UF0513
GESTIÓN AUXILIAR DE ARCHIVO
EN SOPORTE CONVENCIONAL O INFORMÁTICO
Índice
1. Sistemas operativos habituales
4. Inserción de datos en tablas
2. Archivo y clasificación de documentación
5. Consultas de selección
6. Formularios e informes
3. Base de datos
SISTEMAS OPERATIVOS HABITUALES
1.1
"SISTEMA OPERATIVO es un conjunto de instrucciones que hacen que el ordenador reconozca todos los elementos que lo componen y además los dirige"
Genially
funciones básicas s.o.
Hace más cómodo el manejo
Detecta errores
Hace posible que varios programas trabajen a la vez
Gestiona la memoria del ordenador
Controla los componentes y progamas
funciones báiscas s.o.
Permite el intercambio de información
Establece conexiones con otros equipos
Instala y elimina programas
Copia, crea, mueve y elimina archivos y carpetas
Realiza copias de seguridad
1.2
El entorno de trabajo. Interface.
El escritorio es lo primero que muestra la pantalla del ordenador cuando lo encendemos. En él, se encuentran los iconos y accesos directos y la barra de tareas (página 5). El escritorio se puede personalizar..
1.2
El entorno de trabajo. Interface.
Los elementos más comunes que podemos encontrar en el escritorio son:
- Iconos y accesos directos.
- Barra de tareas.
1.3
CARPETAS Y FICHEROS: OPERACIONES CON ELLOS
Las carpetas sirven para ordenar ficheros, siendo de esta forma más fácil encontrar la información que buscamos.
versus
"Este equipo"
Explorador de archivos
La gestión de ficheros y carpetas suele realizarse de varias formas, siendo la más habitual hacerlo desde la ventatana Este Equipo.
Aunque también se puede hacer desde el Explorador de archivos.
vs
OPERACIONES CON EXPLORADOR DE ARCHIVOS
COPIARLOS Y MOVERLOS
ORDENAR FICHEROS Y CARPETAS
CREAR FICHEROS Y CARPETAS
Para moverlos sólo tenemos que arrastrar. Para copiarlo, lo seleccionamos con el ratón y damos clic al botón derecho o con atajo.
Primero tenemos la pestaña Vista, donde podemos cambiar la manera de ver nuestros archivos y despúes tenemos la opción de organizarlos por nombre, fecha, tamaño, agruparlos, etc.
1. Situarnos donde queremos crear el archivo. 2. Clic con botón derecho del ratón. 3. En el menú e elige Nuevo.
OPERACIONES CON EXPLORADOR DE ARCHIVOS
CAMBIAR NOMBRE
1. Situarnos encima del archivo. 2. Clic con botón derecho del ratón. 3. En el menú elige Cambiar nombre.
ELIMINAR FICHEROS Y CARPETAS
1. Situarnos encima del archivo. 2. Clic con botón derecho del ratón. 3. En el menú elige Eliminar. Otra forma es seleccionando y dando a Spr. Ver papelera de reciclaje (pág.8)
1.4
TRABAJANDO CON EL SISTEMA OPERATIVO: APLICACIONES, HERRAMIENTAS Y CONFIGURACIÓN.
Panel de control
Permite modificar y establecer los parámetros de configuración de Windows. Para acceder se pulsa sobre el icono de Windows en la barra de tareas, dentro de la opción Sitema de Windows.
OPCIONES DEL PANEL DE CONTROL
HERRAMIENTAS DEL SISTEMA
HARDWARE Y SONIDO
PROGRAMAS
Sirve para desinstalar programas, ya que no se debe borrar a mano. Ver actualizaciones, etc.
La mayoría se encuentran en la carpeta Herramientas administrativas de Windows, dentro de Todas las aplicaciones, aunque también podemos encontrarlas en el Panel de Control. Alguna de las más usadas son:
Se constituye de dos cosas: elemento físico y controladores. Los controladores (drivers) son la información que necesita conocer el S.O. para saber cómo manejar este dispositivo. La primera vez que conectamos un nuevo dispositivo, aparece un mensaje: Nuevo hardware encontrado.
HERRAMIENTAS DEL SISTEMA
COMPROBADOR DE ERRORES
DESFRAGMENTAR Y OPTIMIZAR UNIDADES
ACTUALIZACIÓN Y SEGURIDAD
Busca errores en el disco e intenta repararlos (ver pasos pgna. 14)
Ayuda a reorganizar la información del disco. Se gana espacio y rapidez.
Dentro de la opción Configuración encontramos varias opciones.
1.5
CUENTAS DE USUARIO
Cuentas
Cuando varias personas comparten un equipo, lo ideal es que cada una de ellas inicie sesión con un usuario distinto. Así, cada usuario, podrá tener a su gusto el escritorio, su configuración, accesos, etc.
TIPOS DE USUARIO
ESTÁNDAR
Usa el equipo con una cuenta propia. No puede hacer modificaciones en la configuración. Puede hacer cualquier acción en la carpeta con su nombre (todos los usuarios tienen una). No puede acceder al resto de carpetas.
ADMINISTRADOR
Usuario principal del equipo. Se encarga del control del equipo (instalar, desinstalar, modificar configuración, etc.). Tienen acceso a cualquier carpeta.
Crear un nuevo usuario
1. Acceder a las opciones de Configuración. 2. Cuentas. 3. Familia y otros usuarios. 4. Agregar a otra persona a este equipo.
Modificar las cuentas de usuario
1. Panel de Control. 2. Cuentas de usuario. 3. Administrar otra cuenta.
1.6
COPIAS DE SEGURIDAD. SOPORTES
COPIA DE SEGURIDAD
Evitan que podamos perder nuestros archivos de forma accidental. Sólo afecta a nuestros archivos de ususario.
COPIA DE SEGURIDAD
1. Panel de control. 2. Sistema y seguridad. 3. Podemos Configurar copias de seguridad o restaurar los archivos mediante la opción Seleccionar otra copia de seguridad.
1.7
OPERACIONES EN UN ENTORNO DE RED
TRABAJAR EN RED
Cuando dos o más ordenadores están conectados entre sí y además pueden compartir información y recursos como impresora, escáner, etc. Puede ser mediante cable o inalámbrica.
clasificación y características de redes
MAN (Red de área metropolitana)
LAN (Red de área local)
WAN (Red de área extensa)
Varios ordenadores conectados por cable o de forma inalámbrica (mismo edificiio).
Unión de varias redes locales (distintos edificios de la misma empresa).
Unión de ordenadores a grande distancia (distintos países)
ACCESO
Una de las ventajas de de los equipos informáticos es poder compartir información y recursos. Al conectarnos en red, podemos intercambiar archivos, usar aplicaciones conjuntas, compartir impresoras, escáneres, etc.
OPERACIONES CON RECURSOS DE RED
La principal operación que se puede realizar con un recurso de red es compartir carpetas para que todos los usuarios que dispongan de permisos puedan acceder a ellas.
BÚSQUEDA DE RECURSOS DE RED
Podemos ver qué equipos hay en nuestra red y qué recursos están compartiendo. Panel de control--Redes e internet--Centro de redes y recursos compartidos.
Lee y haz un resumen teniendo en cuenta lo que hemos visto en la presentación.
Luego practica haciendo los ejercicios 1.2, 1.3, 1.4, 1.8, 1.9
Archivo y clasificación de documentación administrativa
2.1
EL ARCHIVO EN LA EMPRESA
TIPOS DE ARCHIVOS
FINALIDAD
IMPORTANCIA DEL ARCHIVO PARA LA EMPRESA
EQUIPOS Y MATERIALES
DESCRIPCIÓN
2.1
EL ARCHIVO EN LA EMPRESA
SEGUIMIENTO, ARCHIVO, CONSERVACIÓN, ENTREGA Y DESTRUCCIÓN
CONFIDENCIALI-DAD Y SEGURI- DAD DE LA INFORMACIÓN
FUNCIONA-MIENTO
Conservación
Almacenamiento
La empresa debe establecer un plan de conservación en el que se incluya:
Seguimiento
Las condiciones de almacenamiento del archivo deben garantizar:
Desde que se genera el documento hasta que es eliminado o guardado para siempre, pasa por una serie de fases que determina su vida útil. En todo momento debe saberse dónde y cómo se encuentra el documento.
- Mantenimiento y control de las instalaciones.
- Adopción de medidas preventivas para asegurar que la información esté protegida de incendios, robos, inundaciones...
- Recursos necesarios para evitar que usuarios no autorizados puedan acceder a la información.
- Espacio adecuado para el volumen de información que se debe almacenar.
- Que los responsables del mantenimiento realicen su labor de frma sistemática para evitar pérdidas.
- Orden perfecto para facilitar la rapidez de localización.
Custodia
Expurgo
Consulta
2.2
La organización del archivo
LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO
Es importante establecer una clasificación para que la búsqueda y localización de la información se haga de forma rápida y eficaz.
según EL LUGAR DE EMPLAZAMIENTO
según la frecuencia de utilización
2.3
Sistema de ordenación y clasificación de documentación administrativa
NO COMETER ERRORES CON ESTOS CONCEPTOS
Organización
Ordenación
Clasificación
Poceso que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y, en el caso de docuemntos, codificarlos.
Es un complemento de la clasificación. Consiste en proponer un orden específico a una categoría siguiendo un criterio.
Técnica que consiste en identificar y reagrupar los documentos en categorías, con unas características comunes.
Si nos centramos en la terminología archivística, estas definiciones tienen matices diferentes:
CLASIFICACIÓN
ORDENACIÓN
ORGANIZACIÓN
"No es lo mismo clasificar, ordenar y organizar. De hecho, ordenar puede resultar una tarea sencilla, sin embargo, la acción de clasificar siempre supone una mayor complejidad. Y, todo ello, dentro del proceso de organización".
"No hay mejores ni peores sistemas de clasificación ni de ordenación, dependerán de cada empresa y de sus necesidades".
Genially
TIPOS DE CLASIFICACIÓN
Clasificación por materias
Clasificación orgánica
Clasificación funcional
Se arupa la documentación por temas o asuntos a los que se refiere y luego se ordena siguiendo algunos de ,os criterios que veremos más adelante (alfabético, numérico, cronológico...).
Los documentos se agrupan siguiendo las distintas estructuras administrativas del departamento del que emanan (ejemplos: documentación contable, comercial, de RR.HH, etc...)
Los documentos se agrupan según la función de la que son reflejo o bien según las actividades de las que son resultado.
TIPOS DE ORDENACIÓN
Ordenación alfanumérica
Se basa en una combinación de una o varias letras y de uno o varios números. Si en primer lugar están escritas las letras, se ordena primero alfabéticamente y luego numéricamente. Si es al revés, primero se ordena numéricamente y luego alfabéticamente. SEGUIMOS PÁG. 60.
Ordenación numérica
Ordenación alfabética
Los documentos toman el sistema numérico como base de ordenación. Puede ser ordenación cronológica o por número consecutivo. SEGUIMOS PÁG. 58.
Los documentos se ordenan siguiendo el orden alfabético. Hay que determinar la palabra principal u ordenatriz. SEGUIMOS EN LA PÁG. 56
VENTAJAS
TIPOS DE ORDENACIÓN
- Método sencillo.
- La documentación se identifica fácilmente.
- No necesita índices ni fichas adicionales.
- Es útil para empresas que tienen una organización geográfica o por zonas.
- Permite ampliación.
- Pueden combinarse con otros sistemas como el númerico o cronológico.
Ordenación geográfica
El criterio de ordenación es el lugar geográfico asociado a cada documento. Este sistema lleva consigo ordenar de forma sucesiva: - PAÍS. - COMUNIDAD AUTÓNOMA. - PROVINCIA. - LOCALIDAD. - CALLE.
- Hay que designar la palabra ordenatriz.
- No es adecuado para archivos con mucha documentación.
INCONVENIENTES
Hacemos las actividades de la páginas 61-69.
BASE DE DATOS
¿qué es una base de datos?
- Es una herramienta que se utiliza para almacenar, catalogar y consultar información.
- Lo más interesante de ellas, además de almacenar información, es la posibilidad de consultarla de manera rápida y eficaz.
- La mayor parte de las bases de datos amacenan la información mediante tablas que se pueden relacionar entre sí.
Genially
uf0513
3.4. Objetos básicos de una base de datos (pág.5)
3.2. Entrada y salida de la aplicaión (pág.73)
+info
Inicio>LibreOffice Base
3.5. Distintas formas de creación
3.3. Ventana de la aplicación (pág.75)
+info
uf0513
3.6. Apertura de una base de datos
3.8. Cierre de una base de datos
3.7. Guardado de una base de datos
3.9. Copia de seguridad
+info
objetos básicos de una base de datos relacional
Tablas
registros
Objeto principal de una B.D.Está compuesta por campos y registros.
Poseen datos para cada uno de los campos de la tabla (filas).
clave principal
campos
Dónde se representan las propiedades del objeto (columnas).
Es un campo que permite diferenciar unos registros de otros.
base de datos desde plantilla
Utilizando plantillas que vienen con las tablas, consultas y formularios ya hechos.
base de datos en blanco
Se crea sin ningún tipo de información para que la diseñemos a nuestro gusto.
copia de seguridad access
1. Con la B.D. abierta pulsamos en la ficha Archivo.
2. Seleccionamos Guardar como y, a continuación, hacemos clic en Realizar copia de seguridad de la base de datos.
3. Al pulsar Guardar elegimos donde queremos almacenar la copia de seguridad.
copia de seguridad libreoffice-base
1. Herramientas.
2. Opciones.
3. Cargar/guardar>General 4. Guarar datos de recuperación.
4. INSERCCIÓN DE DATOS EN TABLAS
REGISTROS Y CAMPOS
Las tablas están compuestas por campos. Una vez se introduce la información, los datos que poseen esos campos se denominan registros.
CREACIÓN DE TABLAS
La tabla es el elemento básico de la base de datos, ya que todo lo que queramos que contenga, debe estar metido en una tabla. Se puede crear de dos formas diferentes:
CREACIÓN DE TABLAS
* Vista hoja de Datos: Se introducen los datos como si fuera una tabla de un procesador de texto.
CREACIÓN DE TABLAS
* Vista Diseño: En ella podemos observar el listado de los campos que contiene la tabla. Para cada uno de ellos observamos su Nombre, Tipo de datos y Descripción.
CREACIÓN DE TABLAS
* Vista Diseño: Se diseña la tabla con todas las propiedades que se pueden especificar en la misma. Es desde donde podemos controlar las propiedades y el comportamiento de las tablas.
CREACIÓN DE TABLAS
Nombre de campo (características): 1. Pueden tener de 1-64 caracteres. 2. Pueden incluir números, letras y caracteres especiales. 3. No pueden incluir puntos, signos de admiración, corchetes, ni carqacteres no imprimibles. 4. No pueden empezar con un espacio en blanco.
CREACIÓN DE TABLAS
Tipo de datos (pgna.89: Existen 13 tipo de datos. Se despliega un listado para poder seleccionarlo.
CREACIÓN DE TABLAS
Descripción (pgna. 91): Las descripciones de los campos son siempre opcionales. Sirven para recordar el empleo del campo, para aclarar propósitos ambiguos, para presentar una explicación completa a quien tenga que realizar la entrada de datos.
CREACIÓN DE TABLAS
Propiedades del campo: Además del tipo de datos, se pueden especificar multitud de propiedades de un campo. Las principales son: Tamaño, formato, lugares decimales, máscara de entrada, título, valor predeterminado, regla de validación, etc..
INTRODUCCIÓN DE DATOS
En el panel de la izquierda, debemos asegurarnos que nos muestra Todos los Objetos . Una vez abierta la tabla, nos desplazamos hasta la celda que queramos modificar. Una vez en ella podemos editarla directamente o seleccionamos F2 para que se seleccione todo su contenido, de este modo podemo0s borrarlo o sustituirlo por la información que escribamos.
INTRODUCCIÓN DE DATOS
En el grupo Formato de texto podremos modificar el tipo de letra, su tamaño, el estilo, el color de la letra, etc. Si lo que queremos cambiar es la anchura de las columnas o la altura de las filas, se hace igual que lo hacíamos en Excel. Si queremos ocultar alguna columna sin perder los datos, se hace dando a la opción Ocultar Campos/Mastar campos.
MOVIMIENTOS POR LOS CAMPOS Y REGISTROS
PODEMOS MOVERNOS MEDIANTE: - Barras de desplazamiento. - Teclas de desplazamiento. - Botones de desplazamiento.
ACTUACIONES CON LOS REGISTROS
COPIADO, MOVIMIENTO, BÚSQUEDA Y REEMPLAZO
Para mover o copiar utilizamos la opción Copiar y mover. Ambas situadas en la pestaña Inicio (grupo Portapapeles). La búsqueda y el reemplazo se hace usando la opción Buscar y reemplazar de la pestaña Inicio (grupo Buscar).
MODIFICACIÓN
ELIMINACIÓN
Basta con borrar o modificar el contenido de la celda.
Se pueden borrar varios registros a la vez, seleccionandolos y pulsando la tecla Supr. También seleccionando el icono Eliminar de la pestaña de Inicio.
APLICACIÓN DE FILTROS
Un filtro es una herramienta que permite visualizar solo la información de la tabala que cumpla con una determinada condición.
TIPOS DE FILTRO
FILTRO POR FORMULARIO
FILTRO POR SELECCIÓN
FILTRO
Se activa mediante el botón Filtro o haciendo clic sobre la flechita situada en la cabecera de cualquiera de las columnas.
Es más complejo, permite establecer varias opciones de filtrado a la vez. Se activa pulsando el botón Opciones de filtro avanzadas.
Toma el valor de la celda activa y propone varios filtros en función de su valor.
ORDENACIÓN ALFABÉTICA DE CAMPOS
El grupo Odenar y Filtrar, en la ficha de Inicio, permite establecer ordenaciones de los registros de la tabla. Nos situamos en el campo sobre el que queremos ordenar y pulsamos sobre el botón Ascendente o descendente.
OPERACIONES BÁSICAS CON TABLAS
ELIMINACIÓN
OPERACIONES BÁSICAS CON TABLAS
Igual que el cambio de nombre pero seleccionamos Eliminar. Hará falta confirmación.
COPIADO
1. Pulsamos la opción Copiar del menú contextual. 2. Nos colocamos en el Panel de exploración, en un lugar donde no haya ningún objeto, y pulsamos la opción Pegar del menú contextual.
EXPORTACIÓN E IMPORTACIÓN
CAMBIO DE NOMBRE
Sirve para poder utilizar tablas de otros sistemas de bases de datos (pej. Excel). Importar: traer datos e otros programas. Exportar: enviar la información a otros programas.
En el Panel de exploración de la izquierda aparece el nombre de los objetos. Para cambiar el nombre de una tabla, basta con pinchar el nombre con el botón derecho del ratón y se selecciona Cambiar nombre.
"Un índice es una herramienta que se utiliza para encontrar datos en una tabla" Se pueden crear índices basados en un campo único o en campos múltiples
Genially
CREACIÓN DE ÍNDICES EN CAMPOS
Realizar actividades 2, 3 y 4 (páginas 132-135)
Genially
5. CONSULTAS DE SELECCIÓN
Es una pregunta que se plantea acerca de la información almacenada. Una vez generada la consulta, Access devuelve los datos solicitados en una hoja de respuesta dinámica.
PASOS PARA LA CREACIÓN DE CONSULTAS
DISEÑO DE CONSULTA
LA TABLA DE RESPUESTA DINÁMICA
Eligiendo la opción Hoja de datos, podeos ver el resultado e la consulta.
SELECCIÓN DE LA TABLA
Una vez añadida la tabla y los campos que queremos consultar, se diseña la colsulta que queremos hacer. Por ejemplo, dentro de una tabla llamada Notas de alumnos, vamos a consultar los alumnos con una nota superior a 5.
En el Panel de exploración de la izquierda aparece el nombre de los objetos. Para cambiar el nombre de una tabla, basta con pinchar el nombre con el botón derecho del ratón y se selecciona Cambiar nombre.
El primer paso, seleccionar el asistente para las consultas.
Luego, seleccionamos la tabla que queremos consutar y nos aparece esta pantalla.
A continuación, seleccionamos el campo que queremos consutar y añadimos los criterios que debe seguir la consulta.
Por último pulsamos el botón Ejecutar.
Y aquí tenemos el resultado de nuestra consulta. También podemos imprimirla.
6. FORMULARIOS
Se pueden crear hasta seis tipos de formularios. 1. De columnas. 2. Tabulares. 3. Hojas de datos. 4. Formulario proncipal/ subformulario. 5. Formularios de tabla dinámica. 6. Gráficos.
7. INFORMES
Se emplean para ofrecer una presentación personalizada de la información. Se crea mediante el asistente de informes.
Genially
¡Hacer la actividad 5(pág.136)! Acabar con un informe en word.
¿Tienes una idea?
Usa este espacio para añadir una interactividad genial. Incluye texto, imágenes, vídeos, tablas, PDFs… ¡incluso preguntas interactivas! Tip premium: Obten información de cómo interacciona tu audiencia:
- Visita las preferencias de Analytics;
- Activa el seguimiento de usuarios;
- ¡Que fluya la comunicación!
¿Tienes una idea?
Usa este espacio para añadir una interactividad genial. Incluye texto, imágenes, vídeos, tablas, PDFs… ¡incluso preguntas interactivas! Tip premium: Obten información de cómo interacciona tu audiencia:
- Visita las preferencias de Analytics;
- Activa el seguimiento de usuarios;
- ¡Que fluya la comunicación!
¿Tienes una idea?
Usa este espacio para añadir una interactividad genial. Incluye texto, imágenes, vídeos, tablas, PDFs… ¡incluso preguntas interactivas! Tip premium: Obten información de cómo interacciona tu audiencia:
- Visita las preferencias de Analytics;
- Activa el seguimiento de usuarios;
- ¡Que fluya la comunicación!
¿Tienes una idea?
Usa este espacio para añadir una interactividad genial. Incluye texto, imágenes, vídeos, tablas, PDFs… ¡incluso preguntas interactivas! Tip premium: Obten información de cómo interacciona tu audiencia:
- Visita las preferencias de Analytics;
- Activa el seguimiento de usuarios;
- ¡Que fluya la comunicación!
FUNCIONAMIENTO
Para el buen funcionamiento de un archivo, este debe reunir las siguientes características:
- Método correcto para que la clasificación sea secilla y fácil de manejar.
- Determinar los criterios de selección de los documentos que se deben archivar.
- Establecer unas normas internas de consulta.
- Disponer de sistemas de seguridad adecuados.
- Que sea económicamente rentable.
Según la frecuencia de utilización
- Activos: Recogen documentos recién entregados en la entidad o de consulta frecuente. También se les llama archivos de gestión.
- Semiactivos: Contienen documentos provenientes de archivos activos por haberse realizado sobre ellos el trabajo concreto. Su finalidad es suministrar información para comprobar operaciones realizadas.
- Inactivos: Alberga los documentos que ya no son útiles para la actividad diaria, pero que, por razones legales o de consulta, deben conservarse permanentemente o hasta su destrucción. También se les conoce como históricos.
CLASIFICACIÓN
Es la operación archivística que consiste en el establecimiento de las categorías y grupos que reflejan la estructura jerárquica. Es el primer paso del proceso de organización.
TIPOS DE DOCUMENTOS
- Documentos de texto en soporte de papel (documetos, cartas y expedientes).
- Documentos en soporte electrónico (bases de datos, documentos de texto y mensajes de correo electrónico).
Dependiendo del tipo de documentos tendremos el archivo convencional o el informático. En cada caso, el procedimiento y manipulación será diferente.
¿Tienes una idea?
Usa este espacio para añadir una interactividad genial. Incluye texto, imágenes, vídeos, tablas, PDFs… ¡incluso preguntas interactivas! Tip premium: Obten información de cómo interacciona tu audiencia:
- Visita las preferencias de Analytics;
- Activa el seguimiento de usuarios;
- ¡Que fluya la comunicación!
¿Tienes una idea?
Usa este espacio para añadir una interactividad genial. Incluye texto, imágenes, vídeos, tablas, PDFs… ¡incluso preguntas interactivas! Tip premium: Obten información de cómo interacciona tu audiencia:
- Visita las preferencias de Analytics;
- Activa el seguimiento de usuarios;
- ¡Que fluya la comunicación!
ORGANIZACIÓN
Es el proceso que, mediante las etapas de clasificación y ordenación, aplica las conclusiones establecidas en la fase de identificación a la estructura de la documentación.
Equipos y materiales para el archivo: mantenimiento
VS
ARCHIVO INFORMÁTICO
ARCHIVO FÍSICO
- Gracias a la informática, hoy es posible almacenar gran cantidad de información en muy poco espacio y, con ello se consigue:
- Aumentar la capacidad de almacenamiento.
- Ahorro de papel.
- Contribuir a la mejora del medio ambiente.
- Acceder rápidamente a la información deseada, sin tener que desplazarse del lugar de trabajo.
- Realizar un rápido mantenimiento de los datos almacenados.
- Carpetas: sencillas y colgantes.
- Carpeta archivador: con anillas o tipo AZ, de proyecto, de fuelle o archivo definitivo.
- Mobiliario: archivador, estanterías, armario para carpetas colgantes, armario giratorio, armario móvil.
DESCRIPCIÓN
El archivo tiene dos significados:
- Conjunto ordenado de documentos que una persona o empresa crean cuando realizan una actividad.
- Lugar donde se guardan los documentos.
Según el lugar de emplazamiento
Dependiendo de dónde se guardan y localizan los documentos, se pueden diferenciar las siguietnes clases:
- Centralizados: Los documentos de la organización se conservan en un mismo lugar y son consultados por distintos departamentos.
- Descentralizados: Se encuentran en los distintos departamentos de la entidad.
- Mixtos: Combina los dos sistemas anteriores, utiliza el archivo centralizado para la documentación de carácter general y el descentralizado por departamentos para procesos activos.
DESVENTAJAS
VENTAJAS
¿Tienes una idea?
Usa este espacio para añadir una interactividad genial. Incluye texto, imágenes, vídeos, tablas, PDFs… ¡incluso preguntas interactivas! Tip premium: Obten información de cómo interacciona tu audiencia:
- Visita las preferencias de Analytics;
- Activa el seguimiento de usuarios;
- ¡Que fluya la comunicación!
DEFINICIONES
- CONFIDENCIALIDAD: Propiedad de prevenir la divulgación de información.
- SISTEMA DE SEGURIDAD: Acciones encaminadas a evitar el hurto o destrucción de la información.
- INTEGRIDAD: Propiedad que busca mantener los datos libres de modificaciones no autorizadas.
- DISPONIBILIDAD: Es cuando la información se encuentra a disposición de quienes deben acceder a ella.
Cualquier persona que posea información privilegiada tiene la obligación de salvaguardarla para que no se utilice de forma abusiva o desleal. Algunas de las medidas que se pueden adoptar son:
¿Tienes una idea?
Usa este espacio para añadir una interactividad genial. Incluye texto, imágenes, vídeos, tablas, PDFs… ¡incluso preguntas interactivas! Tip premium: Obten información de cómo interacciona tu audiencia:
- Visita las preferencias de Analytics;
- Activa el seguimiento de usuarios;
- ¡Que fluya la comunicación!
Pasos para la gestión de archivo
Documentación interna
Documentación externa
- Alfabético.
- Numérico.
- Alfanumérico.
- Geográfico.
- Materia.
RECEPCIÓN
Registro de entrada o salida
Envío a los destinatarios
DISTRIBUCIÓN
ARCHIVO
CLASIFICACIÓN
Conservación
Eliminación
CODIFICACIÓN
Consulta
¿Tienes una idea?
Usa este espacio para añadir una interactividad genial. Incluye texto, imágenes, vídeos, tablas, PDFs… ¡incluso preguntas interactivas! Tip premium: Obten información de cómo interacciona tu audiencia:
- Visita las preferencias de Analytics;
- Activa el seguimiento de usuarios;
- ¡Que fluya la comunicación!
FINALIDAD
- Guardar, conservar y custodiar la documentación.
- Facilitar la localización rápida y eficiente de los documentos.
- Construir un centro activo de información.
- Cumplir con las disposiciones legales y que estos docuemntos sirvan como elemento probatorio.
¿Tienes una idea?
Usa este espacio para añadir una interactividad genial. Incluye texto, imágenes, vídeos, tablas, PDFs… ¡incluso preguntas interactivas! Tip premium: Obten información de cómo interacciona tu audiencia:
- Visita las preferencias de Analytics;
- Activa el seguimiento de usuarios;
- ¡Que fluya la comunicación!
CLASIFICACIÓN POR MATERIAS
ORDENACIÓN
Es la operación archivística realizada dentro del proceso de organización que consiste en establecer secuencias naturales cronológicas y/o alfabéticas (entre otras), dentro de las categorías y grupos definidos en la clasificación.
¿Tienes una idea?
Usa este espacio para añadir una interactividad genial. Incluye texto, imágenes, vídeos, tablas, PDFs… ¡incluso preguntas interactivas! Tip premium: Obten información de cómo interacciona tu audiencia:
- Visita las preferencias de Analytics;
- Activa el seguimiento de usuarios;
- ¡Que fluya la comunicación!
Pasos para la gestión de archivo
Documentación interna
Documentación externa
- Alfabético.
- Numérico.
- Alfanumérico.
- Geográfico.
- Materia.
RECEPCIÓN
Registro de entrada o salida
Envío a los destinatarios
DISTRIBUCIÓN
ARCHIVO
CLASIFICACIÓN
Conservación
Eliminación
CODIFICACIÓN
Consulta
VENTAJAS E INCONVENIENTES DE LA CLASIFICACIÓN FUNCIONAL
CLASIFICACIÓN ORGÁNICA
IMPORTANCIA
Obligación de conservar la documentación:
- Por circunstancias legales de obligado cumplimiento: el Código de Comercio obliga al empresario a conservar los libros, correspondencia, documentación y justificantes de su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, desde su última anotación.
- Por la utilidad que proporciona para la gestión empresarial.
- Por la información que contiene de carácter histórico para la empresa (RECUERDOS).
¿Tienes una idea?
Usa este espacio para añadir una interactividad genial. Incluye texto, imágenes, vídeos, tablas, PDFs… ¡incluso preguntas interactivas! Tip premium: Obten información de cómo interacciona tu audiencia:
- Visita las preferencias de Analytics;
- Activa el seguimiento de usuarios;
- ¡Que fluya la comunicación!
UF0513-GESTIÓN AUXILIAR ARCHIVO
Gema Garrido Moreno
Created on January 2, 2024
Start designing with a free template
Discover more than 1500 professional designs like these:
View
Animated Chalkboard Presentation
View
Genial Storytale Presentation
View
Blackboard Presentation
View
Psychedelic Presentation
View
Chalkboard Presentation
View
Witchcraft Presentation
View
Sketchbook Presentation
Explore all templates
Transcript
UF0513
GESTIÓN AUXILIAR DE ARCHIVO
EN SOPORTE CONVENCIONAL O INFORMÁTICO
Índice
1. Sistemas operativos habituales
4. Inserción de datos en tablas
2. Archivo y clasificación de documentación
5. Consultas de selección
6. Formularios e informes
3. Base de datos
SISTEMAS OPERATIVOS HABITUALES
1.1
"SISTEMA OPERATIVO es un conjunto de instrucciones que hacen que el ordenador reconozca todos los elementos que lo componen y además los dirige"
Genially
funciones básicas s.o.
Hace más cómodo el manejo
Detecta errores
Hace posible que varios programas trabajen a la vez
Gestiona la memoria del ordenador
Controla los componentes y progamas
funciones báiscas s.o.
Permite el intercambio de información
Establece conexiones con otros equipos
Instala y elimina programas
Copia, crea, mueve y elimina archivos y carpetas
Realiza copias de seguridad
1.2
El entorno de trabajo. Interface.
El escritorio es lo primero que muestra la pantalla del ordenador cuando lo encendemos. En él, se encuentran los iconos y accesos directos y la barra de tareas (página 5). El escritorio se puede personalizar..
1.2
El entorno de trabajo. Interface.
Los elementos más comunes que podemos encontrar en el escritorio son:
1.3
CARPETAS Y FICHEROS: OPERACIONES CON ELLOS
Las carpetas sirven para ordenar ficheros, siendo de esta forma más fácil encontrar la información que buscamos.
versus
"Este equipo"
Explorador de archivos
La gestión de ficheros y carpetas suele realizarse de varias formas, siendo la más habitual hacerlo desde la ventatana Este Equipo.
Aunque también se puede hacer desde el Explorador de archivos.
vs
OPERACIONES CON EXPLORADOR DE ARCHIVOS
COPIARLOS Y MOVERLOS
ORDENAR FICHEROS Y CARPETAS
CREAR FICHEROS Y CARPETAS
Para moverlos sólo tenemos que arrastrar. Para copiarlo, lo seleccionamos con el ratón y damos clic al botón derecho o con atajo.
Primero tenemos la pestaña Vista, donde podemos cambiar la manera de ver nuestros archivos y despúes tenemos la opción de organizarlos por nombre, fecha, tamaño, agruparlos, etc.
1. Situarnos donde queremos crear el archivo. 2. Clic con botón derecho del ratón. 3. En el menú e elige Nuevo.
OPERACIONES CON EXPLORADOR DE ARCHIVOS
CAMBIAR NOMBRE
1. Situarnos encima del archivo. 2. Clic con botón derecho del ratón. 3. En el menú elige Cambiar nombre.
ELIMINAR FICHEROS Y CARPETAS
1. Situarnos encima del archivo. 2. Clic con botón derecho del ratón. 3. En el menú elige Eliminar. Otra forma es seleccionando y dando a Spr. Ver papelera de reciclaje (pág.8)
1.4
TRABAJANDO CON EL SISTEMA OPERATIVO: APLICACIONES, HERRAMIENTAS Y CONFIGURACIÓN.
Panel de control
Permite modificar y establecer los parámetros de configuración de Windows. Para acceder se pulsa sobre el icono de Windows en la barra de tareas, dentro de la opción Sitema de Windows.
OPCIONES DEL PANEL DE CONTROL
HERRAMIENTAS DEL SISTEMA
HARDWARE Y SONIDO
PROGRAMAS
Sirve para desinstalar programas, ya que no se debe borrar a mano. Ver actualizaciones, etc.
La mayoría se encuentran en la carpeta Herramientas administrativas de Windows, dentro de Todas las aplicaciones, aunque también podemos encontrarlas en el Panel de Control. Alguna de las más usadas son:
Se constituye de dos cosas: elemento físico y controladores. Los controladores (drivers) son la información que necesita conocer el S.O. para saber cómo manejar este dispositivo. La primera vez que conectamos un nuevo dispositivo, aparece un mensaje: Nuevo hardware encontrado.
HERRAMIENTAS DEL SISTEMA
COMPROBADOR DE ERRORES
DESFRAGMENTAR Y OPTIMIZAR UNIDADES
ACTUALIZACIÓN Y SEGURIDAD
Busca errores en el disco e intenta repararlos (ver pasos pgna. 14)
Ayuda a reorganizar la información del disco. Se gana espacio y rapidez.
Dentro de la opción Configuración encontramos varias opciones.
1.5
CUENTAS DE USUARIO
Cuentas
Cuando varias personas comparten un equipo, lo ideal es que cada una de ellas inicie sesión con un usuario distinto. Así, cada usuario, podrá tener a su gusto el escritorio, su configuración, accesos, etc.
TIPOS DE USUARIO
ESTÁNDAR
Usa el equipo con una cuenta propia. No puede hacer modificaciones en la configuración. Puede hacer cualquier acción en la carpeta con su nombre (todos los usuarios tienen una). No puede acceder al resto de carpetas.
ADMINISTRADOR
Usuario principal del equipo. Se encarga del control del equipo (instalar, desinstalar, modificar configuración, etc.). Tienen acceso a cualquier carpeta.
Crear un nuevo usuario
1. Acceder a las opciones de Configuración. 2. Cuentas. 3. Familia y otros usuarios. 4. Agregar a otra persona a este equipo.
Modificar las cuentas de usuario
1. Panel de Control. 2. Cuentas de usuario. 3. Administrar otra cuenta.
1.6
COPIAS DE SEGURIDAD. SOPORTES
COPIA DE SEGURIDAD
Evitan que podamos perder nuestros archivos de forma accidental. Sólo afecta a nuestros archivos de ususario.
COPIA DE SEGURIDAD
1. Panel de control. 2. Sistema y seguridad. 3. Podemos Configurar copias de seguridad o restaurar los archivos mediante la opción Seleccionar otra copia de seguridad.
1.7
OPERACIONES EN UN ENTORNO DE RED
TRABAJAR EN RED
Cuando dos o más ordenadores están conectados entre sí y además pueden compartir información y recursos como impresora, escáner, etc. Puede ser mediante cable o inalámbrica.
clasificación y características de redes
MAN (Red de área metropolitana)
LAN (Red de área local)
WAN (Red de área extensa)
Varios ordenadores conectados por cable o de forma inalámbrica (mismo edificiio).
Unión de varias redes locales (distintos edificios de la misma empresa).
Unión de ordenadores a grande distancia (distintos países)
ACCESO
Una de las ventajas de de los equipos informáticos es poder compartir información y recursos. Al conectarnos en red, podemos intercambiar archivos, usar aplicaciones conjuntas, compartir impresoras, escáneres, etc.
OPERACIONES CON RECURSOS DE RED
La principal operación que se puede realizar con un recurso de red es compartir carpetas para que todos los usuarios que dispongan de permisos puedan acceder a ellas.
BÚSQUEDA DE RECURSOS DE RED
Podemos ver qué equipos hay en nuestra red y qué recursos están compartiendo. Panel de control--Redes e internet--Centro de redes y recursos compartidos.
Lee y haz un resumen teniendo en cuenta lo que hemos visto en la presentación.
Luego practica haciendo los ejercicios 1.2, 1.3, 1.4, 1.8, 1.9
Archivo y clasificación de documentación administrativa
2.1
EL ARCHIVO EN LA EMPRESA
TIPOS DE ARCHIVOS
FINALIDAD
IMPORTANCIA DEL ARCHIVO PARA LA EMPRESA
EQUIPOS Y MATERIALES
DESCRIPCIÓN
2.1
EL ARCHIVO EN LA EMPRESA
SEGUIMIENTO, ARCHIVO, CONSERVACIÓN, ENTREGA Y DESTRUCCIÓN
CONFIDENCIALI-DAD Y SEGURI- DAD DE LA INFORMACIÓN
FUNCIONA-MIENTO
Conservación
Almacenamiento
La empresa debe establecer un plan de conservación en el que se incluya:
Seguimiento
Las condiciones de almacenamiento del archivo deben garantizar:
Desde que se genera el documento hasta que es eliminado o guardado para siempre, pasa por una serie de fases que determina su vida útil. En todo momento debe saberse dónde y cómo se encuentra el documento.
Custodia
Expurgo
Consulta
2.2
La organización del archivo
LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO
Es importante establecer una clasificación para que la búsqueda y localización de la información se haga de forma rápida y eficaz.
según EL LUGAR DE EMPLAZAMIENTO
según la frecuencia de utilización
2.3
Sistema de ordenación y clasificación de documentación administrativa
NO COMETER ERRORES CON ESTOS CONCEPTOS
Organización
Ordenación
Clasificación
Poceso que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y, en el caso de docuemntos, codificarlos.
Es un complemento de la clasificación. Consiste en proponer un orden específico a una categoría siguiendo un criterio.
Técnica que consiste en identificar y reagrupar los documentos en categorías, con unas características comunes.
Si nos centramos en la terminología archivística, estas definiciones tienen matices diferentes:
CLASIFICACIÓN
ORDENACIÓN
ORGANIZACIÓN
"No es lo mismo clasificar, ordenar y organizar. De hecho, ordenar puede resultar una tarea sencilla, sin embargo, la acción de clasificar siempre supone una mayor complejidad. Y, todo ello, dentro del proceso de organización".
"No hay mejores ni peores sistemas de clasificación ni de ordenación, dependerán de cada empresa y de sus necesidades".
Genially
TIPOS DE CLASIFICACIÓN
Clasificación por materias
Clasificación orgánica
Clasificación funcional
Se arupa la documentación por temas o asuntos a los que se refiere y luego se ordena siguiendo algunos de ,os criterios que veremos más adelante (alfabético, numérico, cronológico...).
Los documentos se agrupan siguiendo las distintas estructuras administrativas del departamento del que emanan (ejemplos: documentación contable, comercial, de RR.HH, etc...)
Los documentos se agrupan según la función de la que son reflejo o bien según las actividades de las que son resultado.
TIPOS DE ORDENACIÓN
Ordenación alfanumérica
Se basa en una combinación de una o varias letras y de uno o varios números. Si en primer lugar están escritas las letras, se ordena primero alfabéticamente y luego numéricamente. Si es al revés, primero se ordena numéricamente y luego alfabéticamente. SEGUIMOS PÁG. 60.
Ordenación numérica
Ordenación alfabética
Los documentos toman el sistema numérico como base de ordenación. Puede ser ordenación cronológica o por número consecutivo. SEGUIMOS PÁG. 58.
Los documentos se ordenan siguiendo el orden alfabético. Hay que determinar la palabra principal u ordenatriz. SEGUIMOS EN LA PÁG. 56
VENTAJAS
TIPOS DE ORDENACIÓN
Ordenación geográfica
El criterio de ordenación es el lugar geográfico asociado a cada documento. Este sistema lleva consigo ordenar de forma sucesiva: - PAÍS. - COMUNIDAD AUTÓNOMA. - PROVINCIA. - LOCALIDAD. - CALLE.
INCONVENIENTES
Hacemos las actividades de la páginas 61-69.
BASE DE DATOS
¿qué es una base de datos?
Genially
uf0513
3.4. Objetos básicos de una base de datos (pág.5)
3.2. Entrada y salida de la aplicaión (pág.73)
+info
Inicio>LibreOffice Base
3.5. Distintas formas de creación
3.3. Ventana de la aplicación (pág.75)
+info
uf0513
3.6. Apertura de una base de datos
3.8. Cierre de una base de datos
3.7. Guardado de una base de datos
3.9. Copia de seguridad
+info
objetos básicos de una base de datos relacional
Tablas
registros
Objeto principal de una B.D.Está compuesta por campos y registros.
Poseen datos para cada uno de los campos de la tabla (filas).
clave principal
campos
Dónde se representan las propiedades del objeto (columnas).
Es un campo que permite diferenciar unos registros de otros.
base de datos desde plantilla
Utilizando plantillas que vienen con las tablas, consultas y formularios ya hechos.
base de datos en blanco
Se crea sin ningún tipo de información para que la diseñemos a nuestro gusto.
copia de seguridad access
1. Con la B.D. abierta pulsamos en la ficha Archivo.
2. Seleccionamos Guardar como y, a continuación, hacemos clic en Realizar copia de seguridad de la base de datos.
3. Al pulsar Guardar elegimos donde queremos almacenar la copia de seguridad.
copia de seguridad libreoffice-base
1. Herramientas.
2. Opciones.
3. Cargar/guardar>General 4. Guarar datos de recuperación.
4. INSERCCIÓN DE DATOS EN TABLAS
REGISTROS Y CAMPOS
Las tablas están compuestas por campos. Una vez se introduce la información, los datos que poseen esos campos se denominan registros.
CREACIÓN DE TABLAS
La tabla es el elemento básico de la base de datos, ya que todo lo que queramos que contenga, debe estar metido en una tabla. Se puede crear de dos formas diferentes:
CREACIÓN DE TABLAS
* Vista hoja de Datos: Se introducen los datos como si fuera una tabla de un procesador de texto.
CREACIÓN DE TABLAS
* Vista Diseño: En ella podemos observar el listado de los campos que contiene la tabla. Para cada uno de ellos observamos su Nombre, Tipo de datos y Descripción.
CREACIÓN DE TABLAS
* Vista Diseño: Se diseña la tabla con todas las propiedades que se pueden especificar en la misma. Es desde donde podemos controlar las propiedades y el comportamiento de las tablas.
CREACIÓN DE TABLAS
Nombre de campo (características): 1. Pueden tener de 1-64 caracteres. 2. Pueden incluir números, letras y caracteres especiales. 3. No pueden incluir puntos, signos de admiración, corchetes, ni carqacteres no imprimibles. 4. No pueden empezar con un espacio en blanco.
CREACIÓN DE TABLAS
Tipo de datos (pgna.89: Existen 13 tipo de datos. Se despliega un listado para poder seleccionarlo.
CREACIÓN DE TABLAS
Descripción (pgna. 91): Las descripciones de los campos son siempre opcionales. Sirven para recordar el empleo del campo, para aclarar propósitos ambiguos, para presentar una explicación completa a quien tenga que realizar la entrada de datos.
CREACIÓN DE TABLAS
Propiedades del campo: Además del tipo de datos, se pueden especificar multitud de propiedades de un campo. Las principales son: Tamaño, formato, lugares decimales, máscara de entrada, título, valor predeterminado, regla de validación, etc..
INTRODUCCIÓN DE DATOS
En el panel de la izquierda, debemos asegurarnos que nos muestra Todos los Objetos . Una vez abierta la tabla, nos desplazamos hasta la celda que queramos modificar. Una vez en ella podemos editarla directamente o seleccionamos F2 para que se seleccione todo su contenido, de este modo podemo0s borrarlo o sustituirlo por la información que escribamos.
INTRODUCCIÓN DE DATOS
En el grupo Formato de texto podremos modificar el tipo de letra, su tamaño, el estilo, el color de la letra, etc. Si lo que queremos cambiar es la anchura de las columnas o la altura de las filas, se hace igual que lo hacíamos en Excel. Si queremos ocultar alguna columna sin perder los datos, se hace dando a la opción Ocultar Campos/Mastar campos.
MOVIMIENTOS POR LOS CAMPOS Y REGISTROS
PODEMOS MOVERNOS MEDIANTE: - Barras de desplazamiento. - Teclas de desplazamiento. - Botones de desplazamiento.
ACTUACIONES CON LOS REGISTROS
COPIADO, MOVIMIENTO, BÚSQUEDA Y REEMPLAZO
Para mover o copiar utilizamos la opción Copiar y mover. Ambas situadas en la pestaña Inicio (grupo Portapapeles). La búsqueda y el reemplazo se hace usando la opción Buscar y reemplazar de la pestaña Inicio (grupo Buscar).
MODIFICACIÓN
ELIMINACIÓN
Basta con borrar o modificar el contenido de la celda.
Se pueden borrar varios registros a la vez, seleccionandolos y pulsando la tecla Supr. También seleccionando el icono Eliminar de la pestaña de Inicio.
APLICACIÓN DE FILTROS
Un filtro es una herramienta que permite visualizar solo la información de la tabala que cumpla con una determinada condición.
TIPOS DE FILTRO
FILTRO POR FORMULARIO
FILTRO POR SELECCIÓN
FILTRO
Se activa mediante el botón Filtro o haciendo clic sobre la flechita situada en la cabecera de cualquiera de las columnas.
Es más complejo, permite establecer varias opciones de filtrado a la vez. Se activa pulsando el botón Opciones de filtro avanzadas.
Toma el valor de la celda activa y propone varios filtros en función de su valor.
ORDENACIÓN ALFABÉTICA DE CAMPOS
El grupo Odenar y Filtrar, en la ficha de Inicio, permite establecer ordenaciones de los registros de la tabla. Nos situamos en el campo sobre el que queremos ordenar y pulsamos sobre el botón Ascendente o descendente.
OPERACIONES BÁSICAS CON TABLAS
ELIMINACIÓN
OPERACIONES BÁSICAS CON TABLAS
Igual que el cambio de nombre pero seleccionamos Eliminar. Hará falta confirmación.
COPIADO
1. Pulsamos la opción Copiar del menú contextual. 2. Nos colocamos en el Panel de exploración, en un lugar donde no haya ningún objeto, y pulsamos la opción Pegar del menú contextual.
EXPORTACIÓN E IMPORTACIÓN
CAMBIO DE NOMBRE
Sirve para poder utilizar tablas de otros sistemas de bases de datos (pej. Excel). Importar: traer datos e otros programas. Exportar: enviar la información a otros programas.
En el Panel de exploración de la izquierda aparece el nombre de los objetos. Para cambiar el nombre de una tabla, basta con pinchar el nombre con el botón derecho del ratón y se selecciona Cambiar nombre.
"Un índice es una herramienta que se utiliza para encontrar datos en una tabla" Se pueden crear índices basados en un campo único o en campos múltiples
Genially
CREACIÓN DE ÍNDICES EN CAMPOS
Realizar actividades 2, 3 y 4 (páginas 132-135)
Genially
5. CONSULTAS DE SELECCIÓN
Es una pregunta que se plantea acerca de la información almacenada. Una vez generada la consulta, Access devuelve los datos solicitados en una hoja de respuesta dinámica.
PASOS PARA LA CREACIÓN DE CONSULTAS
DISEÑO DE CONSULTA
LA TABLA DE RESPUESTA DINÁMICA
Eligiendo la opción Hoja de datos, podeos ver el resultado e la consulta.
SELECCIÓN DE LA TABLA
Una vez añadida la tabla y los campos que queremos consultar, se diseña la colsulta que queremos hacer. Por ejemplo, dentro de una tabla llamada Notas de alumnos, vamos a consultar los alumnos con una nota superior a 5.
En el Panel de exploración de la izquierda aparece el nombre de los objetos. Para cambiar el nombre de una tabla, basta con pinchar el nombre con el botón derecho del ratón y se selecciona Cambiar nombre.
El primer paso, seleccionar el asistente para las consultas.
Luego, seleccionamos la tabla que queremos consutar y nos aparece esta pantalla.
A continuación, seleccionamos el campo que queremos consutar y añadimos los criterios que debe seguir la consulta.
Por último pulsamos el botón Ejecutar.
Y aquí tenemos el resultado de nuestra consulta. También podemos imprimirla.
6. FORMULARIOS
Se pueden crear hasta seis tipos de formularios. 1. De columnas. 2. Tabulares. 3. Hojas de datos. 4. Formulario proncipal/ subformulario. 5. Formularios de tabla dinámica. 6. Gráficos.
7. INFORMES
Se emplean para ofrecer una presentación personalizada de la información. Se crea mediante el asistente de informes.
Genially
¡Hacer la actividad 5(pág.136)! Acabar con un informe en word.
¿Tienes una idea?
Usa este espacio para añadir una interactividad genial. Incluye texto, imágenes, vídeos, tablas, PDFs… ¡incluso preguntas interactivas! Tip premium: Obten información de cómo interacciona tu audiencia:
¿Tienes una idea?
Usa este espacio para añadir una interactividad genial. Incluye texto, imágenes, vídeos, tablas, PDFs… ¡incluso preguntas interactivas! Tip premium: Obten información de cómo interacciona tu audiencia:
¿Tienes una idea?
Usa este espacio para añadir una interactividad genial. Incluye texto, imágenes, vídeos, tablas, PDFs… ¡incluso preguntas interactivas! Tip premium: Obten información de cómo interacciona tu audiencia:
¿Tienes una idea?
Usa este espacio para añadir una interactividad genial. Incluye texto, imágenes, vídeos, tablas, PDFs… ¡incluso preguntas interactivas! Tip premium: Obten información de cómo interacciona tu audiencia:
FUNCIONAMIENTO
Para el buen funcionamiento de un archivo, este debe reunir las siguientes características:
Según la frecuencia de utilización
CLASIFICACIÓN
Es la operación archivística que consiste en el establecimiento de las categorías y grupos que reflejan la estructura jerárquica. Es el primer paso del proceso de organización.
TIPOS DE DOCUMENTOS
- Documentos de texto en soporte de papel (documetos, cartas y expedientes).
- Documentos en soporte electrónico (bases de datos, documentos de texto y mensajes de correo electrónico).
Dependiendo del tipo de documentos tendremos el archivo convencional o el informático. En cada caso, el procedimiento y manipulación será diferente.¿Tienes una idea?
Usa este espacio para añadir una interactividad genial. Incluye texto, imágenes, vídeos, tablas, PDFs… ¡incluso preguntas interactivas! Tip premium: Obten información de cómo interacciona tu audiencia:
¿Tienes una idea?
Usa este espacio para añadir una interactividad genial. Incluye texto, imágenes, vídeos, tablas, PDFs… ¡incluso preguntas interactivas! Tip premium: Obten información de cómo interacciona tu audiencia:
ORGANIZACIÓN
Es el proceso que, mediante las etapas de clasificación y ordenación, aplica las conclusiones establecidas en la fase de identificación a la estructura de la documentación.
Equipos y materiales para el archivo: mantenimiento
VS
ARCHIVO INFORMÁTICO
ARCHIVO FÍSICO
DESCRIPCIÓN
El archivo tiene dos significados:
Según el lugar de emplazamiento
Dependiendo de dónde se guardan y localizan los documentos, se pueden diferenciar las siguietnes clases:
DESVENTAJAS
VENTAJAS
¿Tienes una idea?
Usa este espacio para añadir una interactividad genial. Incluye texto, imágenes, vídeos, tablas, PDFs… ¡incluso preguntas interactivas! Tip premium: Obten información de cómo interacciona tu audiencia:
DEFINICIONES
Cualquier persona que posea información privilegiada tiene la obligación de salvaguardarla para que no se utilice de forma abusiva o desleal. Algunas de las medidas que se pueden adoptar son:
¿Tienes una idea?
Usa este espacio para añadir una interactividad genial. Incluye texto, imágenes, vídeos, tablas, PDFs… ¡incluso preguntas interactivas! Tip premium: Obten información de cómo interacciona tu audiencia:
Pasos para la gestión de archivo
Documentación interna
Documentación externa
RECEPCIÓN
Registro de entrada o salida
Envío a los destinatarios
DISTRIBUCIÓN
ARCHIVO
CLASIFICACIÓN
Conservación
Eliminación
CODIFICACIÓN
Consulta
¿Tienes una idea?
Usa este espacio para añadir una interactividad genial. Incluye texto, imágenes, vídeos, tablas, PDFs… ¡incluso preguntas interactivas! Tip premium: Obten información de cómo interacciona tu audiencia:
FINALIDAD
¿Tienes una idea?
Usa este espacio para añadir una interactividad genial. Incluye texto, imágenes, vídeos, tablas, PDFs… ¡incluso preguntas interactivas! Tip premium: Obten información de cómo interacciona tu audiencia:
CLASIFICACIÓN POR MATERIAS
ORDENACIÓN
Es la operación archivística realizada dentro del proceso de organización que consiste en establecer secuencias naturales cronológicas y/o alfabéticas (entre otras), dentro de las categorías y grupos definidos en la clasificación.
¿Tienes una idea?
Usa este espacio para añadir una interactividad genial. Incluye texto, imágenes, vídeos, tablas, PDFs… ¡incluso preguntas interactivas! Tip premium: Obten información de cómo interacciona tu audiencia:
Pasos para la gestión de archivo
Documentación interna
Documentación externa
RECEPCIÓN
Registro de entrada o salida
Envío a los destinatarios
DISTRIBUCIÓN
ARCHIVO
CLASIFICACIÓN
Conservación
Eliminación
CODIFICACIÓN
Consulta
VENTAJAS E INCONVENIENTES DE LA CLASIFICACIÓN FUNCIONAL
CLASIFICACIÓN ORGÁNICA
IMPORTANCIA
Obligación de conservar la documentación:
¿Tienes una idea?
Usa este espacio para añadir una interactividad genial. Incluye texto, imágenes, vídeos, tablas, PDFs… ¡incluso preguntas interactivas! Tip premium: Obten información de cómo interacciona tu audiencia: