en cours et le temps libre disponible.

Objectifs

• Lister les tâches et les objectifs de la semaine ;
• Organiser les tâches et les objectifs par ordre de priorité ;

• Planifier les tâches et les objectifs par blocs de temps

(avec une heure de début et une heure de fin).

Étapes d'utilisation

La méthode d'ordonnancement : le diagramme de Gantt

L’ordonnancement consiste à lister les tâches précises d’un projet, leur durée et l’ordre dans lequel elles doivent être réalisées. dans le but de prévoir la durée de réalisation et de faciliter le suivi global du projet. Il existe plusieurs méthodes d’ordonnancement : le diagramme de Gantt, la méthode PERT et la méthode des potentiels métra (MPM).

EXEMPLE

Le diagramme de Gantt se concentre davantage sur les processus et les dépendances entre les tâches. Il est plus linéaire que le planning projet et ne prend pas en compte les changements ou multiples événements qui se produisent simultanément.

Défintion

• Définir chaque tâche du projet et estimer son temps de réalisation.
• Déterminer la succession et la simultanéité des tâches.
• Élaborer la représentation graphique

Étapes d'utilisation

EXEMPLE : organisation d’une vaste opération de marketing direct

Tableau 1

Tableau 2

Tableau 3

Outils

Par simple lecture, on peut déterminer la durée totale du projet (dans tableau 2, la durée est de 25 jours.) À l’aide d’un calendrier, on peut ainsi déterminer les dates de fin d’un projet si celle du début est donnée, ou inversement. Le chemin critique est repéré sur le diagramme : c’est l’ensemble des tâches qui ne peuvent avoir aucun retard de réalisation. En cas de retard sur une de ces tâches, la durée du projet sera modifiée. (Sur le diagramme tableau 2, on peut lire que le chemin critique est A, B, C, D, G : un retard dans la réalisation de ces tâches entraînera un retard sur l’ensemble du projet. Les autres tâches ont des marges possibles de retard.

La représentation d’un planning est généralement sous la forme de colonnes avec :

• le nom de la tâche à effectuer ;
• le responsable de cette tâche ;
• la date à laquelle commence cette tâche ;
• la date à laquelle la tâche doit être terminée.

Élaborer la représentation graphique : sur un axe horizontal, indiquer les repères de temps (jours, semaines) et sur un axe vertical les noms des tâches (symbolisées par des lettres). Représenter chaque tâche par une ligne en respectant les antériorités

La dernière étape est le contrôle. Une fois que vous avez terminé une tâche, prenez un moment pour évaluer votre performance. Était-ce efficace ? Y a-t-il des choses que vous pourriez améliorer pour la prochaine fois ? Ce processus de rétroaction vous aidera à vous améliorer continuellement.

La Boucle de Rétroaction Le concept de feedback est central dans de nombreux modèles de gestion du temps et de la performance. La phase « Contrôler » de la méthode NERAC semble être inspirée de ce concept.

La Matrice d’Eisenhower Cette matrice, souvent attribuée au président américain Dwight D. Eisenhower, est un outil de décision qui vous aide à évaluer les tâches en fonction de leur urgence et de leur importance.

La Théorie du Flow Mihaly Csikszentmihalyi, un psychologue et chercheur, a développé la notion de « flow », un état mental de concentration totale. La phase «Arbitrer / Agir » de la méthode NERAC encourage cet état de flow.

Des logiciels spécialisés existent pour gérer les projets selon cette méthode. Au moindre décalage, tout le programme est automatiquement replanifié (ex. : GanttProject, MindView, Microsoft Project).

Vous pouvez planifier vos tâches aussi précisément que possible, vous ferez toujours face à des imprévus. Vos projets prendront plus de temps que vous ne le pensiez, des problèmes que vous ne pouviez pas anticiper surviendront. Pour garder les choses sous contrôle, vous devez anticiper ces imprévus en prévoyant du temps supplémentaire pour accomplir vos tâches. Quand vous planifiez vos journées, prévoyez donc toujours une marge de sécurité pour gérer les contretemps. Par exemple si vous estimez qu’une tâche vous prendra 3h, réserver 1h supplémentaires pour les imprévus.

Une fois que votre liste de tâches est prête et que vous avez défini le temps que vous vouliez accorder à chaque tâche, planifiez-les dans votre calendrier. Pour cela, aidez-vous de la matrice d’Eisenhower. Cette matrice de priorisation vous permettra de planifier vos tâches en fonction de leur importance et de leur urgence :

• Si votre tâche est importante et urgente, faites-la tout de suite.
• Si votre tâche est importante et non urgente, planifiez-la
• Si votre tâche est non importante, mais urgente, déléguez-la
• Si votre tâche est non importante et non urgente, supprimez-la

.Exemple Google agenda

Après avoir noté toutes vos tâches, estimez le temps qu’elles vous prendront. Pour faire cette estimation, basez-vous sur votre expérience. Combien de temps ces tâches vous prennent généralement ? Pour le savoir, vous pouvez vous aider d’applications comme Toggl. Vous pouvez aussi associer vos tâches à des projets, des tags et des clients pour faire une analyse encore plus approfondie. En récoltant ces données, vous aurez une idée précise du temps que chaque tâche et projet nécessite ce qui vous aidera ensuite à mieux les planifier.

La première étape consiste à noter toutes les tâches que vous devez accomplir. Cela peut être fait sur un carnet de notes, une application de gestion des tâches ou même sur un simple morceau de papier. L’objectif est de libérer votre esprit en externalisant toutes les tâches à faire.

Exemple Microsoft Outlook Calendar