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T.2. Optimización de un sistema de archivos electrónicos

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ÍNDICE

2.1. Equipos informáticos; puesta en marcha, mantenimiento y revisión periodícas.

2.2. Optimización de sistemas operativos monousuario, multiusuario y en red.

2.3. Sistemas operativos en redes locales.

2.4. Aplicaciones de medidas de seguridad y confidencialidad del sistema operativo.

2.5. Medidas de conservación e integridad de la información contenida en los archivos.

Introducción

Archivo electrónico: permite almacenar por medios electrónicos todos los documentos utilizados en actuaciones administrativas. Es complementario y equivalente a los archivos convencionales. Documentos electrónicos: creados con equipos informáticos, pueden ser reproducidos mediante herramientas informáticas y solo son accesibles mediante aplicaciones informáticas.

2.1. Equipos informáticos: puesta en marcha, mantenimiento operativo y revisión periódicas

Mantenimiento de un sistema informático tiene como objetivo conseguir que los equipos informáticos sean operativos el mayor tiempo posible. Para realizar un buen mantenimiento, es necesario conocer el ciclo de vida del sistema informático. Las fases del mismo son: -Construcción o instalación: se crea el sistema informático, creandose su funcionalidad y se instala. -Explotación: fase en la que el sistema informático se encuentra en funcionamiento. -Destrucción: se desinstala el sistema informático, incluyendo el reciclado y almacenamiento.

El mantenimiento de los equipos informáticos se lleva a cabo en tres niveles: hardware, software e información o documentación.

Nivel de mantenimiento del hardware

Hardware sería el material duro, serían los equipos o las máquinas que hacen funcionar un sistema informático.

En este nivel se tiene en cuenta el estado de los equipos y periféricos del sistema. Los fallos en este nivel se dan en forma de averías, que pueden ser por desgaste de los materiales o por accidentes. Las tareas de mantenimiento en este nivel son:

• Limpieza de los dispositivos del hardware.
• Control del funcionamiento en condiciones de estrés del equipo.
• Reemplazar o reparar los componentes que funcionan de manera incorrecta.

nivel mantenimiento software

Software: elementos lógicos que hacen funcionar la parte física a través de una serie de órdenes e instrucciones.

El mantenimiento en este nivel se centra en las aplicaciones y datos alojados en los equipos del sistema. Las principales causas de estos errores se deben a: -Software pirata o no autorizado. -Incompatibilidades de las aplicaciones corporativas con el hardware o sistema operativo. -Descontrol de las licencias de software comercial. -Aparición de virus informáticos que afecten al software instalado.

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NIVEL MANTENIMIENTO DE LA DOCUMENTACIÓN

La documentación de sistema ofrece información sobre qué hacen los sistemas, cómo lo hacen y para quién. La tarea fundamental en este nivel es la de crear y actualizar la documentación existente del sistema cada vez que realice una actuación sobre el mismo.

Existen cuatro tipos de mantenimiento informático

MANTENIMIENTO PREDICTIVO

El mantenimiento predictivo está basado en detectar un fallo antes de que suceda. Para ello se llevan a cabo controles de forma periódica o continuas. Para dichos controles se utilizaran instrumentos de diagnóstico, aparatos y pruebas que permiten comprobar el estado de los componentes del sistema sin detenerlo. Un ejemplo sería: los indicadores de temperatura de los equipos o estado utilización del disco duro. El mantenimiento predictivo permite:

• Confeccionar formas internas de funcionamiento o compra de equipos.
• Tener un conocimiento del historial de actuaciones para ser utilizado por el mantenimiento correctivo.
• Facilitar análisis de averías.
• Permitir el análisis estadístico del sistema.

• Reducir tiempos de parada.
• Seguir la evolución de un defecto.
• Optimizar la gestión del personal de mantenimiento.
• Verificar el estado de la máquina.
• Conocer con exactitud el tiempo límite de actuación.
• Tomar decisiones en momentos críticos.

MANTENIMIENTO PREVENTIVO

El mantenimiento preventivo consiste en aplicar una serie de técnicas y procedimientos al sistema para minimizar el riesgo de fallo y asegurar su correcto funcionamiento durante el mayor tiempo posible, alargando así su vida útil. Es tipo de mantenimiento es el más utilizado.

Podemos distinguir dentro del mantenimiento preventivo dos tipos de técnicas:

• Mantenimiento preventivo activo: involucra la limpieza del sistema y sus componentes.
• Mantenimiento preventivo pasivo: consiste en el cuidado del sistema en su ambiente externo, es decir, mantenimiento de condiciones físicas de operación del sistema, como por ejemplo: temperatura ambiente, estrés termico de encendido, contaminación por polvo, golpes o vibraciones.

MANTENIMIENTO CORRECTIVO

El mantenimiento correctivo consiste en la reparación o reemplazo de los componentes del sistema que se encuentran en mal estado o presentan un mal funcionamiento.

Según se establezca el mantenimiento del sistema, se puede actuar de dos manera distintas:

• Corrección no planificada: mantenimiento correctivo de emergencia debido a un problema sobrevenido sin previo aviso.
• Corrección planificada: mantenimiento correctivo planificado prevé lo que se hará antes que se produzca el fallo, de manera que cuando se detiene el equipo para efectuar la reparación, ya se dispone de los repuestos, documentos necesarios y personal técnico asignado con anterioridad en una programación de tareas.

MANTENIMIENTO EVOLUTIVO

El mantenimiento evolutivo se encarga de visualizar los recursos y herrramientas que van a necesitar los equipos informáticos para no quedarse obsoletos a corto plazo.

Para llevar a cabo dicho mantenimiento existen las siguientes estrategias:

1- Prevención de fallos: el sistema lo debemos mantener libre de fallos para ello:

• Evitar los fallos: evitar la introducción de fallos, eligiendo la mejor tecnología, componentes más fiables y mejores métodos de diseño.
• Eliminar los fallos: implementación del sistema y la eliminación de fallos.

2- Tolerancia a los fallos: añade redundancia al sistema de forma que los fallos puedan ser prevenidos y tolerados.

¿Cómo responde un sistema cuando detecta una avería?

• Detección de errores: cuando el sistema reconoce que algo inesperado se ha producido en el sistema.
• Confinamiento de la avería: limita la extensión del fallo evitando que se propague a otras areas.
• Diagnóstico: necesario cuando el sistema detección fallos y no logra encontrar la localización y sus propiedades.
• Reconfiguración: cuando se detecta el fallo que causó la avería, se hace necesaría la reconfiguración de componentes del sistemas, de tal forma que se transforma en un estado libre de errores.

• Recuperación: son técnicas empleadas para eliminar los efectos producidos por el fallo o avería.

2.1.1 ELEMENTOS DEL HARDWARE

Hardware: material duro, es decir, las máquinas que hacen funcionar un sistema informático.

En la composición de un ordenador, diferenciamos tres módulos:

1- UCP O CPU: encargada de controlar todas las operaciones, es decir, los flujos de datos que circulan a través de los distintos buses (bus direcciones, bus de control y bus de datos) o canales de información.

2- Memoria: lugar donde se almacenan los datos y programas que se van a procesar, siendo conocida como memoria interna o central. Las carácterísitcas principales son:

• Capacidad de almacenamiento.
• Rapidez de acceso a la información.
• Unidad de medida es el byte ( 1024 bytes= 1 kilobyte).

3- Front-end: parte de la memoria encargada de poner en comunicación el procesador con los periféricos y controlar el flujo de datos entre ellos.

UNIDAD CENTRAL DE PROCESOS (UCP O CPU)

Es la parte del ordenador en la que residen las instrucciones de los programas. La CPU se compone de dos elementos básicos:

• Unidad aritmetico-lógica (ALU): realiza cálculos, comparaciones y tomas deciones lógicas.
• Unidad de control (UC): encargada de interpretar y ejecutar la instrucciones.

La CPU recupera de la memoria las instrucciones de la máquina, las decodifica y hace que las operaciones se vayan ejecutando correctamente. Las funciones de la CPU son las siguientes:

• Controlar y supervisar el flujo de trabajo en el sistema.
• Realizar operaciones aritmético-lógicas.
• Ejecutar instrucciones del programa.
• Controlar las distintas unidades que permiten al ordenador comunicarse con el exterior.

MEMORIA

Memoria: lugar donde se almacenan los datos y programas que se van a procesar, siendo conocida como memoria interna o central.

Los tipos de memoria son:

1- Memoria RAM: memoria principal de un dispositivo, donde se almacenan de forma temporal los datos de los programas que se están utilizando en ese momento. Podemos destacar dos características; una enorme velocidad y los datos solo se almacenan de forma temporal.

2- Memoria ROM: es una memoria solo de lectura, en ella no se puede escribir. En los ordenadores se utiliza para almacenar los programas de arranque y contener los comandos sel sistema operativo.

FRONT-END

Front-end: parte de la memoria encargada de poner en comunicación el procesador con los periféricos y controlar el flujo de datos entre ellos.

Los periféricos son aquellos dispositivos que permiten enviar o recibir información a la CPU de forma estructurada e inteligible. Estos se pueden clasificar en:

• Periférico de entrada: utilizado por la unidad central para obtener información. Aquí nos encontramos con: teclado, detectores de posición, dispositivos ópticos, escáner, OCR, cámara digital, videocámara, webcam, código de barras, dispositivos sonoros, dispositivos magnéticos, sistemas analógicos y apuntadores.

• Periférico de salida: se utiliza para enviar información de muy diversa naturaleza desde la unidad central al exterior. Aquí nos encontramos con: soportes electrónicos, soportes de impresión gráfica, soportes luminosos, soportes sonoros, dispositivos robóticos y periféricos industriales.

• Periférico de entrada y salida: permite obtener información de la unidad central y permiten dar salida al sistema de información. Aquí nos encontramos: soportes electrónicos, tarjetas de sonidos, terminales inteligentes, tarjetas de comunicación, dispositivos de realidad virtual y detectores de caracteres magnetizables.

Algunos de los periféricos más conocidos son:

MONITOR

ESCÁNER

TECLADO

RATÓN

Algunos de los periféricos más conocidos son:

IMPRESORAS: las más utilizadas:

1- Impresoras láser monocromáticas/color.

2- Impresoras de inyección de tinta. 3- Impresoras de tanque de tinta. 4- Impresoras de matriz de punto. 5- Impresoras de credenciales. 6- Impresoras de etiquetas. 7- Impresoras de tickets.

Algunos de los periféricos más conocidos son:

Sistema OCR (reconocimiento óptico de caracteres): proceso mediante el cual se convierte una imagen de texto en un formato que puede leer las máquinas. Podemos utilizar el OCR para convertir una imagen en un documento de texto con su contenido como datos de texto.

Plotters: aparatos utilizados para imprimir planos de proyectos de arquitectura o ingeniería. Los hay de dos tipos:

DE BRAZO MÓVIL

DE RODILLO

Lápiz óptico

Algunos de los periféricos más conocidos son:

Estación de trabajo: microordenador monousuario al que se ha dotado de unas funciones de comunicación. Podemos encontrarnos dos tipos de estaciones:

1. Estación de usuario: son los microordenadores conectados a la red que utilizan directamente los usuarios.
2. Estación de gestión o servidores: realizan trabajos para otras estaciones de red.

Servidor: ordenadores capaces de compartir recursos con otros ordenadores. Todas las personas que están conectadas a la red pueden acceder a los dispositivos conectados a un servidor.

Tarjeta interfaz de red: la tarjeta obtiene la información del PC, la convierte al formato adecuado y la envía a través de cable a otra tarjeta de interfaz de la red local

Cableado

Algunos de los periféricos más conocidos son:

Equipo de conectividad: aqui nos encontramos con varios equipos que pueden ampliar la longitud de la red:

• Hubs o concentradores: punto central de conexión para nodos de red.
• Repetidores: dispositivos que permiten extender la longitud de la red, amplian y retransmiten la señal de la red.
• Puentes: dispositivos que conectan dos redes separadas para crear una sola red.
• Rúter
• Gateways: compuertas, permiten que los nodos de una red se comuniquen con tipos diferentes de red o con otros dispositivos.

2.1.2. Elementos de software: instalación y desinstalación, programas, aplicaciones actualizadas y asistentes.

Los elementos del software son los elementos lógicos que hacen funcionar la parte física a través de una serie de órdenes e instrucciones.

Podemos distinguir entre software básico y software de aplicaciones:

• Software básico: formado por los programas necesarios para poner en marcha el ordenador o para crear nuevos programas.
• Software de aplicaciones: permite que el computador coopere con el usuario en la realización de tareas cotidianas.

Es necesario diferenciar entre parches y actualizaciones de software:

• Parches: programas que tienen como función eliminar los errores que se han identificado en el software y actualizar las aplicaciones informáticas.
• Actualizaciones de software: soluciona fallos más generales, no una vulnerabilidad concreta.

Por último, los controladores o drivers; son desarrollados para que el sistema operativo de un ordenador sea capaz de interaccionar con los periféricos.

La instalación de programas es el proceso mediante el cual los nuevos programas son transferidos a una computadora para ser configurados y preparados para que se ejecuten en el ordenador y cumplir la función para la que fueron desarrollados.

La desinstalación es el proceso inverso a la instalación, en el que se revierten los cambios producidos en un sistema por la instalación.

Los programas son un conjunto ordenado de instrucciones, escritas en un lenguaje de programación, que al ejecutarse producen una acción o desarrollan una tarea dentro de un ordenador. Estos se pueden clasificar en 4 tipos:

• Científicos: para resolver problemas científicos y técnicos en los que intervien las matemáticas, fórmulas, etc.
• Gestión empresarial: llevan a cabo tareas como generar nóminas, inventarios, informes,etc..
• Sistema base: crean y controlan el entorno operativo dentro del ordenador.
• Personales: para juegos, educación, etc. Se diseñan para satisfacer necesidades personales, sencillas y rutinarias.

Los asistentes tiene la función de ayudar a los usuarios a instalar aplicaciones, servir de guía durante las actualizaciones y realizar ajustes dentro de un programa.

2.1.3. Equipos de reproducción.

Los equipos de reproducción son aquellos que permiten reproducir una pieza igual a un modelo dado. Entre estos equipos están las fotocopiadoras, impresoras y escáner.

Las fotocopiadoras, sistema o aparato que utilizamos para copiar un documento utilizando técnicas fotográficas.

Las partes básicas de una fotocopiadora son:

• Superficie transparente o platina: donde se coloca el papel que se va a copiar.
• Fuente de luz o luminosidad.
• Tóner.
• Unidad fusora: rodillos que aplican calor y presión a las hojas para que la tinta se fije en ella.
• Bandeja de entrada y salida del papel.

Existen varios tipos de fotocopiadoras. Estas son:

• Xerográficas.
• Electroestática
• Multifuncional

• Fotocopiadora 3D

2.2 Optimización de sistemas operativos monousuarios, multiusuarios y en red.

MONOUSUARIO

MULTIUSUARIO

EN RED

Sistema que solo tiene un solo usuario, idependientemente del número de procesadores, número de procesos o tareas que el usuario tenga que ejecutar en un instante de tiempo.

Sistema que permite ofrecer servicio a más de un usuario al mismo tiempo, ya sea mediante varios terminales conectados a un ordenador o por medio de sesiones remotas en una red de comunicaciones.

Tienen la capacidad de interactuar con los sistemas operativos de otros ordenadores a través de un medio de transmisión con el objeto de intercambiar información.

2.2.1. Funciones y comandos básicos.

Hay que distinguir entre comandos internos y externos:

• Comando internos: aquellos que se transfieren a la memoria en el momento que se está cargando el sistema operativo y se ejecutan directamente.
• Comando externos: no se ejecutan directamente y se le ha de indicar la ruta hasta la ubicación.

Para acceder: buscador de Inicio, escribimos CMD.

Comandos más sencillos para trabajar con el sistema operativo Windows:

• Comandos para trabajo con ficheros.
• Comandos para el trabajo con directorios.
• Comandos de red.
• Comandos del sistema.

2.2.2. Herramientas básicas del sistema operativo.

Los sistemas operativos deben contar con diferentes herramientas que se pueden clasificar en:

1- Herramientas de aplicación: programas que contiene el sistema operativo de windows para que el usuarios desarrolle sus propias actividades, por ejemplo: diseñar un dibujo, realizar cálculos, reproducir música, etc.

2- Herramientas de configuración: aplicaciones que permiten al usuario conocer las características específicas de su equipo y cambiar la configuración del algunos de los dispositivos de hardware (ratón,pantalla, teclado, etc).

3- Herramientas de optimización: programas o aplicaciones que permiten al usuario mejorar el rendimiento de su sistema operativo. Entre ellos nos encontramos con:

• Comprobador de errores (skandisk).
• Desfragmentador de disco.
• Liberador de espacio en el disco.

• Restaurador del sistema.

2.3 Sistemas operativos en redes locales: configuración del sistema red, actualizaciones y acciones para compartir recursos.

Los sistemas operativos en red son aquellos que están pensados para posibilitar la conexión y comunicación de varios ordenadores autónomos dentro de la red. Se dividen en dos grupos:

1. Redes P2P: establece conexión directa entre dos máquinas y ambas tienen misma capacidad de compartir información y recursos.
2. Redes clientes-servidor: hay varias máquinas cliente, que consumen información proporcionada por una máquina centralizada (servidor) que tiene una mayor responsabilidad.

Los sistemas operativos más utilizados son: Linux, Windows, LAN Manager, UNIX, etc...

2.3 Sistemas operativos en redes locales: configuración del sistema red, actualizaciones y acciones para compartir recursos.

Algunas de las características de los sistemas operativos de red son:

• Conectan a todos los equipos y recursos de la red.
• Coordinan las funciones de los periféricos y recursos.
• Proporcionan seguridad mediante control acceso a datos y recursos.
• Optimizan la utilización de recursos.
• Centralizan la gestión de recursos y equipos de la red.

2.4. Aplicación de medidas de seguridad y confidencialidad del sistema operativo.

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La seguridad del sistema está basada en estos dos aspectos:

1. Actualización de software: para el sistema Windows nos encontramos con el Windows update.
2. Programas de seguridad: aqui nos encontramos con:

• Firewall: elemento que pertenece al hardware como al software. Se encarga de analizar el tráfico de la conexión de red y bloquear el tráfico no deseado.
• Anti-Spyware: programas espía o spyware, aplicaciones cuya misión es recopilar información sobre una persona u organización sin su conocimiento.
• Antivirus: es el programa encargado de detectar y eliminar los virus. Los virus son programas maliciosos que pueden infectar a otros programas, la carga dañina de los virus es llamada payload.

Otras amenazas, aparte de los virus, que nos podemos encontrar son:

• Spam: mensaje no solicitado.
• Phishing: conseguir información confidencial de forma fraudulenta, como por ejemplo: contraseña o pines bancarios, mediante suplantación de identidad. El estafador se hace pasar por una persona o empresa de la confianza del usuario mediante correo electrónico oficial o mensajería instantánea, y de esta forma conseguir la información.
• Adware: programas que abren ventanas emergentes mostrando publicidad de productos y servicios.

2.5. Medidas de conservación e integridad de la información contenida en los arhcivos y salvaguarda de los derechos de autor.

Los archivos electrónicos conservan su autenticidad mediante estos dos procesos:

• Renovación: renovación completa tanto del contenido como de los elementos formales de un documento. Copia fidedigna del original.
• Migración: transferencia periodica entre configuraciones o entre generaciones de tecnología.

La conservación implica el desarrollo de procedimientos de control de los documentos electrónicos desde el momento en que dejan de ser necesarios para la gestión.

Los métodos utilizados para asegurar la autenticidad de los documentos digitalizados, originales o preservados son:

PÚBLICOS

• Registros de identificadores únicos.
• Definición de estructuras que contengan declaraciones de preservación de autenticación.

PRIVADO

• Marca de agua digital.
• Esteganografía: consiste en ocultar un texto o cualquier otro tipo de información, dentro de un archivo gráfico o de audio.
• Firma digital.