Buenas Prácticas de Documentación

Buenas Prácticas de Documentación (BPD)

-----------BPD----------

• Asegurar el empleo correcto y permanente de los documentos asociados con la elaboración de un medicamento.

• Facilitar investigaciones (en caso de requerirlas)

• Garantizar que las operaciones farmacéuticas se efectuaron adecuadamente.
• Permitir la rastreabilidad oportuna de la información.

¿Cuales son sus objetivos?

Es toda forma organizada de información, en formato físico o electrónico, destinado a controlar actividades y operaciones para dar evidencia o respaldar legalmente algo.

Promueven la consistencia y estandarización, permiten la rastreabilidad y

electrónico, destinado a controlar actividades y operaciones para dar evidencia o respaldar legalmente algo.

ayudan a la toma de decisiones de manera correcta y objetiva.

¿Qué es un documento?

documentos utilizados en la industria farmacéutica

Control de documentación

Conservación de documentación

Corrección de errores

Cancelación de documentos

Para más información

Repasa lo aprendido

Realizado por: Hernández Pérez Selene Gabriela

Fuente consultada: Rodríguez, K. (2011). La buenas prácticas de documentación y su importancia en la Industria Farmacéutica (Tesis de licenciatura). Universidad Nacional Autónoma de México, Facultad de Estudios Superiores Zaragoza, UNAM. Recuperado el 30 de noviembre de https://repositorio.unam.mx/contenidos/3506032

Cuando algún documento deba ser cancelado...

Deberá identificarse con la leyenda "Documento Cancelado u Obsoleto" en todas las hojas del documento incluyendo al inicio del mismo las iniciale y la fecha de la persona quién realizó la cancelación.

NOTA: si el documento contiene un código de identificación, este no podrá ser utilizado en otro documento diferente.

En caso de PNO:

Se deberá recoger y destruir cada copia obsoleta, sustituyendolas por la versión vigente del PNO.

Es necesario llevar un control sobre el sistema de documentación, en el cuál se debe contar con mecanismos útiles y procedimientos que definan correctamente como revisar, actualizar, identificar, mantener, cancelar y eliminar los documentos.

Además, se debe considerar que cada uno de ellos debe contrar con una correcta identificación, ya que los documentos pueden clasificarse en original, copia controlada y copia no controlada.

• Acceso solo a personal autorizado.

• Archivado de manera que sea rastreable y de fácil acceso.

• Resguardo el tiempo necesario con base a procedimientos internos y regulaciones, así como en perfecto estado que permita su legibilidad.

• Debe contar con un PNO en el que se indiquen los pasos para solicitar un documento y el personal responsable de la conservación y resguardo

En caso de cometer errores...

Al llenar documentos no se debe borrar, sobrescribir ni usar corrector o etiquetas ni tratar de eliminar la información erronea. Se debe hacer lo siguiente:

1. Trazar una línea que abarque la información erronea, colocar iniciales o firma de quien corrige y la fecha en que se corrigió

2. Corregir por completo, no importa si la equivocación fue parcial.

Aplica a cantidades, fechas, una letra, una palabra.

3. No dejar espacios en blanco en ningún documento o registro. Aplica a espacios en blanco destinados a ser llenados, pero que no fueron utilizados, los cuáles deben inhabilitarse con una línea y colocar N/A (no aplica), escribir las iniciales o firma de quien corrige y la fecha de cancelación.

Tras cometer un error en medida de lo posible debe corregirse, preferentemente por quién cometió el error o por su supervisor o jefe inmediato