iniciar conversación telefónica

Iniciar una llamada, en ciertas ocasiones, puede resultar un desafío y algo intimidante. Sobre todo, si no estás acostumbrado a ello o no tines un gran manejo de la comunicación verbal. Lo mejor es preparar la llamada con antelación y mantener una comunicación fluida.

Preparación para la llamada

Planificar con antelación

Entablar una conversación

Planificar con antelación

Escribir algunos temas de conversación

Investigar con quien hablamos

Determinar cuál es el objetivo de la llamada

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Entablar una conversación

Preguntar si es un momento adecuado para hablar

Romper el hielo con una pequeña conversación

Saludar y presentarse

Ir sin rodeos al tema de la conversación

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Preparación para la llamada

Nos aseguraremos de que estamos cómodos

Encontrar buena cobertura

Buscar un lugar sin ruidos

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Determinar cuál es el objetivo de la llamada

Antes de coger el teléfono, has de tener claro para qué haces la llamada, es decir, qué quieres lograr con la llamada. No es lo mismo una llamada para ofrecer un servicio que para reclamar un impago, por ejemplo.

Buscar un lugar sin ruidos

Hay que estar en el lugar adecuado para poder realizar la llamada sin interrupciones ni ruidos. Lo ideal es hacer la llamada en una habitación vacía y con la opción a cerrar la puerta. Si no es posible, intentarás buscar el momento en el que haya menos gente. Y si la llamada la tienes que hacer fuera, habrá que evitar los bares o la calle (por el tráfico).

Preguntar si es un momento adecuado para hablar

Para mantener una conversación con tranquilidad, es importante que los dos interlocutores tengan el tiempo adecuado para poder llevarla a cabo. Así que es recomendable preguntar si es el momento oportuno para hablar. En caso de que la respuesta sea negativa, preguntarás que cuándo sería el momento más adecuado.

Ir sin rodeos al tema de la conversación

Una vez que veas que la otra persona está receptiva a la información, irás directamente a hablar sobre el tema de la llamada. Has de ser claro, conciso y concreto. Todo esto, con educación y sin dar la sensación de “imponer”.

Nos aseguraremos de que estamos cómodos

Has de procurar no tener distracciones y estar totalmente concentrados en la propia llamada. Elegirás si quieres estar sentado o de pie, entre otras cosas.

Investigar con quien hablamos

Cuando no conoces muy bien la persona con la que tienes que hablar y tienes la oportunidad de hacerlo, es conveniente buscar información sobre ella. No es lo mismo que tengas que hablar con un director de una empresa que, probablemente estará muy ocupado y tendrá poco tiempo para hablar; que si hablas con una persona que sea tímida y tengas que llevar todo el peso de la conversación.

Escribir algunos temas de conversación

Una vez que ya tienes claros tus objetivos y con quien hablas, es aconsejable tomar apuntes para la llamada en cuestión. Por ejemplo, algunos puntos que sean importantes mencionar para que no se te olviden. También es recomendable hacer una especie de guion a seguir, aunque luego sea la propia conversación la que vaya indicando un poco por donde seguir.

Romper el hielo con una pequeña conversación

Sobre todo, si la llamada es para “vender algo”, es conveniente no ir directamente al asunto. Por el contrario, podrías comenzar hablando de otra cosa más atractiva para el interlocutor para luego llegar al tema de la llamada en sí. Por ejemplo, si llamas para vender los servicios de internet de tu empresa, podrías comenzar con “Buenos días……, ¿sabe lo que es la inteligencia artificial? ¿le gustaría poder utilizarla? Pues necesitaría Internet……”.

Encontrar buena cobertura

Al hacer llamada con el móvil, es fundamental tener buena cobertura para que esta pueda hacerse sin interrupciones. Si no hay buena cobertura con el móvil, y tienes la opción, podrás utilizar un teléfono fijo. También es conveniente no utilizar el altavoz del teléfono, porque puede hacer que el sonido sea peor.

Saludar y presentarse

Obviamente, lo primero que has de hacer será saludar a la persona que responde o llama. Además del saludo, es conveniente que te presentes. Dependiendo de si la otra persona es conocida o no, el saludo y la presentación será diferente. Algunos ejemplos:

• Para saludar, puedes usar el típico “Buenos días”, “Buenas tardes” o “Buenas noches”.
• En una llamada de negocios, es conveniente indicar tu nombre y el de la empresa, por ejemplo: “Buenos días, soy Carolina Díaz de Grupo Piquer”.
• También se puede recurrir a la primera vez que hablaste con la otra persona en caso de haberos conocido con anterioridad. Por ejemplo: “Buenas tardes, soy Roberto Sánchez, nos conocimos en el tranvía hace un par de días”.