R2 - Atelier de lancement Visio AC210 2023

Ateliers de lancement - AC210 -

Partenariats simplifiés 2ème session 2023

Tous les documents mentionnés sont directement téléchargeables depuis cette présentation et disponibles sur Mon Projet Erasmus+

Index

L' Agence

Le cycle de vie du projet

Votre convention de subvention

Suivre et faire évoluer son projet

Rendre compte de son projet

L'Agence Erasmus+ France / Éducation Formation

Au niveau national, elle est en charge de la mise en œuvre des « actions décentralisées » du programme Erasmus+ pour le compte de la Commission européenne.

L'Agence est placée sous la tutelle de trois ministères :

• Le Ministère de l'Éducation Nationale et de la Jeunesse
• Le Ministère de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche

• Le Ministère du Travail, du Plein emploi et de l'Insertion

Avant la soumission de votre candidature

Département Promotion

3 Départements à votre service

• Informer des opportunités offertes par les programmes européens ;
• Orienter et accompagner : de l’idée de projet à des candidatures de qualité ;
• Mettre en œuvre les dispositifs européens à l’échelle nationale (Europass, EPALE, eTwinning).

Pendant votre projet

Département Gestion des Projets

• Gérer les candidatures : de leur dépôt à l’attribution des subventions, en passant par l’éligibilité, l’évaluation qualitative, la notification et enfin, la contractualisation ;
• Informer et accompagner les porteurs de projets tout au long de la vie du projet, jusqu’au dépôt du rapport final ;
• Veiller à la bonne gestion des subventions européennes, dans le respect des règles et des priorités du programme.

Après le dépôt du rapport final

Département Contrôle et Évaluation

• Évaluer le contenu qualitatif des rapports finaux ;
• Éxécuter les contrôles simplifiés de tous les rapports finaux ;
• Éxécuter les contrôles approfondis et les audits pour assurer le bon usage des fonds européens.

L'équipe

Emmanuelle Ripon

Rémi Garcia

Azélie Bernard

Noémie Hilpipre

Pierre Arnaud Henry

Azélie Bernard

Élise Balas

Elyn Monatin

Sandra Ménard

Barbara Berche

Victor Foullonneau

Carmela Vaquero

Elyn Monatin

Isabelle Arnouil

Léa Laffond

Un pôle pour vous accompagner

Contact direct avec votre référent à l'Agence impérativement via MonProjetErasmus+

Documentation utile (guides, kits, etc.)

Suivi des étapes de votre projet dans votre espace utilisateur MonProjetErasmus+

Modalités de monitoring renforcées et adaptées au profil de votre projet (visites, entretiens, etc.)

Plus de 1 000 projets suivis au sein du pôle

Votre projet Erasmus+

Le cycle de vie du projet

Avant octobre N

01

Préparation de la candidature

Nous en sommes ici

La candidature a été évaluée. Une synthèse de cette évaluation a été transmise : elle comporte conseils et pistes d’amélioration. Tenez-en compte !

Octobre N

02

Soumission de la candidature

Janvier à août N+1

03

Lancement du projet et versement de la première avance

Mise en œuvre du projet

04

Réalisation des activités et saisie sur Beneficiary Module

Toutes les activités doivent être réalisées pendant la période contractuelle.

Fin du projet

05

Saisie des livrables sur la plateforme des résultats

30 jours après le projet

06

Remise du rapport final et paiement du solde

Après le projet

07

Les documents justificatifs doivent être conservés jusqu'à 3 ans après l'analyse de votre rapport final en cas d'audit

Plateformes et outils informatiques

Enregistrement des organismes

Erasmus+ Project Results

Mon Projet Erasmus+

Beneficiary Module

Plateforme française : suivi de votre projet (documentation, contacts avec l'Agence, contrat...)

Plateforme européenne : * enregistrement de vos activités * et soumission du rapport final

Plateforme européenne : valorisation des projets (à compléter au rapport final)

Plateforme européenne : création et gestion du code OID de votre organisme

Compte EULogin du contact référent + mot de passe

Compte EULogin du contact référent + mot de passe

Courriels des personnes de contact + mot de passe

Compte EULogin des administrateurs + mot de passe

04

01

03

02

01

Pour toutes ces plateformes préférez des adresses emails institutionnelles plutôt qu’individuelles.

01

Pour chaque plateforme, des guides sont disponibles.

Messagerie individuelle

Messagerie de projet

• Messagerie pour tous les contacts du projet ;
• Historique en cas de départ d'une des personnes de contact ;
• Messagerie à paramétrer, le cas échéant.

• Messagerie propre à chaque personne de contact ;
• Nécessité de transférer les informations entre les différents acteurs du projet ;
• Pas d'historique transféré en cas de départ d'une personne.

vs

L'Agence recommande l'utilisation d'une messagerie de projet

L'Agence recommande l'utilisation d'une messagerie de projet

Votre convention de subvention sur Mon Projet Erasmus+

Annexe I

Convention de subvention

• Activités prévues à la candidature

• Liste des partenaires

Toutes les informations importantes de votre projet sont présentées dans la fiche technique :

• Durée et dates du projet ;

• Montant contractuel ;

• Pourcentage et montant des préfinancements, rapport final et paiement du solde.

Annexe II

Règles importantes concernant divers aspects :

• Protection des données ;

• Rapports et contrôles.

En complément de ces documents contractuels, merci de vous référer au Guide du Programme Erasmus+ 2023- p. 236 à 269 (VF).

Gestion interne VS obligations contractuelles

Réalisation des activités (temps passé, déplacement, etc.)

Subvention européenne

Subvention

Règles de comptabilité interne

Modalités de remboursement propres à la stucture

gérée par votre structure

accordée pour le projet

Justificatifs propres à votre structure

Votre subvention Erasmus+

Combien ?

Pour quoi faire ?

Sous-traitance

Pour la réalisation de l’intégralité des activités prévues dans le dossier de candidature (préparation, mise en œuvre, suivi, réunions, mobilités, dissémination…)

30 000 € ou 60 000 €

Autorisée tant qu’elle ne concerne pas des activités essentielles dont dépend directement la réalisation des objectifs de l’action et qu’elle ait été annoncée dès la candidature

Coordinateur

Partenaire 1

Partenaire 2

Partenaire 3

Subvention globale gérée par le coordinateur

Plusieurs versements des fonds Erasmus+ par le coordinateur aux différents partenaires du projet : établir des "sous-contrats"

Rôle du coordinateur et des partenaires

Le coordinateur

• S'assure de la bonne mise en œuvre du projet ;
• Est l'intermédiaire entre les bénéficiaires et l'Agence ;

• Répond aux demandes de l'Agence concernant le monitoring du projet ;
• Rédige les sous contrats ;
• Effectue les paiements dus aux partenaires sans retard injustifié et selon les conditions établies dans les sous-contrats.

Chaque partenaire

• Informe le coordinateur de tout évènement susceptible d'affecter ou de modifier le projet ;

• Transmet les informations utiles au coordinateur pour le suivi du projet et le rapport final.

Les bénéficiaires

Dans la convention de subvention :Chapitre 4 Mise en oeuvre de la subventionArticle 7 - Bénéficiaires, précise le rôle et l’ensemble des obligations de chacun. La coordination du projet est la responsabilité exclusive du coordinateur. Elle ne peut en aucun cas être sous-traitée (Chap. 4 - Article 7 b).

Aspects qualitatifs

Les sous-contrats

Objectifs, résultats et productions du projet ;

Activités et responsabilités de chaque partenaire ;

Dates des réunions de projet / activités ;

Glossaire des termes clés, traduits dans toutes les langues du partenariat.

Points transversaux

Dates du projet, et dates du sous-contrat (au delà de la durée contractuelle avec l’Agence) ;

Calendrier des rapports d’étape à rendre ;

Gestion financière

Règles de communication entre les partenaires ;

Modalités et fréquence de versement des avances ;

Gestion des litiges, juridiction pouvant être saisie.

Modalités et fréquence des remontées de pièces justificatives ;

Annexe précisant le budget à percevoir.

Un modèle est disponible sur MonProjetErasmus+Onglet Suivi du projet : "Kit d'aide à la gestion"

Kit d'aide à la gestion

Conseils au coordinateur du projet

Avoir connaissance de la convention de subvention (annexes).

Impliquer les différents acteurs du projet dès le début (chez les partenaires et en interne).

Suivre et évaluer les activités prévues dans le dossier de candidature (calendrier, réalisations, etc.)

Garantir un suivi budgétaire.

Surveiller régulièrement la réalisation des activités par les partenaires.

Avoir des outils de suivi internes au sein du partenariat.

01

Session de questions 1ère partie

A venir (2ème partie de la visio) : - Modifications possibles dans le cadre de votre projet - Comment rendre compte à l'Agence - Beneficiary Module - Le rapport final et les justificatifs à fournir à l'Agence - Auto-évaluation de votre projet

Suivre et faire évoluer son projet

La synthèse budgétaire des activités à réaliser se trouve dans l'Annexe I.Extrait d'une Annexe I ci-dessous :

Modifications possibles sans avenant

Changement de lieu des activités (chez un autre partenaire du projet)

Modification du nombre de participants par activité

Changement des dates des activités

Réaliser les objectifs initiaux de votre projet

Justifier ces changements lors du monitoring Agence

En cas de doute pensez à consulter votre référent à l’Agence !

Cas d'avenant à la convention de subvention

Modification de la composition du partenariat

Modification substantielle (nature et/ou budget) entre deux activités

Modification du cadre juridique de ma structure

Extension de la durée du projet

• Un avenant passe par une demande à l'Agence et est donc soumis à un accord formel

• La demande doit être anticipée, les activités qu'il est proposé de modifier ne doivent pas être finalisées
• La demande doit être dûment justifiée par des raisons propres à la mise en oeuvre du projet

Rendre compte à l’Agence pendant la durée du projet

Monitoring

Beneficiary Module : outil de reporting

Rendez-vous téléphonique

Un outil de reporting

Questionnaires de monitoring

Le déclaratif pour l'Agence

Ateliers thématiques

La plateforme du rapport final

Visite de suivi

Guide

La plateforme Beneficiary Module

Le rapport final

Le menu

Les activités

Rapport final

Mettre à jour la plateforme "Beneficiary Module" (BM) (par vous avec la contribution de tous les partenaires)

Téléchargement des résultats de votre projet sur la platforme E+PRP

Détail de la réalisation des activités de votre projet

30 jours après la date de fin de projet

A rédiger en français

Pas de rapport financier avec dépenses réelles – comptabilité interne

Documentation à conserver

Pour les activités réalisées dans le cadre du projet : tout document qualitatif ou quantitatif démontrant le niveau d’atteinte des objectifs du projet définis à la candidature. Par exemple : - Documents relatifs à la gestion et à la mise en œuvre du projet (documents supports à la coordination, à la planification du projet, répartition des tâches, respect du calendrier), ordres du jour, comptes rendus... - Attestation de présence aux activités du projets / mobilités, outils de reconnaissance des acquis / des mobilités, programme détaillé...- Contenus relatifs aux activités, à leur mise en œuvre, à leur contenu, livrables réalisés... Pour le suivi budgétaire et financier : preuve de versements aux partenaires du projet et enregistrement du projet dans les comptes du bénéficiaire.

Pièces à fournir à l'Agence en cas de contrôle sur pièces ou sur site.

Auto-évaluation de votre projet

Des indicateurs quantitatifs & qualitatifs à définir et à suivre pour garantir, mesurer et attester de l’atteinte des objectifs

Exemples :

• Conformité de la mise en œuvre du projet avec la candidature
• Acquis de l’apprentissage et impact sur les participants
• Qualité des activités entreprises et leur cohérence avec les objectifs initiaux
• Qualité des produits et résultats obtenus
• Mesure dans laquelle le projet s’est avéré innovant et/ou complémentaires à d’autres initiatives
• ...

Vous pouvez vous appuyer sur le Handbook de la Commission européenne

Ce qu'il faut retenir

A minima, une étape de suivi sera réalisée avec votre référent à l'Agence et le rapport final est à rendre à lʼAgence en fin de projet.

Utiliser les plateformes et notamment Mon Projet Erasmus +.

Entretenir de bonnes relations avec lʼAgence : répondre aux sollicitations, informer lʼAgence de toutes les modifications, prendre en compte les conseils des évaluateurs et de votre référent, communiquer avec ce dernier.

Prendre connaissance du pack contractuel et de la documentation (Handbook, guide, etc.).

Établir une bonne communication au sein de votre structure et avec l'ensemble des partenaires. Pensez aux sous-contrats.

Bien préparer son rapport final : être en mesure de rendre compte de votre projet (quantitatif et qualitatif). Penser à garder les preuves de réalisation des activités.

Beneficiary Module (BM) est lʼoutil de reporting sur lequel vous devez inscrire la réalité des activités de votre projet.

Mettre en place dès le début du projet les éléments nécessaires à l’auto-évaluation du projet.

02

Session de questions