Publipostage

Le Publipostage

Module 1 - Secrétaire assistant

Esto es un párrafo listo para contener creatividad, experiencias e historias geniales.

Selection des destinataires

Diagramme

C'est quoi? A quoi ça sert?

WORD

EXCEL

Démarrer la fusion

Terminer la fusion

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C'est quoi? A quoi ça sert?

Le publipostage est un fonction de Word permettant de personnaliser automatiquement les termes d'une lettre-type envoyée à un ensemble de clients ou de prospects.

Les publipostages sont utilisés pour les correspondaces internes ou exernes, telles que les notes de service, des étiquettes, des invitations, etc Un document de publipostage contient les informations que recevront l'ensemble des destinataires.

Diagramme

Word

Etape 1 du publipostage sur Word.

Nous allons composer un document Word commun à l'ensemble des destinataires. Prenons l'exemple d'une invitation à un congrés sur la Santé Intégrative ; Vous êtes responsables de l'envoi de l'invitation à chaque personne de la base de données "clients" de l'entreprise, 15 personnes en tout. Avec Word il est assez simple d'envoyer cette invitation à tous les clients, chacun d'entre eux recevant soit un courrier postal personnalisé soit un courriel personnalisé, uniquement adressé à lui. Vous aller créer votre document en rédigeant les parties fixes de votre lettre (en-tête, pied de page expéditeur, corps du texte, noms, prénoms, adresses, etc).

Sélection des destinataires

Vous avez le choix parmis les options suivantes :

Utilisation d'une liste existante : Vous sélectionnez une liste destinataire déjà constituée et sauvegardée.Sélection à partir des contacts Outlook : Vous envoyez votre lettre à tout ou une partie de vos contacts stockés dans Outlook (il est nécessaire qu'Outlook soit votre gestionnaire de courriel par défaut). Saisie d'une nouvelle liste : Vous saisissez une nouvelle liste de destinataire en utilisant une grille de saisie fournie par Word.

EXCEL

Utiliser une liste existante.

Nous allons créer et sauvegarder une base de données client élémentaire en partant d'Excel, icluant les champs suivants : civilité, nom, prénom, code postal et ville.

Démarrer la fusion

Comment raccorder votre document Word à votre fichier Excel contenant des destinataires?

Etape 1

Etape 2

Etape 3

Etape 4

Etape 5

1/ Sélectionnez l’onglet < Publipostage > puis la commande intitulée « Sélection des destinataires ».

2/ Sélectionnez « Utilisez une liste existante ».

3/ Sélectionnez le fichier concerné.

4/ Sélectionnez la feuille concernée puis validez votre choix en cliquant sur le bouton « OK ».

5/ Insérez les champs de fusions : Séléctionnez l'emplacement concerné puis cliquez sur la commande "Insérez un champ de fusion"Sélectionnez le champ de fusion souhaité puis cliquez sur le bouton "Insérer" pour valider votre choix.

Remarques

Il est parfois nécessaire de rajouter un espace entre les champs de fusion ainsi que la ponctuation.Votre document n'est pas toujours destiné à l'ensemble de vos clients. Dans ce cas, l'utilisation des filtres peut s'avérer nécessaire.

Terminer la fusion

Sélectionnez la commande « Terminer&fusionner » puis cliquez sur « Modifier les documents individuels »

Dans la boite de dialogue qui est apparue, laissez cocher « Tous » puis cliquez sur le bouton « OK »

Vidéo