Infografia_Martí Alum

Passos per crear un esdeveniment esportiu

Aquí podràs trobar alguns dels passos més importants a l'hora de crear un esdeveniment espotiu. Dins de cada pas podràs trobar informació complementària i un exemple basat en una travessa a mar obert.

Tempora- lització

Permisos

Pla econòmic

Material

Publicitat

Anàlisi

Idea

+ info

+ info

+ info

+ info

+ info

+ info

+ info

exemple

exemple

exemple

exemple

+ info

exemple

exemple

exemple

+ info

Escaneja el QR per veure l'explicació en vídeo.

Anàlisi

En el nostre cas, enviarem un formulari a tots els participants per correu electrònic. Hi haurà diferents preguntes on podran donar la seva opinió sobre l'organització, recorregut, noves propostes, etc.

• Per part de l'organització, també farem una reflexió conjunta per analitzar tots els aspectes.

Publicitat

Màrqueting i patrocinadors

Per tal de poder arribar al màxim de gent possible, és fonamental tenir una bona publicitat. Hem de buscar tots els canals possibles per arribar a la major part del públic que pugui estar interessat. Si busquem patrocinadors relacionats amb la temàtica de l'esdeveniment, serà més fàcil que acceptin la nostra proposta.

Podem buscar un patrocinador que ens aporti capital (diners) a canvi de sortir a la nostra publicitat, o bé que ens aportin serveis que ells ofereixen (menjar, material...).

Pla econòmic

Aqui podeu veure el pla econòmic del nostre esdeveniment de manera molt simple i resumida:

Ingressos:- 200 inscrip. x 5€ = 1000€.- Patrocinadors: 300€. - Total: 1300€.

Despeses:- Carpes 225€.- Treballadors: 500€. - Menjar: 250€. Total: 975€. Segons la nostra estimació tindríem un benefici de 325€, tot i que sempre poden haver-hi imprevistos.

Material

- Carpes (comprar-les a Amazon) - Taules (demanar a l'Ajuntament) - Equip de so (llogar-lo a Audioselva) - Casquets de bany (Comprar al Decathlon) - Banderes i boies de senyalització (Comprar a Imnasa) - Farmaciola de primers auxilis (Comprar a la farmacia) - Menjar (comprar-lo al Condis 3 dies abans)

IDEA

Descripció a nivell global

Primer de tot, hem de descriure a trets generals què volem fer, indicant qui són els membres del grup, quan volem fer-ho, a quina localitat serà, el lloc exacte, etc. També haurem de pensar quins seran els objectius. És a dir, què volem aconseguir amb el nostre esdeveniment.

• Què volem fer? (com, quan, on, qui...)
• Quins objectius té l'esdeveniment?
• Organització i coordinació general

Temporalització

Gestió del temps

1. Temporalització de l'organització: Marcar els tempos de quan hem de començar i acabar cada tasca. Sobretot, quan hem de tenir-la feta. 2. Temporalització de l'esdeveniment: Planificar els horaris i tot el que s’haurà de fer el mateix dia de l’esdeveniment. D'aquesta manera serà més fàcil recordar totes les tasques i el seu ordre.

Important!Tingues en compte l'ordre, ja que si per exemple deixem els permisos pel final, i a última hora no ens els donen, no podrem realitzar l'esdeveniment!

Temporalització:

Temporalització de l'organització: - 3 mesos abans: permisos - 2 mesos abans: prevenció i seguretat - 1 mes abans: material necessari - 5 dies abans: menjar necessari

Temporalització de l'esdeveniment:- 9:00 - Muntatge carpes - 10:00 - Rebuda participants i esmorzar - 10:30 - Sortida de la travessa - 11:30 - Tancament de l'esdeveniment

Pla econòmic

Aspectes financers

Un bon pla econòmic serà la clau per veure si és viable econòmicament realitzar l'esdeveniment. Un cop fet, podrem veure si guanyarem diners, en perdrem, o ens quedarem a zero. Tot i això, aquest càlcul és una aproximació ja que sempre hi han petits imprevistos o canvis. També és important que, un cop tinguem el preu de l'entrada, reflexionem sobre si és l'adequat. És a dir, si és un preu just pels serveis que hi hauran. No només que sigui viable econòmicament.

Aspectes principals a detallar:

• Ingressos (inscripcions, patrocinis...)
• Despeses (material, personal, logística...)
• Marge per a possibles imprevistos

Permisos

Seguretat i burocràcia

Un dels passos fonamentals és demanar els permisos pertinents, ja que sinó no podrem realitzar l'esdeveniment. Haurem d'informar i demanar els permisos a l'entitat corresponent. (Ajuntaments, propietaris del terreny, etc).

• També haurem de gestionar els dispositius de seguretat en cas que siguin necessaris. Per exemple, ambulàncies de suport.

Permisos i seguretat

En el cas del nostre esdeveniment, haurem de demanar permís a l'ajuntament. També haurem de gestionar els recursos necessaris pel que fa a la seguretat. En el cas de la travessa podrien ser:

• Embarcacions de suport als nedadors/es.
• Ambulàncies a l'arribada.
• Protecció Civil per la zona.

Costa Brava Swimming Race

La Costa Brava Swimming Race 2024 és una travessa que es disputa a Blanes. Consisteix en anar nedant desde Sa Palomera fins a la cala s’Agulla. Consta de 5 km exigents que no es poden assolir fàcilment sense una prèvia preparació física.

Objectius:

• Fomentar la pràctica de la natació a mar obert.
• Promocionar el poble de Blanes.
• Obtenir beneficis econòmics amb l’esdeveniment.

Material

Planificació del material

Hem de fer un llistat de tot el material necessari. En cas que no tinguem tot el que necessitem, haurem de fer una cerca i comprar-lo. Cal incloure tot el que podem arribar a necessitar encara que no ho sapiguem segur. Ja que si finalment ho necessitem i no ho tenim, tindrem un problema. És important tenir una bona planificació per tal de poder tenir temps i buscar els millors preus o alternatives. Aconseguint estalviar diners.

Com podem estalviar diners? - Cercant els millors preus amb antel·lació. - Buscant material de segona mà. - Demanant-lo a coneguts i amics.

Anàlisi

Reflexió de l'esdeveniment

És un pas que a vegades no es té en compte i és molt important, sobretot si hi haurà més edicions. Hem de reflexionar i preguntar als participants per poder extreure dades. S'ha de tenir en compte des d'una part organitzativa, i una altra des dels participants.

• Les coses que han sortit bé, les potenciem.

• Les que han anat malament, les millorem.

• Si hi han idees o propostes noves, treballem per fer-les realitat.

Màrqueting i patrocinadors

En el cas de la travessa nedant, hem pensat que un bon patrocinador podria ser Decathlon. Ja que és de la temàtica de l'esdeveniment. Ens podrien aportar diners, o bé material (casquets de bany, per exemple)

Canals de difusió (publicitat):

• Cartells
• Ràdios
• Fulletons publicitaris
• Xarxes socials