Administración publica
ADMINISTRACION PUBLICA MUNICIPAL TEMA: RECURSOS TECNICOS ALUMA ; Paulina Estrella Diaz Cruz
¿Que se entiende por instrumentos de control?
El Diccionario de Terminología Archivística define instrumento de control como “aquel que se elabora en la fases de identificación y valoración, por lo tanto son instrumentos de control los siguientes: ficheros de organismos, ficheros de tipos documentales, repertorios de series, cuadros de clasificación, registros ...
Recursos tecnicos
Cuadro de clasificacion documentalUn cuadro de clasificación de documentos es una herramienta utilizada por las organizaciones para ayudarles a categorizar sus documentos. Al tener todos sus documentos categorizados, es mucho más fácil para los empleados encontrar lo que están buscando y hace que la organización sea más segura.
CADIDO
El CADIDO es el registro general, sistemático y normalizado de los valores de disposición de todos los documentos existentes, ya sea producidos o recibidos en la unidades administrativas u órganos administrativos desconcentrados de la Secretaría.
¿Quién elabora el Cadido?
“Corresponderá al Archivo General de la Nación elaborar, en coordinación con el Instituto1, los criterios para la catalogación, clasificación y conservación de los documentos administrativos, así como la organización de archivos de las dependencias y entidades.
CUADRO DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
Este instrumento permite la clasificación y descripción archivística en la conformación de las agrupaciones documentales.
cATALOGO DE DISPOSICION
El catálogo de disposición documental establece el plazo de conservación de las series documentales, tanto en los archivos de trámite como en el archivo de concentración, y determina una valoración preliminar del posible destino final de los documentos.
iNSTRUMENTO DE CONSULTA
A los instrumentos que describen las series, expedientes o documentos de archivo y que permiten la localización, transferencia o baja documental.
Documento sobre cualquier soporte,publicado o no, que relaciona o describe un conjunto de unidades documentales con el fin de establecer un control físico, administrativo o intelectual de los mismos, que permita su adecuada localización y recuperación.
iNVENTARIO GENERAL
Los Inventarios Documentales son un registro que sirve para indicar la cantidad y ubicación de los expedientes que existen en un archivo y tienen como principal utilidad, el poder organizar correctamente los documentos existentes o nuevos de cada Unidad Administrativa.
INVENTARIO DE TRANSFERENCIA PRIMARIA
Es el instrumento que describe la relación ordenada y detallada de los expedientes del archivo de trámite que, de conformidad con el Catálogo de Disposición Documental vigente, deben trasladarse al archivo de concentración.
tRANSFERENCIA PRIMARIA
TRANSFERENCIA SECUNDARIA
Al documento que emite el Archivo General de la Nación a través del cual se hace constar la autorización de la transferencia de la documentación histórica del archivo de concentración a un archivo histórico
InVENTARIO DE BAJA DEFINITIVA
Es el instrumento que ampara ante las instancias correspondientes el volumen documental susceptible para su baja definitiva. describe las series y expedientes que han concluido su vigencia administrativa, legal, fiscal o contable en los archivos de trámite o concentración de las Unidades Universitarias que, previo análisis de no poseer valores evidenciales,
GUIA
La Guía de archivo documental es el esquema que contiene la descripción general de la documentación contenida en las series documentales establecidas en el Cuadro general de clasificación archivística de una organización, en este caso de un sujeto obligado. Su objetivo es informar sobre los contenidos de un Archivo.
CATALOGO
El catálogo de disposición documental es un registro general y sistemático que establece los valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia documental, la clasificación de reserva o confidencialidad y el destino final de los documentos de archivo.
InDICE
Un índice enumera los términos y los temas que se tratan en un documento, así como las páginas en las que aparecen.
TESAURO
Podríamos definir un tesauro como una lista de términos empleados para re- presentar los conceptos, temas o contenidos de los documentos y que guar- dan entre sí relaciones semánticas y genéricas.
LEY GENERAL DE ARCHIVOS
La Ley General de Archivos significa un cambio de paradigma en la manera en que las dependencias públicas manejan la información resultante del ejercicio de sus funciones, en razón de que se establecen nuevos principios sustanciales en el tema de la gestión documental y la administración de archivos en todo el país.
lEY GENERAL DE ARCHIVO
. Enfoque de derechos humanos
Los sujetos obligados deberán conservar y preservar los archivos relativos a violaciones graves de derechos humanos, así como respetar y garantizar el derecho de acceso de conformidad con las disposiciones legales en materia de acceso a la información pública y protección de datos personales; no podrá clasificarse como reservada la información que esté relacionada con violaciones graves a derechos humanos o delitos de lesa humanidad.
La información que generan las dependencias públicas deberá de ser tratada y organizada, durante todo su ciclo de vida, mediante criterios uniformes, para lo cual la organización, administración, conservación y consulta de los archivos se regirá por los principios y lineamientos generales que establece la nueva ley.
Máxima apertura
Todos los documentos que las dependencias públicas producen para registrar o ejercer sus facultades deben ser públicos y accesibles; asimismo, los documentos históricos son de consulta irrestricta.
LEY GENERAL DE ARCHIVO
Divulgación del patrimonio documental de la nación, así como de la cultura archivística
La difusión del acervo de los archivos históricos cobra central importancia, ya que la ley considera que se deben implementar estrategias para acrecentar el interés de la población en el patrimonio documental y desarrollar programas de difusión para que la ciudadanía conozca el acervo que se resguarda en los archivos históricos, valore su relevancia y así se propicie su consulta y aprovechamiento.
Protección y preservación del patrimonio documental de la nación
Los sujetos obligados deben desarrollar un programa anual de desarrollo archivístico bajo un enfoque de administración de riesgos, y considerar medidas para la estabilización y restauración de documentos, para lo cual el Archivo General de la Nación podrá coordinarse con sus equivalentes en las entidades federativas. En el ordenamiento legal se consideran procedimientos de control para la salida de documentos del patrimonio documental de la nación.
LEY GENERAL DE ARCHIVO
Artículo 1. La presente Ley es de orden público y de observancia general en todo el
territorio de la Ciudad de México, y tiene por objeto general establecer los principios y
bases para la organización, conservación, preservación , acceso y administración
homogénea de los archivos en posesión de cualquier autoridad, entidad, Órgano y
Organismo de los Poderes Legislativo, Ejecutivo y Judicial, Alcaldías, Órganos
Autónomos, Partidos Políticos, Sindicatos, Fideicomisos y Fondos públicos, así como de
cualquier persona física o moral que reciba y ejerza recursos públicos o realice actos de
autoridad de la Ciudad de México.
Artículo 2. Son objetivos de esta Ley:
I. Determinar las bases de organización y funcionamiento del Sistema de Archivos de la
Ciudad de México y fomentar el resguardo, difusión y acceso público de archivos privados
de relevancia histórica, social, cultural, científica y técnica de la Ciudad de México;
II. Promover el uso de métodos y técnicas archivísticas encaminados al desarrollo de los
Sistemas Institucionales de Archivos que garanticen la organización, conservación,
disponibilidad, integridad y accesibilidad, de los documentos de archivo que poseen los
sujetos obligados, contribuyendo a la eficiencia y eficacia de la administración pública, la
correcta gestión gubernamental y el avance institucional;
III. Regular la organización y funcionamiento del Sistema Institucional de Archivos de los
sujetos obligados, a fin de que éstos se actualicen y permitan la publicación, en medios
CONCLUSION
lA ENTRADA EN VIGOR DE LA LEY GENERAL DE ARCHIVO , NOS DEJO VER EL BASIO EN EL QUE SE ENCONTRABA LOS ARCHIVOS DE TODAS LAS DEPENENCIAS O INSTITUCIONES DE GOBIERNO , LOS LLAMADOS SUJETOS OBLIGADOS , ME PARECE QUE EL HOMOLOGAR, TODOS LOS REQUISITOS Y CARACTERISTICAS QUE DEBEN TENER TODOS LOS DOCUMENTOS , HACE MUCHO MAS FACIL SU RESGUARDO Y SU MANEJO DE INFORMACION .
Bibliografía
Archivo General de la Nación. (s/f). Gov.co. Recuperado el 28 de diciembre de 2023, de https://www.archivogeneral.gov.co/politica/instrumentos-archivisticos
Conceptos básicos – Instituto de Acceso a la Información y Protección de Datos Personales de Quintana Roo. (s/f). Org.mx. Recuperado el 28 de diciembre de 2023, de http://www.idaipqroo.org.mx/gestion-documental/conceptos-basicos/
De, 10 Junio. (s/f). Instructivo para la transferencia secundaria de archivos (soporte papel) dictaminados con valor histórico al Archivo General de la Nación. Gob.mx. Recuperado el 28 de diciembre de 2023, de https://www.gob.mx/cms/uploads/attachment/file/54334/INSTRUCTIVO_PARA_LA_TRANSFERENCIA_SECUNDARIA_DE_ARCHIVOS_DICTAMINADOS_CON_VALOR_HIST_RICO_AL_ARCHIVO_GENERAL_DE_LA_NACI_N.pdf
de Turismo, S. (s/f). CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL (CADIDO). gob.mx. Recuperado el 28 de diciembre de 2023, de https://www.gob.mx/sectur/documentos/catalogo-de-disposicion-documental-cadido-238018
¿Qué es un Cuadro de Clasificación Documental y cómo puede beneficiar a su organización? (s/f). Com.co. Recuperado el 28 de diciembre de 2023, de https://www.ioip.com.co/post/que-es-un-cuadro-de-clasificacion-documental-y-como-puede-beneficiar-a-su-organizacion
(S/f). Org.mx. Recuperado el 28 de diciembre de 2023, de http://www.idaipqroo.org.mx/archivos/institucion/gestion-documental/documentos/normatividad/instructivos/instructivo_del_inventario_de_baja_documental.pdf
administración publica municipal
Pau Diaz
Created on December 26, 2023
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Administración publica
ADMINISTRACION PUBLICA MUNICIPAL TEMA: RECURSOS TECNICOS ALUMA ; Paulina Estrella Diaz Cruz
¿Que se entiende por instrumentos de control?
El Diccionario de Terminología Archivística define instrumento de control como “aquel que se elabora en la fases de identificación y valoración, por lo tanto son instrumentos de control los siguientes: ficheros de organismos, ficheros de tipos documentales, repertorios de series, cuadros de clasificación, registros ...
Recursos tecnicos
Cuadro de clasificacion documentalUn cuadro de clasificación de documentos es una herramienta utilizada por las organizaciones para ayudarles a categorizar sus documentos. Al tener todos sus documentos categorizados, es mucho más fácil para los empleados encontrar lo que están buscando y hace que la organización sea más segura.
CADIDO
El CADIDO es el registro general, sistemático y normalizado de los valores de disposición de todos los documentos existentes, ya sea producidos o recibidos en la unidades administrativas u órganos administrativos desconcentrados de la Secretaría.
¿Quién elabora el Cadido? “Corresponderá al Archivo General de la Nación elaborar, en coordinación con el Instituto1, los criterios para la catalogación, clasificación y conservación de los documentos administrativos, así como la organización de archivos de las dependencias y entidades.
CUADRO DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
Este instrumento permite la clasificación y descripción archivística en la conformación de las agrupaciones documentales.
cATALOGO DE DISPOSICION
El catálogo de disposición documental establece el plazo de conservación de las series documentales, tanto en los archivos de trámite como en el archivo de concentración, y determina una valoración preliminar del posible destino final de los documentos.
iNSTRUMENTO DE CONSULTA
A los instrumentos que describen las series, expedientes o documentos de archivo y que permiten la localización, transferencia o baja documental.
Documento sobre cualquier soporte,publicado o no, que relaciona o describe un conjunto de unidades documentales con el fin de establecer un control físico, administrativo o intelectual de los mismos, que permita su adecuada localización y recuperación.
iNVENTARIO GENERAL
Los Inventarios Documentales son un registro que sirve para indicar la cantidad y ubicación de los expedientes que existen en un archivo y tienen como principal utilidad, el poder organizar correctamente los documentos existentes o nuevos de cada Unidad Administrativa.
INVENTARIO DE TRANSFERENCIA PRIMARIA
Es el instrumento que describe la relación ordenada y detallada de los expedientes del archivo de trámite que, de conformidad con el Catálogo de Disposición Documental vigente, deben trasladarse al archivo de concentración.
tRANSFERENCIA PRIMARIA
TRANSFERENCIA SECUNDARIA
Al documento que emite el Archivo General de la Nación a través del cual se hace constar la autorización de la transferencia de la documentación histórica del archivo de concentración a un archivo histórico
InVENTARIO DE BAJA DEFINITIVA
Es el instrumento que ampara ante las instancias correspondientes el volumen documental susceptible para su baja definitiva. describe las series y expedientes que han concluido su vigencia administrativa, legal, fiscal o contable en los archivos de trámite o concentración de las Unidades Universitarias que, previo análisis de no poseer valores evidenciales,
GUIA
La Guía de archivo documental es el esquema que contiene la descripción general de la documentación contenida en las series documentales establecidas en el Cuadro general de clasificación archivística de una organización, en este caso de un sujeto obligado. Su objetivo es informar sobre los contenidos de un Archivo.
CATALOGO
El catálogo de disposición documental es un registro general y sistemático que establece los valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia documental, la clasificación de reserva o confidencialidad y el destino final de los documentos de archivo.
InDICE
Un índice enumera los términos y los temas que se tratan en un documento, así como las páginas en las que aparecen.
TESAURO
Podríamos definir un tesauro como una lista de términos empleados para re- presentar los conceptos, temas o contenidos de los documentos y que guar- dan entre sí relaciones semánticas y genéricas.
LEY GENERAL DE ARCHIVOS
La Ley General de Archivos significa un cambio de paradigma en la manera en que las dependencias públicas manejan la información resultante del ejercicio de sus funciones, en razón de que se establecen nuevos principios sustanciales en el tema de la gestión documental y la administración de archivos en todo el país.
lEY GENERAL DE ARCHIVO
. Enfoque de derechos humanos Los sujetos obligados deberán conservar y preservar los archivos relativos a violaciones graves de derechos humanos, así como respetar y garantizar el derecho de acceso de conformidad con las disposiciones legales en materia de acceso a la información pública y protección de datos personales; no podrá clasificarse como reservada la información que esté relacionada con violaciones graves a derechos humanos o delitos de lesa humanidad.
La información que generan las dependencias públicas deberá de ser tratada y organizada, durante todo su ciclo de vida, mediante criterios uniformes, para lo cual la organización, administración, conservación y consulta de los archivos se regirá por los principios y lineamientos generales que establece la nueva ley. Máxima apertura Todos los documentos que las dependencias públicas producen para registrar o ejercer sus facultades deben ser públicos y accesibles; asimismo, los documentos históricos son de consulta irrestricta.
LEY GENERAL DE ARCHIVO
Divulgación del patrimonio documental de la nación, así como de la cultura archivística La difusión del acervo de los archivos históricos cobra central importancia, ya que la ley considera que se deben implementar estrategias para acrecentar el interés de la población en el patrimonio documental y desarrollar programas de difusión para que la ciudadanía conozca el acervo que se resguarda en los archivos históricos, valore su relevancia y así se propicie su consulta y aprovechamiento.
Protección y preservación del patrimonio documental de la nación Los sujetos obligados deben desarrollar un programa anual de desarrollo archivístico bajo un enfoque de administración de riesgos, y considerar medidas para la estabilización y restauración de documentos, para lo cual el Archivo General de la Nación podrá coordinarse con sus equivalentes en las entidades federativas. En el ordenamiento legal se consideran procedimientos de control para la salida de documentos del patrimonio documental de la nación.
LEY GENERAL DE ARCHIVO
Artículo 1. La presente Ley es de orden público y de observancia general en todo el territorio de la Ciudad de México, y tiene por objeto general establecer los principios y bases para la organización, conservación, preservación , acceso y administración homogénea de los archivos en posesión de cualquier autoridad, entidad, Órgano y Organismo de los Poderes Legislativo, Ejecutivo y Judicial, Alcaldías, Órganos Autónomos, Partidos Políticos, Sindicatos, Fideicomisos y Fondos públicos, así como de cualquier persona física o moral que reciba y ejerza recursos públicos o realice actos de autoridad de la Ciudad de México.
Artículo 2. Son objetivos de esta Ley: I. Determinar las bases de organización y funcionamiento del Sistema de Archivos de la Ciudad de México y fomentar el resguardo, difusión y acceso público de archivos privados de relevancia histórica, social, cultural, científica y técnica de la Ciudad de México; II. Promover el uso de métodos y técnicas archivísticas encaminados al desarrollo de los Sistemas Institucionales de Archivos que garanticen la organización, conservación, disponibilidad, integridad y accesibilidad, de los documentos de archivo que poseen los sujetos obligados, contribuyendo a la eficiencia y eficacia de la administración pública, la correcta gestión gubernamental y el avance institucional; III. Regular la organización y funcionamiento del Sistema Institucional de Archivos de los sujetos obligados, a fin de que éstos se actualicen y permitan la publicación, en medios
CONCLUSION
lA ENTRADA EN VIGOR DE LA LEY GENERAL DE ARCHIVO , NOS DEJO VER EL BASIO EN EL QUE SE ENCONTRABA LOS ARCHIVOS DE TODAS LAS DEPENENCIAS O INSTITUCIONES DE GOBIERNO , LOS LLAMADOS SUJETOS OBLIGADOS , ME PARECE QUE EL HOMOLOGAR, TODOS LOS REQUISITOS Y CARACTERISTICAS QUE DEBEN TENER TODOS LOS DOCUMENTOS , HACE MUCHO MAS FACIL SU RESGUARDO Y SU MANEJO DE INFORMACION .
Bibliografía Archivo General de la Nación. (s/f). Gov.co. Recuperado el 28 de diciembre de 2023, de https://www.archivogeneral.gov.co/politica/instrumentos-archivisticos Conceptos básicos – Instituto de Acceso a la Información y Protección de Datos Personales de Quintana Roo. (s/f). Org.mx. Recuperado el 28 de diciembre de 2023, de http://www.idaipqroo.org.mx/gestion-documental/conceptos-basicos/ De, 10 Junio. (s/f). Instructivo para la transferencia secundaria de archivos (soporte papel) dictaminados con valor histórico al Archivo General de la Nación. Gob.mx. Recuperado el 28 de diciembre de 2023, de https://www.gob.mx/cms/uploads/attachment/file/54334/INSTRUCTIVO_PARA_LA_TRANSFERENCIA_SECUNDARIA_DE_ARCHIVOS_DICTAMINADOS_CON_VALOR_HIST_RICO_AL_ARCHIVO_GENERAL_DE_LA_NACI_N.pdf de Turismo, S. (s/f). CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL (CADIDO). gob.mx. Recuperado el 28 de diciembre de 2023, de https://www.gob.mx/sectur/documentos/catalogo-de-disposicion-documental-cadido-238018 ¿Qué es un Cuadro de Clasificación Documental y cómo puede beneficiar a su organización? (s/f). Com.co. Recuperado el 28 de diciembre de 2023, de https://www.ioip.com.co/post/que-es-un-cuadro-de-clasificacion-documental-y-como-puede-beneficiar-a-su-organizacion (S/f). Org.mx. Recuperado el 28 de diciembre de 2023, de http://www.idaipqroo.org.mx/archivos/institucion/gestion-documental/documentos/normatividad/instructivos/instructivo_del_inventario_de_baja_documental.pdf