gestion-de-projet-WS3

Gestion de projet

& animation de réunion

Sommaire

PROJET

Anticiper

Cadrer

Initialiser

Cloturer

un projet

un projet

un projet

un projet

LA GESTION DE PROJET

Prévoir les coûts/les délais/risques

Initialiser le projet

Cadrer le projet

Cloturer un projet

Réaliser un projet

Le cycle de vie d'un projet

GESTION DE PROJET

2mn

https://www.youtube.com/watch?v=KstwnJm4OO0

étude de cas

Laine

PORCE-

Boutque de prêt-à-porter créée en 2018 par 3 associés bayeusains, 2 frères et un ami d’enfance. La marque repose sur une double allusion : le cochon de Bayeux et la porcelaine Langlois. Le logo reprend un dessin simple et facile à reconnaître, conçu par les associés. Il se décline sur les t-shirts, premières ventes, et désormais sur une large gamme de produits : chemise, casque, maillot de bain, poncho, pull, sweat...

"Les créachons"

La marque propose également une collection création intitulée les « créachons » qui permet au client de personnaliser son tshirt à partir d’une série d’images de cochons. Une vidéo tuto présente le principe sur le site web. Elle propose également un marquage pour des évènements ou des entreprises.

"Le Piggy Mobile"

La marque distribue sur son shop en ligne depuis 2018, en boutique à Bayeux depuis mai 2020. Elle dispose également depuis 2022 de la Piggy Mobile, une caravane événemen)elle.

La broderie est 100% normande et les vêtements sont en coton équitable.

ouverture d’une 2nde bouTIque

à Caen, fixée au 3 février 2024

Les fondateurs ont prévu l’ouverture d’une 2nde boutique à Caen, fixée au 3 février 2024. A cette occasion, un événementiel est organisé pour promouvoir la marque auprès du public caennais. Une agence de communication événementielle est missionnée pour cette organisation.

En complément, les fondateurs font appel à une agence spécialisée en social media -MDS- pour accompagner cet événement et proposer une campagne spécifique. Vous représentez cette agence.

VISIBILITE & prospection

Les objectifs de cette campagne sont : - d’offrir une visibilité de la boutique auprès de sa nouvelle clientèle caennaise - de développer la clientèle le jour de l’ouverture. Les commanditaires allouent un budget de 20 000 euros pour cette action. Missions attendues : - La constitution d’une équipe projet et son animation - La proposition d’un plan d’actions en social media, y compris sur le volet budgétaire - Le pilotage et le suivi de réalisation de ce plan - Le bilan final sous la forme d’un retour d’expérience

Constituer des groupes

Storyboard

objectif

type de prototype rapide facile à réaliser, qui peut vous aider à visualiser votre concept du début à la fin et ainsi à passer à un prototype plus poussé.

principe

mettre d’accord l’équipe de conception sur la solution, le concept et aide le groupe à prendre des décisions dans le choix de conception et pour affiner la solution. La méthode de storyboard permet de définir les différentes étapes du parcours utilisateur qui seront testées par la suite et clarifie les éléments qui devront être prototypées..

STORYBOARD

Commencer

en 6 étapes

déterminer

Commencer la 1ère étape en haut à gauche, c’est par là que commenceront les utilisateurs lors du test. Il est très important de bien choisir la scène d’ouverture. Dans quelle situation votre utilisateur commence à interagir avec votre solution ? C’est le début de l’histoire.

présenter

keep cool

Ne vous inquiétez pas de vos capacités de dessinateur. Un story-board est censé vous aider à décortiquer votre concept ; ce n’est pas une oeuvre d’art. Comment compléter le storyboard ? indiquer suffisamment de détails pour que ce soit compréhensible • ne pas hésiter à prendre des risques • s’assurer que le prototype pourra être testé en environ 15 minutes

dessiner

la partie de votre solution pour laquelle vous allez composer un story-board. Pour cela, il faut commencer par déterminer un scénario d’usage. Définir 4 ou 5 moments clés qui vous aideront à illustrer votre solution

Lorsque vous avez terminé, présentez le story-board à votre équipe pour obtenir des commentaires.

gérér

Commencer par dessiner une grille d’environ 15 cases sur un tableau.

Il n’est pas nécessaire de détailler toutes les interactions du parcours utilisateur. Ne représentez que les parties sur lesquelles vous avez besoin du feed-back des utilisateurs lors du test.

acteurs

Le coeur de la gestion de projet est l’équipe projet.

Coordonnateur

chef

Directeur

décideur

de projet / "chef d'orchestre"

"maître du temps"

de projet /superviseur

Commanditaire

contributeur

"expert"

acteurs

"expert"

contributeur

décideur

"Commanditaire : » Formule le besoin, l’objectif, le budget et le délai, Préside le comité de pilotage.

Directeur

de projet /superviseur : Est garant du projet, Définit le cadre du plan de communication sur le projet, A un rôle d’expertise, de synthèse et de pré-validation, Réalise l’interface avec le commanditaire et les directeurs généraux, Anime les comités de suivi et participe aux comités de pilotage.

chef

de projet / "chef d'orchestre": Est garant du projet, produit et fait produire des contenus, A un rôle d’animation, de synthèse et de validation, Mobilise les contributeurs et a un rôle d’interface, Prépare et participe aux comités de suivi et de pilotage.

Coordonnateur

"maître du temps": Est le garant du planning des livrables du projet, Concoure, avec le directeur de projet et le chef de projet, à son élaboration et à son actualisation, Identifie les principaux jalons de production et de décision et les risques associés à leur réalisation, Suit les risques et alerte sur le respect des délais, Veille à l’articulation des jalons du projet avec des calendriers externes au projet.

acteurs

contributeur

"expert" : A un rôle d’expertise et de conseil dans la conception et/ ou la production d’éléments partiels du projet.

Le responsable hiérarchique, même s’il ne fait pas parti de l’organisation liée au projet occupe une fonction importante qui doit être formalisée dans les lettres de mission de ses collaborateurs. Responsable hiérarchique

RESPONSABLE HIeRARCHIQUE

"manager des membres de l'équipe projet" : Valide le cadrage et la participation des contributeurs au projet, Clarifie auprès de ses agents contributeurs leur niveau d’autonomie dans la prise de décision au sein de l’équipe projet, Evalue, accompagne et alerte la direction de projet en cas de difficulté d’un de ses agents, Définit les modalités de reporting de son agent contributeur sur le travail au sein de l’équipe projet, Ne prend pas de décision ayant un impact sur le projet.

COMPréhension

Livrable

Jalon

Evénement ou un point de référence temporel spécifique dans un projet qui indique la réalisation d'une étape ou d'une phase clé. Les jalons sont généralement associés à des livrables importants, des décisions majeures, ou des étapes critiques dans le déroulement d'un projet. Exemples : Achèvement d'une phase de développement.Livraison d'un produit ou d'un prototype.

Résultat concret et vérifiable qui est produit à la suite d'une tâche ou d'une activité spécifique. Les livrables sont généralement des éléments tangibles ou des documents qui contribuent à l'achèvement d'une étape ou d'un projet dans son ensemble. Exemples : Rapports de recherche.Plans de projet.

Déterminer un animateur et un maitre du temps

animer un projet

CoordinationCommunication Planification Gestion Suivi Contrôle Motivation Prise de décision

diriger - coordonner - faciliter

animer

un projet

lancement

planification

typeS

suivi

de réunions

résolution de problème

clôture du projet

gestion des risques

coordination...

animer

un projet

structuregénérale

ouverture

verification ordre du jour

retour sur la réunion précédente

de réunion

Mises à jour des membres de l'équipe

planificationnouveau sujet clôture

point spécifique

gestion des risques et des problèmes

animer

un projet

physique

Modalité

virtuelle

asynchrone

de réunion

hybride

debout /stand-up meeting

ad hoc / non planifiée

retour d'expérience / post Mortem

Méthode

WBS

OTP, organigramme des tâches du projet

Technique de gestion de projet qui consiste à décomposer un projet mère en tâches enfants, elles-mêmes divisées en sous-tâches.

L’objectif est de :structurer le projet, identifier son architecture dans sa globalité, visualiser l’ensemble des livrables attendus et des tâches à réaliser.

identifier des tâches et des sous-tâches

Miro

logiciel de carte mentale

Réaliser un brainstorming pour déterminer les tâches et sous-tâches de votre projet à l'aide de l'outil collaboratif Miro

WBS

3mn26s

https://www.youtube.com/watch?v=ai1D9gbf4Pg

Matrice RACI

Outil de gestion de projet qui aide à définir et à clarifier les rôles et responsabilités des différents membres d'une équipe ou des parties prenantes impliquées dans un projet.

Le terme RACI est un acronyme construit à partir des premières lettres des termes anglais suivants : Responsible (Responsable), Accountable (Apte), Consulted (Consulté) et Informed (Informé).

Matrice RACI

Responsible >Responsable Accountable >Apte Consulted >Consulté Informed >Informé

réaliser la matrice raci pour ses tâches

4mn10

Matrice raci

https://www.youtube.com/watch?v=PckETQlHG8U

FicheProjet

informations essentielles permettant de comprendre, planifier et suivre le déroulement d'un projet

Titre du projet : Un nom clair et concis qui résume l'objet du projet.Objectif du projet : Une déclaration concise qui explique ce que le projet vise à accomplir. Description du projet : Une explication détaillée du projet, y compris son contexte, ses enjeux et ses principales caractéristiques. Échéancier : Une liste des principales étapes du projet avec des dates de début et de fin prévues. Budget : Un budget estimé pour le projet, détaillant les coûts associés aux ressources humaines, aux fournitures, à l'équipement, etc. Ressources nécessaires : Une liste des ressources requises, y compris le personnel, les compétences spécifiques, les outils logiciels, les équipements, etc. Parties prenantes : Identification des parties prenantes clés, internes et externes, qui seront impliquées ou affectées par le projet. Risques potentiels : Une énumération des risques possibles associés au projet, ainsi que des stratégies d'atténuation prévues. Indicateurs de performance : Les critères utilisés pour mesurer le succès du projet. Cela peut inclure des objectifs quantifiables. Plan de communication : Une stratégie de communication détaillée pour informer et impliquer les parties prenantes tout au long du projet. Responsabilités : Attribution des responsabilités pour chaque tâche ou activité du projet. Cela peut inclure un organigramme du projet. Suivi et évaluation : Méthodes prévues pour surveiller et évaluer le progrès du projet par rapport à ses objectifs. Conclusion : Une brève synthèse récapitulant les points clés du projet et les prochaines étapes.

Réaliser la fiche projet

Fiche de tâches

Tableau des tâches ou liste des tâches, est un document qui répertorie de manière détaillée toutes les tâches spécifiques nécessaires à la réalisation d'un projet.

Fiche de tâches

Identifiant de la tâche

Description de la tâche

Un numéro ou un code unique attribué à chaque tâche pour faciliter l'identification et le suivi.

Une description claire et précise de la tâche à accomplir. Elle devrait expliquer ce qui doit être fait de manière compréhensible.

Durée estimée

statut

Le temps nécessaire pour accomplir la tâche. Cela peut être exprimé en heures, jours, semaines, etc.

L'état d'avancement de la tâche, qui peut être "En cours", "Terminée", "En attente", etc.

commentaires

Responsable

Des informations supplémentaires ou des commentaires pertinents concernant la tâche.

La personne ou l'équipe responsable de l'exécution de la tâche. C'est la personne qui sera tenue responsable de la réalisation de la tâche.

Ressources nécessaires

Dépendances

Les ressources matérielles, humaines ou financières nécessaires pour accomplir la tâche.

Les autres tâches ou éléments du projet sur lesquels dépend la réalisation de cette tâche, ainsi que celles qui dépendent de cette tâche.

Réaliser la fiche de tâches

"Un petit jeu?"Kahoot https://create.kahoot.it/share/gestion-de-projet/386cf5af-e97c-43ba-8fa6-2b5ca7ae4625

go/no go

etude de faisabilité

Etude préliminaire ou analyse de faisabilité : évaluation approfondie qui vise à déterminer la viabilité et la faisabilité d'un projet ou d'une entreprise avant son lancement.

L'objectif principal de cette étude est d'analyser divers aspects du projet pour aider les décideurs à prendre des décisions éclairées sur la poursuite ou non de l'idée.

etude de faisabilité

Analyse du marché : Évaluation du marché dans lequel le projet sera lancé, y compris la demande potentielle, la concurrence, les tendances du marché, etc.Analyse technique : Étude de la faisabilité technique du projet, incluant les aspects liés à la technologie, à l'infrastructure, aux compétences nécessaires, etc. Analyse financière : Évaluation des coûts estimés du projet, des revenus potentiels, du retour sur investissement (ROI), des flux de trésorerie, etc. Analyse opérationnelle : Examen des processus opérationnels nécessaires à la réalisation du projet, y compris les ressources humaines, la logistique, les fournisseurs, etc. Analyse des risques : Identification et évaluation des risques potentiels qui pourraient affecter le succès du projet. Analyse juridique et réglementaire : Vérification de la conformité du projet aux lois, règlements et normes en vigueur. Analyse environnementale : Évaluation des impacts potentiels du projet sur l'environnement, ainsi que la conformité aux normes environnementales. Calendrier et planning : Élaboration d'un calendrier prévisionnel indiquant les différentes phases du projet et les délais associés.

8mn55

Etude de faisabilité

https://www.youtube.com/watch?v=NTfVgs1QKbs

LA GESTION DE PROJET

Prévoir les coûts/les délais/risques

Initialiser le projet

Cadrer le projet

Cloturer un projet

Réaliser un projet

Pert

Représentation graphique des tâches et des dépendances d'un projet. Le diagramme PERT utilise des nœuds pour représenter des tâches et des flèches pour montrer les dépendances entre ces tâches.

Le chemin critique peut être identifié sur le diagramme PERT comme la séquence de tâches qui détermine la durée totale du projet.

PERT

Date au Plus Tôt (DAT)

Il s'agit de la date la plus proche à laquelle une tâche peut commencer sans retarder le début d'une tâche succédente ou le projet dans son ensemble. Elle est souvent déterminée en suivant le chemin le plus tôt dans le réseau de tâches.

Date au Plus Tard (DAT)

C'est la date la plus tardive à laquelle une tâche peut commencer sans retarder la date de fin du projet. Elle est généralement déterminée en suivant le chemin le plus tard dans le réseau de tâches.

Chemin Critique PERT

Séquence de tâches qui, lorsqu'elles sont additionnées, représentent la durée totale la plus longue du projet. Chaque tâche sur le chemin critique est appelée une tâche critique. La caractéristique essentielle des tâches critiques est qu'elles n'ont pas de marge totale (total float), ce qui signifie qu'elles ne peuvent pas être retardées sans retarder le projet dans son ensemble.

PERT

en 5 étapes

gérér

définir

Lier

estimer

identifier

Estimer la durée du projet

Identifier les tâches de projet

Faire le lien entre les tâches de projet

Gérer la progression des tâches

Définir les dépendances des tâches

4mn27

pert

https://www.youtube.com/watch?v=xAidvykSNXo

Pert

Nœud (ou Vertex) : Un point représentant une tâche ou une activité dans le graphique PERT.Arête (ou Edge) : Une ligne qui connecte deux nœuds, représentant la relation ou la dépendance entre deux tâches. Tâche (ou Activité) : Une unité de travail spécifique qui doit être accomplie dans le cadre du projet. Durée : La quantité de temps estimée nécessaire pour compléter une tâche spécifique. Événement : Un point dans le temps représenté par un nœud, indiquant le début ou la fin d'une ou plusieurs tâches. Dépendance : Une relation entre deux tâches indiquant que l'une ne peut commencer que lorsque l'autre est terminée. Chemin critique : La séquence de tâches qui prend le plus de temps pour terminer le projet, déterminant ainsi la durée minimale nécessaire pour achever le projet. Marge totale (Total Float) : La quantité de temps qu'une tâche peut être retardée sans affecter le calendrier global du projet. Marge libre (Free Float) : La quantité de temps qu'une tâche peut être retardée sans retarder le début de la tâche suivante. Activité fictive : Une tâche factice introduite dans le graphique PERT pour représenter une dépendance logique entre deux tâches sans nécessiter de temps réel. Diagramme PERT : Une représentation visuelle du projet utilisant des nœuds et des arêtes pour illustrer les tâches et les dépendances. Nœud de décision : Un nœud dans le graphique PERT qui indique une bifurcation dans le projet, où une décision doit être prise.

En partant du tableau ci-dessous,tracer le réseau de PERT

SOLUTION

Identifier les dépendances entre les tâches et la durée estimée

"Un projet bien planifié est à moitié réalisé"

Abraham Lincoln

"Un petit jeu?"texte à trou- niveau 1 https://learningapps.org/watch?v=pvko2y43t24 Mots fleches - niveau 2 https://learningapps.org/watch?v=pfmu9q1w224 Qui veut gagner des millions? - niveau 3 https://learningapps.org/watch?v=pn2xb4okn24

Gantt project

Logiciel libre et open source conçu pour la gestion de projet en utilisant des diagrammes de Gantt.

Un diagramme de Gantt est un type de diagramme qui représente les tâches d'un projet sur une échelle de temps. Le logiciel GanttProject permet aux utilisateurs de créer, planifier et gérer des projets en utilisant cette approche visuelle.

GANTT

en 6 étapes

définir

Lier

identifier

identifier

estimer

expliquer

Identifier les tâches de projet

Faire le lien entre les tâches de projet

Définir les dépendances des tâches

Définir le projet

Estimer la durée des tâches

Identifier les tâches (lister et hierarchiser)

définir

Lier

identifier

planifier

affecter

definir

Identifier les tâches de projet

Faire le lien entre les tâches de projet

Définir les dépendances des tâches

Définir la dépendance entre les tâches

Affecter les ressources (humaine, matériel...)

Planifier les tâches

3mn39

gantt project

https://www.youtube.com/watch?v=uqDcvLgX20A

télécharger gantt project et réaliser la planification pour son projet

LA GESTION DE PROJET

Prévoir les coûts/les délais/risques

Initialiser le projet

Cadrer le projet

Cloturer un projet

Réaliser un projet

gestion des risques/aléas

La gestion des risques est un ensemble d'activités coordonnées visant à identifier, évaluer, atténuer et suivre les risques potentiels qui pourraient affecter négativement la réalisation des objectifs d'un projet, d'une entreprise ou d'une organisation. Ce processus implique la prise de décisions éclairées pour minimiser les conséquences défavorables des événements incertains et maximiser les chances de réussite.

exemple

gestion des risques

2mn13

gestion des risques

https://www.youtube.com/watch?v=hHkBbquOIjI

gestion des risques

5 étapes

Etape 1 - Identifier les risquesEtape 2 - Evaluer les risques (probabilité & impact ) Etape 3 - Planifier des réponses aux risques Etape 4 - Mise en oeuvre du plan d'action Etape 5 - Surveiller et contrôles les risques

1mn41

MATRICEdes risques

https://www.youtube.com/watch?v=V4MPd5IsKyQ

intégrer un nouvel élément à son projet

5mn56

Budget

https://www.youtube.com/watch?v=72cI5-JqSgc

2mn16

GESTION des coûts

https://www.youtube.com/watch?v=30mKm0D6ynA

budgetiser son projet

etude de faisabilité

gestion des risques

wbs

gestion

de projet

animation

raci

gestion des coûts

pert

gant

animer

un projet

lancement

planification

typeSde réunionS

suivi

résolution de problème

clôture du projet

gestion des risques

coordination...

animer

un projet

structuregénérale de réunion

ouverture

verification ordre du jour

retour sur la réunion précédente

Mises à jour des membres de l'équipe

planificationnouveau sujet clôture

point spécifique

gestion des risques et des problèmes

animer

un projet

physique

Modalitéde réunion

virtuelle

asynchrone

hybride

debout /stand-up meeting

ad hoc / non planifiée

retour d'expérience / post Mortem

préparer un diaporama pour expliquer votre projet AU 1-decideur 2-Directeur 3-Chef de projeT 4-Contributeur

Le cycle de vie d'un projet

a l'écrit puis à l'oral faite le retour de votre expérience

Merci!