Red Secretarías 23-24: Sesión Erasmus

RED DE FORMACIÓN PARA SECRETARÍAS DE CENTROS EDUCATIVOS 2023-2024 (241408GE073)

Gestión documental y económica de proyectos Erasmus

Ponente: Jesús Rodríguez-Solís Linares

ÍNDICE

1. Documentación a mantener.

2. Permisos (Anexo I).

3. Partidas económicas de un proyecto.

3.1. Apoyo organizativo.

3.2. Viajes.

3.3. Apoyo individual.

3.4. Centros de gasto.

3.5. Presupuesto de ingresos y de gastos.

4. Asientos Erasmus.

5. Ejemplo 1: movilidad de personal (job shadowing).

6. Ejemplo 2: movilidad de alumnado (FP).

7. Ejemplo 3: movilidad de alumnado (escolar).

1. Documentación

• IMPORTANTE: cualquier documento firmado por el/la director/a del centro con su certificado digital de persona física debe ir acompañado siempre de su nombramiento.
• Necesitaremos mantener la siguiente documentación:
• Vinculación de los participantes con la institución de origen,
• Convenios de subvención y anexos.
• Pagos del apoyo financiero.
• Contratos de los servicios prestados.
• Seguros de viaje y contingencias.
• Certificados de asistencia y Europass.
• Justificación de las personas acompañantes.

PARTICIPANTES

En el momento de producirse la movilidad

• Alumnado:
• Certificación de matrícula (Séneca > Documentos).
• ALTERNATIVA: Declaración firmada por el representante legal de la institución.
• Profesorado:
• Nombramiento oficial de destino o certificación de Servicios del Empleado Público (Portal Docente).
• Especialidad y materias impartidas por el docente (desde Séneca o certificado del director/a).

Convenios

• Convenios de subvención:
• Para alumnado.
• Para profesorado (tanto movilidad de personal como Visita de Planificación Previa o acompañamiento de alumnado).
• Anexos:
• Acuerdos de aprendizaje (estudiantes) / Programas de trabajo (personal).
• Compromiso de calidad (firmado por participante y organizaciones de origen y acogida, e intermediaria).
• Otros: obligaciones del participante, acuerdo de colaboración FCT...

Apoyo financiero

• Incluye tanto las partidas de viaje como el apoyo individual para cada participante.
• Se necesitarán los comprobantes del pago, en forma de:
• Facturas.
• Recibí de Séneca (alumnado).
• Orden de viaje o dieta (profesorado).
• Además, es conveniente tener el justificante del Abono de una factura/minuta de un cuaderno de Transferencia y los justificantes del banco.
• CONSEJOS:
• Utilizar centros de gasto para las movilidades / proyectos.
• Utilizar cuadernos de transferencia solo para Erasmus.

contratos

• Cuando se adquieren bienes, trabajos o servicios a través de empresas subcontratadas (por ejemplo, empresas intermediarias) se necesitará:
• el contrato firmado.
• facturas de los servicios prestados.

seguros

• Es OBLIGATORIO contratar para cada participante un seguro de viaje y contingencias con las siguientes coberturas:
• Incapacidad temporal.
• Accidentes en su puesto de trabajo y enfermedad grave.
• Responsabilidad civil profesional (para alumnado de prácticas)
• Se recomienda que incluya asistencia sanitaria.
• Se necesita la siguiente documentación:
• Póliza del seguro contratado.
• el nombre de las personas aseguradas.
• contingencias cubiertas.
• periodo de cobertura.
• Tarjeta Sanitaria Europea (para estudiantes y para personal).

certificados

• Documento de Movilidad Europass.
• Certificado de asistencia.
• Ambos deben incluir:
• nombre del participante.
• el propósito de la actividad en el extranjero.
• las fechas de inicio y de finalización de la movilidad.
• firma de la organización de destino.
• Además, podemos considerar:
• Certificado de participación en el proyecto Erasmus (Séneca).
• Certificado de la institución de origen (Secretaría).
• Seguimiento de FCT, evaluación individualizada del módulo de FCT, Anexo XI Certificación académica oficial del título de FP.

ACOMPAÑANTES

• Facturas del desplazamiento.
• Evidencias de las fechas reales del viaje (billetes y tarjetas de embarque).
• Certificado expedido por la organización de acogida.
• Justificación de la necesidad de esas personas acompañantes (DNI participantes menores de edad, justificación de jóvenes con poca experiencia fuera de su país, y/o certificados de incapacidad).

2. permisos (anexo I)

Circular de 11 de junio de 2021, de la Dirección General del Profesorado y Gestión de Recursos Humanos, sobre permisos, licencias y reducciones de jornada del personal docente del ámbito de gestión de la Consejería de Educación y Deporte de la Junta de Andalucía:4. PERMISO PARA CONCURRIR A EXÁMENES FINALES Y DEMÁS PRUEBAS DEFINITIVAS DE APTITUD, DURANTE LOS DÍAS DE SU CELEBRACIÓN, Y POR RAZONES DE FORMACIÓN.4.4. Otros permisos relacionados con actividades del profesorado.

• Asistencia a actividades dentro del programa Erasmus+.

2. permisos (anexo I)

3. partidas económicas de un proyecto

• Viaje: desplazamientos.
• Apoyo individual: alojamiento y manutención.
• Apoyo organizativo: seguros, gastos generales, difusión...
• Tasas de curso (en caso de formación).

3. partidas económicas de un proyecto

3.1. apoyo organizativo

• Gastos de gestión y organización: (se deben asentar con facturas)

Entre 100 y 500 € por participante, según tipo de proyecto y movilidad

• Seguros de los participantes: de viaje, de accidentes, de asistencia, de responsabilidad civil profesional... (en la subcuenta Gastos diversos > Primas de seguro > Otros riesgos).
• Asistencia a actividades de formación convocadas por SEPIE o CCAA
• Actividades de difusión: carteles, material gráfico o impreso, merchandising, banderas, realización de eventos (jornadas de puertas abiertas, talleres, seminarios...).
• Gastos derivados de actividades internas: reuniones con agentes locales, actividades con alumnado, acogida de socios...
• Material fungible utilizado durante el proyecto.

3.2. viajes

• Desplazamientos desde su lugar de origen hasta el lugar donde se desarrolle la actividad (ida y vuelta), incluyendo:

• Billetes de avión
• Otros medios de transporte: taxi, bus, tren.
• Gasolina y parking si se utiliza el coche propio.
• Se necesitan facturas de todos los costes (a excepción de la gasolina, que iría por kilometraje).
• Se recomienda organizarlo a través de una agencia de viajes, que podrá facturar todos los desplazamientos a realizar.
• Todos estos gastos se asentarán en la subcuenta Transportes > Desplazamientos.

Véase tabla de desplazamientos para el 2024.

3.3. apoyo individual

• Partida económica destinada al alojamiento y manutención de cada participante.
• Se recomienda que el alojamiento se contrate a través de una agencia o de una empresa intermediaria, para así tener la factura de los servicios prestados.
• Esta factura se asentará en la subcuenta Trabajos realizados por otras empresas y profesionales > Actividades extraescolares (o bien Otros).
• Para la manutención, se utilizarán los siguientes asientos:
• Pago de dietas y desplazamientos Erasmus: para profesorado, y se asentará en la subcuenta Indemniz. por razón del servicio > Dietas.
• Pagos/Gastos de alumnado Erasmus: para alumnado, y se asentará en la subcuenta Transferencias a familias e instit. sin ánimo de lucro.

3.4. CENTROS de gasto

• Se recomienda encarecidamente que definamos centros de gasto para agrupar todos los gastos correspondientes a los proyectos Erasmus que estemos gestionando. Podemos añadir centros de gasto siguiendo alguna de las siguientes opciones:
• Un centro de gasto para cada proyecto Erasmus: iremos asociando todos los costes de un mismo proyecto (de las tres partidas).
• Un centro de gasto para cada partida de cada uno de los proyectos: separaremos el apoyo organizativo, de los viajes y del apoyo individual total de todos los participantes, en cada proyecto.

• Un centro de gasto para el apoyo individual de cada participante, otro para su viaje y uno solo para todo el apoyo organizativo, separando cada uno de los proyectos.

3.4. CENTROS de gasto

• Ejemplo: un centro de gasto para cada proyecto Erasmus.

NOTA: se podría indicar en la casilla de presupuesto, la cuantía total asignada por el SEPIE para cada uno de los proyectos

3.4. CENTROS de gasto

• Ejemplo: un centro de gasto para cada partida de cada uno de los proyectos.

3.4. CENTROS de gasto

• Ejemplo: un centro de gasto para el apoyo individual de cada participante, otro para su viaje y uno solo para todo el apoyo organizativo, para cada uno de los proyectos.

3.5. presupuesto de ingresos y gastos

• La realización del presupuesto por centros de gasto es recomendable, pero no obligatorio.
• Sin embargo, tendremos que incluir las partidas económicas de los proyectos Erasmus de manera obligatoria en el presupuesto de ingresos y de gastos por subcuenta (Anexos I y II).
• En el presupuesto de ingresos:
• Todas las cuantías que vayamos a recibir del SEPIE debemos incluirlas en la subcuenta Ingresos por Otras Entidades > Proyectos Erasmus.
• Debemos tener en cuenta tanto el pago de prefinanciación de cada proyecto (el 80%) como el pago final o cobro del saldo del mismo (20% restante), aunque es probable que estos ingresos se realicen en ejercicios económicos diferentes.

3.5. presupuesto de ingresos y gastos

• En el presupuesto de gastos:
• La partida de Viajes deberá incluirse en la subcuenta de Transportes > Desplazamientos.
• El apoyo individual correspondiente al profesorado se repartirá entre las subcuentas Dietas (para la manutención) y Actividades extraescolares (para el alojamiento).
• El apoyo individual del alumnado se debe incluir en las subcuentas Transferencias a familias e instituciones sin ánimo de lucro (para la manutención) y Actividades extraescolares (para el alojamiento).
• El apoyo organizativo se podrá repartir entre diferentes subcuentas: Material no inventariable, Suministros, Primas de seguros...

4. asientos erasmus

Procedimiento a seguir:

• Desde el centro se contrata y paga el desplazamiento y el alojamiento.
• El centro paga las tasas de los cursos, en el caso de formación.
• El centro transfiere a los interesados la parte proporcional de dietas (lo que queda de apoyo individual), mediante un anticipo, antes de la movilidad.
• Al finalizar la movilidad, se asientan las dietas del profesorado y los gastos del alumnado con cargo a los anticipos realizados.

ingresos erasmus

• Debemos asentar el ingreso del pago de prefinanciación (80% de la subvención total del proyecto) y el pago final (20% restante).
• Utilizaremos la subcuenta de Proyectos Erasmus.

TRASPASO INGRESOS ERASMUS A OTROS CENTROS

• Se utilizará en los consorcios, para repartir la subvención del SEPIE

Anticipo ERASMUS

• Se realizará antes de la movilidad (y luego, al finalizar ésta, se asentará la dieta del profesor/a o el pago al alumno/a con cargo al anticipo realizado).
• Se puede realizar el anticipo al alumnado o al personal (profesorado).

pago de dietas y desplazamientos erasmus

• Para el pago de la manutención (dietas) al profesorado.
• No se ajustan al D 54/1989
• Utilizaremos la subcuenta Dietas.
• IMPORTANTE:

no superar la cantidad diaria de 91,35 € para así estar exento de IRPF.

pago / gastos A alumnado erasmus

• Para el pago del apoyo individual al alumnado.
• Esta ayuda debe estar exenta de impuestos.
• Utilizaremos la subcuenta Transferencia a familias e instit...
• En el caso de Educación Escolar, se recomienda no dar dinero en mano al alumno, sino hacerle un anticipo al profesorado y luego se regulariza con este asiento.

5. ejemplo 1: movilidad de personal(job shadowing)

• En una agencia de viajes se contratan los billetes de avión (partida de Viaje) y el alojamiento (parte del Apoyo Individual).
• La factura del avión se asienta en la subcuenta Desplazamientos y la del alojamiento en la subcuenta Actividades extraescolares.
• Del apoyo individual total se resta el coste del alojamiento, y esa cantidad se transfiere al docente mediante un anticipo Erasmus.
• Se contrata el seguro de viajes, con cargo a la partida de Apoyo Organizativo, y se asienta la factura en la subcuenta Otros riesgos.
• Al finalizar la movilidad, se asienta el pago de dietas y desplazamiento Erasmus, con cargo al anticipo realizado (en Dietas).

5. ejemplo 1: movilidad de personal(job shadowing)

• Ejemplo de movilidad de personal para realizar un período de observación o job shadowing.

6.ejemplo 2: movilidad de alumnado (FP)

• En una agencia de viajes se contratan los billetes de avión, cuya factura se asentará en la subcuenta Desplazamientos (partida de Viaje).
• Para el alojamiento se puede recurrir a una empresa intermediaria. Si esta es extranjera, usaremos el asiento Factura de proveedor extranjero no residente (en la subcuenta Actividades extraescolares).

• Del apoyo individual total se resta el coste del alojamiento, y el 80 % de esa cantidad se transfiere al alumno/a mediante un anticipo Erasmus.
• Se contrata el seguro de viajes, con cargo a la partida de Apoyo Organizativo, y se asienta la factura en la subcuenta Otros riesgos.
• Al finalizar la movilidad, se asienta el pago de alumnado Erasmus, con cargo al anticipo realizado para el 80% y dándole el 20 % restante.

6.ejemplo 2: movilidad de alumnado (FP)

• Ejemplo de movilidad de alumnado que hace una movilidad de larga duración para realizar su FCT:

7. ejemplo 3: movilidad de alumnado (ESCOLAR)

• En una agencia de viajes se contratan todos los billetes de avión, cuya factura se asentará en la subcuenta Desplazamientos (partida de Viaje). El alojamiento del profesorado acompañante también se puede contratar en la agencia, asentándolo en Actividades extraescolares.
• El alumnado podrá ir a albergues o hoteles (contratado por agencia o empresa intermediaria, con su correspondiente factura) o bien alojarse con familias (a modo de intercambio).
• Del apoyo individual total se restan los gastos de alojamiento, y el resto se transfiere al profesorado mediante anticipo Erasmus, para que los docentes lo vayan gestionando durante el viaje.

7. ejemplo 3: movilidad de alumnado (ESCOLAR)

• Se contratará el seguro de viajes, para alumnado y profesorado acompañante, con cargo a la partida de Apoyo Organizativo, y se asentará la factura en la subcuenta Otros riesgos.
• Al finalizar la movilidad, se deben realizar los siguientes asientos, con cargo a los anticipos realizados al profesorado:
• un Pago de dietas y desplazamientos Erasmus para el personal, con la cuantía que le correspondía al profesorado tras restarle el coste del alojamiento (en la subcuenta Dietas).
• un Pago de alumnado Erasmus, para cada estudiante participante, con la cuantía destinada a cada alumno, tras restarle el coste del alojamiento, si lo hubiera (en la subcuenta Trasnferencia a fam...)

NO OLVIDAR:

• Todas las facturas deben estar a nombre del centro educativo.
• Los fondos recibidos del SEPIE a través de programas Erasmus tienen carácter finalista, es decir, deben ser aplicados única y exclusivamente al cumplimiento del proyecto.

¡muchas gracias!