Presentación PROCESO DE COMPRAS

Proceso de compras: Búsqueda de proveedores

Unidad de Trabajo 4

Índice

Introducción

El departamento de compras y aprovisionamiento

Fuentes de suministro: búsqueda de proveedores

Proceso de compras

Solicitud de ofertas y presupuesto

Métodos de cálculo del presupuesto.

Introducción

Realizar una compra puede ser un proceso complejo que va más allá de la negociación y el trabajo burocrático. Por ello, el personal del departamento de compras debe estar al día de las tendencias del mercado, estudiar las necesidades de la empresa, buscar proveedores, solicitar ofertas, comparar y evaluar; después deberá seleccionar al proveedor más adecuado, negociar las condiciones y ejecutar la compra y realizar su seguimiento.

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el departamento de compras y aprovisionamiento

Una de las funciones del aprovisionamiento es "adquirir los materiales necesarios para la elaboración o comercialización de los productos", labor que realiza el departamento de compras. Para ello, es importante que exista una conexión dentro de la organización, para que fluya información eficiente entre los departamentos , ya que todos los empleados tienen que trabajar para conseguir las metas establecidas por la empresa.

funciones y objetivos

Objetivos del departamento de compras

Funciones del departamento de compras

• Recibir las solicitudes de los artículos y materiales que se deben adquirir, buscar a los proveedores y gestionar las compras.
• Analizar las tendencias del mercado, anticipándose a cambios de precios, modas, nuevos productos o técnicas.
• Estudiar los envíos de los proveedores, haciendo un seguimiento de los pedidos y métodos de almacenamiento utilizados.
• Mantener relaciones eficientes con los proveedores, para obtener facilidades y ventajas.

• Buscar proveedores competitivos.
• Adquirir materiales con la calidad adecuada.
• Conseguir la mejor relación calidad-precio.
• Conseguir suministros a tiempo (Just-in-Time).
• Mantener los inventarios al mínimo.
• Conseguir materiales estándar.
• Colaborar con otras áreas de la empresa.

personal del departamento de compras

Generalmente, el departamento de compras está formado por:

• Jefe de compras.
• Compradores.

EL PROCESO DE COMPRAS

El proceso general de compras suele tener las siguientes fases:

1. Planificar las compras.2. Analizar las necesidades. 3. Solicitar ofertas y presupuesto.

4. Evaluar las ofertas recibidas. 5. Seleccionar al proveedor. 6. Negociar las condiciones

7. Solicitar el pedido. 8. Seguimiento del pedido y los acuerdos.

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En esta unidad, desarrollaremos estas etapas:

ETAPA 1: Planificación de las compras

ETAPA 3: Solicitud de ofertas y presupuesto

ETAPA 2: Análisis de necesidades

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planificación de compras

Planificación de las compras

Consiste en estudiar las necesidades de la empresa, conocer los productos que existen en el mercado, para así estar preparados antes de que surja la necesidad y buscar fuentes de suministro.

¿Qué productos adquiere el departamento de compras?

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¿Qué tipo de compra es?

Además, para realizar una buena planificación, es importante conocer dos aspectos previos:

02

análisis de necesidades

Analizar necesidades

1º Es necesario estudiar las solicitudes de materiales que hacen otros departamentos (producción, fabricación, ventas) a través del boletín de compras. 2º Fundamental dar respuesta a tres preguntas clave: - Qué pedir. - Cuando pedir. - Cuánto pedir. Para dar respuesta a estas preguntas, y calcular cuáles son las necesidades para el periodo actual o futuro, se utilizan estimaciones, partiendo de información que posee la empresa en sus archivos, su política de compras, o la situación económica, entre otros. Estas estimaciones las calcularemos a través de DOS MÉTODOS: medias móviles y mínimos cuadrados.

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1. método de mínimos cuadrados

• Este método utiliza el análisis de regresión lineal para estudiar la relación entre variables.
• Es una técnica estadística que trata de determinar la función matemática que mejor represente la relación existente entre dos variables, una de las cuales se supone influida por el comportamiento de la otra.
• La variable influida o explicada por la ecuación es la variable dependiente, y se le suele dar el nombre de «y»; la variable explicativa es la variable independiente, y se suele expresar como «x».
• Para determinar los parámetros de la recta, que son la ordenada en el origen y la pendiente, por el método de mínimos cuadrados, tendremos que realizar los siguientes cálculos:

2.método de medias móviles

Consiste en simplificar el número de valores de los que partimos, agrupándolos según un orden dado y calculando medias aritméticas. Este método se calcula de la siguiente forma: 1. Tienen que indicarnos de qué orden son las medias móviles (3,4…). 2. A continuación, vamos cogiendo en grupos (según el orden indicado) los valores comenzando por el más antiguo y calculando la media de ese grupo. 3. Seguimos calculando de la misma forma, pero esta vez comenzando por el segundo valor. Así sucesivamente hasta finalizar con todos los datos. 4. Ahora calculamos media aritmética de los valores resultantes, y ese valor sería la estimación de la variable “Y” para el siguiente período.

03

solicitud de ofertas y presupuesto

¿Cuándo solicitar ofertas y presupuesto?

¿Qué información debemos solicitar?

• Cuando la empresa inicia por primera vez la actividad.
• Cuando tiene que comprar un producto nuevo.
• Cuando no está contenta con los proveedores habituales.
• Cuando quiere ampliar la cartera de proveedores.
• Cuando recibe publicidad de una empresa recién instalada.

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04

métodos para calcular el presupuesto

métodos para el cálculo del presupuesto

• Prorrateo de gastos comunes: envases y embalajes por unidad y/o lote; transporte según peso o volumen de cada artículo; seguro según el precio o importe de cada artículo.
• Aplicando la constante de proporcionalidad:
• K = Coste total / Importe bruto. Después K se multiplica por el precio de cada artículo.
• Método simplificado = Importe de los gastos / número de unidades.

¿Preguntas?

Funciones de los compradores:

• Son los responsables de contratar materiales y servicios necesarios para la empresa.
• Dependen del jefe de compras.
• Su función consiste en conseguir buenas operaciones, ser eficaces y defender los intereses de la empresa.

• Principalmente adquieren materiales necesarios en el proceso productivo, almacén u otras secciones.
• Deben ajustar al máximo la relación calidad-precio para no encarecer el coste final.

Empresa industrial

• Adquieren mercaderías para la reventa, envases y embalajes y servicios accesorios (seguros, transporte, etc).
• Buscan conseguir el producto a precios competitivos, debido a la fuerte competencia.

Empresa comercial

• Adquieren bienes que utilizan para dar servicio a sus clientes (p. ej: transporte) o contratan los servicios que no puede prestar (p. ej: seguros).
• Su objetivo principal es la satisfacción de las necesidades del cliente.

Empresa de servicios

• Son aquellas que se realizan para adquirir bienes de uso (maquinaria, vehículos, etc), no materias primas ni mercaderías.
• Inversión elevada, por lo que suele consultarse con los usuarios del bien.
• Para maquinaria de fabricación: decisión colegiada entre varios departamentos (comercial, técnico, financiero principalmente).

Especiales

• Se realizan antes de que surja la necesidad, bien porque:

- Se conoce qué y cuánto se necesita para un futuro. - Se anuncia una subida del precio.

• Pueden aplicarse a artículos básicos o con ciertas mercancías (combustible, repuestos...).

Anticipadas

• Productos de temporada o con demanda estacional.
• Se realizan previsiones en función de distintas variables (históricos de ventas, sector, competencia...).
• En ocasiones, estas compras se convierten en anticipadas (estrategia de los fabricantes que ofrecen ventajas a sus clientes).

Estacionales

• Artículos a precio de ganga (salida de stock, necesidad de liquidez, productos obsoletos o a punto de dejar de fabricarse).
• Inversión arriesgada, pero que puede dar altos beneficios si sale bien.
• Necesario valorar el cumplimiento de requisitos técnicos y de calidad exigida.
• Preferible no arriesgar con mercancía a buen precio pero que no se adapta a nuestros requisitos, para evitar pérdidas y problemas.

De oportunidad

• Pequeñas compras del "día a día".
• Inversión de bajo riesgo, se mantienen unos niveles máximos y mínimos y se realiza pedido antes de llegar al stock de seguridad.
• Frecuentes en productos de consumo constante (leche, pan...).

Rutinarias

• Se realizan para cubrir necesidades urgentes (falta de materiales o mercaderías, cambios bruscos en la demanda...).
• Suelen ser de pequeño volumen.
• Se realizan de forma rápida, al no disponer de tiempo para comparar presupuestos.
• Inconvenientes:

- No acceder a descuentos y ventajas por volumen de compra. - Estrecho margen de negociación de precio.

De urgencia

Estas cuestiones serán respondidas de manera conjunta entre varios departamentos, como mínimo: aprovisionamiento, fabricación y ventas. Para ello, utilizarán diferentes métodos de previsión.También es preciso diferenciar por tipos de suministradores en función de nuestras necesidades, ya que las características de los productos o servicios varían en función del tipo de empresa proveedora: → En el caso de los suministradores industriales, serán relativamente más importantes la asistencia técnica y la formación que proporciona el proveedor, así como los costes, calidad del producto, plazos de entrega, y posibilidad de financiación. → En cambio, en el caso de los suministradores comerciales, la calidad del producto y la rapidez en servirlo serán las dos variables prinicipales a tener en cuenta. → Por último, en proveedores de servicios, la calidad de dichos servicios será el factor principal a considerar.

Funciones del Jefe de Compras

• Fijar objetivos de cada periodo y confeccionar presupuesto junto con departamento financiero y las necesidades de producción.
• Organizar eficacia y eficiencia de las actividades.
• Recibir boletines de solicitud de material, buscar fuentes de suministro y evaluar ofertas.
• Comunicar las compras realizadas a administración, junto con la documentación.
• Informar sobre cambios que puedan afectar a la calidad, precios y continuidad del servicio, y controlar que los proveedores cumplan con las fechas de entrega.

Básicamente, existen dos tipos de fuentes:Fuentes offline:

• Prensa y revistas especializadas.
• Ferias y exposiciones.
• Asociaciones empresariales y profesionales, organismos oficiales.
• Bases de datos cedidas por empresas especializadas en estas gestiones.

Fuentes online:

• Internet y páginas web.

Cuando el comprador necesita tener contacto directo con el proveedor, puede hacerlo por las siguientes vías:

• Reuniones con:

-Representantes del proveedor. -Importadores mayoristas.

• Visitas a:

-Mercados centrales. -Ferias y exposiciones. -Oficinas de compra.

El proceso de compras varía según el tipo de compra: