Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía Licenciatura en Archivonomía LAURA STEPHANY ROCHA SÁNCHEZ Grupo 3EX01 Boleta 20230D0004 Recursos Técnicos en los Archivos 7 de enero de 2024.
Índice
- Instrumentos de Control
- Cuadro General de Clasificación
- Catálogo de Disposición Documental
- Instrumentos de Consulta
- Inventario General
- Inventario de Transferencia Primaria
- Inventario General por Expedientes
- Inventario de Baja Definitiva
- Guía
- Catálogo
- Índice
- Tesauro
Recursos técnicos
Los recursos técnicos no solo se limitan a herramientas y tecnologías, sino que también abarcan un conjunto de tareas lógicas y coordinadas que facilitan la ejecución de procesos archivísticos desde la recepción documental hasta la valoración final.
Estos recursos pueden ser tanto físicos como intelectuales, abarcando desde el mobiliario y equipo de oficina necesario para almacenar y organizar documentos hasta sistemas y metodologías específicas para la clasificación y gestión de la información. Es interesante notar que se destaca la importancia de una organización intelectual en el proceso, lo que implica un enfoque estructurado y lógico para asegurar la eficiencia y efectividad en la administración de recursos archivísticos en una empresa.
Instrumentos de Control
Son herramientas utilizadas en la gestión de archivos para organizar, describir y facilitar el acceso a los documentos almacenados. Los sujetos obligados, según sus atribuciones y funciones, deberán contar con los instrumentos de control y de consulta archivísticos y mantenerlos actualizados, disponibles y consultables.
Cuadro General de Clasificación Archivística
Según la Ley General de Archivos, "Al instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada sujeto obligado".
Cuadro General de Clasificación Archivística
Catálogo de Disposición Documental
Un catálogo de disposición documental es un registro integral y sistemático que establece los valores documentales, la vigencia documental, los plazos de conservación y las pautas para la disposición de documentos. Este catálogo proporciona una guía estructurada para la gestión y el tratamiento adecuado de los documentos a lo largo de su ciclo de vida, desde su creación hasta su disposición final.
Catálogo de Disposición Documental
Instrumentos de Consulta
Cuando se habla de instrumentos de consulta archivísticos, se hace referencia a herramientas utilizadas para acceder y obtener información de los archivos de manera eficiente. Describen las series documentales y expedientes de un archivo facilitan su localización (inventario general), son el sustento de las transferencias (inventario de transferencia primaria y secundaria) o para la baja documental (inventario de baja documental).
Definición
Inventario General por Expedientes (IGE)
Describe las series documentales y expedientes de un archivo y que permiten su localización (inventario general).
Es el generado en el Archivo de Trámite
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Inventario General por Expedientes
Definición
Inventario de Transferencia Primaria
La transferencia primaria es un proceso clave en la gestión de archivos que implica el movimiento organizado de documentos desde etapas de archivo de trámite a Archivo de Concentración, de acuerdo con los plazos establecidos en el Catálogo de Disposición Documental. Esto ayuda a garantizar un uso eficiente del espacio, la preservación de documentos importantes y el cumplimiento de requisitos legales y regulatorios.
Este inventario sustenta el proceso del Archivo de Trámite al de Concentración
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Inventario de Transferencia Primaria
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Inventario de Transferencia Primaria
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Inventario de Transferencia Primaria
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Inventario de Transferencia Primaria
Definición
Inventario de Transferencia Secundaria
La "transferencia secundaria" se refiere al traslado controlado y sistemático de expedientes que deben conservarse de manera permanente, específicamente del archivo de concentración al archivo histórico. Se entiende como una fase que ocurre después de un proceso de valoración y selección documental una vez concluida el plazo de guarda según el Catálogo de Disposición Documental.
En otras palabras, la transferencia secundaria implica el movimiento organizado de expedientes seleccionados desde el Archivo de Concentración hacia el Archivo Histórico con el propósito de asegurar su conservación permanente dado que tienen valores secundarios. Este proceso sigue un enfoque controlado y sistemático para garantizar la integridad y accesibilidad de los documentos a lo largo del tiempo.
Este inventario sustenta el proceso del Archivo de Concentración al Histórico
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Inventario de Transferencia Secundaria
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Inventario de Transferencia Secundaria
INSTRUCTIVO DE LLENADO 1. Unidad Administrativa: Nombre de la Unidad Administrativa que tramita la transferencia secundaria. 2. Unidad Administrativa Productora: Nombre del área que generó la documentación. 3. Cajas totales para la transferencia: Cajas que componen toda la transferencia. 4. No. De Transferencia: Número asignado por el Archivo de Concentración para identificar la transferencia. 5. Fecha: Fecha en la que se solicita la Transferencia Secundaria 6. No. de Acta: Número que se le asigna a la Transferencia Secundaria firmado por el Director del Archivo Histórico. 7. Hoja 1 de: Se refiere al número de hojas de las que consta el inventario. 8. Clave de la Unidad: Clave de la Unidad Administrativa productora, de tenerla. 9. Serie: Serie a la que pertenece la Transferencia Secundaria según el Catálogo General de Clasificación Archivística y al Cuadro de Disposición Documental 10. Peso aproximado en kg: Peso aproximado en kilogramos de la documentación propuesta para transferencia primaria. 11. Caja / Transferencia: Número de caja conforme orden. 12. Serie documental: Serie documental a la que pertenece la transferencia asignada conforma al Catálogo de Disposición Documental 13. Periodo de cierre: Periodo en el que se cierra el plazo de guarda en Archivo de Trámite
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Inventario de Transferencia Secundaria
14. Descripción del contenido de la serie: Nombre de la serie y una descripción general de su contenido. 15. Código de Clasificación: Compuesto de fondo, sección, serie y subserie, número de expediente según serie y año. 16. Valor primario de los archivos: Valor que tenía durante su plazo de guarda en Archivo de Trámite. 17. Periodo de vigencia: Plazo de guarda y custodia en Archivo de Trámite y en Archivo de Concentración según el Cuadro de Disposición Documental. 18. Destino Final: Destino al Archivo Histórico. 19. Elabora: Nombre, apellidos y cargo de quien elabora el Inventario de Transferencia Secundaria. 20. Solicita: Nombre, apellidos y cargo del titular de la Unidad Administrativa Productora (Director, Subdirector o Jefe de Departamento) 21. Vo. Bo. Nombre, apellidos y cargo del Responsable del Archivo de Trámite de la Unidad Administrativa Productora. 22. Autoriza: Nombre, apellidos del Responsable del Archivo de Concentración. 23. Valida. Nombre y apellidos del Coordinador de Archivos.
Definición
Inventario de Baja Documental
El inventario de baja documental es una herramienta clave en la gestión de documentos y archivos de una organización. Su importancia radica en varios aspectos fundamentales:
Control y seguimiento: Un inventario de baja documental permite a la organización llevar un registro detallado de los documentos que están siendo eliminados. Esto facilita un control más efectivo sobre el proceso y ayuda a garantizar que se cumplan las políticas y regulaciones de la organización en cuanto a la disposición de documentos.
Cumplimiento normativo: Para muchas organizaciones, la eliminación de documentos debe cumplir con regulaciones y leyes específicas. Un inventario documental proporciona un registro claro que demuestra que la organización ha seguido los procedimientos adecuados, lo que es crucial en caso de auditorías o inspecciones.
Este inventario da cuenta de documentación sin valores primarios ni secundarios
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Inventario de Baja Documental
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Inventario de Baja Documental
Catálogo
Tesauro
Un catálogo archivístico es un registro detallado y organizado que describe de manera sistemática los documentos almacenados en un archivo. Contiene información clave sobre cada documento, facilitando la búsqueda, recuperación y gestión eficiente de la información archivada.
se refiere a una herramienta de organización y clasificación de términos relacionados con un campo específico. En el contexto archivístico, un tesauro puede utilizarse para estandarizar la terminología utilizada en la descripción y recuperación de documentos y archivos.
Índice
Guía
Un índice es un registro alfabético que enumera términos clave o nombre cuyo objetivo es agilizar la localización rápida de documentos o información específica mediante la referencia ordenada alfabéticamente.
Es un documento que especifica las normas, procedimientos y políticas para la eficiente gestión de archivos. Orienta en la organización y administración de documentos, además de establecer las pautas para acceder a ellos de manera ordenada.
NORMATIVIDAD
Cuadro General de Clasificación Archivística
Inventarios Documentales
Transferencia Secundaria
Ley General de Archivos: Artículo 4o. Fr. XX y XXXVII Artículo 13, Fr. I y párrafo segundo.
LLey General de Archivos Artículo 4o. Fr. XXXIX Artículo 13 Fr. III Artículos 19 y 30
Ley General de Archivos Artículos 31, 32, 36, 58 y 59
Catálogo de Disposición Documental
Transferencia Primaria
Baja documental
Ley General de Archivos Artículo 4o. Fr. VIII y XXXVIII Artículo 13, Fr. II Artículo 31, Fr. III
Ley General de Archivos Artículos 30 y 31
Ley General de Archivos Artículo 4o. Fr. VII, XXXVIII y XXXIX Artículos 31, 58, 106 y 116
Conclusiones
La importancia de los instrumentos de control y consulta archivísticos, así como de la normatividad en el ámbito archivístico, radica en varios aspectos clave para la gestión eficiente y efectiva de los documentos y archivos. Los instrumentos de control, como inventarios, catálogos y guías archivísticas, permiten una organización estructurada de los documentos. Facilitan el acceso rápido y eficiente a la información almacenada en los archivos, beneficiando a investigadores, empleados y otros usuarios. La normatividad en el ámbito archivístico establece estándares y procedimientos consistentes para la gestión de documentos. Esto asegura que la información se clasifique, describa y conserve de manera uniforme, evitando confusiones y garantizando la coherencia en la práctica archivística.
Bibliografía
Referencias bibliográficas
Catálgo de Dispoción Documental del Archivo General de la Nación Disponible en chrome-extension://efaidnbmnnnibpcajpcglclefindmkaj/https://www.gob.mx/cms/uploads/attachment/file/287321/Cat_logo_de_Disposici_n_Documental-2.pdf Recuperado el 7 de enero del 2024.
Instrumentos de Control y Consulta Archivísticos de la Universidad Nacional Autónoma de México 2022 Disponible en chrome-extension://efaidnbmnnnibpcajpcglclefindmkaj/https://www.repositoriotransparencia.unam.mx/DocumentosDigitales/descargar/JOHE_1650676236 Recuperado el 7 de enero del 2024.
Ley General de Archivos Disponible en chrome-extension://efaidnbmnnnibpcajpcglclefindmkaj/https://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/pdf/LGA.pdf Recuperado el 7 de enero del 2024.
SERVICIOS: Recursos Técnicos Laura Stephany Rocha Sanchez
Laura Stephany Rocha
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Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía Licenciatura en Archivonomía LAURA STEPHANY ROCHA SÁNCHEZ Grupo 3EX01 Boleta 20230D0004 Recursos Técnicos en los Archivos 7 de enero de 2024.
Índice
Recursos técnicos
Los recursos técnicos no solo se limitan a herramientas y tecnologías, sino que también abarcan un conjunto de tareas lógicas y coordinadas que facilitan la ejecución de procesos archivísticos desde la recepción documental hasta la valoración final. Estos recursos pueden ser tanto físicos como intelectuales, abarcando desde el mobiliario y equipo de oficina necesario para almacenar y organizar documentos hasta sistemas y metodologías específicas para la clasificación y gestión de la información. Es interesante notar que se destaca la importancia de una organización intelectual en el proceso, lo que implica un enfoque estructurado y lógico para asegurar la eficiencia y efectividad en la administración de recursos archivísticos en una empresa.
Instrumentos de Control
Son herramientas utilizadas en la gestión de archivos para organizar, describir y facilitar el acceso a los documentos almacenados. Los sujetos obligados, según sus atribuciones y funciones, deberán contar con los instrumentos de control y de consulta archivísticos y mantenerlos actualizados, disponibles y consultables.
Cuadro General de Clasificación Archivística
Según la Ley General de Archivos, "Al instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada sujeto obligado".
Cuadro General de Clasificación Archivística
Catálogo de Disposición Documental
Un catálogo de disposición documental es un registro integral y sistemático que establece los valores documentales, la vigencia documental, los plazos de conservación y las pautas para la disposición de documentos. Este catálogo proporciona una guía estructurada para la gestión y el tratamiento adecuado de los documentos a lo largo de su ciclo de vida, desde su creación hasta su disposición final.
Catálogo de Disposición Documental
Instrumentos de Consulta
Cuando se habla de instrumentos de consulta archivísticos, se hace referencia a herramientas utilizadas para acceder y obtener información de los archivos de manera eficiente. Describen las series documentales y expedientes de un archivo facilitan su localización (inventario general), son el sustento de las transferencias (inventario de transferencia primaria y secundaria) o para la baja documental (inventario de baja documental).
Definición
Inventario General por Expedientes (IGE)
Describe las series documentales y expedientes de un archivo y que permiten su localización (inventario general).
Es el generado en el Archivo de Trámite
Imagen
Inventario General por Expedientes
Definición
Inventario de Transferencia Primaria
La transferencia primaria es un proceso clave en la gestión de archivos que implica el movimiento organizado de documentos desde etapas de archivo de trámite a Archivo de Concentración, de acuerdo con los plazos establecidos en el Catálogo de Disposición Documental. Esto ayuda a garantizar un uso eficiente del espacio, la preservación de documentos importantes y el cumplimiento de requisitos legales y regulatorios.
Este inventario sustenta el proceso del Archivo de Trámite al de Concentración
Imagen
Inventario de Transferencia Primaria
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Inventario de Transferencia Primaria
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Inventario de Transferencia Primaria
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Inventario de Transferencia Primaria
Definición
Inventario de Transferencia Secundaria
La "transferencia secundaria" se refiere al traslado controlado y sistemático de expedientes que deben conservarse de manera permanente, específicamente del archivo de concentración al archivo histórico. Se entiende como una fase que ocurre después de un proceso de valoración y selección documental una vez concluida el plazo de guarda según el Catálogo de Disposición Documental. En otras palabras, la transferencia secundaria implica el movimiento organizado de expedientes seleccionados desde el Archivo de Concentración hacia el Archivo Histórico con el propósito de asegurar su conservación permanente dado que tienen valores secundarios. Este proceso sigue un enfoque controlado y sistemático para garantizar la integridad y accesibilidad de los documentos a lo largo del tiempo.
Este inventario sustenta el proceso del Archivo de Concentración al Histórico
Imagen
Inventario de Transferencia Secundaria
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Inventario de Transferencia Secundaria
INSTRUCTIVO DE LLENADO 1. Unidad Administrativa: Nombre de la Unidad Administrativa que tramita la transferencia secundaria. 2. Unidad Administrativa Productora: Nombre del área que generó la documentación. 3. Cajas totales para la transferencia: Cajas que componen toda la transferencia. 4. No. De Transferencia: Número asignado por el Archivo de Concentración para identificar la transferencia. 5. Fecha: Fecha en la que se solicita la Transferencia Secundaria 6. No. de Acta: Número que se le asigna a la Transferencia Secundaria firmado por el Director del Archivo Histórico. 7. Hoja 1 de: Se refiere al número de hojas de las que consta el inventario. 8. Clave de la Unidad: Clave de la Unidad Administrativa productora, de tenerla. 9. Serie: Serie a la que pertenece la Transferencia Secundaria según el Catálogo General de Clasificación Archivística y al Cuadro de Disposición Documental 10. Peso aproximado en kg: Peso aproximado en kilogramos de la documentación propuesta para transferencia primaria. 11. Caja / Transferencia: Número de caja conforme orden. 12. Serie documental: Serie documental a la que pertenece la transferencia asignada conforma al Catálogo de Disposición Documental 13. Periodo de cierre: Periodo en el que se cierra el plazo de guarda en Archivo de Trámite
Imagen
Inventario de Transferencia Secundaria
14. Descripción del contenido de la serie: Nombre de la serie y una descripción general de su contenido. 15. Código de Clasificación: Compuesto de fondo, sección, serie y subserie, número de expediente según serie y año. 16. Valor primario de los archivos: Valor que tenía durante su plazo de guarda en Archivo de Trámite. 17. Periodo de vigencia: Plazo de guarda y custodia en Archivo de Trámite y en Archivo de Concentración según el Cuadro de Disposición Documental. 18. Destino Final: Destino al Archivo Histórico. 19. Elabora: Nombre, apellidos y cargo de quien elabora el Inventario de Transferencia Secundaria. 20. Solicita: Nombre, apellidos y cargo del titular de la Unidad Administrativa Productora (Director, Subdirector o Jefe de Departamento) 21. Vo. Bo. Nombre, apellidos y cargo del Responsable del Archivo de Trámite de la Unidad Administrativa Productora. 22. Autoriza: Nombre, apellidos del Responsable del Archivo de Concentración. 23. Valida. Nombre y apellidos del Coordinador de Archivos.
Definición
Inventario de Baja Documental
El inventario de baja documental es una herramienta clave en la gestión de documentos y archivos de una organización. Su importancia radica en varios aspectos fundamentales: Control y seguimiento: Un inventario de baja documental permite a la organización llevar un registro detallado de los documentos que están siendo eliminados. Esto facilita un control más efectivo sobre el proceso y ayuda a garantizar que se cumplan las políticas y regulaciones de la organización en cuanto a la disposición de documentos. Cumplimiento normativo: Para muchas organizaciones, la eliminación de documentos debe cumplir con regulaciones y leyes específicas. Un inventario documental proporciona un registro claro que demuestra que la organización ha seguido los procedimientos adecuados, lo que es crucial en caso de auditorías o inspecciones.
Este inventario da cuenta de documentación sin valores primarios ni secundarios
Imagen
Inventario de Baja Documental
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Inventario de Baja Documental
Catálogo
Tesauro
Un catálogo archivístico es un registro detallado y organizado que describe de manera sistemática los documentos almacenados en un archivo. Contiene información clave sobre cada documento, facilitando la búsqueda, recuperación y gestión eficiente de la información archivada.
se refiere a una herramienta de organización y clasificación de términos relacionados con un campo específico. En el contexto archivístico, un tesauro puede utilizarse para estandarizar la terminología utilizada en la descripción y recuperación de documentos y archivos.
Índice
Guía
Un índice es un registro alfabético que enumera términos clave o nombre cuyo objetivo es agilizar la localización rápida de documentos o información específica mediante la referencia ordenada alfabéticamente.
Es un documento que especifica las normas, procedimientos y políticas para la eficiente gestión de archivos. Orienta en la organización y administración de documentos, además de establecer las pautas para acceder a ellos de manera ordenada.
NORMATIVIDAD
Cuadro General de Clasificación Archivística
Inventarios Documentales
Transferencia Secundaria
Ley General de Archivos: Artículo 4o. Fr. XX y XXXVII Artículo 13, Fr. I y párrafo segundo.
LLey General de Archivos Artículo 4o. Fr. XXXIX Artículo 13 Fr. III Artículos 19 y 30
Ley General de Archivos Artículos 31, 32, 36, 58 y 59
Catálogo de Disposición Documental
Transferencia Primaria
Baja documental
Ley General de Archivos Artículo 4o. Fr. VIII y XXXVIII Artículo 13, Fr. II Artículo 31, Fr. III
Ley General de Archivos Artículos 30 y 31
Ley General de Archivos Artículo 4o. Fr. VII, XXXVIII y XXXIX Artículos 31, 58, 106 y 116
Conclusiones
La importancia de los instrumentos de control y consulta archivísticos, así como de la normatividad en el ámbito archivístico, radica en varios aspectos clave para la gestión eficiente y efectiva de los documentos y archivos. Los instrumentos de control, como inventarios, catálogos y guías archivísticas, permiten una organización estructurada de los documentos. Facilitan el acceso rápido y eficiente a la información almacenada en los archivos, beneficiando a investigadores, empleados y otros usuarios. La normatividad en el ámbito archivístico establece estándares y procedimientos consistentes para la gestión de documentos. Esto asegura que la información se clasifique, describa y conserve de manera uniforme, evitando confusiones y garantizando la coherencia en la práctica archivística.
Bibliografía
Referencias bibliográficas
Catálgo de Dispoción Documental del Archivo General de la Nación Disponible en chrome-extension://efaidnbmnnnibpcajpcglclefindmkaj/https://www.gob.mx/cms/uploads/attachment/file/287321/Cat_logo_de_Disposici_n_Documental-2.pdf Recuperado el 7 de enero del 2024.
Instrumentos de Control y Consulta Archivísticos de la Universidad Nacional Autónoma de México 2022 Disponible en chrome-extension://efaidnbmnnnibpcajpcglclefindmkaj/https://www.repositoriotransparencia.unam.mx/DocumentosDigitales/descargar/JOHE_1650676236 Recuperado el 7 de enero del 2024.
Ley General de Archivos Disponible en chrome-extension://efaidnbmnnnibpcajpcglclefindmkaj/https://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/pdf/LGA.pdf Recuperado el 7 de enero del 2024.