PRESENTACIÓN ZEN MODERNO

PRESENTACIÓN

unidad 1

Gestión de Documentos Electrónicos

PRESENTACIÓN

unidad 1

Leticia Mandujano Zaragoza

ÍNDICE

8. Gestion electronica de docs

1. Documento E.

2. Tipos y Formatos

3. Metadatos

9. Sistema de Gestion documental electrónica

4. Funciones de M.

5. Gestores de Inf.

6. Funciondes de G.I

10. Gracias

7. Ciclo de vida del doc. en el amb. electronico

Documento Electrónico

VÍDEO

Por ‘documento electrónico’ se entiende todo documento transaccional que se intercambia entre socios comerciales de forma y en formato electrónico. A diferencia de los archivos PDF o ficheros de imagen, los documentos electrónicos son legibles por un ordenador y normalmente se intercambian mediante programas o plataformas informáticas en lugar de a través de correo electrónico.

tipos y formatos

Existen varios tipos de documentos electronicos, aquí veremos algunos ejemplos.

Documentos de texto

*Formato de texto sin formato (TXT): Archivos simples que contienen solo texto sin formato y sin estilos de formato. *Microsoft Word (DOCX): Formato de procesador de texto ampliamente utilizado que permite incluir formato, imágenes y otros elementos. PDF (Portable Document Format): Un formato de documento universal desarrollado por Adobe que conserva el formato y la apariencia del documento independientemente del software o hardware utilizado.

Presentaciones

*Microsoft PowerPoint (PPTX): Formato de presentación que permite crear diapositivas con texto, imágenes, gráficos y animaciones. *PDF (Portable Document Format): También se puede utilizar para presentaciones, asegurando que la apariencia del documento se mantenga constante.

*Microsoft Excel (XLSX): Formato de hoja de cálculo de Microsoft Excel que permite organizar datos en filas y columnas.*CSV (Comma-Separated Values): Formato de archivo de texto que utiliza comas para separar los valores, comúnmente utilizado para intercambio de datos entre aplicaciones.

Archivos de imagen

*PEG (Joint Photographic Experts Group): Formato de imagen comprimido utilizado para fotografías y gráficos. *PNG (Portable Network Graphics): Formato de imagen sin pérdida de calidad comúnmente utilizado para gráficos web y transparencias. *GIF (Graphics Interchange Format): Formato de imagen que admite animaciones y transparencias.

Archivos de audio

*MP3 (MPEG Audio Layer III): Formato de compresión de audio comúnmente utilizado para música y archivos de audio. *WAV (Waveform Audio File Format): Formato de archivo de audio sin pérdida de calidad.

archivos de video

*MP4 (MPEG-4 Part 14): Formato de archivo multimedia ampliamente utilizado que puede contener video, audio, subtítulos y más.*AVI (Audio Video Interleave): Otro formato de archivo de video comúnmente utilizado.

Documentos electronicos comerciales

*Facturas electrónicas (XML, PDF): Documentos utilizados para realizar transacciones comerciales electrónicas. *Contratos electrónicos: Documentos legales que se crean y firman electrónicamente.

metadatos

definición

La mejor definición de metadatos es que son “datos acerca de los datos” y sirven para suministrar información sobre los datos producidos. Los metadatos consisten en información que caracteriza datos, describen el contenido, calidad, condiciones, historia, disponibilidad y otras características de los datos.

funciones de metadatos

Descripción

gestión

Seguridad

Fecha de creación/modificación: Indican cuándo se creó o modificó el conjunto de datos, facilitando la gestión del ciclo de vida de la información. Responsabilidad: Especifican quién es el propietario o la entidad responsable del conjunto de datos. Ubicación: Indican dónde se almacena o se puede acceder al conjunto de datos, facilitando su gestión y recuperación.

Niveles de acceso: Especifican quién tiene permisos para acceder, modificar o eliminar el conjunto de datos. Historial de cambios: Registran las modificaciones realizadas en el conjunto de datos, lo que puede ser esencial para el seguimiento y la auditoría.

Identificación: Proporcionan información para identificar de manera única el conjunto de datos, como un título, un número de identificación único, etc. Descripción: Ayudan a describir el contenido, la estructura y el contexto del conjunto de datos. Esto puede incluir detalles sobre el formato, la calidad, el propósito, etc.

funciones de metadatos

interoperabilidad

preservación

recuperación

Información de formato: Indica el formato en el que se encuentra el conjunto de datos, lo que es crucial para la preservación a largo plazo y la migración de datos. Fecha de expiración: Puede especificar cuándo el conjunto de datos debe ser archivado o eliminado.

Palabras clave: Permiten agregar términos clave o etiquetas que facilitan la búsqueda y clasificación del conjunto de datos. Índices: Mejoran la eficiencia en la búsqueda y recuperación de información al proporcionar puntos de referencia. Enlaces: Permiten establecer conexiones entre conjuntos de datos relacionados o recursos adicionales.

Formato: Indican el formato del conjunto de datos, lo que facilita su interoperabilidad con diferentes sistemas y aplicaciones. Normativas y estándares: Ayudan a asegurar que el conjunto de datos cumpla con normativas y estándares específicos.

gestores de información

Los gestores de la información son sistemas o herramientas que facilitan la organización, almacenamiento, recuperación y manipulación eficiente de la información dentro de una organización o en un entorno específico. Estos gestores desempeñan un papel fundamental en la administración y aprovechamiento efectivo de datos e información. Hay varios tipos de gestores de información, y su elección depende de las necesidades particulares de la organización.

funciones de gestores de información

Almacenamiento

recuperación

gestión

Creación y edición: Permiten la creación, edición y colaboración en documentos digitales. Control de versiones: Gestionan y controlan las diferentes versiones de un documento para evitar confusiones y asegurar la integridad de la información. Flujos de trabajo: Facilitan la creación y gestión de flujos de trabajo para procesos relacionados con documentos.

Organización de datos: Facilitan la clasificación y organización estructurada de datos e información para un acceso más eficiente. Almacenamiento centralizado: Permiten guardar la información en un lugar central, evitando la dispersión y redundancia de datos.

Búsqueda avanzada: Proporcionan herramientas de búsqueda que permiten recuperar información de manera rápida y precisa. Filtrado y categorización: Permiten aplicar filtros y categorías para refinar los resultados de búsqueda.

funciones de gestores de información

Automatización de procesos

colaboración

seguridad

Gestión de permisos: Permiten definir y gestionar permisos de acceso para garantizar que solo usuarios autorizados puedan acceder a ciertos datos o funciones. Cifrado: Proporcionan medidas de seguridad, como el cifrado de datos, para proteger la información confidencial.

Acceso compartido: Facilitan el acceso a la información de manera colaborativa, permitiendo a varios usuarios trabajar en documentos y proyectos simultáneamente. Comentarios y notificaciones: Ofrecen herramientas para comentarios y notificaciones que mejoran la comunicación y la colaboración entre usuarios.

Flujos de trabajo automatizados: Facilitan la automatización de procesos repetitivos, mejorando la eficiencia y reduciendo errores. Notificaciones automatizadas: Envían alertas y notificaciones automáticas para eventos específicos o cambios en la información.

ciclo de vida del documento electrónico

creación

almacenamiento

lmacenamiento: El documento se guarda en un sistema de almacenamiento, que puede ser una base de datos, un sistema de gestión de documentos, un servidor, etc. Indexación y clasificación: Se aplican técnicas para organizar y categorizar el documento, lo que facilita su recuperación posterior.

Generación del documento: El documento es creado inicialmente mediante la introducción de datos, redacción de texto, creación de archivos multimedia, etc. Metadatos iniciales: Se pueden agregar metadatos básicos, como título, autor, fecha de creación, etc.

ciclo de vida del documento electrónico

eliminacion o retencion

Políticas de retención: Se aplican políticas que determinan cuánto tiempo se debe retener un documento antes de ser eliminado. Eliminación segura: En caso de eliminación, se sigue un proceso seguro para garantizar que la información sensible se borre adecuadamente.

gestión electronica de documentos

Es un conjunto de prácticas y tecnologías destinadas a organizar, almacenar, administrar y acceder a documentos de manera electrónica. La GED reemplaza o complementa los sistemas de manejo de documentos en papel con soluciones digitales que facilitan la creación, captura, almacenamiento, búsqueda, recuperación y distribución de documentos electrónicos.

sistema de gestion documental electronica

Es una plataforma tecnológica diseñada para administrar de manera eficiente y organizada los documentos electrónicos dentro de una organización. Este sistema abarca todas las etapas del ciclo de vida de un documento, desde su creación hasta su archivo o eliminación, y se centra en mejorar la captura, almacenamiento, gestión, búsqueda, recuperación y distribución de la información digital.

GRACIAS