Tema 5: Etapas finales del proceso de selección

TEMA 5: ETAPAS FINALES DEL PROCESO DE SELECCIÓN Y TRATAMIENTO DE LA DOCUMENTACIÓN

4. GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN DEL PERSONAL

1 ETAPAS FINALES DEL PROCESO DE SELECCIÓN

2. TRATAMIENTO DE LA DOCUMENTACIÓN LABORAL

3. PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

Se debe tener en cuenta la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales.

Las empresas tienen establecidos procedimientos para gestionar los expedientes de la plantilla, según marca la Ley.

Las etapas finales de un proceso de seleción son : petición de referencias, comprobación de documentción, ofrecimiento del puesto, reconocimiento médico, contratación e incorporación.

Para proteger los datos personales se debe tener en cuenta la Ley de Proteccimón de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales

A. ORDENACIÓN DE LOS EXPEDIENTES

2.1 EXPEDIENTE PERSONAL

Existen datos para identificar a una persona, ya sea directa o indirectamente , como el nombre, los apellidos, la dirección...

De forma general, primero, los expedientes se ordenan por departamento, dentro de cada departamento, se ordenan alfabéticamente, finalmente se ordenan cronológicamente.

1.1 SOLICITUD DE REFERENCIAS

El expedeinte es el conjunto de documentos, ordenados cronológicamente, que refleja el historial laboral de cada trabajador. Se puede conservar en papel o en formato digital.

Las referencias son informes del candidato que provienen de empresas en las que se ha trabajado anteriormente. Es una forma de comprobar la veracidad de la informción proporcionada por el candidato durante el proceso de selección

3.1 LA PROTECCIÓN DE DATOS EN LA EMPRESA

B. CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

La plantilla facilita a las empresas documentación y datos personales. Estos datos pasa a formar parte del expediente personal y deben ser protegidos para garantizar el derecho al honor y a la intimidad

A. DOCUMENTACIÓN DEL EXPEDIENTE

La solicitud de referencias tiene el problema de que son opiniones subjetivas de la anterior empresa, pudiendo ser referencias asépticas o muy exageradas

La vida de un documento pasa por 3 etapas: Archivo del departamento: contiene la documentación actual que se utiliza frecuentemente. Archivo intermedio: recibe documentación del personal que ha finalizado su relción laboral con la presa, la que ha perdido vigencia jurídica o administrativa o cuando se consulta esporádicamente. Archivo histórico: aquí se encuentra la documentación que se consulta raramente y qu constituye la memoria histórica de la empresa.

Aquí se puede encontrar documentación aportada por el personal, documentos generados por la empresa, documentación procedente de las instituciones púplicas o privadas

1.2 ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN Y TOMA DE DEISIONES

3.2 MEDIDAS DE SEGURIDD PARA LA PROTECIÓN DE DATOS

Tanto si el proceso de selección ha sido externo como interno, siempre se realiza una última entrevista para valorar a la terna final de personas que optan al puesto de trabajo.

B. ACTUALIZACIÓN DE LOS EXPEDIENTES

Medidas deseguridad

Los expedientes sufren variaciones. Su comunicación en algunos casos puede tener grandes consecuencias.

1.3 OFERTA DEL PUESTO A LA PERSONA SELECCIONADA

4.1 REPONSABILIDADES DEL PERSONAL QUE GESIONA LA DOCUMENTACIÓN DE CARÁCTER LABORAL

2.2 CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE CARÁCTER LABORAL

La oferta se suele realizar en una entrevista en la que se informará al candidato sobre las características del puesto. Si ambas partes están de acuerdo, firmarán un contrato de trabajo

A. DEBER DE CONFIDENCILIDAD

Es el compromiso de guardar para sí inerte información a la que tendrá acceso en su trabajo. Quién incumpla la cláusula recibirá una sanción

1.4 EL RECONOCIMIENTO MÉDICO

Las relaciones laborales generan mucha documentación de carácter económico.

Antes de comenzar la relación laboral, es posible que se solicite al candidato que se realize un reconocimiento médico, para comprobar que reúne las condiciones físicas y psíquicas para realizar su trabajo. El candidato elige libremente si se lo realiza o no, además a la empresa solo le llega un informe donde le pone apto o no apto

Plazos de conservación

B. DEBER DE SECRETO PROFESIONAL

El responsable de los ficheros y todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales deben guardar el secreto profesional incluso una vez acabadas las relaciones con el titular.

1.5 EL PERIODO DE PRUEBA

El periodo de prueba se debe poner por escrito cuanto durará. En el periodo de prueba , cualquiera de las partes podrá darla por finalizada sin necesidad de previo aviso, sin tener ninguna sanción.

1.6 INCORPORACIÓN

Al incorprrarse el candidato necesita tener una adecuada integración, debido a que entra en un área desconocida. Por ello se crean:A. PLANES DE ACOGIDA B. MANUAL DE ACOGIDA O BIENVENIDA

B. MANUAL DE ACOGIDA O BIENVENIDA

A. PLAN DE ACOGIDA

En este manual se recoge información sobre aspectos concretos de la empresa, que se entrega al nuevo integrante.

Los planes de acogida se suelen encontrar en grandes empresas, para facilitar la integraación laboral y emocional en la empresa.

Elementos del plan de acogida

Información que se facilita en un manual de acogida

1. Bienvenida de la dirección
2. Empresa:
1. Historia, misión, valores.
2. Legislación aplicable
3. Plan de autoprotección:
4. Jornada y periodo de descanso
3. Políticas de recursos humanos:
1. Prestaciones sociales
2. Carrera profesionales
3. Medidas para la conciliación de la vida laboral y familiar
4. Actividades sociales

1. Acogida por el responsable del departamento de recursos humanos
2. Información oral sobre la empresa
3. Entrega del manual de acogida
4. Visita al centro de trabajo
5. Presentación del jefe de departamento
6. Presentación a la dirección
7. Presentación a los compañeros
8. Comunicación a la plantilla de la llegada de un nuevo integrante
9. Información de riesgos laborales
10. Designación de la persona responsable
11. Formación inicial

Selección mediante departamento de recursos humanos

Selección mediante empresa consultora

• Se elabora un informe de valoración final de los candidatos.
• Se presenta una terna final de candidaturas a la empresa cliente.
• Se realizan recomendaciones para que la empresa cliente tome la decisión final.

• Se realiza un informe con las candidaturas que se consideran válidas.
• Se presenta una terna de candidaturas finales al cliente interno, que será quien tome la decisión final.

• Mínimo 4 años desde el fin de la relación laboral:
• Contratos de trabajo
• Partes de altas y bajas
• Documentacín de la afiliación
• Nóminas y boletines de cotiación a la Seguridad Social

Legislación laboral

• Cuatro años, a contar desde la liquidación de los impuetos

Legislación físcal

• Seis años, a contar desde la fecha de cierre del ejercicio contable

Código de Comercio

• lgunos administraciones establecen mayores plazos de conservción cuando conceden subvenciones relacionadas con los saalarios

Otras normas

Todas las personas ir en derecho a conocer si sus datos van a ser incluidos en un fichero y el tratamiento qu se realiza con esos datos.

• Informar a las personas afectadas

La persona afectada debe dar su consentimiento para que la empresa pueda incluir sus datos en un fichero.

• Pedir el consentimiento

Los datos han de ser adecuados a la finalidad que motiva su recogida.

• Calidad de los datos

La persona responsable del fichero debe facilitar y garantizar el ejercicio de los derechos de oposición, acceso, limitación.

• Garantizar los derechos de las persona afectdas

Quienes intervienen en cualquier fase del tratamiento de los datos dedeb guardar el secreto profesional

• Debe de guardar secreto profesional

La persona responsable establecerá medidas para garantizar un nivel de seguridad adecuado en función de os riesgos detectados en un análisis previo.

• Adaptación de medidas de seguridd

MEDIDAS DE SEGURIDAD

Identificción de usuarios:

• Cuando un ordenador se utilice para el tratamiento de datos personales, se recomienda tener varios usuarios.
• Se garaantizará la existencia de contraseñas para el acceso a los dato personales almacenados.

Medidas de salvaguarda:

• Los ordenadores y equipos deben mantenerse actualizados.
• Se dispondrá de un sistema antivirus que deberá ctualizarse periódicamente.
• Existirá un firewall
• Se efectuará una copia de seguridad periódicamente

• Medidas técnicas

Deber de confidencialidad y secreto:

• Debe impedirse el acceso a datos personales a personas no autorizadas
• No se comunica inormacín personal a enceras personas
• Los documentos se almacenarán en un lugar seguro
• No se desecharán los documentos sin garantizar antes su destrucción
• El deber de secreto y confidenciidad persiste inclus acabada la relación laboral

• Medidas organizativas: