Tuto Maarch courrier

MaarchCourrier

Tutoriel pour bien utiliser cet outil de gestion des courriers...

Sommaire

Créer un courrier

Répondre à un courrier

Après vous être connecté, suivez ces étapes...

Semaine du 15.01

Semaine du 8.01

Activer son absence

Classer sescourriers

Semaine du 22.01

Semaine du 29.01

Ce logo se trouve sur votre bureau !

Veuillez retrouver la procédure complète sur le serveur : HAUTE CORREZE COMMUNAUTE\VIE PRATIQUE - General\01_PROCEDURES\INFORMATIQUE_TELECOM

Création d'un courrier

Menu

1. Enregistrer un courrier

Cliquer sur l'icône encadré en rouge

Deux options :

Créer un courrier de A à Z

En passant par l'interface Maarch

Importer un courrier

Déjà rédigé depuis Word

Menu

Menu

1. Choississez le type de courrier (lettre nominative...) 2. Priorité du courrier : Normal, Urgent, Très urgent Confidentiel ou non 3. Date de création du courrier 4. Date de départ du courrier 5. Objet du courrier

L'interface de saisie des informations de votre courrier

Le visuel de votre courrier

6. Saisir l'expéditeur du courrier (en l'occurence vous) 7. Saisir le destinataire du courrier - Soit son contact est dejà rensigné dans la base de données - Soit vous devez le créer

Menu

L’entité initiatrice sera toujours votre service. Il ne faut pas le changer. L’entité traitante sera toujours votre service également. La date limite de traitante est automatiquement ajouté. Elle est liée au type de votre courrier. Vous pouvez classer votre courrier dans des dossiers, c’est facultatif. A savoir que ces dossiers doivent être créer avant. Une fois les informations correctement saisies, vous verrez que la personne « Attributaire » de votre courrier, pour validation est bien votre directeur

Menu

Générer un courrier à l'aide du modèle Maarch HCC

Cliquer sur « Choisissez un modèle » puis « EC-Générique (Visa Interne)

+ Une fenêtre vous prévient que toutes les variables du courrier que vous avez saisies précédemment (objet, date, expéditeur, destinataire…) vont être intégré à votre courrier. Vous pouvez cliquer sur « ne plus afficher cette fenêtre »

Votre courrier se charge, afin que vous puissiez écrire votre courrier :

• Remplacer les « Sjioeihfu izhf cizhru f zihfu ozf hfirh ……. » par le contenu de votre courrier.
• L’éditeur de texte étant relativement proche de Word, cela ne devrait pas vous poser de souci.
• Une fois remplie, relisez bien votre courrier et quand tout est OK, vous pouvez cliquer sur « Valider » pour envoyer votre courrier à la validation de votre Directeur.

Enfin, cliquer sur "Valider" pour envoyer le courrier en validation

Fini !

Menu

Importer un courrier déjà rédigé dans Word

Cliquer sur « Choisissez un fichier »

Puis rendez-vous dans votre dossier contenant votre courrier et cliquer sur ouvrir.

Enfin, cliquer sur "Valider" pour envoyer le courrier en validation

Fini !

Faire un projet de réponse à un courrier

Menu

2. Répondre à un courrier

Après vous être connecté à votre espace Maarch Courrier...

Pour commencer :

Rendez-vous dans votre bannette "Courrier à traiter"

Et cliquez sur le courrier qui nécessite un projet de réponse

Menu

2. Répondre à un courrier

Ensuite :

Cliquez sur l'icône "Trombone"

Pour afficher les pièces jointes

Menu

2. Répondre à un courrier

Puis :

Cliquez sur le bouton "Créer une pièce jointe"

Menu

2. Répondre à un courrier

Et :

Cliquez sur le bouton "Choississez un modèle"

Et choisir le modèle exemple "PR générique (visa interne)"

Rédiger vote réponse sur le même principe que lors de la création d’un nouveau courrier en remplacant les « Sjioeihfu izhf cizhru f zihfu ozf hfirh ……. » par le contenu de votre courrier. L’éditeur de texte étant relativement proche de Word, cela ne devrait pas vous poser de souci.

Menu

2. Répondre à un courrier

Enfin :

Cliquez sur "Valider" pour terminer l'édition

Après validation, la nouvelle pièce jointe apparaît : Il est possible de la modifier (voir le document / éditer) en créant ou non des nouvelles versions.

Fini !

Menu

Classer des courriers dans des dossiers

Menu

3. Classer un courrier

Maarch courrier vous permet de classer et d'organiser vos courriers dans des dossiers afin de pouvoir les retrouver facilement et de pouvoir les partagé à d’autres personnes / services.

Pour créer un dossier :

Cliquez sur le dossier

Renseigner le nom du dossier à créer

Menu

3. Classer un courrier

Ensuite :

Modifiez les paramètres de confidentialité du dossier

En passant la souris sur le dossier : 3 petits points vont apparaitre permettant d'accéder à l'administration des paramètres du dossier.

Menu

3. Classer un courrier

En cliquant sur les 3 petits points un menu va apparaitre. Ce menu permet notamment de gérer les propriétés des dossiers.

Menu

3. Classer un courrier

En cliquant sur les propriétés du dossier, un menu permet de choisir les entités auxquelles il est possible de partager le dossier. Par défaut, le dossier est personnel.

Menu

3. Classer un courrier

Il est possible depuis les bannettes de Maarch Courrier de classer les documents dans des dossiers.

Cliquez sur la bannette "Courriers à traiter"

Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le courrier à classer. Cliquez sur "Classer dans" dans le menu contextuel qui apparait. Saisir le nom de votre dossier dans la zone de saisie du filtre d'autocomplétion

Menu

3. Classer un courrier

Le document est classé dans le dossier.Les dossiers sont affichés sur les informations du courrier.

Cliquez sur le nom de votre dossier qui apparait

Cliquez sur le nom du dossier affiché pour y accéder.Sur le volet gauche du panneau principal de l'application, on accède aux dossiers, soit via un filtre soit via l'arborescence des dossiers.

Menu

3. Classer un courrier

Un menu contextuel est accessible pour chacun des dossiers afin de pouvoir :

• épingler le dossier (il sera affiché au sommet de l'arborescence)

• créer un sous-dossier dans le dossier affiché

• le supprimer

• afficher les propriétés du dossier (possibilité de partager son contenu avec d'autres services)

Fini !

Menu

Activer son absence

Menu

4. Activer son absence

Tout comme le logiciel de Comptabilité SEDIT, il est important et indispensable que vous activiez votre absence lors de vos congés afin de poser une délégation sur les courriers qui vous sont affectés.

Espace utilisateur

Cliquez sur votre nom, puis cliquez sur « Mon profil »

Menu

4. Activer son absence

Cliquez sur "Activer mon absence"

Tant que vous êtes sur votre profil, pensez à renseigner votre numéro de téléphone fixe (Siège, Poleco…)

Menu

4. Activer son absence

Cliquez sur "Activer mon absence"

Cette fenêtre s'ouvre :

Menu

4. Activer son absence

Définissez votre période d’absence à l’aide du plugin calendrier

Sélectionnez votre date du début de votre absence et la fin de celle-ci.

Menu

4. Activer son absence

Sélectionnez la personne à qui vous souhaitez donner délégation de votre courrier,

ainsi que les bannettes que vous souhaitez rediriger et cliquez sur « Valider ».

Fini !

Menu

Prochaine session de formadej

• Mardi 06 février de 9h à 10h (grande salle de réunion du siège)

Inscrivez-vous !

Menu