Recursos Técnicos en los Archivos

Administración de los Recursos en los Archivos

RECURSOS TÉCNICOS EN LOS ARCHIVOS

Alumno: Cruz Salas, Jefté Aarón Profesora: Mtra. Evelin Adriana Zea Elizalde

25/12/2023

"Lo maravilloso de aprender algo es que nadie puede arrebatárnoslo"

B. B. King).

Índice

3.1 Los Recursos Técnicos en los Archivos

3.1.1 Instrumentos de Control

3.1.1.1 Cuadro General de Clasificación Archivística

3.1.1.2 Catálogo de Disposición Documental

3.1.2 Instrumentos de Consulta

3.1.2.1 Inventario de Expediente de Archivo de Trámite

3.1.2.2 Inventario de Transferencia Primaria

3.1.2.3 Inventario de Transferencia Secundaria

3.1.2.4 Inventario de Baja Dcoumental

3.1.3 Normatividad

_|_|_ Bibliografía

3.1 Los Recursos Técnicos en los Archivos

Constituyen otro recurso indispensable que debe conocer y emplear este profesional en la sistematización documental, de tal forma que agilice y reduzca tiempos de acción en la realización de los procesos archivísticos, facilitando la recepción, el registro, la clasificación, la descripción, el seguimiento, el acceso, recuperación y conservación de la información, lo que repercute en un servicio oportuno de calidad para el usuario.

El recurso técnico está representado por un conjunto de tareas lógicas y coordinadas que permiten al archivista cumplir con un proceso de organización intelectual que inicia con una recepción documental, termina con una valoración para su depuración o conservación definitiva, en forma integral.

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No utilizar el Recurso Técnico trae como consecuencia: Confusión, pérdida maltrato de la documentación, lo que limita la atención eficiente y oportuna de un asunto, además de

• Facilita la duplicidad de funciones, generando gastos innecesarios a la empresa
• Conlleva a aplicar procedimientos erróneos sobre los diversos tipos de documentación.
• Favorece la explosión documental, generando gastos de almacenamiento.
• Propicia realizar bajas documentales sin previa valoración, que pone en riesgo la estabilidad de la empresa, entre otras consecuencias.

Por lo anterior se puede comprobar que la aplicación del recurso técnico en Archivonomía, es fundamental para la realización de funciones, lo que reafirma que una Unidad de Archivo debe estar a cargo de personal especializado en la materia, que identifique el valor del documento tomando en cuenta sus características internas y externas para determinar su procedimiento archivístico desde su recepción hasta su destino final

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3.1.1 Instrumentos de Control

¿Qué son?

¿Qué son los instrumentos de control archivístico? Según la LGA, son “los instrumentos técnicos que propician la organización, control y conservación de los documentos de archivo a lo largo de su ciclo vital que son el cuadro general de clasificación archivística y el catálogo de disposición documental;

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3.1.1.1 Cuadro General de Clasificación Archivística

De acuerdo con lo establecido en el artículo 4, fracción XX de la LGA, se entenderá por CGCA:

El CGCA es el primero de los instrumentos técnicos que permite vincular los procesos institucionales con la estructura archivística, derivado de la producción, organización y control de los documentos de archivo a lo largo de su ciclo vital.

El CGCA es el primero de los instrumentos técnicos que ayudan a la producción, organización y control de los documentos de archivo a lo largo de su ciclo vital. El CGCA responde a una doble necesidad

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Características del CGCA

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Ejemplo de un CGCA (IPN)_1

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Ejemplo de un CGCA (IPN)_2

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Finalidad del CGCA

El CGCA es el instrumento de control archivístico que ayudará al partido político a organizar los expedientes integrados por documentos de archivo que produzca, reciba, obtenga, adquiera, transforme o posea, en el ejercicio de sus facultades, competencias, atribuciones o funciones. Con base en lo anterior, el CGCA tendrá las siguientes finalidades

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3.1.1.2 Catálogo de Disposición Documental

DSegún lo establecido en el artículo 4, fracción XIII de la LGA, se entenderá por CADIDO

El CADIDO responde a la necesidad de administrar correctamente los expedientes de archivo de forma controlada para evitar la innecesaria acumulación documental. El CADIDO es aplicable a todos los expedientes, sin importar el soporte en el que se encuentren (papel, electrónico, video, sonoro, etc.).

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Ejemplo de un CADIDO (IPN)

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Finalidad del CADIDO

Lo anterior, se podrá realizar a partir de que se apliquen correctamente los plazos de conservación asignados a cada serie documental, será un plazo para Archivo de Trámite y otro para Archivo de Concentración. Es importante aclarar que el plazo de Archivo de Trámite será aplicado solamente a expedientes cerrados, los cuales una vez que cumplan dicho plazo podrán ser enviados al Archivo de Concentración a través de una transferencia primaria para que estos cumplan el plazo de conservación establecido para Archivo de Concentración.

Su correcta aplicación contribuye a impedir la explosión documental descontrolada que satura los espacios físicos y electrónicos destinados al resguardo en los Archivos de Trámite, así como en los Archivos de Concentración y sobre todo coadyuvará a preservar el material documental que posea valores secundarios o históricos.

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3.1.2 Instrumentos de Consulta

¿Qué son?

El Inventario documental o instrumentos de consulta no es un simple listado o relación de los documentos contenidos en un archivo, es un instrumento de registro, de control y localización de los expedientes y documentos que producen las unidades administrativas.

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De acuerdo con lo establecido en la LGA se entenderá por Inventarios documentales

A continuación, se mencionan los tipos de inventario o instrumentos de consulta que se deben de elaborar: 1. Inventario general por expediente 2. Inventario de transferencia primaria 3. Inventario de baja documental 4. Inventario de transferencia secundaria

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Ejemplo de un Inventario general por expediente

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Ejemplo de Inventario de transferencia primaria

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Ejemplo de Inventario de transferencia secundaria

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Ejemplo de Inventario de baja documental

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Finalidad de los Inventarios Documentales

La finalidad de los Inventarios documentales es controlar y administrar la documentación, así como asegurar su localización y garantizar su disponibilidad en el Archivo de Trámite (inventario general), una vez que se cumpla el plazo de conservación indicado en el CADIDO. Se deberá realizar una transferencia primaria al Archivo de Concentración a través de un inventario de transferencia primaria y una vez que se concluya el plazo de conservación para Archivo de Concentración y que se defina el destino final de la documentación, se deberá realizar el inventario de transferencia secundaria y/o el inventario de baja documental

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3.1.3 Legislación y Normatividad

• La legislación para regular los Recursos Técnicos en los Archivos se base en
• La Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos
• Ley General de Archivos
• Leyes y Lineamientos Particulares

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Constitución Política

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Ley General de Archivos

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Ley General de Archivos

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Otras leyes

Bibliografía

• Ley General de Archivos, México, Cámara de Diputados del H. Congreso de la Unión, Diario Oficial de la Federación, 2018, 39 pp. Consultado en: https://bit.ly/38XhLt0

• Ávila Luna, María (2014). Administración de Recursos Archivísticos en la Empresa. México: SEP, Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía.

• AGN, INAI, NDI. Metodología para la elaboración de Instrumentos de Control y Consulta Archivística. Archivo General de la Nación. Consultado el 25/12/2023 de Metodolog_a_de_Archivos_para_partidos_poli_ticos.pdf (www.gob.mx)

• Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública, México, Cámara de Diputados del H. Congreso de la Unión, última reforma publicada en el Diario Oficial de la Federación en 2020, 75 pp. Consultado en: https://bit.ly/3ubC8fI

• Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal, México, Diario Oficial de la Federación, 2004, 9 pp. Consultado en: https://bit.ly/3gZaHyW

• Instructivo para Elaborar el Cuadro General de Clasificación Archivística, México, Archivo General de la Nación de México, Dirección del Sistema Nacional de Archivos, última actualización en 2012, 34 pp. Consultado en: https://bit.ly/2PNmecA