Les bonnes pratiques numériques
Atelier relatif à la gestion des documents numériques : arborescence et nommage
Débuter
Sommaire
01
Définitions et intérêts
Le plan de classement
02
03
Les règles de nommage
Les outils collaboratifs
04
05
Contact
Définitions et intérêts
01
Qu'est-ce qu'un document numérique ?
C'est déjà une archives dès sa création ! Selon la définition de l’article L. 211-1 du code du patrimoine (loi Lcap du 7 juillet 2016) : « Les archives sont l’ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l’exercice de leur activité ».
1 donnée = 1 document numérique = 1 archive publique
NÉCÉSSITÉ JURIDIQUE
NÉCÉSSITÉ ADMINISTRATIVE
Nécéssités du document (archives)
Attention !
NÉCÉSSITÉ NUMÉRIQUE RESPONSABLE
NÉCÉSSITÉ HISTORIQUE ET CULTURELLE
LA VIE DU DOCUMENT
OU SON CYCLE DE VIE
04
03
01
02
FIN DE L'UTILITÉ ADMINISTRATIVE
FIN DE L'USAGE COURANT
PRODUCTION ou CRÉATION
VALIDATION
ARCHIVES INTERMÉDIAIRES
ARCHIVES DÉFINITIVES
ARCHIVES COURANTES
Appelé aussi DUC = DURÉE D'UTILITÉ COURANTE
Appelé aussi DUA = DURÉE D'UTILITÉ ADMINISTRATIVE
+info
+info
+info
Le plan de classement
02
Définition et bénéfices
Comment faire son plan de classement ?
Classer par thèmes ou par missions
Idem que celui du papier
Exhaustif et fiable
Il doit être épuré régulièrement
7 règles du plan de classement
Pour une arborescence logique
Il doit être approuvé par tous
Chaque document doit être accessible et mis à jour
Il doit être pérenne
Comment : En classifant et en organisant tous les documents de votre service/direction de façon logique et maîtrisé et compréhensible à tous.
Objectif du plan de classement
Objectif est pluriel, il d'agit de : - maîtriser sa volumétrie, - accéder rapidement à l'information, - diminuer les pertes, - éviter de stocker en vrac des documents ! - gagner en temps de recherche.
Visuel d'un mauvais plan de classement
Le saviez-vous ?
Visuel d'un bon plan de classement
Lieux de sauvegarde
Les serveurs
3 lieux de création de plan de classement : - Inter-Services = I: - Serveur direction/service = S: - Serveur nominatif = Z:
+ info
Les règles de nommage
03
des dossiers (ou répertoires) et des fichiers
Le nommage des dossiers / répertoires ordonne le plan de classement
+info
Avec numérotation = Ordre numérique pour hiérarchiser les dossiers
Sans numérotation : Ordre alphabétique ou chronologique
Le nommage des fichiers
La structure générale
NE PAS ÉCRIRE
<Date (optionnel)>_<Domaine Fonctionnel (obligatoire pour tout fichier transverse)>_<Type (optionnel)>_<Sujet (obligatoire)>_<Version (optionnel)>.extension (obligatoire)
AVEC UN ESPACE
On utilise soit l'underscore "_" ou une majuscule pour formaliser l'espace
ÉCRIRE
DE PONCTUATION
Seul LE POINT est autorisé, mais réservé à l'extension
EN MINUSCULE
D'ACCENT NI DE SYMBOLE
Pour différencier le nommage du répertoire, on nomme le sujet en minuscule
pas d’accent ni de tréma (é, è, à, ä, ù), ni de décilles (ç) et surtout pas de symbole (#, &, @)
UTILISEZ L'UNDERSCORE ET/OU LA MAJUSCULE
20230504_DGS_CR_ReunionDirecteurs_VP01.doc
DE NOMINATION VAGUE
divers, autres, à classer matin, dupond2, Simone, etc.
PENSEZ AU VERSIONING
Le versioning permet de repérer et d'éliminer les doublons pour accéder à une information unique du fichier dont le contenu évolue dans le temps.
La version à conserver est formalisé par "VV" ou "VS"
Outils collaboratifs et bonnes pratiques
04
Pour un numérique responsable (mails, drive et pièces jointes)
Les outils à la mairie de Chelles
SCALA
INTER-SERVICES
Lieu d'information (en attendant le nouveau)
Lieu d'échanges principalement
INTER-SERVICES
INTRANET
+info
+info
MAIL ET PIECE JOINTE
LE DRIVE NEXCLOUD
Pour une utlisation plus numériquement responsable
Outil collaboratif
LE DRIVE
LE MAIL
+info
+info
Team ARCHIVES DOCUMENTATION
archivesmunicipales@chelles.fr
Et surtout NE PROCRASTINEZ PAS ! Classez le document dès édition ou réception pour ne pas vous retrouver débordé.
Ce qui ne va pas :
- Mélange des répertoires (ou dossiers) avec des fichiers !
- Mauvais nommage des répertoires et des fichiers !
BREF, C'EST LE BAZAR
Comme pour le papier, il y a un chemin pour accéder au document
En informatique, il y a aussi un chemin pour accéder au document
L'ordre du nommage n'est pas fixe. Il varie selon les besoins
Le fichier est toujours placé dans un dossier (ou répertoire), soit en bout de chemin. 5 niveaux maxi (ou profondeur) !
Les bonnes pratiques bureautiques
Archives-Documentati
Created on January 10, 2024
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Les bonnes pratiques numériques
Atelier relatif à la gestion des documents numériques : arborescence et nommage
Débuter
Sommaire
01
Définitions et intérêts
Le plan de classement
02
03
Les règles de nommage
Les outils collaboratifs
04
05
Contact
Définitions et intérêts
01
Qu'est-ce qu'un document numérique ?
C'est déjà une archives dès sa création ! Selon la définition de l’article L. 211-1 du code du patrimoine (loi Lcap du 7 juillet 2016) : « Les archives sont l’ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l’exercice de leur activité ».
1 donnée = 1 document numérique = 1 archive publique
NÉCÉSSITÉ JURIDIQUE
NÉCÉSSITÉ ADMINISTRATIVE
Nécéssités du document (archives)
Attention !
NÉCÉSSITÉ NUMÉRIQUE RESPONSABLE
NÉCÉSSITÉ HISTORIQUE ET CULTURELLE
LA VIE DU DOCUMENT
OU SON CYCLE DE VIE
04
03
01
02
FIN DE L'UTILITÉ ADMINISTRATIVE
FIN DE L'USAGE COURANT
PRODUCTION ou CRÉATION
VALIDATION
ARCHIVES INTERMÉDIAIRES
ARCHIVES DÉFINITIVES
ARCHIVES COURANTES
Appelé aussi DUC = DURÉE D'UTILITÉ COURANTE
Appelé aussi DUA = DURÉE D'UTILITÉ ADMINISTRATIVE
+info
+info
+info
Le plan de classement
02
Définition et bénéfices
Comment faire son plan de classement ?
Classer par thèmes ou par missions
Idem que celui du papier
Exhaustif et fiable
Il doit être épuré régulièrement
7 règles du plan de classement
Pour une arborescence logique
Il doit être approuvé par tous
Chaque document doit être accessible et mis à jour
Il doit être pérenne
Comment : En classifant et en organisant tous les documents de votre service/direction de façon logique et maîtrisé et compréhensible à tous.
Objectif du plan de classement
Objectif est pluriel, il d'agit de : - maîtriser sa volumétrie, - accéder rapidement à l'information, - diminuer les pertes, - éviter de stocker en vrac des documents ! - gagner en temps de recherche.
Visuel d'un mauvais plan de classement
Le saviez-vous ?
Visuel d'un bon plan de classement
Lieux de sauvegarde
Les serveurs
3 lieux de création de plan de classement : - Inter-Services = I: - Serveur direction/service = S: - Serveur nominatif = Z:
+ info
Les règles de nommage
03
des dossiers (ou répertoires) et des fichiers
Le nommage des dossiers / répertoires ordonne le plan de classement
+info
Avec numérotation = Ordre numérique pour hiérarchiser les dossiers
Sans numérotation : Ordre alphabétique ou chronologique
Le nommage des fichiers
La structure générale
NE PAS ÉCRIRE
<Date (optionnel)>_<Domaine Fonctionnel (obligatoire pour tout fichier transverse)>_<Type (optionnel)>_<Sujet (obligatoire)>_<Version (optionnel)>.extension (obligatoire)
AVEC UN ESPACE
On utilise soit l'underscore "_" ou une majuscule pour formaliser l'espace
ÉCRIRE
DE PONCTUATION
Seul LE POINT est autorisé, mais réservé à l'extension
EN MINUSCULE
D'ACCENT NI DE SYMBOLE
Pour différencier le nommage du répertoire, on nomme le sujet en minuscule
pas d’accent ni de tréma (é, è, à, ä, ù), ni de décilles (ç) et surtout pas de symbole (#, &, @)
UTILISEZ L'UNDERSCORE ET/OU LA MAJUSCULE
20230504_DGS_CR_ReunionDirecteurs_VP01.doc
DE NOMINATION VAGUE
divers, autres, à classer matin, dupond2, Simone, etc.
PENSEZ AU VERSIONING
Le versioning permet de repérer et d'éliminer les doublons pour accéder à une information unique du fichier dont le contenu évolue dans le temps. La version à conserver est formalisé par "VV" ou "VS"
Outils collaboratifs et bonnes pratiques
04
Pour un numérique responsable (mails, drive et pièces jointes)
Les outils à la mairie de Chelles
SCALA
INTER-SERVICES
Lieu d'information (en attendant le nouveau)
Lieu d'échanges principalement
INTER-SERVICES
INTRANET
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MAIL ET PIECE JOINTE
LE DRIVE NEXCLOUD
Pour une utlisation plus numériquement responsable
Outil collaboratif
LE DRIVE
LE MAIL
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Team ARCHIVES DOCUMENTATION
archivesmunicipales@chelles.fr
Et surtout NE PROCRASTINEZ PAS ! Classez le document dès édition ou réception pour ne pas vous retrouver débordé.
Ce qui ne va pas :
BREF, C'EST LE BAZAR
Comme pour le papier, il y a un chemin pour accéder au document
En informatique, il y a aussi un chemin pour accéder au document
L'ordre du nommage n'est pas fixe. Il varie selon les besoins
Le fichier est toujours placé dans un dossier (ou répertoire), soit en bout de chemin. 5 niveaux maxi (ou profondeur) !