Instituto Politécnico Nacional
Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía. Licenciatura: Archivonomía Materia: Administración de los recursos de archivo Grupo: ·3EX02 3ª Semestre Profesor:L.c Ángel Luis Pineda Alumna: María Belén Alpizar Garibay "Recursos técnicos".
Comenzar
Introducción
En la presente presentación se buscará hablar sobre los recursos técnicos que nos podemos encontrar dentro de los archivos, así como describir cada uno de estos con la finalidad de que el alumno comprenda sobre cómo es el uso de estos. Asimismo, se expondrá sobre la normativa vigente en México en materia de Archivos.
4. Instrumentos de consulta. (Inventario general, inventario de transferencia primaria y secundaria, inventario de baja definitiva).
índice
1. Recursos técnicos.
5. Normatividad. (Artículos de la Ley General de Archivos)
2. Recursos técnicos en los archivos
6. Conclusiones
3. Instrumentos de control. (Cuadro General de Clasificación y Catálogo de Disposición Documental)
7. Referencias
Recursos técnicos.
Los recursos técnicos son aquellos que nos permitirán mejorar la productividad de una empresa, organización y/o institución, pues, son los instrumentos auxiliares para que los demás recursos puedan ser coordinados, o bien, para que los recursos humanos desarrollen adecuadamente sus funciones. Estos recursos se encuentran comprendidos por todos los procedimientos, métodos, organigramas, fórmulas, patentes, etc. Lifender (2021) “Recursos técnicos”. Consultado el 2 de enero del 2023 de https://www.lifeder.com/recursos-tecnicos/
Instituto Tecnológico de Sonora (s,f) “Recursos técnicos”. Consultado el 2 de enero del 2023 de http://biblioteca.itson.mx/oa/ciencias_administrativa/oa12/recursos_iniciar_empresa/r2.htm
Recursos técnicos en los archivos
En base a Ávila Luna María Longina (2014) nos menciona que este recurso “está representado por un conjunto de tareas lógicas y coordinadas que permiten al archivista cumplir con un proceso de organización intelectual que inicia con una recepción documental y termina con una valoración para su depuración o conservación definitiva”. Ávila Luna María Longina (2014) “Administración de recursos archivísticos”. Consultado el 2 de enero del 2023 de https://biblat.unam.mx/hevila/BibliotecasyarchivosMexicoDF/2014/vol1/no3/7.pdf
Problemáticas ante el desuso de los recursos técnicos.
- Confusión.
- Pérdida o maltrato de la documentación.
- Aplicación errónea de los procedimientos en la documentación.
- Duplicidad de funciones.
- Aumento de masas documentales.
- Bajas documentales sin una correcta valorización.
Ávila Luna María Longina (2014) “Administración de recursos archivísticos”. Consultado el 2 de enero del 2023 de https://biblat.unam.mx/hevila/BibliotecasyarchivosMexicoDF/2014/vol1/no3/7.pdf
instrumentos de control.
Por otro lado, el Cuadro general de clasificación documental busca responder a una triple necesidad:1. Proporcionar una estructura lógica que represente la documentación producida o recibida en el ejercicio de las atribuciones o funciones de una dependencia o entidad. 2. Facilitar su localización; es decir, facilitar el acceso a la información contenida en el acervo documental. 3. Facilitar la localización física de cada documento o expediente para su eficaz control y manejo. AGN (2012) "Instructivo para elaborar el cuadro de clasificación archivística". Consultado el 3 de enero del 2023 de https://www.gob.mx/cms/uploads/attachment/file/54330/INSTRUCTIVO_PARA_ELABORAR_EL_CUADRO_GENERAL_DE_CLASIFICACI_N_ARCHIV_STICA.pdf
Cuadro General de Clasificación.
En base a la Ley General de Archvios de México (2023) el Cuadro General de Clasificación es el "instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada sujeto obligado". Siendo que la estructura del Cuadro general de clasificación archivística siempre deberá ser jerárquica y atender a los conceptos básicos de fondo, sección y serie, pues, se busca jerarquizar los grupos de documentos que conforman a un archivo.
Cuadro general de clasificación.
¿Cómo se elabora?
Para elaborar correctamente un Cuadro General de Clasificación se debe de realizar un conjunto de actividades que se van a dividir en diferentes etapas.La primer etapa es la de modelo de tratamiento de los documentos de archivo donde se buscará identificar al fondo, unidades administrativas, etc. Asimismo se va a jerarquizar y codificar. La segunda etapa corresponde al proceso de insturmentación donde se va a validar y formalizar, lo expuesto a las normativas vigentes.
Cuadro General de Clasificación
Ejemplo.
instrumentos de control.
Catálogo de Disposición Documental (CADIDO)
El catálogo de disposición documental nos permite conocer en que fase o etapa se encuentran nuestro documentos.Su correcta elaboración dependerá del Cuadro General de Clasificación Archivística, pues, para poder elaborar un catálogo de disposión documental se requiere la previa elaboración del Cuadro General de Clasificación Archivística.
En base al IMIPE (2020) El catálogo de disposición documental es "un registro general y sistemático que establece los valores documentales,los plazos de conservación, la vigencia documental, la clasificación de reservado confidencialidad y el destino final de los documentos de archivo". IMIPE (2020) "Catálogo de disposición documental". https://www.imipe.org.mx/capacitaciones/Guíaparalaelaboracióndelcatálogodedisposicióndocumental
instrumentos de control.
¿Cómo elaborar el Catálogo de Disposición Documental (CADIDO) ?
1.- Identificación: Consiste en la investigación y análisis de las características de los elementos esenciales que constituyen la serie documental, la función, el sujeto productor y el documento de archivo.2.- Valoración: Consiste en el análisis y la determinación de los valores primarios y secundarios de la documentación para fijar sus plazos de acceso, transferencia, conservación o eliminación. 3.- Regulación: Se elabora e integra el CADIDO en el formato establecido, determinando con toda claridad los plazos de conservación y las técnicas de selección. 4.- Control: Es la última fase y consiste en presentar, aprobar, aplicar y difundir en las áreas administrativas del Sujeto Obligado.
Zárate León Julio (2021) "Catálogo de Disposición Documental". Consultado el 5 de enero del 2023 de https://www.oaxaca.gob.mx/ageo/el-catalogo-de-disposicion-documental-instrumento-que-permite-determinar-el-ciclo-vital-de-las-series-documentales/
Catálogo de disposición documental (cadido)
Ejemplo.
9. Nombre del expediente.10.Descripción del expediente. 11. Fechas extremas: 12.Vigencia Documental. 13.Ubicación física .14.Observaciones. 15.Número de fojas. 16.Cantidad de expedientes. 17.Periodo de años. 18.Contenido en cajas. 19.Peso. 20.Responsable del área productora de la documentación/ Nombre y Firma... Etc. UNAM (s,f) "Inventario General". Consultado el 5 de enero del 2023 de https://www.oaxaca.gob.mx/ageo/el-catalogo-de-disposicion-documental-instrumento-que-permite-determinar-el-ciclo-vital-de-las-series-documentales/
instrumentos de consulta.
Inventario General
El Inventario General es el instrumento de consulta que describe los expedientes o las series documentales que resguardan los archivos de trámite, concentración e históricos, y es de utilidad para facilitar su localización.Existen ciertos datos que se requieren dentro de los formatos de los inventarios generales tales como: 1. Fondo. 2. Nombre de la Unidad. 3. Código de la Unidad. 4. Tipo de archivo. 5.Fechadeelaboración. 6. Página ___de___: 7. Número consecutivo. 8. Código de clasificación.
instrumentos de cONSULTA
Inventario de transferencia primaria. Ejemplo.
Inventario de transferencia primaria y secundaria.
El Inventario de Transferencia Primaria es aquel instrumento donde se van a describir los expedientes de los archivos de las Unidades Adminstrativas que son transferidos del archivo de trámite al archivo de concentración. Mientras que el inventario de transferencia secundaria, es aquel que describe los expediente que son transferidos del archivo de concentración al archivo histórico.Estos inventarios tienen el objeto de "contribuir al flujo documental controlado de los expedientes que han dejado de utilizarse en el archivo de trámite y deben pasar, precautoriamente, al archivo de concentración". UNAM (s,f) "inventario de transferencia primaria.Consultado el 5 de enero del 2024 https://www.aragon.unam.mx/fes-aragon/public_html/documents/adm/web-clasificacion-archivos/inventario_transferencia_primaria.pdf
instrumentos de CONSULTA
Inventario de baja documental.Ejemplo
Inventario de baja definitiva.
El Inventario de Baja Documental es aquel que "describe las series y expedientes que han concluido su vigencia administrativa, legal, fiscal o contable en los archivos de trámite o concentración de las Unidades que, previo análisis de no poseer valores evidenciales, testimoniales e informativos". UNAM Área Coordinadora de Archivos (s,f) "Inventario de baja documental. Consultado el 7 de enero del 2024 https://www.aragon.unam.mx/fes-aragon/public_html/documents/adm/web-clasificacion-archivos/inventario_de_baja_documental.pdf
TIPOS DE INVENTARIOS.
CATÁLOGO
GUÍA
Es un instrumento que proporciona información general sobre los fondos de los archivos, pues, se dedica a describir globalmente las agrupaciones documentales.Ejemplo: Guía del Archivo General de la Nación.
Es un instrumento que describe las unidades documentales, es decir, los documentos de una serie. Por ende, este tipo de inventario es un tipo de insturmento de descripción.
Gavilán César Martín (2009) "Descripción archivísticas: guías, inventarios, catálogos e índices". Consultado el 7 de enero del 2024 de http://eprints.rclis.org/14566/1/isadg.pdf
TIPOS DE INVENTARIOS
- Índice: Instrumento de consulta que completan la información de otros instrumentos. Listan alfabética o numéricamente, término onomásticos, toponímicos y temáticos.
- Tesauro: "lista estructurada de conceptos destinados a representar de manera unívoca el con- tenido de los documentos y de las consultas dentro de un sistema documental".
- Ferreras Martínez Damián (s,f) "tesauros". Consultado el 7 de enero del 2024 de http://biblioteca.udgvirtual.udg.mx/jspui/bitstream/123456789/1353/1/Los%20tesauros.pdf
Gavilán César Martín (2009) "Descripción archivísticas: guías, inventarios, catálogos e índices". Consultado el 7 de enero del 2024 de http://eprints.rclis.org/14566/1/isadg.pdf
Mención a los recursos técnicos en la LGA. (Cuadro de clasificación archivística)
Normatividad.
Artículo 4. Para defectos de esta Ley se entenderá por: XX. Cuadro general de clasificación archivística: Al instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada sujeto obligado. Artículo 13. Los sujetos obligados deberán contar con los instrumentos de control y de consulta archivísticos conforme a sus atribuciones y funciones, manteniéndolos actualizados y disponibles; y contarán al menos con los siguientes:
I. Cuadro general de clasificación archivística;
II. Catálogo de disposición documental, y
III. Inventarios documentales.
La estructura del cuadro general de clasificación archivística atenderá los niveles de fondo, sección y serie, sin que esto excluya la posibilidad de que existan niveles intermedios, los cuales, serán identificados mediante una clave alfanumérica.
Ley General de Archivos (2023) “Artículos 1, 4, 13". Consultado el 7 de enero del 2024 de https://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/pdf/LGA.pdf
Ley General de Archivos.
Artículo 1. El objeto de esta Ley es establecer las disposiciones que permitan la organización y conservación de los archivos en posesión de los Poderes de la Unión, los organismos constitucionales autónomos y los organismos con autonomía legal, así como establecer los mecanismos de coordinación y de concertación entre la Federación, las entidades federativas, los municipios y las demarcaciones territoriales de la Ciudad de México para la conservación del patrimonio documental de la Nación, así como para fomentar el resguardo, difusión y acceso de archivos privados de relevancia histórica, social, técnica, científica o cultural.
Capítulo VII. De las áreas operativas. Artículo 31. Cada sujeto obligado debe contar con un archivo de concentración, que tendrá las siguientes funciones: III. Conservar los expedientes hasta cumplir su vigencia documental de acuerdo con lo establecido en el catálogo de disposición documental. Capítulo VIII. De los archivos históricos y sus documentos. Artículo 37. El sujeto obligado deberá asegurar que se cumplan los plazos de conservación establecidos en el catálogo de disposición documental y que los mismos no excedan el tiempo que la normatividad específica que rija las funciones y atribuciones del sujeto obligado disponga, o en su caso, del uso, consulta y utilidad que tenga su información. En ningún caso el plazo podrá exceder de 25 años.
Ley General de Archivos (2023) “Artículo 4, 17, 31, 37". Consultado el 7 de enero del 2024 de https://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/pdf/LGA.pdf
Normatividad.
Mención a los recursos técnicos en la LGA. (Catálogo de Disposición Documental)
Artículo 4. Para defectos de esta Ley se entenderá por: XIII. Catálogo de disposición documental: Al registro general y sistemático que establece los valores documentales, la vigencia documental, los plazos de conservación y la disposición documental.
Capítulo III. De los procesos de entrega- recepción de archivos. Artículo 17. Los servidores públicos que deban elaborar un acta de entrega-recepción al separarse de su empleo, cargo o comisión, en los términos de las disposiciones jurídicas aplicables, deberán entregar los archivos que se encuentren bajo su custodia, así como los instrumentos de control y consulta archivísticos actualizados, señalando los documentos con posible valor histórico de acuerdo con el catálogo de disposición documental.
Normatividad.
Mención a los recursos técnicos en la LGA. (Catálogo de Disposición Documental)
Libro tercero. De las infracciones administrativas y delitos en materia de archivos. Título primero. De las infracciones administrativas. Artículo 116. Se consideran infracciones a la presente Ley, las siguientes: VI. No publicar el catálogo de disposición documental, el dictamen y el acta de baja documental autorizados por el Archivo General o, en su caso, las entidades especializadas en materia de archivos a nivel local, así como el acta que se levante en caso de documentación siniestrada en los portales electrónicos. Ley General de Archivos (2023) “Artículos 55, 56, 116". Consultado el 7 de enero del 2024 de https://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/pdf/LGA.pdf
Título tercero. De la valoración de los archivos. Capítulo I. De la valoración Artículo 55. El sujeto obligado deberá asegurar que los plazos de conservación establecidos en el catálogo de disposición documental hayan prescrito y que la documentación no se encuentre clasificada como reservada o confidencial al promover una baja documental o transferencia secundaria.
Artículo 56. Los sujetos obligados identificarán los documentos de archivo producidos en el desarrollo de sus funciones y atribuciones, mismas que se vincularán con las series documentales; cada una de éstas contará con una ficha técnica de valoración que en su conjunto, conformarán el instrumento de control archivístico llamado catálogo de disposición documental.
Normatividad.
CAPÍTULO VII
. DE LAS ÁREAS OPERATIVAS. Artículo 30. Cada área o unidad administrativa debe contar con un archivo de trámite que tendrá las siguientes funciones: ...II. Asegurar la localización y consulta de los expedientes mediante la elaboración de los inventarios documentales; VIII. Integrar a sus respectivos expedientes, el registro de los procesos de disposición documental, incluyendo dictámenes, actas e inventarios. LIBRO SEGUNDO
. DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN . TÍTULO PRIMERO. DE LA ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO. CAPÍTULO I. DE LA ORGANIZACIÓN Artículo 106. Para el cumplimiento de su objeto, el Archivo General tiene las siguientes atribuciones: III. Elaborar, actualizar y publicar en formatos abiertos los inventarios documentales de cada fondo en su acervo. Ley General de Archivos (2023) “Artículos 4, 19, 30". Consultado el 7 de enero del 2024 de https://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/pdf/LGA.pdf
Mención a los recursos técnicos en la LGA. (Inventarios)
Artículo 4. Para los efectos de esta Ley se entenderá por:
XXXIX. Inventarios documentales: A los instrumentos de consulta que describen las series documentales y expedientes de un archivo y que permiten su localización (inventario general), para las transferencias (inventario de transferencia) o para la baja documental (inventario de baja documental) CAPÍTULO III
DE LOS PROCESOS DE ENTREGA Y RECEPCIÓN DE ARCHIVOS
Artículo 19. Tratándose de la liquidación o extinción de una entidad de la Administración Pública Federal será obligación del liquidador remitir copia del inventario documental, del fondo que se resguardará, al Archivo General.
Tratándose de la liquidación o extinción de un sujeto obligado de los gobiernos estatales, será obligación del liquidador remitir copia del inventario de los expedientes, del fondo que se resguardará, a los respectivos archivos generales o entes especializados en materia de archivos a nivel local.
Conclusiones
En base a la investigación realizada para la elaboración de la presentación, puedo concluir que en México existe una ley que busca regular las actividades de los sujetos obligados en materia de archivo, pues, existen ciertos artículos donde se menciona que por ley el AGN deberá proporcionar los formatos para los instrumentos de control y de consulta.
Por otra lado, estos instrumentos forman parte de los recursos técnicos en los archivos siendo que estos nos ayudarán a que podamos conocer los expedientes con las que cuenta un archivo, lo cual nos permitirá mejorar la localización de estos, así como saber cuándo es que puede ser aplicable la baja documental.
referencias.
Lifender (2021) “Recursos técnicos”. Consultado el 2 de enero del 2023 de https://www.lifeder.com/recursos-tecnicos/
Instituto Tecnológico de Sonora (s,f) “Recursos técnicos”. Consultado el 2 de enero del 2023 de http://biblioteca.itson.mx/oa/ciencias_administrativa/oa12/recursos_iniciar_empresa/r2.htm
Ávila Luna María Longina (2014) “Administración de recursos archivísticos”. Consultado el 2 de enero del 2023 de https://biblat.unam.mx/hevila/BibliotecasyarchivosMexicoDF/2014/vol1/no3/7.pdf
AGN (2012) "Instructivo para elaborar el cuadro de clasificación archivística". Consultado el 3 de enero del 2023 de https://www.gob.mx/cms/uploads/attachment/file/54330/INSTRUCTIVO_PARA_ELABORAR_EL_CUADRO_GENERAL_DE_CLASIFICACI_N_ARCHIV_STICA.pdf Zárate León Julio (2021) "Catálogo de Disposición Documental". Consultado el 5 de enero del 2023 de https://www.oaxaca.gob.mx/ageo/el-catalogo-de-disposicion-documental-instrumento-que-permite-determinar-el-ciclo-vital-de-las-series-documentales/ Ferreras Martínez Damián (s,f) "tesauros". Consultado el 7 de enero del 2024 de http://biblioteca.udgvirtual.udg.mx/jspui/bitstream/123456789/1353/1/Los%20tesauros.pdf Ley General de Archivos (2023) “Artículos Consultado el 7 de enero del 2023 de https://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/pdf/LGA.pdf
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Recursos técnicos
María Belén Alpizar
Created on January 8, 2024
Breve investigación sobre los recursos técnicos en los archivos
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Instituto Politécnico Nacional
Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía. Licenciatura: Archivonomía Materia: Administración de los recursos de archivo Grupo: ·3EX02 3ª Semestre Profesor:L.c Ángel Luis Pineda Alumna: María Belén Alpizar Garibay "Recursos técnicos".
Comenzar
Introducción
En la presente presentación se buscará hablar sobre los recursos técnicos que nos podemos encontrar dentro de los archivos, así como describir cada uno de estos con la finalidad de que el alumno comprenda sobre cómo es el uso de estos. Asimismo, se expondrá sobre la normativa vigente en México en materia de Archivos.
4. Instrumentos de consulta. (Inventario general, inventario de transferencia primaria y secundaria, inventario de baja definitiva).
índice
1. Recursos técnicos.
5. Normatividad. (Artículos de la Ley General de Archivos)
2. Recursos técnicos en los archivos
6. Conclusiones
3. Instrumentos de control. (Cuadro General de Clasificación y Catálogo de Disposición Documental)
7. Referencias
Recursos técnicos.
Los recursos técnicos son aquellos que nos permitirán mejorar la productividad de una empresa, organización y/o institución, pues, son los instrumentos auxiliares para que los demás recursos puedan ser coordinados, o bien, para que los recursos humanos desarrollen adecuadamente sus funciones. Estos recursos se encuentran comprendidos por todos los procedimientos, métodos, organigramas, fórmulas, patentes, etc. Lifender (2021) “Recursos técnicos”. Consultado el 2 de enero del 2023 de https://www.lifeder.com/recursos-tecnicos/ Instituto Tecnológico de Sonora (s,f) “Recursos técnicos”. Consultado el 2 de enero del 2023 de http://biblioteca.itson.mx/oa/ciencias_administrativa/oa12/recursos_iniciar_empresa/r2.htm
Recursos técnicos en los archivos
En base a Ávila Luna María Longina (2014) nos menciona que este recurso “está representado por un conjunto de tareas lógicas y coordinadas que permiten al archivista cumplir con un proceso de organización intelectual que inicia con una recepción documental y termina con una valoración para su depuración o conservación definitiva”. Ávila Luna María Longina (2014) “Administración de recursos archivísticos”. Consultado el 2 de enero del 2023 de https://biblat.unam.mx/hevila/BibliotecasyarchivosMexicoDF/2014/vol1/no3/7.pdf
Problemáticas ante el desuso de los recursos técnicos.
- Confusión.
- Pérdida o maltrato de la documentación.
- Aplicación errónea de los procedimientos en la documentación.
- Duplicidad de funciones.
- Aumento de masas documentales.
- Bajas documentales sin una correcta valorización.
Ávila Luna María Longina (2014) “Administración de recursos archivísticos”. Consultado el 2 de enero del 2023 de https://biblat.unam.mx/hevila/BibliotecasyarchivosMexicoDF/2014/vol1/no3/7.pdfinstrumentos de control.
Por otro lado, el Cuadro general de clasificación documental busca responder a una triple necesidad:1. Proporcionar una estructura lógica que represente la documentación producida o recibida en el ejercicio de las atribuciones o funciones de una dependencia o entidad. 2. Facilitar su localización; es decir, facilitar el acceso a la información contenida en el acervo documental. 3. Facilitar la localización física de cada documento o expediente para su eficaz control y manejo. AGN (2012) "Instructivo para elaborar el cuadro de clasificación archivística". Consultado el 3 de enero del 2023 de https://www.gob.mx/cms/uploads/attachment/file/54330/INSTRUCTIVO_PARA_ELABORAR_EL_CUADRO_GENERAL_DE_CLASIFICACI_N_ARCHIV_STICA.pdf
Cuadro General de Clasificación.
En base a la Ley General de Archvios de México (2023) el Cuadro General de Clasificación es el "instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada sujeto obligado". Siendo que la estructura del Cuadro general de clasificación archivística siempre deberá ser jerárquica y atender a los conceptos básicos de fondo, sección y serie, pues, se busca jerarquizar los grupos de documentos que conforman a un archivo.
Cuadro general de clasificación.
¿Cómo se elabora?
Para elaborar correctamente un Cuadro General de Clasificación se debe de realizar un conjunto de actividades que se van a dividir en diferentes etapas.La primer etapa es la de modelo de tratamiento de los documentos de archivo donde se buscará identificar al fondo, unidades administrativas, etc. Asimismo se va a jerarquizar y codificar. La segunda etapa corresponde al proceso de insturmentación donde se va a validar y formalizar, lo expuesto a las normativas vigentes.
Cuadro General de Clasificación
Ejemplo.
instrumentos de control.
Catálogo de Disposición Documental (CADIDO)
El catálogo de disposición documental nos permite conocer en que fase o etapa se encuentran nuestro documentos.Su correcta elaboración dependerá del Cuadro General de Clasificación Archivística, pues, para poder elaborar un catálogo de disposión documental se requiere la previa elaboración del Cuadro General de Clasificación Archivística.
En base al IMIPE (2020) El catálogo de disposición documental es "un registro general y sistemático que establece los valores documentales,los plazos de conservación, la vigencia documental, la clasificación de reservado confidencialidad y el destino final de los documentos de archivo". IMIPE (2020) "Catálogo de disposición documental". https://www.imipe.org.mx/capacitaciones/Guíaparalaelaboracióndelcatálogodedisposicióndocumental
instrumentos de control.
¿Cómo elaborar el Catálogo de Disposición Documental (CADIDO) ?
1.- Identificación: Consiste en la investigación y análisis de las características de los elementos esenciales que constituyen la serie documental, la función, el sujeto productor y el documento de archivo.2.- Valoración: Consiste en el análisis y la determinación de los valores primarios y secundarios de la documentación para fijar sus plazos de acceso, transferencia, conservación o eliminación. 3.- Regulación: Se elabora e integra el CADIDO en el formato establecido, determinando con toda claridad los plazos de conservación y las técnicas de selección. 4.- Control: Es la última fase y consiste en presentar, aprobar, aplicar y difundir en las áreas administrativas del Sujeto Obligado.
Zárate León Julio (2021) "Catálogo de Disposición Documental". Consultado el 5 de enero del 2023 de https://www.oaxaca.gob.mx/ageo/el-catalogo-de-disposicion-documental-instrumento-que-permite-determinar-el-ciclo-vital-de-las-series-documentales/
Catálogo de disposición documental (cadido)
Ejemplo.
9. Nombre del expediente.10.Descripción del expediente. 11. Fechas extremas: 12.Vigencia Documental. 13.Ubicación física .14.Observaciones. 15.Número de fojas. 16.Cantidad de expedientes. 17.Periodo de años. 18.Contenido en cajas. 19.Peso. 20.Responsable del área productora de la documentación/ Nombre y Firma... Etc. UNAM (s,f) "Inventario General". Consultado el 5 de enero del 2023 de https://www.oaxaca.gob.mx/ageo/el-catalogo-de-disposicion-documental-instrumento-que-permite-determinar-el-ciclo-vital-de-las-series-documentales/
instrumentos de consulta.
Inventario General
El Inventario General es el instrumento de consulta que describe los expedientes o las series documentales que resguardan los archivos de trámite, concentración e históricos, y es de utilidad para facilitar su localización.Existen ciertos datos que se requieren dentro de los formatos de los inventarios generales tales como: 1. Fondo. 2. Nombre de la Unidad. 3. Código de la Unidad. 4. Tipo de archivo. 5.Fechadeelaboración. 6. Página ___de___: 7. Número consecutivo. 8. Código de clasificación.
instrumentos de cONSULTA
Inventario de transferencia primaria. Ejemplo.
Inventario de transferencia primaria y secundaria.
El Inventario de Transferencia Primaria es aquel instrumento donde se van a describir los expedientes de los archivos de las Unidades Adminstrativas que son transferidos del archivo de trámite al archivo de concentración. Mientras que el inventario de transferencia secundaria, es aquel que describe los expediente que son transferidos del archivo de concentración al archivo histórico.Estos inventarios tienen el objeto de "contribuir al flujo documental controlado de los expedientes que han dejado de utilizarse en el archivo de trámite y deben pasar, precautoriamente, al archivo de concentración". UNAM (s,f) "inventario de transferencia primaria.Consultado el 5 de enero del 2024 https://www.aragon.unam.mx/fes-aragon/public_html/documents/adm/web-clasificacion-archivos/inventario_transferencia_primaria.pdf
instrumentos de CONSULTA
Inventario de baja documental.Ejemplo
Inventario de baja definitiva.
El Inventario de Baja Documental es aquel que "describe las series y expedientes que han concluido su vigencia administrativa, legal, fiscal o contable en los archivos de trámite o concentración de las Unidades que, previo análisis de no poseer valores evidenciales, testimoniales e informativos". UNAM Área Coordinadora de Archivos (s,f) "Inventario de baja documental. Consultado el 7 de enero del 2024 https://www.aragon.unam.mx/fes-aragon/public_html/documents/adm/web-clasificacion-archivos/inventario_de_baja_documental.pdf
TIPOS DE INVENTARIOS.
CATÁLOGO
GUÍA
Es un instrumento que proporciona información general sobre los fondos de los archivos, pues, se dedica a describir globalmente las agrupaciones documentales.Ejemplo: Guía del Archivo General de la Nación.
Es un instrumento que describe las unidades documentales, es decir, los documentos de una serie. Por ende, este tipo de inventario es un tipo de insturmento de descripción.
Gavilán César Martín (2009) "Descripción archivísticas: guías, inventarios, catálogos e índices". Consultado el 7 de enero del 2024 de http://eprints.rclis.org/14566/1/isadg.pdf
TIPOS DE INVENTARIOS
Gavilán César Martín (2009) "Descripción archivísticas: guías, inventarios, catálogos e índices". Consultado el 7 de enero del 2024 de http://eprints.rclis.org/14566/1/isadg.pdf
Mención a los recursos técnicos en la LGA. (Cuadro de clasificación archivística)
Normatividad.
Artículo 4. Para defectos de esta Ley se entenderá por: XX. Cuadro general de clasificación archivística: Al instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada sujeto obligado. Artículo 13. Los sujetos obligados deberán contar con los instrumentos de control y de consulta archivísticos conforme a sus atribuciones y funciones, manteniéndolos actualizados y disponibles; y contarán al menos con los siguientes: I. Cuadro general de clasificación archivística; II. Catálogo de disposición documental, y III. Inventarios documentales. La estructura del cuadro general de clasificación archivística atenderá los niveles de fondo, sección y serie, sin que esto excluya la posibilidad de que existan niveles intermedios, los cuales, serán identificados mediante una clave alfanumérica. Ley General de Archivos (2023) “Artículos 1, 4, 13". Consultado el 7 de enero del 2024 de https://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/pdf/LGA.pdf
Ley General de Archivos.
Artículo 1. El objeto de esta Ley es establecer las disposiciones que permitan la organización y conservación de los archivos en posesión de los Poderes de la Unión, los organismos constitucionales autónomos y los organismos con autonomía legal, así como establecer los mecanismos de coordinación y de concertación entre la Federación, las entidades federativas, los municipios y las demarcaciones territoriales de la Ciudad de México para la conservación del patrimonio documental de la Nación, así como para fomentar el resguardo, difusión y acceso de archivos privados de relevancia histórica, social, técnica, científica o cultural.
Capítulo VII. De las áreas operativas. Artículo 31. Cada sujeto obligado debe contar con un archivo de concentración, que tendrá las siguientes funciones: III. Conservar los expedientes hasta cumplir su vigencia documental de acuerdo con lo establecido en el catálogo de disposición documental. Capítulo VIII. De los archivos históricos y sus documentos. Artículo 37. El sujeto obligado deberá asegurar que se cumplan los plazos de conservación establecidos en el catálogo de disposición documental y que los mismos no excedan el tiempo que la normatividad específica que rija las funciones y atribuciones del sujeto obligado disponga, o en su caso, del uso, consulta y utilidad que tenga su información. En ningún caso el plazo podrá exceder de 25 años. Ley General de Archivos (2023) “Artículo 4, 17, 31, 37". Consultado el 7 de enero del 2024 de https://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/pdf/LGA.pdf
Normatividad.
Mención a los recursos técnicos en la LGA. (Catálogo de Disposición Documental)
Artículo 4. Para defectos de esta Ley se entenderá por: XIII. Catálogo de disposición documental: Al registro general y sistemático que establece los valores documentales, la vigencia documental, los plazos de conservación y la disposición documental. Capítulo III. De los procesos de entrega- recepción de archivos. Artículo 17. Los servidores públicos que deban elaborar un acta de entrega-recepción al separarse de su empleo, cargo o comisión, en los términos de las disposiciones jurídicas aplicables, deberán entregar los archivos que se encuentren bajo su custodia, así como los instrumentos de control y consulta archivísticos actualizados, señalando los documentos con posible valor histórico de acuerdo con el catálogo de disposición documental.
Normatividad.
Mención a los recursos técnicos en la LGA. (Catálogo de Disposición Documental)
Libro tercero. De las infracciones administrativas y delitos en materia de archivos. Título primero. De las infracciones administrativas. Artículo 116. Se consideran infracciones a la presente Ley, las siguientes: VI. No publicar el catálogo de disposición documental, el dictamen y el acta de baja documental autorizados por el Archivo General o, en su caso, las entidades especializadas en materia de archivos a nivel local, así como el acta que se levante en caso de documentación siniestrada en los portales electrónicos. Ley General de Archivos (2023) “Artículos 55, 56, 116". Consultado el 7 de enero del 2024 de https://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/pdf/LGA.pdf
Título tercero. De la valoración de los archivos. Capítulo I. De la valoración Artículo 55. El sujeto obligado deberá asegurar que los plazos de conservación establecidos en el catálogo de disposición documental hayan prescrito y que la documentación no se encuentre clasificada como reservada o confidencial al promover una baja documental o transferencia secundaria. Artículo 56. Los sujetos obligados identificarán los documentos de archivo producidos en el desarrollo de sus funciones y atribuciones, mismas que se vincularán con las series documentales; cada una de éstas contará con una ficha técnica de valoración que en su conjunto, conformarán el instrumento de control archivístico llamado catálogo de disposición documental.
Normatividad.
CAPÍTULO VII . DE LAS ÁREAS OPERATIVAS. Artículo 30. Cada área o unidad administrativa debe contar con un archivo de trámite que tendrá las siguientes funciones: ...II. Asegurar la localización y consulta de los expedientes mediante la elaboración de los inventarios documentales; VIII. Integrar a sus respectivos expedientes, el registro de los procesos de disposición documental, incluyendo dictámenes, actas e inventarios. LIBRO SEGUNDO . DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN . TÍTULO PRIMERO. DE LA ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO. CAPÍTULO I. DE LA ORGANIZACIÓN Artículo 106. Para el cumplimiento de su objeto, el Archivo General tiene las siguientes atribuciones: III. Elaborar, actualizar y publicar en formatos abiertos los inventarios documentales de cada fondo en su acervo. Ley General de Archivos (2023) “Artículos 4, 19, 30". Consultado el 7 de enero del 2024 de https://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/pdf/LGA.pdf
Mención a los recursos técnicos en la LGA. (Inventarios)
Artículo 4. Para los efectos de esta Ley se entenderá por: XXXIX. Inventarios documentales: A los instrumentos de consulta que describen las series documentales y expedientes de un archivo y que permiten su localización (inventario general), para las transferencias (inventario de transferencia) o para la baja documental (inventario de baja documental) CAPÍTULO III DE LOS PROCESOS DE ENTREGA Y RECEPCIÓN DE ARCHIVOS Artículo 19. Tratándose de la liquidación o extinción de una entidad de la Administración Pública Federal será obligación del liquidador remitir copia del inventario documental, del fondo que se resguardará, al Archivo General. Tratándose de la liquidación o extinción de un sujeto obligado de los gobiernos estatales, será obligación del liquidador remitir copia del inventario de los expedientes, del fondo que se resguardará, a los respectivos archivos generales o entes especializados en materia de archivos a nivel local.
Conclusiones
En base a la investigación realizada para la elaboración de la presentación, puedo concluir que en México existe una ley que busca regular las actividades de los sujetos obligados en materia de archivo, pues, existen ciertos artículos donde se menciona que por ley el AGN deberá proporcionar los formatos para los instrumentos de control y de consulta. Por otra lado, estos instrumentos forman parte de los recursos técnicos en los archivos siendo que estos nos ayudarán a que podamos conocer los expedientes con las que cuenta un archivo, lo cual nos permitirá mejorar la localización de estos, así como saber cuándo es que puede ser aplicable la baja documental.
referencias.
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