Экскурсия по городскому архиву

Экскурсия по Новоуральскому городскому архиву

Начать

Адрес

МКУ НГО "Городской архив" находится по адресу: Свердловская область, г. Новоуральск, ул. Фрунзе, 7/2.

Проезд:

• ж/д - до ст. Верх-Нейвинск по направлению Екатеринбург - Н.Тагил;
• автобус или маршрутное такси до г. Новоуральска.

От ж/д вокзала - маршрутное такси № 11, 76, 2 до ост. Фрунзе (ул. Первомайская).

Фойе

Для обеспечения сохранности документов в архиве при входе организован пост охраны, введен пропускной режим.

Приемная

Приём посетителей осуществляется в установленные дни и часы в ПРИЕМНОЙ (на 2 этаже кабинет 215)

Сотрудник архива консультирует посетителя о документах, находящихся в архиве и условиях предоставления архивных документов, выдает бланки анкет-заявлений установленного образца. В случае отсутствия документа в архиве – дает разъяснение, куда следует обратиться. Специалист архива регистрирует заявления граждан в день поступления. При личном обращении заявителю выдается талон с указанием срока получения результата. В срок, установленный при регистрации запроса, заявителю выдается ответ на запрос под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа.

В архиве рассматриваются запросы заявителей, поступившие при личном обращении, по почте, факсу, электронной почте, через единый портал и региональные порталы государственных и муниципальных услуг, по электронным каналам связи. В случае досрочного исполнения запроса – специалист оповещает гражданина о готовности по телефону или электронной почте.

Для удобства посетителей рядом с Приемной оборудован "Уголок посетителя", где имеется место для заполнения заявлений и размещается справочная информация по составу и содержанию архивных фондов, справочник по фондам архива и другая информация по местонахождению архивных документов, объявления, график работы Архива и приема посетителей, образцы заполнения заявлений. Информация для посетителей своевременно обновляется.

архивоХранилище

Для более компактного размещения документов и в целях рационального использования площадей хранилища оборудованы мобильными стеллажами. Архивные документы в архивохранилище располагаются в порядке, обеспечивающем их учет и оперативный поиск. Порядок расположения документов по архивохранилищам и внутри каждого архивохранилища закрепляется планом (схемой) их размещения. Все стеллажи и полки пронумерованы. Документы с разными сроками хранения размещаются раздельно в разных хранилищах. Научно-технические документы и коллекции хранятся отдельно от управленческих документов.

Архивные документы на бумажной основе размещаются на стеллажах горизонтально или вертикально, в коробках или других первичных средствах хранения (папках, футлярах, и т.п.) либо завернуты в бумагу. По мере возможности должны быть закартонированы все документы. В нашем архиве в коробки помещены 53% документов – это свыше 90 тысяч дел. Ежегодно этот процент увеличивается.

В архивохранилищах поддерживается температурно-влажностный режим. Для контроля за температурно-влажностным режимом архивохранилища оборудованы приборами учета. Контролируется температурно-влажностный режим путем измерения температуры и влажности воздуха. Показания контрольно измерительных приборов не реже 2-х раз в неделю фиксируются в специальных регистрационных журналах.

При выдаче документов из хранилища и возвращении их на место проводится полистная проверка документов в деле. Если из папки изъят документ, на место изъятого документа помещается карточка-заместитель. Выдача архивных документов из архивохранилища регистрируется в книгах выдачи архивных документов.

Работа с документами

Документы, поступившие в архив от ликвидированных организаций в неупорядоченном виде, подвергаются научно-технической обработке: проводится экспертиза ценности документов и описание документов, отобранных в результате экспертизы ценности на постоянное или долговременное (до 75 лет) хранение. Первая задача – отбор наиболее ценных документов. В процессе экспертизы ценности из дел извлекаются дубликаты, копии, не оформленные или не подписанные документы, и документы, временного срока хранения. Из оставшихся документов формируются дела в соответствии со схемой систематизации данного фонда, которые включаются в опись. На документы дела составляется внутренняя опись. На особо ценные документы составляются каталожные карточки, которые вливаются в систематический или тематический каталог. Итогом экспертизы ценности документов является полноценное комплектование архивов и всего Архивного фонда страны.

Наиболее востребованные и значимые документы сканируются, из них создается "Фонд пользования", доступный пользователям в читальном зале архива и на сайте архива. Фонд пользования позволяет обеспечить широкий доступ к документам архива и позволяет сохранить оригиналы, которые от частого использования и копирования разрушаются.

переплетно-реставрационный цех

В архиве имеется свой переплетно-реставрационный цех. Здесь осуществляется подшивка и переплет документов, реставрация дел и документов, изготовление папок и обложек для подшивки документов, конвертов для хранения документов. Для этого имеется все необходимое оборудование.

Найденные в хранилище документы передаются для исполнения. Специалист рабочей группы по отобранным документам исполняет запрос.

Исполнение запросов

Исполнение запроса – многоэтапный процесс, требующий четкой организации работы Архива, а также профессиональной компетенции исполнителей. Этапы исполнения запроса: - анализ тематики запроса; - передача его на исполнение по документам архива; - направление запросов на исполнение в другие организации по принадлежности (в случае отсутствия их в архиве); - поиск архивных документов, необходимых для исполнения запроса (исполнение запроса начинается с изучения имеющихся в архиве справочников и научно-справочного аппарата к документам архивных фондов: тематические картотеки, поисковая база данных, дела фондов, описи, пофондовые и постеллажные топографические указатели, внутренние описи дел); - запрос у заявителя недостающих сведений (в случае необходимости); - подготовка и оформление ответов на запрос.

Читальный зал

Использование архивных документов Городского архива осуществляется и через читальный зал архива. Читальный зал оборудован компьютерной техникой, которая обеспечивает доступ к электронным описям, базам данных, электронным образам документов (фонд пользования). Посетитель, пришедший в читальный зал архива, знакомится с научно-справочным аппаратом архива: описями документов, каталогами, как на бумажном носителе, так и в электронном виде – отбирает необходимые документы. Далее оформляет заказ установленного образца на выдачу отобранных дел. Посетителю назначается время следующего посещения. К назначенному времени дела из хранилища выдаются для использования в читальный зал.

Сотрудник архива ведет журнал регистрации посетителей и журнал выдачи им документов, на посетителя заводится личное дело, заполняется анкета, выдается пропуск.

В последнее время проявился широкий интерес общественности к прошлому, документальному наследию, хранящемуся в архивах. При глубоком изучении документального наследия происходит духовное обновление общества. Популяризация документов архивного фонда Новоуральского городского округа, в целях привлечение внимания к истории города, развития творческого сотрудничества с организациями, учебными заведениями города, учреждениями культуры, общественными организациями и объединениями осуществляется путем проведения выставок архивных документов и экскурсий по архиву.

Одной из основных форм использования документов является их экспонирование на выставках. Выставка документов - это художественно оформленная подборка документов на определенную тему, предназначенная для публичной демонстрации (экспонирования). На выставках демонстрируются подлинные архивные документы или их копии, имеющие историческое и социально-культурное значение, а также иллюстративные и вспомогательные материалы, печатные издания, фотографии.

Выставки архивных документов интересны не только взрослым, но и учащимся школ и других учебных заведений.

Архив принимает участие во всех значимых для города и страны мероприятиях, к знаменательным датам готовит тематические выставки, экскурсии, встречи.

Мы проводим для школьников открытые уроки и познавательные экскурсии по архиву.

Для повышения профессионального уровня работников организаций, предприятий, учреждений в вопросах составления номенклатур дел, экспертизы ценности документов и их подготовке к муниципальному хранению, проведение ежегодной паспортизации архивов и др. Городской архив проводит совещания, семинары, консультации. В помощь специалистам разработан ряд методических пособий и рекомендаций по работе с документами.

График работы

График работы архива: Понедельник – четверг – с 8:30 до 17:30 Пятница – с 8:30 до 16:30 Перерыв – с 13:00 до 14:00 Суббота, воскресенье – выходные дни График приема посетителей по запросам: Понедельник, вторник, среда – с 9:00 до 17:00 Перерыв – с 13:00 до 14:00 Четверг, пятница – неприемные дни Суббота, воскресенье – выходные дни График работы читального зала (каб. № 211): Выдача исследователям описей, документов для работы, прием заказов на выдачу дел: Понедельник, вторник, среда – с 9:00 до 17:00 Прием заказов на выдачу дел (только от иногородних): Четверг – с 9:00 до 17:00, пятница– с 9:00 до 16:00 Перерыв – с 13:00 до 14:00 Суббота, воскресенье – выходные дни Для групповых посещений на выставки архива запись по телефонам: 9-05-47, 9-05-26

Работа с документами

Архивохранилище

Адрес

Приемная

График работы

Исполнение запросов

Выставки документов

Читальный зал

Измеритель температуры и влажности ИВТМ-7 М

Откидной столик в хранилище

Коробка предназначена для защиты документов от воздействия агрессивной окружающей среды, пыли, влажности. Коробки и связки снабжаются ярлыками, на которых указывается название и номер архивного фонда, номер описи дел, номера единиц хранения.

На каждом стеллаже для закрепления места хранения, учета и поиска архивных документов размещены постеллажные топографические указатели, которые указывают какие фонды хранятся на этом стеллаже.

Справочник по фондам архива содержит сведения обо всех организациях, документы которых хранятся в Городском архиве г. Новоуральска. Так же по каждой организации даны сведения о видах и хронологических границах поступивших на хранение документов по каждой организации. Справочник дает возможность еще до обращения в приемную архива, определить, имеются ли в данном архиве необходимые посетителю документы.