SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA DESDE LA NORMA ISO

MONTECINOS HERNÁNDEZ LESSLY LAURA

Gestión De Documentos Electrónicos

6CM1

Sistema De Gestión Documental Electrónica Desde La Norma ISO 15489-1:2006

INTRODUCCIÓN

En el artículo del estado del arte de un sistema de gestión documental electrónica, se revisan algunos ejemplos relevantes de la bibliografía disponible, los cuales resultan ser útiles para identificar la tendencia investigativa y analítica que están teniendo en las dos décadas recientes los sistemas de gestión documental electrónica, a fin de ofrecer un panorama en torno a las posibilidades de acción e investigación en el área, así como de desarrollar un instrumento que ofrezca abundante y valiosa información de cara a posteriores necesidades de investigación, para posteriormente discutir más a detalle cada uno de estos estudios.

FÍSICO

DOCUMENTO

Es un objeto que conserva la huella de la actividad humana; que sirve para dar noticia de un hecho, quedando esa noticia fijada en el objeto. Se presenta por lo tanto como un soporte material (piedra, pergamino, papel, cinta, disco) en el que un medio (escritura, pintura) fija el contenido, la noticia (información) (Heredia, 1991, p. 122).

En este sentido podemos entender al documento físico, como cualquier tipo de soporte en el cual se registra información, no importando los mecanismos de producción (manuales o electrónicos).

¿QUÉ ES UN DOCUMENTO ELECTRÓNICO?

Es aquel documento generado, gestionado, conservado y transmitido por medios electrónicos, informáticos o telemáticos, siempre que incorporen datos firmados electrónicamente.

El documento electrónico posee diferencias con el documento tradicional, que no por evidentes dejan de ser reseñables (Cruz, 2011, p. 32). Así pues, el documento electrónico debe entenderse como toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos, con eficacia probatoria o cualquier otro tipo de relevancia jurídica.

METADATOS

Los metadatos son datos altamente estructurados que describen información, describen el contenido, la calidad, la condición y otras características de los datos. Es “Información sobre información” o “datos sobre los datos” En el contexto de la gestión de documentos, los metadatos se definen como: datos que describen el contexto, contenido y estructura de los documentos, así como su gestión a lo largo del tiempo. Los metadatos son información estructurada o semiestructurada que posibilitan la creación, registro, clasificación, acceso, conservación y disposición de los documentos a lo largo del tiempo y dentro de un mismo dominio o entre dominios diferentes (ISO 23081-1, 2006, pp. 5-6).

La ISO 23081 establece un marco para la creación, gestión y uso de metadatos para la gestión de documentos, y explica los principios por los que deben regirse. La norma ISO 23081 es una guía para entender, implantar y utilizar metadatos en el marco de la norma ISO 15489- 1:2006, Información y documentación-Gestión de documentos.

La norma ISO 23081 trata de la importancia de los metadatos propios de la gestión de documentos en los procesos de negocio, de los diferentes tipos de metadatos y del papel que desempeñan tanto para los propios procesos de trabajo como para los procesos de gestión de documentos. También establece el marco para gestionar estos metadatos. Los metadatos son estructuras de la organización de la información legibles por máquinas, cuya finalidad es hacer inteligibles los datos de distintas formas, según las necesidades concretas de cada servicio de información digital y según la aplicación que les otorgue

CONCEPTUALIZACIÓN DE SISTEMAS

La concepción sistémica del universo se consolidó en el siglo XX con la formulación por parte de Ludwid Von Bertalanffy, de la teoría general de los sistemas. Campillo (2010, p. 49), citando a Ponjuan (2004) menciona que las funciones de un sistema dependen de su estructura, las características y parámetros que tiene todo sistema constituyen un aspecto de interés y permite dimensionar sus posibilidades. Esta premisa es muy relevante, ya que plantea que el término sistema es muy utilizado en distintas áreas de conocimiento y con contenidos claramente diferenciados.

El concepto de sistema se asocia a “un conjunto de partes coordinadas para lograr un conjunto de metas”, dando así explicación a la interrelación que tienen sus componentes (Bravo, 2001, p. 60).

CICLO DE VIDA DEL DOCUMENTO

El desarrollo del concepto de gestión de documentos, en todas las corrientes, tiene como común denominador el ciclo de vida del documento como eje central de la gestión documental. La mayoría de los tratadistas coinciden en afirmar que la gestión de documentos se aplica durante todo el ciclo de vida del documento desde la producción del documento hasta su disposición con fines de conservación permanente o eliminación (Zapata, 2011, pp. 64-66). En México, el ciclo vital es la base sobre la cual se sustenta la base documental de las organizaciones con la finalidad de que estos se conserven íntegros y disponibles para permitir y facilitar un acceso expedito a la información

CICLO DE VIDA DEL DOCUMENTO ELECTRÓNICO

En el entorno de los archivos electrónicos el ciclo de vida tiene tres etapas básicas: diseño, creación y mantenimiento (incluye preservación y uso). Es necesario señalar que el principio archivístico del ciclo vital de documentos se sostiene ya que no importan las etapas que se proponen. El concepto prevalece en cuanto a que se refiere a la creación, uso y disposición final del documento de archivo, mas no a las etapas en que se divide. Si se desea establecer el esquema de etapas activa, semiactiva e inactiva o histórica en los archivos electrónicos, la etapa semiactiva desaparece y se fusiona a la etapa activa (Gutiérrez, 2004, p. 112).

LA NORMA ISO 15489-1:2006

LA NORMA ISO 15489-1:2006 iISO (La Organización Internacional de Normalización) es una federación mundial de organismos nacionales de normalización (organismos miembros de ISO). La norma ISO 15489-1:2006 ha sido preparada por el Comité técnico ISO/TC 46, Information and documentation, Subcomittee SC 11, Archives/records management. Dicha norma, bajo el título general de Información y documentación – Gestión de documentos de archivo, se compone de las siguientes partes: Parte 1: Generalidades Parte 2: Directrices (Informe técnico)

BIBLIOGRAFÍA

Adrinana, M. E., Elizalde, Z,. Angel, L., Y Pineda Aguirre, L (2006) Sistema de Gestión Documental Electronica desde la Norma. Unam. mx . https://biblat.unam.mx/hevila/Bibliotecasy archivosMexicoDF/2018/Vol3/n2.2pdf

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