ISAD (G)

INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA LICENCIATURA EN ARCHIVONOMÍA MATERIA:LENGUAJES DOCUMENTALES SEMESTRE: OCTAVO

NORMA ISAD (G)

Gabriela Melo MorínMATRICULA: 20190D0060 FECHA: 10 DE DICIEMBRE DE 2023

Qué es la Norma ISAD (G)

Es la norma internacional general de descripción archivística, constituye una herramienta de gestión muy valiosa para los archivos, brindando especificaciones elementales para la elaboración de descripciones archivísticas compatibles a nivel nacional e internacional, que pueden aplicarse con independencia del tipo documental o soporte físico de los documentos de archivo, excepto para documentos especiales como sellos, registros sonoros o mapas. Este conjunto de reglas generales es parte de un proceso que busca facilitar la integración de las descripciones de diferentes archivos en un sistema unificado de información. Es su intención servir a la elaboración de una primera aproximación a los fondos, en una visión sintética de conjunto. La ISAD(G) tiene una aplicación preferente sobre conjuntos documentales cerrados, organizados e inactivos, su utilidad para los archivos administrativos no puede descartarse, se trata de una norma que pretende ser un punto de partida.

La ISAD (G)

La ISAD (G) es la Norma Internacional General de Descripción Archivística adoptada por el Consejo Internacional de Archivos (CIA) en 1994.

Estructura de la norma

1. Área de Identificación
2. Área de contexto
3. Área de contenido y estructura
4. Área de condiciones de acceso y uso
5. Área de documentación asociada
6. Área de notas
7. Área de control de la descripción

1. Área de Identificación:

2. Área de contexto:

3. Área de contenido y estructura

4. Área de condiciones de acceso y de uso

5. Área de documentación asociada

6. Área de Notas

7. Área de Control de la descripción.

Reglas de descripción multinivel

Descripción de lo general a lo particular Representar las descripciones resultantes en una relación jerárquica de la parte al todo, que va del nivel más amplio al más específico. Es decir:

• En el nivel de fondo: proporcionar información sobre éste como un todo.
• En los niveles siguientes: proporcionar información de las partes que se están describiendo.

Descripción de lo general a lo particular Representar las descripciones resultantes en una relación jerárquica de la parte al todo, que va del nivel más amplio al más específico. Es decir:

• En el nivel de fondo: proporcionar información sobre éste como un todo.
• En los niveles siguientes: proporcionar información de las partes que se están describiendo.

Información pertinente para el nivel de descripción Proporcionar sólo aquella información adecuada al nivel que se está describiendo. Ej.: No dar información detallada del contenido de los expedientes si la unidad de descripción es un fondo.

6 horas.

Vinculación de las descripciones Vincular cada descripción con la unidad de descripción inmediatamente superior, si es posible, e identificar el nivel de descripción.

No repetición de la información Incluir la información común a todas las partes en el nivel más alto que sea adecuado. No repetir en un nivel más bajo de descripción la información que se haya dado en un nivel más alto.

Presencial

Elementos a incluir en una descripción

• Cantidad y Calidad
• Intercambio de Información
• Puntos de Acceso

Cantidad y Calidad

El número de elementos que debe incluir una descripción archivística dependerá de la naturaleza de la unidad de descripción. En cualquier descripción pueden utilizarse todos los elementos (26) contemplados en estas reglas generales, aunque sólo una parte de ellos debe necesariamente utilizarse en todos los casos. En general, las fórmulas de 26 elementos se utilizan para describir fondos, secciones o series. Cuando se llega al nivel más bajo, al de unidad, suelen utilizarse los campos mínimos necesarios (ej.: fondo, sección, serie, signatura, fecha, contenido, notas). Si el sistema está informatizado, los nombres del fondo, la sección y la serie se incluyen por defecto, y los últimos campos que deben llenarse son la signatura, la fecha y el contenido y notas en caso de que las haya. El hecho de si es importante o no descender hasta el nivel de unidad es decisión del archivista, pero no una decisión antojadiza, sino dictada por las necesidades del usuario por una parte y por otra, por su propia disponibilidad de recursos. En esto hay que hacer un balance de costo de oportunidad, para ver qué es lo más rentable y útil en cada archivo.

Elementos a incluir en una descripción

Intercambio de Información

Las posibilidades para el intercambio internacional de información descriptiva están contempladas en la propia norma, ya que de los 26 elementos disponibles tan sólo unos pocos son considerados esenciales para dicho intercambio: • Código de referencia • Título • Productor • Fecha(s) • Extensión de la unidad de descripción • Nivel de descripción (fondo, serie, unidad documental)

Elementos a incluir en una descripción

Puntos de Acceso

Elementos a incluir en una descripción

Los puntos de acceso se basan en los elementos de la descripción. A fin de asegurar el valor de dichos puntos se lleva a cabo un control de autoridades, para el cual se ha desarrollado la norma ISAAR(CPF) Esta norma permite contar no sólo con la forma normalizada del nombre del productor, sino también con la completa descripción de los atributos de dicho productor, de forma que sea fácilmente apreciable el contexto de creación de un conjunto de documentos archivísticos.

Glosario

1. Área de Identificación
2. Área de contexto
3. Área de contenido y estructura
4. Área de condiciones de acceso y uso
5. Área de documentación asociada
6. Área de notas
7. Área de control de la descripción

Área

Control de Autoridad

Sección de la descripción archivística que comprende datos de una categoría o un conjunto de categorías.

El control de términos normalizados, incluidos los nombres (personal, corporativo o geográfico) usados como puntos de acceso.

Glosario

Descripción Archivística

Documento de Archivo

La creación de una representación precisa de una unidad de descripción y sus partes componentes, por el proceso de captura, cotejo, análisis y organización de cualquier información que sirva para identificar el material de archivo y explicar el contexto donde se producen.

Información contenida en cualquier soporte y tipo documental, producida, recibida y conservada por cualquier organización o persona en el ejercicio de sus competencias o en el desarrollo de su actividad.

Glosario

Elemento de descripción

Expediente

Palabra o frase, o grupo de caracteres que representa una unidad de información archivística diferenciada y que forma parte de un área de la descripción archivística.

Unidad organizada de documentos reunidos bien por el productor para su uso corriente, bien durante el proceso de organización archivística, porque se refieren al mismo tema, actividad o asunto. El expediente es generalmente la unidad básica de la serie..

Glosario

Fondo

Nivel de descripción

Conjunto de documentos, cualquiera sea su formato o soporte, producidos orgánicamente y/o acumulados y utilizados por una persona física, familia o entidad en el transcurso de sus actividades y funciones como productor.

Situación de la unidad de descripción en la jerarquía del fondo.

Glosario

Productor

Punto de acceso

Entidad, familia o persona que ha producido, acumulado y conservado los documentos en el desarrollo de su propia actividad.

Nombre, término, palabra clave, grupo de palabras o código que se utiliza para buscar, identificar y localizar una descripción archivística.

Glosario

Sección

Serie

Corresponde a la documentación producida por cada una de las unidades administrativas de la entidad, sin importar su nivel.

Conjunto de documentos que se han archivado juntos porque tienen características de forma o contenido similares. Generalmente, las series se forman tomando en cuenta el tipo documental (Ej.: libros de actas / expedientes / correspondencias / etc.).

Glosario

Tipo documental

Unidad de descripción

Clase de documentos que se distingue por la semejanza de sus características físicas (por ejemplo, acuarelas, dibujos) y/o intelectuales (por ejemplo, diarios, libros de actas, etc.).

Documento o conjunto de documentos, cualquiera que sea su forma física, tratado como un todo y que como tal constituye la base de la única descripción.

La ISAD (G) ofrece reglas generales para la descripción archivística permitiéndo así la elaboración de descripciones coherentes, pertinentes y claras, facilitando con ello la recuperación y el intercambio de información sobre los documentos de archivo. La finalidad de la descripción archivística es identificar y explicar el contexto y contenido de los documentos de archivo con el fin de hacerlos accesibles. La descripción documental comienza con la producción de los documentos y continúa a lo largo de todo su ciclo vital.

Conclusión:

Consejo Internacional de Archivos. (1994). Norma Internacional General de Descripción Archivística (ISAD (G)). [Versión electrónica]. Recuperado el 10 de diciembre de 2023, de https://www.uma.es/media/tinyimages/file/17_1.pdf

Bibliografía: