Caja de Herramientas

Verifica si ha habido cambios en el equipo, en las tareas del proyecto o en la estructura organizativa. Asegúrate de que los roles estén actualizados y asignados correctamente.

Es necesario que empieces a comprobar la lógica e integridad del árbol de problemas generado, para ello, debes de empezar a leerlo desde las causas indirectas a las causas directas, luego el problema central, seguido de los efectos directos y finalizando con los efectos indirectos.

Seguramente, habrás pensado en muchas ocasiones, esto me paso y ya se cómo hacerlo de mejor manera, este pensamiento se dio como el resultado de un análisis sobre una experiencia particular y el hecho de que sabes cómo hacerlo de mejor manera es una lección aprendida.

Una vez enlistadas las situaciones, empezarán a responder los cuestionamientos planteados y finalmente, identificar recomendaciones.

Reúnete con tu equipo de trabajo y resalta la importancia de obtener las lecciones aprendidas de los procesos ejecutados durante la etapa de inicio y planeación. Para ello, van a enlistar durante 10 minutos situaciones tanto positivas como negativas que resultaron o podrán resultar en una lección aprendida.

Una vez enlistadas las situaciones, empezarán a responder los cuestionamientos planteados y finalmente, identificar recomendaciones.

Presenta una visión general del proyecto, incluyendo objetivos, cadena de valor del proyecto, presupuesto, participantes y modelo de gobernanza.

El proyecto posee un equipo de investigación que posee unas responsabilidades y roles, es importante detallar las actividades que cada actor estará desarrollando en el periodo de prórroga solicitado para la obtención de productos pendientes.

Selecciona el rol teniendo en cuenta el proyecto en el que te encuentres y los posibles roles que se pueden encontrar en el mismo, podrás utilizar algunas de las opciones que te compartimos en el paso 1, también podrás añadir o ajustar las listas de acuerdo con tus necesidades.

Ten en cuenta las actividades que has enlistado respecto a cada producto de la etapa de estructuración.

Reúnete con tu equipo de trabajo y resalta la importancia de obtener las lecciones aprendidas de los procesos ejecutados. Ya en esta etapa de cierre, han pasados por varios aspectos que pueden ver como oportunidades de mejorar y algunas como aspectos a seguir haciendo igual. Por ende, van a enlistar durante 10 minutos situaciones tanto positivas como negativas que resultaron o podrán resultar en una lección aprendida.

Ten en cuenta las actividades que has enlistado respecto a cada producto de la etapa de estructuración.

Definidas las lecciones, deberán compartirlas y socializarlas a todos los miembros tanto directos como indirectos (pueden existir actores que estuvieron involucrados durante un tiempo específico y estas lecciones podrán servir para que las tome para futuras ocasiones).

Informa sobre los canales de comunicación a utilizar durante el proyecto (correo electrónico, herramientas colaborativas, reuniones regulares, etc.). Destaca la importancia de la comunicación clara y regular entre los miembros del equipo. (podrás apoyarte de la matriz de comunicaciones).

Para definir el poder podrás hacerte la siguiente pregunta: ¿Este involucrado cuánta incidencia tiene en impedir o facilitar la solución al problema? La respuesta a esta pregunta será calificada con una escala numérica de 1 a 5 o escala cualitativa (bajo, medio, alto).

Respecto a la información y contenido deberás definir la forma en que será presentada, ya sea de manera física, virtual o ambas.

Utiliza la matriz de riesgo definida para registrar y documentar cada riesgo identificado. Incluye su descripción, categorización, impacto potencial, probabilidad y mitigación.

Identifica posibles proveedores o contratistas que pueden suministrar los productos o servicios requeridos. Investiga y evalúa a los proveedores en términos de su capacidad, experiencia y credibilidad. Añadiendo a lo anterior, ten en cuenta las dinámicas de cada Institución, como recomendación podrás establecer criterios para la selección del proveedor, es necesario contar con al menos tres propuestas.

Identifica las áreas o rubros donde hay desviaciones entre el presupuesto planificado y los gastos reales. Analiza las razones detrás de estas desviaciones para comprender si son resultados de imprevistos o si requieren ajustes en el presupuesto.

Enumera a todos los participantes, incluyendo al Investigador Principal y a los coinvestigadores. Es importante detallar tanto el tiempo asignado como el tiempo dedicado por cada uno de ellos. Esto facilitará la comprensión del nivel de dedicación involucrado durante el período abarcado en el informe.

Identifica los interesados y asegúrate de su disponibilidad para el evento. Establece una fecha y hora conveniente para todos los participantes.

Registra a todos los actores tanto directos como indirectos, personas o entidades en la matriz. Puedes apoyarte en el equipo para que te ayude a generar la matriz y no se te escape ningún involucrado.

Abre el espacio para preguntas y comentarios por parte de los asistentes. Resuelve cualquier duda o inquietud que puedan tener.

las medidas de medición nos permiten establecer indicadores clave que utilizamos para evaluar el desempeño y el éxito de las actividades en cada etapa de la cadena de valor. Estas medidas ayudan a cuantificar y monitorear el rendimiento de las diversas actividades que componen la cadena de valor. Por ejemplo, si el producto comprometido tiene que ver con artículos de investigación, la medida de medición será número de artículos y la meta será 3.

Una vez que las adquisiciones estén en marcha, realiza un seguimiento constante para garantizar que se cumplan los plazos, costos y calidad. Asegúrate de que cualquier cambio se documente adecuadamente.

Una vez todos los participantes estén de acuerdo con las reglas, repartir los materiales.

Ya enlistada las actividades y conociendo los rubros que son financiables, podrás empezar a incluir los costos asociados a cada actividad. Podrás hacer uso de tu experiencia, consulta a expertos, etc. Para incluir valores adecuados, así mismos deberás tener en cuenta situaciones relacionadas a IBC, Aumento de divisas y otros factores que puedan afectar los costos presentados.

Registra a todos los actores tanto directos como indirectos, personas o entidades en la matriz. Puedes apoyarte en el equipo para que te ayude a generar la matriz y no se te escape ningún involucrado.

Toma el árbol de problemas que generaste anteriormente y empieza a pensar en lo que tú y tu equipo de trabajo colocaron en cada una de las causas, efectos y problema central. Ahora bien, ve pensando en aspectos positivos en vez de negativos como aparecen en el árbol de problemas.

Verifica si ha habido cambios en el equipo, en las tareas del proyecto o en la estructura organizativa. Asegúrate de que los roles estén actualizados y asignados correctamente.

Evalúa periódicamente la probabilidad y el impacto de los riesgos identificados. Prioriza los riesgos más críticos y aquellos que han evolucionado.

Te damos las siguientes recomendaciones: Debe haber por lo menos un producto por cada objetivo específico. Debe haber por lo menos dos actividades por cada producto definido. Entre las actividades se deben incluir actividades relacionadas a administración y supervisión. Con esta cadena, también podrás armar tu EDT, la EDT es la estructura de desglose de trabajo, que facilita la visualización del alcance propuesto.

• Respecto a cada actividad podrás incluir tus tareas.

Mantén abiertos los canales de comunicación para que los miembros del equipo puedan identificar nuevos riesgos a medida que surjan. Estos riesgos pueden ser amenazas u oportunidades.

Es importante que definas una o varias personas que se encargaran de generar y revisar el contenido, así evitar problemas de comunicación o incluir contenido que no sea necesario comunicar.

Enumera a todos los participantes, incluyendo al Investigador Principal y a los coinvestigadores. Es importante detallar tanto el tiempo asignado como el tiempo dedicado por cada uno de ellos. Esto facilitará la comprensión del nivel de dedicación involucrado durante el período abarcado en el informe.

Es importante que definas una o varias personas que se encargaran de generar y revisar el contenido, así evitar problemas de comunicación o incluir contenido que no sea necesario comunicar.

Mantén informados a los interesados relevantes sobre el estado del presupuesto y las acciones que estás tomando para manejar cualquier desviación. Esto ayuda a mantener la transparencia y la confianza en el proyecto.

Como su nombre lo dice, es una cadena que posee la consecución de varios elementos. El primer elemento de la cadena de valor son los objetivos específicos, los cuales fueron obtenidos del árbol de objetivos. Por cada objetivo, debes de definir los productos que obtendrás, estos productos los puedes obtener del catálogo de productos, una vez definidos los productos definirás la medición y meta y finalmente, incluirás las actividades necesarias para obtener los productos.

Los productos son:

• Artículos de investigación A1, A2, B y C.
• Artículos en revistas indexadas en los índices bibliográficos de citaciones e índices bibliográficos.
• Artículos de investigación D.
• Artículos en revistas indexadas bases bibliográficas.
• Notas científicas.
• Notas científicas publicadas en las revistas indexadas en los índices bibliográficos de citaciones e índices bibliográficos.
• Libros resultados de investigación.
• Capítulos en libro resultado de investigación.
• Libros de Formación Q1.
• Productos tecnológicos patentados o en proceso de solicitud de patente.
• Patente obtenida o solicitada por vía PCT o tradicional y Modelo de utilidad.
• Variedades vegetales, nuevas razas animales y poblaciones mejoradas de razas pecuarias.
• Productos resultados de la creación o investigación-creación. Presentación pública en eventos o espacios (instancias de valoración) de las obras o productos de investigación-creación en artes, arquitectura y diseño.

Para incluir las lecciones aprendidas podrás tomar como referencia algunas de las siguientes preguntas

• ¿Qué sucedió?
• ¿Cuáles fueron las Causas Originadoras del Suceso?
• ¿Qué hicimos bien?
• ¿Qué pudimos hacer mejor?
• ¿Qué no volveríamos a hacer?
• ¿Cuál fue la lección aprendida?
• ¿Cuál fue la solución?
• Recomendaciones

Conocidos el significado de cada sigla de la matriz, las actividades y los roles definido, es necesario que definas las letras R, A,C, I por cada cruce.

Evalúa constantemente la eficacia de la matriz RACI. Identifica áreas de mejora y realiza ajustes en el enfoque de asignación de roles si es necesario.

Es importante definir la frecuencia con la que se compartirá la información. La frecuencia de comunicación podrá ser una sola vez, semanal, cada vez que se requiera, mensual, trimestral, etc. Por su parte, la frecuencia a su vez se relaciona con las fechas establecidas para la comunicación, las cuales deben ser acordadas y definidas.

Quien sea el/la moderador(a) tendrá que resaltar las reglas definidas anteriormente y definir el tiempo de duración de la lluvia de ideas.

Los productos son:

• Procesos de Apropiación Social del Conocimiento. Procesos de apropiación social del conocimiento para, el fortalecimiento o solución de asuntos de interés social, la generación de insumos de política pública y normatividad, el fortalecimiento de cadenas productivas, o, resultado de un trabajo conjunto entre un centro de ciencia y un grupo de investigación.
• Circulación de conocimiento especializado. Eventos científicos con componentes de apropiación, participación en redes de conocimiento especializado, talleres de creación, eventos culturales y artísticos, documentos de trabajo (working papers), nueva secuencia genética, ediciones de revista científica o de libros resultado de investigación, informes (finales de investigación y técnicos) y consultorías (científico- tecnológicas e investigación-creación).
• Divulgación Pública de la CTeI. Publicaciones editoriales no especializadas, producciones de contenido digital, producción de estrategias y contenido transmedia, y desarrollos web.
• Producción Bibliográfica. Libros de divulgación o compilación de divulgación, libros de formación (Q2 y Q3), manuales y guías especializados, artículos de divulgación, artículos y notas científicas publicadas en, book series, trade journals y/o proceedings, boletines divulgativos y libros de creación (piloto).

Seguramente, habrás pensado en muchas ocasiones, esto me paso y ya se cómo hacerlo de mejor manera, este pensamiento se dio como el resultado de un análisis sobre una experiencia particular y el hecho de que sabes cómo hacerlo de mejor manera es una lección aprendida.

Podrás tener en cuenta las siguientes variables a utilizar, puedes usar más variables, pero te recomendamos las siguientes que son habituales y permite un buen mapeo de los interesados: Tipo: Interno o externo, o público o privado, o Gobierno, academia, sector productivo o Alta dirección, mandos medios u operativos gremiales. Rol: Financiador, Co-financiador, Aprobador, Responsable, Supervisor, Informado, Ejecutor, o Director, investigador, profesional, estudiante. Intereses: Que le vinculen al problema Poder: Para impedir o facilitar la solución al problema. Puedes usar una escala de 1 a 5, donde 1 es que no posee poder y 5 posee mucho poder o utilizar una escala de alto, medio y bajo. Posición: Con relación a la solución del problema (positiva o negativa). Beneficiario, cooperante, perjudicado y oponente.

Ten en cuenta los productos comprometidos y que están en los términos de referencia de la convocatoria en la que participo, así mismo incluya los detalles que permite verificar el cumplimiento de estos.

Evalúa constantemente la eficacia de la matriz RACI. Identifica áreas de mejora y realiza ajustes en el enfoque de asignación de roles si es necesario.

Para construir el presupuesto, deberás tener en cuenta las actividades definidas para cada objetivo específico, estas actividades las podrás obtener del cronograma.

Definidas las lecciones, deberán compartirlas y socializarlas a todos los miembros tanto directos como indirectos (pueden existir actores que estuvieron involucrados durante un tiempo específico y estas lecciones podrán servir para que las tome para futuras ocasiones).

Los productos son:

• Direcciones de Tesis de doctorado Dirección/Tutoría y Codirección/Cotutoría de Tesis de Doctorado, se diferencian las tesis con reconocimiento de las aprobadas.
• Direcciones de Trabajo de grado de maestría Dirección/Tutoría y Codirección/Cotutoría de Trabajo de grado de maestría, se diferencian los trabajos con reconocimiento de los aprobados.
• Direcciones de Trabajo de pregrado Dirección/Tutoría y Codirección/Cotutoría de Trabajo de grado de pregrado, se diferencian los trabajos con reconocimiento de los aprobados.
• Proyectos de Investigación y Desarrollo Proyectos ejecutados culminados) clasificados de acuerdo con las fuentes de financiación.
• Proyectos de Investigación-Creación Proyectos ejecutados (culminados) clasificados de acuerdo con las fuentes de financiación.
• Proyectos de Investigación, Desarrollo e Innovación (ID+I) Proyectos ejecutados (culminados) por investigadores en empresas.
• Proyectos de extensión y de responsabilidad social en CTeI Proyectos ejecutados (culminados) de extensión en CTeI, o, de responsabilidad social-extensión solidaria con componente de CTeI. Apoyos a la creación de programas y cursos de formación de investigadores.
• Apoyo a la creación de programas o cursos de doctorado y de maestría.
• Acompañamientos y asesorías de línea temática del Programa Ondas.

Una vez enlistadas las situaciones, empezarán a responder los cuestionamientos planteados y finalmente, identificar recomendaciones.

Resalta los plazos importantes y las fechas límite para etapas cruciales.

Analiza si existen áreas donde haya confusión o superposición en cuanto a roles y responsabilidades. Aborda cualquier ambigüedad para evitar malentendidos y conflictos futuros.

Realiza un seguimiento regular del progreso de las adquisiciones. Verifica si se están cumpliendo los plazos, si se están respetando los términos contractuales y si hay algún obstáculo o desviación de los planes previstos.

Supervisa la calidad de los bienes o servicios adquiridos. Verifica si cumplen con los estándares y especificaciones acordadas en el contrato.

Enlista cada una de las actividades respecto a los objetivos específicos, es importante que se abarque todas las actividades previamente mapeadas.

Para compartir la información definida, tendremos que definir el canal y estos podrán ser correo electrónico, reunión presencial, reunión virtual, mediante correspondencia, etc. Es importante, que el canal sea formal y nos permita generar trazabilidad de la información.

Si encuentras desviaciones significativas, implementa acciones correctivas. Esto podría incluir reducción de costos en ciertas áreas, cambio entre rubros y asignación de recursos, deberás tener en cuenta los términos de referencia de las convocatorias para conocer si es posible estas acciones.

Inicia enlistando los objetivos específicos en la columna relacionada a esta variable.

Definidas las lecciones, deberán compartirlas y socializarlas a todos los miembros tanto directos como indirectos (pueden existir actores que estuvieron involucrados durante un tiempo específico y estas lecciones podrán servir para que las tome para futuras ocasiones).

Identifica las áreas o rubros donde hay desviaciones entre el presupuesto planificado y los gastos reales. Analiza las razones detrás de estas desviaciones para comprender si son resultados de imprevistos o si requieren ajustes en el presupuesto.

Para la metodología detalla los métodos utilizados para llevar a cabo la investigación, incluyendo el diseño, las herramientas, la recolección y análisis de datos.

Agrupadas las ideas, el moderador dará el visto bueno para iniciar el debate entre los participantes, en este punto, aquellas ideas que no consideren pertinentes podrán ser eliminadas y algunas otras fusionadas

Seguramente, habrás pensado en muchas ocasiones, esto me paso y ya se cómo hacerlo de mejor manera, este pensamiento se dio como el resultado de un análisis sobre una experiencia particular y el hecho de que sabes cómo hacerlo de mejor manera es una lección aprendida.

Ya posees los elementos para la cadena de valor, por ende, ahora deberás armarla, para ello encada los objetivos específicos, con los productos definidos seguido de las actividades y tareas. Con esto obtendrás tu cadena de valor

Con el Árbol de problemas construido, seguiremos con el siguiente paso que es construir la matriz de interesados.

Mantén abiertos los canales de comunicación para que los miembros del equipo puedan identificar nuevos riesgos a medida que surjan. Estos riesgos pueden ser amenazas u oportunidades.

Las medidas de mitigación son acciones planificadas para reducir o minimizar el impacto de un riesgo. Así que es importante incluir medidas para cada riesgo y hacer seguimiento durante todo el ciclo de vida del proyecto.

Recapitula los puntos más importantes discutidos durante el "Kick-off", confirma compromisos y/o acuerdos generados. Agradece a los asistentes por su participación y compromiso.

En este punto deberás de incluir la información relacionado a objetivos generales y específicos del proyecto, metodología, resultados obtenidos, principales conclusiones y recomendaciones.

Una vez leída las variables anteriores, podrás utilizar el formato CH_MatrizInteresado_V1 para empezar con el registro de involucrados, es importante que no uses nombres propios para realizar el mapeo, podrás registrarlos teniendo en cuenta el grupo o cargo de cada persona.

Existe varios tipos de riesgos y el incluirlos dependerá de cada proyecto. Sin embargo, algunos de los tipos de riesgos más comunes son:

• Operacionales
• De Calendario
• Sanitario
• Legales
• Financieros

Cada alternativa deberá poseer una descripción que permita ahondar en detalles, podrás responder preguntas asociadas a las 5 wh: ¿Qué? ¿Cuándo? ¿Quién? ¿Por qué? ¿Para qué? De esta forma describir aspectos relevantes sobre cada alternativa.

Programa revisiones regulares de la matriz RACI para asegurarte de que refleje de manera precisa las responsabilidades asignadas a cada tarea o actividad del proyecto.

Una vez terminado el tiempo, el moderador y los participantes, empezaran a agrupar por afinidad de situaciones problemas o soluciones (de acuerdo con lo definido en el punto 4).

Reúnete con tu equipo de trabajo y resalta la importancia de obtener las lecciones aprendidas de los procesos ejecutados durante la etapa de inicio y planeación. Para ello, van a enlistar durante 10 minutos situaciones tanto positivas como negativas que resultaron o podrán resultar en una lección aprendida.

Identifica los rubros financiables en el proyecto y la cantidad de presupuesto para la adquisición de estos. Está información de los rubros financiables y la cantidad generalmente se encuentran en los términos de referencia de la convocatoria.

Mantén una comunicación clara y constante con los miembros del equipo y las partes interesadas sobre los riesgos identificados, su estado y las acciones tomadas para mitigarlos

Además de reportar el progreso, es esencial detallar las próximas actividades a desarrollar en el proyecto. En caso de enfrentar dificultades, este apartado ofrece la oportunidad de realizar un análisis profundo y proponer acciones correctivas para resolver cualquier inconveniente.

Reúnete con tu equipo de trabajo y resalta la importancia de obtener las lecciones aprendidas de los procesos ejecutados durante la etapa de ejecución, monitoreo y control. Para ello, van a enlistar durante 10 minutos situaciones tanto positivas como negativas que resultaron o podrán resultar en una lección aprendida.

Prepara la agenda del "Kick-off" detallando los temas a tratar y tiempos de dedicación a cada temática, envía la información de los tópicos a tratar a los interesados.

Definidas las lecciones, deberán compartirlas y socializarlas a todos los miembros tanto directos como indirectos (pueden existir actores que estuvieron involucrados durante un tiempo específico y estas lecciones podrán servir para que las tome para futuras ocasiones).

Relaciona el producto con el objetivo específico, por cada producto que tengas, relaciónalo con su respectivo objetivo.

Identifica los interesados y asegúrate de su disponibilidad para el evento. Establece una fecha y hora conveniente para todos los participantes.

Comunica el modelo de gobernanza a todos los involucrados y bríndales la capacitación necesaria para entender y cumplir con los procedimientos establecidos.

Mantén una comunicación clara y constante con los miembros del equipo y las partes interesadas sobre los riesgos identificados, su estado y las acciones tomadas para mitigarlos

Comunica el modelo de gobernanza a todos los involucrados y bríndales la capacitación necesaria para entender y cumplir con los procedimientos establecidos.

Una vez que las adquisiciones estén en marcha, realiza un seguimiento constante para garantizar que se cumplan los plazos, costos y calidad. Asegúrate de que cualquier cambio se documente adecuadamente.

Asegúrate de tener los datos esenciales de tu proyecto, incluyendo el título, centro de información, facultad, unidad académica y, si hay colaboración con grupos de investigación, no olvides incluirlos.

Conocidos el significado de cada sigla de la matriz, las actividades y los roles definido, es necesario que definas las letras R, A,C, I por cada cruce.

La matriz RACI, posee el siguiente significado por cada sigla:R (Responsible) es quien ejecuta una tarea. Su función es “Hacer”. A (Accountable) es quien vela porque la tarea se cumpla, aún sin tener que ejecutarla en persona. Su función es “Hacer Hacer”. C (Consulted): indica que una persona o área debe ser consultada respecto de la realización de una tarea. I (Informed): indica que una persona o área debe ser informada respecto de la realización de una tarea.

Enlistado los objetivos específicos, deberás de proponer de acuerdo con cada objetivo unos productos alcanzables teniendo en cuenta el catálogo de productos definidos.

Implementa sistemas de monitoreo y evaluación para asegurar que se cumplan las políticas establecidas y se alcancen los objetivos propuestos. Esto podría incluir auditorías, revisiones periódicas y reportes.

Los efectos se convertirán en fines, también existen efectos directos e indirectos y su definición se centra en que los fines directos se relacionan con el objetivo general y los fines indirectos se relacionan con los efectos directos. Los efectos también están redactados de forma negativa en el árbol de problemas, para convertirlos a fines, deberán ser redactados en forma positiva. Ejemplo: este era el ejemplo del efecto del árbol de problemas: Creciente descontento entre los usuarios de los sistemas de salud. redactándolo a fin y de forma positiva quedaría: Decremento en el descontento de los usuarios de los sistemas de salud.

Para incluir las lecciones aprendidas podrás tomar como referencia algunas de las siguientes preguntas

• ¿Qué sucedió?
• ¿Cuáles fueron las Causas Originadoras del Suceso?
• ¿Qué hicimos bien?
• ¿Qué pudimos hacer mejor?
• ¿Qué no volveríamos a hacer?
• ¿Cuál fue la lección aprendida?
• ¿Cuál fue la solución?
• Recomendaciones

Una vez enlistadas las situaciones, empezarán a responder los cuestionamientos planteados y finalmente, identificar recomendaciones.

Para el caso del presupuesto se tiene unos rubros definidos, algunos de los rubos definidos son:

• Talento humano.
• Equipos y software.
• Capacitación y participación.
• Servicios tecnológicos y prueba.
• Materiales, insumos y documentación.
• Protección de conocimiento.
• Gastos de Viaje.
• Infraestructura.
• Administrativos.
• Interventoría
• Otros

Es importante que tengas en cuenta los términos de referencia de la convocatoria en la que participarás, pues allí se indicará que rubros son financiables y cuáles no. Así mismo, se podrá contar con recursos en especie y en efectivo.

Formula el problema como una situación o estado negativo y no como la falta de una solución. Ejemplo: Falta de medicamento (erróneo), Alta tasa de enfermedades (correcta).

Para incluir las lecciones aprendidas podrás tomar como referencia algunas de las siguientes preguntas

• ¿Qué sucedió?
• ¿Cuáles fueron las Causas Originadoras del Suceso?
• ¿Qué hicimos bien?
• ¿Qué pudimos hacer mejor?
• ¿Qué no volveríamos a hacer?
• ¿Cuál fue la lección aprendida?
• ¿Cuál fue la solución?
• Recomendaciones

Reúnete con tu equipo de trabajo y resalta la importancia de obtener las lecciones aprendidas de los procesos ejecutados durante la etapa de ejecución, monitoreo y control. Para ello, van a enlistar durante 10 minutos situaciones tanto positivas como negativas que resultaron o podrán resultar en una lección aprendida.

Realiza evaluaciones periódicas del modelo de gobernanza para identificar áreas de mejora y ajustarlas según sea necesario para adaptarse a los cambios en la organización o en el entorno.

Seguramente, habrás pensado en muchas ocasiones, esto me paso y ya se cómo hacerlo de mejor manera, este pensamiento se dio como el resultado de un análisis sobre una experiencia particular y el hecho de que sabes cómo hacerlo de mejor manera es una lección aprendida.

Reconoce y lista a todas las partes interesadas, como los directivos, empleados, accionistas, clientes, reguladores u otras entidades relevantes para la organización o sistema.

La probabilidad tiene que ver con la probabilidad de ocurrencia del riesgo planteado y el impacto se relacionada con las consecuencias asociadas al riesgo. Para calificar estas dos variables te sugerimos hacerlo mediante una escala numérica de 1 a 5, aquellos riesgos que posean calificaciones muy elevadas deben ser priorizados y tenidos en cuenta para evitar su materialización.

Es importante que diferencies los costos directos (implicados en la ejecución de las actividades) y los costos indirectos (comprometidos en la administración del proyecto, además de todos aquellos costos que no se puedan imputar directamente al menos a una actividad). Costos directos: talento humano, equipos, software, materiales, insumos, servicios tecnológicos, maquinaria, gastos de viaje, infraestructura. Toman como referencia valores de mercado, cotizaciones, etc. Costos indirectos: Administración (planificación, seguimiento, control, contrataciones, compras), seguimiento, interventoría. En principio, se calculan como un porcentaje de los costos directos (hasta un 10%)

Como lo mencionamos en el primer punto te daremos recomendaciones asociadas al cronograma. La primera recomendación estará asociada a la estimación de la duración de las diferentes actividades de cada producto. Para estimar, podrás usar muchas técnicas, una de las más usadas, es denominada, estimación por tres parámetros, esta estimación tiene 3 variables: To: tiempo optimista Tm: tiempo más probable Tp: tiempo pesimista Nos pondremos un poco matemáticos, pero te prometemos que solo será algo muy puntual. Para poder tener un tiempo estimado, usarás la siguiente formula: Te=To+4Tm+Tp6

Esta misma fórmula será usada por cada actividad que tengas, y es importante que, en esta estimación, participen 3 personas, cada persona por cada variable, además, en la estimación se podrán discutir diferentes aspectos que puedan afectar las diferentes variables mapeadas.

Realiza un seguimiento regular del gasto y los costos en relación con el presupuesto planificado. Esto puede realizarse semanal, quincenal o mensualmente, dependiendo de la duración y complejidad del proyecto.

Ya en este punto, es importante decidir cuál categoría o ideas usarán para la problemática, es importante resaltar, que pueden incluso, fusionar categorías para definir la problemática a tratar.

Debes tener razones sólidas y justificadas para solicitar la prórroga. Estas pueden ser retrasos en la recolección de datos, problemas técnicos, cambios en el alcance del proyecto, entre otros motivos. Es importante documentar y respaldar estas razones.

Te recomendamos los siguientes aspectos que pueden ayudarte también a la construcción: Se puede modificar o ajustar las frases propuestas para los medios y fines para lograr claridad y precisión. Se pueden incluir nuevas frases en el contexto de las relaciones medios fines, para señalar posibilidades que en la preparación del problema no aparecieron, pero que de cara a la solución se ven con claridad y que son importantes. También se pueden eliminar frases que se observe aportan poco o se vea que aparecen como superfluas.

Es necesario que dentro de la propuesta menciones aspectos éticos tales como: mencionar los posibles riesgos que podrían tener los sujetos de estudio o intervención y las actividades que realizarás para evitar, mitigar o resolver si se llegarán a presentar, consentimiento y/o asentimiento informado de ser requerido.

Establece fechas clave para cada etapa de las adquisiciones. Esto incluye plazos para la selección de proveedores, negociación de contratos, entrega de productos o servicios, y pagos.

Un rol puede tener todas las siglas asignadas y se espera que por lo menos haya una sigla asignada por cada rol definido. Así mismo, podrán existir actividades que solo dependen de un rol o una actividad puede depender de varios roles.

Así como hay una o varias personas responsables de la preparación, también deberán incluirse responsable(s) de comunicar, esta persona es la encargada de tomar el contenido desarrollado por el responsable de preparación y enviarlo, socializarlo y compartirlo con las personas definidas, es decir, los receptores.

Define claramente los roles y responsabilidades de cada miembro del equipo. Asegúrate de que todos comprendan su función dentro del proyecto (puede apoyarte en la matriz de responsabilidades definida).

Definidas las lecciones, deberán compartirlas y socializarlas a todos los miembros tanto directos como indirectos (pueden existir actores que estuvieron involucrados durante un tiempo específico y estas lecciones podrán servir para que las tome para futuras ocasiones).

Realiza revisiones periódicas del presupuesto y haz ajustes si es necesario. A medida que avanza el proyecto, pueden surgir cambios que requieran modificaciones en la asignación de recursos financieros, ten en cuenta los términos de referencia.

Crea políticas y procedimientos claros que guíen las acciones y decisiones dentro de la organización. Incluye aspectos como ética, cumplimiento legal, gestión de riesgos y seguridad.

Da la bienvenida a todos los participantes. Introduce el propósito del "Kick-off", destacando los objetivos y la importancia del proyecto.

Definidos los rubros financiables, verifica respecto al objetivo general y objetivos específicos los elementos que debes adquirir para el cumplimiento de cada uno de esto, recuerda la cadena de valor que nos permite conocer también los productos, actividades y tareas definidas.

El moderador Iniciará la toma del tiempo.

Te sugerimos que hagas seguimiento a esta matriz y que la actualices por lo menos una vez por semana para verificar que actividades están al día o cuales poseen retrasos, así mismo, podrás determinar si es necesario asignar un nuevo responsable a la actividad.

Identifica los posibles riesgos asociados con cada adquisición. Esto incluye retrasos en la entrega, cambios en los costos, problemas de calidad, etc. Estos pueden ser incluidos en nuestro análisis de riesgos.

Revisa las acciones de respuesta planeadas para cada riesgo. Asegúrate de que se estén llevando a cabo y de que sean efectivas. Ajusta las respuestas si es necesario.

Evalúa cualquier cambio solicitado o surgido durante el proceso de adquisición. Analiza los impactos que estos cambios pueden tener en los plazos, costos y calidad de la adquisición.

Una vez definido el problema central, es necesario que empecemos a identificar las causas, es decir, las raíces del árbol. Para ello, es importante que tengas en cuenta que habrá causas directas e indirectas. Las causas directas, son las más cercanas y se relacionan al problema central y las causas indirectas son aquellas que se relacionan con las causas directas. Para la redacción de las causas te recomendamos que utilices frases cortas, más un calificador y un sujeto. Te compartimos un ejemplo de ello: Baja articulación entre proveedores y distribuidores.

Antes de solicitar la prórroga, revisa los términos y condiciones del financiamiento otorgado para tu proyecto. Identifica el tiempo de duración establecido inicialmente y cualquier cláusula relacionada con la extensión del plazo.

Resalta los plazos importantes y las fechas límite para etapas cruciales.

El equipo con el que nos reunimos para obtener la problemática de la lluvia de ideas podrá participar para la construcción del árbol de problemas, esto incluye, la participación de la creación de las causas y efectos.

Para la obtención de los productos, deberás definir actividades y respecto a cada actividad las tareas que te permitan concretar la actividad y por ende obtener el producto definido.

Define las jerarquías de autoridad, roles y responsabilidades dentro de la organización. Establece cómo se tomarán las decisiones y cómo se comunicarán.

Es posible que el CEI te envié recomendaciones para mejorar los aspectos éticos de la propuesta, de ser factible acógelas y adiciónalas a la propuesta.

Puedes ir ubicando las causas y efectos con relación a la problemática seleccionada. Así mismo, discutiendo con el grupo que causas y/o efectos pueden mejorar redacción, fusionarse, eliminarse para que el árbol sea más claro.

Podrás establecer criterios de priorización que te permitan seleccionar la problemática.

Es importante que definas el contenido y el cómo registrarás la información. Por ejemplo, para el caso de inicio del proyecto, el contenido será el acta de inicio. Para el caso del avance de proyecto, será un informe de seguimiento, y así por cada información definida, puedes notar que existe relación entre la información y definir contenido.

Para poder construir el cronograma te recomendamos varios aspectos a tener en cuenta. Lo primero es que deberás tener en cuenta es la información que hay incluido en la cadena de valor o en la EDT, más que todo, los aspectos relacionados a Objetivos Específicos, productos relacionados a los objetivos específicos y las actividades de cada producto.

Dependiendo del permiso ambiental requerido existe una autoridad ambiental y un trámite diferente. Parques Nacionales Naturales: cuando requieres realizar Investigación dentro de área del Sistema de Parques Nacionales Naturales. Ministerio de Interior: cuando las actividades del proyecto se desarrollarán en áreas pertenecientes a algún grupo étnico. Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible o por la Corporación Autónoma Regional competente: cuando se requiera recolectar especímenes de especies amenazadas, vedadas o endémicas. Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible: cuando requieras acceder a los recursos genéticos y/o productos derivados, realizar actividades de bioprospección, pretendes solicitar una patente para productos o procedimientos obtenidos o desarrollados a partir de recursos genéticos o de sus productos derivados, de especies silvestres de la diversidad biológica del país. También cuando requieras exportar especímenes de especies que se encuentren en los listados de la Convención sobre el Comercio Internacional de Especies Amenazadas de Fauna y Flora Silvestres CITES. Autoridad Nacional de Licencias Ambientales: cuando requieras exportar especímenes de especies que No se encuentran en los listados de la CITES. Para cada caso requerirás diligenciar los formatos determinados por cada autoridad competente y adjuntar los documentos necesarios.

Realiza un seguimiento regular del gasto y los costos en relación con el presupuesto planificado. Esto puede realizarse semanal, quincenal o mensualmente, dependiendo de la duración y complejidad del proyecto.

Define los roles respecto a cada participante del proyecto, alguno de estos roles puede ser: Investigador Principal, Coinvestigador, Personal de Apoyo, asesor, etc. Todos estos roles podrán ser ajustados de acuerdo a las necesidades del proyecto.

Define las jerarquías de autoridad, roles y responsabilidades dentro de la organización. Establece cómo se tomarán las decisiones y cómo se comunicarán.

Establece claramente los objetivos que quieres lograr con el modelo de gobernanza. Identifica las áreas clave que deben ser reguladas y supervisadas.

La propuesta deberá pasar por uno de los diez Comités de ética de la Investigación que están conformados.

Mantén informados a los interesados relevantes sobre el estado del presupuesto y las acciones que estás tomando para manejar cualquier desviación. Esto ayuda a mantener la transparencia y la confianza en el proyecto.

Ten presente algunos cuidados que debes tener al momento de plantear el problema, las causas y efectos y son las relacionados a no condiciones implícitas, planteamientos tendenciosos del problema, ambigua definición de causas y efectos.

Es importante que tengas en cuenta el árbol de objetivos y la cadena de valor generada, para de esta manera facilitar el diligenciamiento de la matriz resumen del proyecto.

Para incluir las lecciones aprendidas podrás tomar como referencia algunas de las siguientes preguntas

• ¿Qué sucedió?
• ¿Cuáles fueron las Causas Originadoras del Suceso?
• ¿Qué hicimos bien?
• ¿Qué pudimos hacer mejor?
• ¿Qué no volveríamos a hacer?
• ¿Cuál fue la lección aprendida?
• ¿Cuál fue la solución?
• Recomendaciones

Define claramente los roles y responsabilidades de cada miembro del equipo. Asegúrate de que todos comprendan su función dentro del proyecto (puede apoyarte en la matriz de responsabilidades definida).

Es importante que diferencies los costos directos (implicados en la ejecución de las actividades) y los costos indirectos (comprometidos en la administración del proyecto, además de todos aquellos costos que no se puedan imputar directamente al menos a una actividad). Costos directos: talento humano, equipos, software, materiales, insumos, servicios tecnológicos, maquinaria, gastos de viaje, infraestructura. Toman como referencia valores de mercado, cotizaciones, etc. Costos indirectos: Administración (planificación, seguimiento, control, contrataciones, compras), seguimiento, interventoría. En principio, se calculan como un porcentaje de los costos directos (hasta un 10%)

Si bien en el punto 4 mencionamos la duración del servicio, es importante que consideres la duración estimada de cada adquisición, por ejemplo, si hablamos del acompañamiento de un monitor a un proyecto, deberás multiplicar el costo estimado por la duración estimada y obtener un valor total estimado que variará de acuerdo con el tiempo o al costo.

una vez definidos los actores, define el tipo que vas a usar para registrarlos, es decir, de tipo interno o externo, tipo público o privado o algunas de las opciones que te ilustramos en el campo de “Tipo” del paso # 1. Define este campo teniendo en cuenta cuál se ajusta a las necesidades.

Da la bienvenida a todos los participantes. Introduce el propósito del "Kick-off", destacando los objetivos y la importancia del proyecto.

Enlistado los objetivos específicos, deberás de proponer de acuerdo con cada objetivo unos productos alcanzables teniendo en cuenta el catálogo de productos definidos.

Describe los productos establecidos en el proyecto y destaca los avances logrados hasta la fecha, así como aquellos que ya han sido completados.

Reúnete con tu equipo de trabajo y resalta la importancia de obtener las lecciones aprendidas de los procesos ejecutados. Ya en esta etapa de cierre, han pasados por varios aspectos que pueden ver como oportunidades de mejorar y algunas como aspectos a seguir haciendo igual. Por ende, van a enlistar durante 10 minutos situaciones tanto positivas como negativas que resultaron o podrán resultar en una lección aprendida.

El resumen narrativo, está conformado por las tres filas relacionadas a objetivo general, componentes y actividades.

En información deberás incluir todo relacionado a lo que deseas comunicar, puedes incluir aspectos como inicio del proyecto, planificación del alcance, planificación del presupuesto, avance, cambios, cierre, etc. Es muy importante que mapees la información que deseas comunicar durante todo el proyecto.

Evalúa cualquier cambio solicitado o surgido durante el proceso de adquisición. Analiza los impactos que estos cambios pueden tener en los plazos, costos y calidad de la adquisición.

Programa revisiones regulares del registro de riesgos para asegurarte de que esté actualizado. Verifica si hay cambios en la situación que puedan afectar los riesgos.

Los productos son:

• Productos tecnológicos certificados o validados. Diseño industrial, esquema de circuito integrado, software, planta piloto, prototipo industrial, signos distintivos, producto nutracéutico, colección científica y nuevo registro científico.
• Productos empresariales. Secreto empresarial, empresas de base tecnológica (spin-off y start-up), empresas creativas y culturales, innovaciones generadas en la gestión empresarial, Innovaciones en procesos, procedimientos y servicios.
• Regulaciones, normas, reglamentos o legislaciones. Regulaciones, normas, reglamentos, legislaciones, guías (práctica y manejo clínicos forense), protocolos (vigilancia epidemiológica y atención a pacientes), actos legislativos y proyectos de ley.
• Conceptos técnicos.
• Registros de Acuerdos de licencia para explotación de obras de Investigación + Creación en Artes, Arquitectura y Diseño protegidas por derechos de autor. Acuerdos de licencia para la explotación de obras protegidas por derecho de autor.

Para incluir las lecciones aprendidas podrás tomar como referencia algunas de las siguientes preguntas

• ¿Qué sucedió?
• ¿Cuáles fueron las Causas Originadoras del Suceso?
• ¿Qué hicimos bien?
• ¿Qué pudimos hacer mejor?
• ¿Qué no volveríamos a hacer?
• ¿Cuál fue la lección aprendida?
• ¿Cuál fue la solución?
• Recomendaciones

Comienza con un resumen breve que dé una visión general del proyecto, incluyendo los objetivos, métodos, principales hallazgos y conclusiones. Debe ser de un máximo de palabras y ser tanto en español e inglés.

Definidas las lecciones, deberán compartirlas y socializarlas a todos los miembros tanto directos como indirectos (pueden existir actores que estuvieron involucrados durante un tiempo específico y estas lecciones podrán servir para que las tome para futuras ocasiones).

Aquellos supuestos que se conservaron, pues durante el análisis pudieron determinar que, si impactaba alguna de las variables, podrá generar su redacción en forma de riesgo, para ello utiliza la siguiente formula: Si…entonces (riesgo) + efecto sobre el alcance, tiempo o costo. Ejemplo: Si no se realizan las contrataciones de personal al menos 15 días antes del inicio del proyecto, (entonces) las actividades y tareas del proyecto no podrán comenzar, generando sobrecargas laborales en la ejecución y posibles sobrecostos.

De acuerdo con el sujeto de estudio y las actividades que realizarás.

Proporciona recomendaciones prácticas basadas en tus hallazgos, sugiriendo áreas para futuras investigaciones.

Para poder construir el cronograma te recomendamos varios aspectos a tener en cuenta. Lo primero es que deberás tener en cuenta es la información que hay incluido en la cadena de valor o en la EDT, más que todo, los aspectos relacionados a Objetivos Específicos, productos relacionados a los objetivos específicos y las actividades de cada producto.

Mantén una comunicación clara con los miembros del equipo y las partes interesadas sobre sus roles y responsabilidades. Asegúrate de que todos entiendan claramente qué se espera de ellos.

Para la posición deberás definir su postura ante la solución del problema, podrá ser entre positiva o negativa o tener en cuenta las siguiente definiciones sobres los ítems compartidos: -Beneficiario: Son aquellos individuos u organizaciones que recibirán directa o indirectamente los beneficios de la intervención que se proponga realizar a través del proyecto. -Cooperante: Todas aquellas personas o entidades que pueden vincularse aportando recursos de diferente tipo, ya sea en dinero o en especie para el desarrollo de dichas intervenciones. -Oponente: Persona, grupo o institución que no está de acuerdo con el proyecto que se está presentando, o tiene una opinión contraria frente al mismo, éstos podrían obstaculizar el logro de los objetivos del proyecto. -Perjudicado: Persona, grupo o institución que se puede ver afectado por los objetivos del proyecto y a pesar de ello puede no oponerse. Esta es una recomendación en general, la matriz de involucrados es una herramienta que puede ser utilizada durante todo el ciclo de vida del proyecto, por lo que su actualización es relevante para mapear posibles incidentes y gestionar el relacionamiento entre las partes.

Define A cada grupo de ideas organizadas por afinidad, los participantes crearán un nombre que represente la categoría de ideas agrupadas.

Mantén una comunicación clara con los miembros del equipo y las partes interesadas sobre sus roles y responsabilidades. Asegúrate de que todos entiendan claramente qué se espera de ellos.

Utiliza la matriz de riesgo definida para registrar y documentar cada riesgo identificado. Incluye su descripción, categorización, impacto potencial, probabilidad y mitigación.

Para compartir la información definida, tendremos que definir el canal y estos podrán ser correo electrónico, reunión presencial, reunión virtual, mediante correspondencia, etc. Es importante, que el canal sea formal y nos permita generar trazabilidad de la información.

Una vez enlistadas las situaciones, empezarán a responder los cuestionamientos planteados y finalmente, identificar recomendaciones.

Otra recomendación que te queremos dar tiene que ver con el relacionamiento o secuenciación de las actividades, es decir, aquellas actividades que deben relacionarse entre sí para que pueda dar paso a otra actividad o finalizar las actividades. Hay cuatro tipos de dependencias entre las actividades:

Estas dependencias, son importantes para relacionar de mejor manera las actividades a desarrollar y encontrar coherencia para poder obtener los productos planteados y, por ende, cumplir con los objetivos propuestos.

Ya enlistada las actividades y conociendo los rubros que son financiables, podrás empezar a incluir los costos asociados a cada actividad. Podrás hacer uso de tu experiencia, consulta a expertos, etc. Para incluir valores adecuados, así mismos deberás tener en cuenta situaciones relacionadas a IBC, Aumento de divisas y otros factores que puedan afectar los costos presentados.

Si encuentras desviaciones significativas, implementa acciones correctivas. Esto podría incluir reducción de costos en ciertas áreas, cambio entre rubros y asignación de recursos, deberás tener en cuenta los términos de referencia de las convocatorias para conocer si es posible estas acciones.

Para la obtención de los productos, deberás definir actividades y respecto a cada actividad las tareas que te permitan concretar la actividad y por ende obtener el producto definido.

En información deberás incluir todo relacionado a lo que deseas comunicar, puedes incluir aspectos como inicio del proyecto, planificación del alcance, planificación del presupuesto, avance, cambios, cierre, etc. Es muy importante que mapees la información que deseas comunicar durante todo el proyecto.

Incluir una codificación por cada tipo de información definida. Esta nomenclatura nos podrá ayudar a identificar de manera más rápida que tipo de información nos están enviando. La codificación pueden ser números, letras o una combinación de ambos.

una vez definidos los actores, define el tipo que vas a usar para registrarlos, es decir, de tipo interno o externo, tipo público o privado o algunas de las opciones que te ilustramos en el campo de “Tipo” del paso # 1. Define este campo teniendo en cuenta cuál se ajusta a las necesidades.

Una vez incluyas la información, es importante que la Vicedecanatura avale la solicitud de la prórroga e incluya observaciones si son necesarias, hecho este proceso podrá ser remitida la solicitud para su posterior aprobación, negación o devolución.

Como su nombre lo dice, es una cadena que posee la consecución de varios elementos. El primer elemento de la cadena de valor son los objetivos específicos, los cuales fueron obtenidos del árbol de objetivos. Por cada objetivo, debes de definir los productos que obtendrás, estos productos los puedes obtener del catálogo de productos, una vez definidos los productos definirás la medición y meta y finalmente, incluirás las actividades necesarias para obtener los productos.

Establece claramente los objetivos que quieres lograr con el modelo de gobernanza. Identifica las áreas clave que deben ser reguladas y supervisadas.

Asegúrate de tener los datos esenciales de tu proyecto, incluyendo el título, centro de información, facultad, unidad académica y, si hay colaboración con grupos de investigación, no olvides incluirlos.

Es necesarios que conozcas que hay supuestos que se pueden mapear pero que su impacto en algunas de las variables asociadas a alcance, tiempo o presupuesto no es muy alto, aquellos que tengan está características podrán ser descartados.

Ya hemos redactado las causas directas e indirectas, el siguiente paso, es redactar los efectos directos e indirectos, es decir, las ramas. Para este caso, con los efectos ocurre algo similar a las definiciones, los efectos directos, son aquellos que son los más cercanos y se relacionan directamente con el problema central y los indirectos son aquellos que se relacionan con los efectos directos. Para la redacción de los efectos recomendamos que utilices frases cortas, más un calificador y un sujeto. Ejemplo: Creciente descontento entre los usuarios de los sistemas de salud.

Reúnete con tu equipo de trabajo y resalta la importancia de obtener las lecciones aprendidas de los procesos ejecutados. Este es el punto de partida para la tomar nota de las lecciones aprendida de la etapa de estructuración y fomentar la inclusión de las lecciones durante todo el ciclo de vida del proyecto. Por ende, van a enlistar durante 10 minutos situaciones tanto positivas como negativas que resultaron o podrán resultar en una lección aprendida.

Para definir el poder podrás hacerte la siguiente pregunta: ¿Este involucrado cuánta incidencia tiene en impedir o facilitar la solución al problema? La respuesta a esta pregunta será calificada con una escala numérica de 1 a 5 o escala cualitativa (bajo, medio, alto).

Implementa sistemas de monitoreo y evaluación para asegurar que se cumplan las políticas establecidas y se alcancen los objetivos propuestos. Esto podría incluir auditorías, revisiones periódicas y reportes.

Mantén un registro actualizado de las adquisiciones planificadas, proveedores seleccionados, contratos firmados y fechas importantes.

Definidas las lecciones, deberán compartirlas y socializarlas a todos los miembros tanto directos como indirectos (pueden existir actores que estuvieron involucrados durante un tiempo específico y estas lecciones podrán servir para que las tome para futuras ocasiones).

Involucra a las personas, instancias, dependencias, organizaciones a las que se les enviará la información, la persona que debe enviar esta información es el responsable de comunicar.

Los supuestos son los factores externos que están fuera del control de la institución responsable de la intervención, que inciden en el éxito o fracaso de este. Corresponden a acontecimientos, condiciones o decisiones que tienen que ocurrir para que se logren los distintos

Es importante definir la frecuencia con la que se compartirá la información. La frecuencia de comunicación podrá ser una sola vez, semanal, cada vez que se requiera, mensual, trimestral, etc. Por su parte, la frecuencia a su vez se relaciona con las fechas establecidas para la comunicación, las cuales deben ser acordadas y definidas.

En el apartado de interés incluyes aquellos aspectos que permitan vincular al involucrado con el problema. Por ejemplo: gestionar y llevar a cabo los lineamientos misionales y legales de la organización.

Para obtener el objetivo general y los objetivos específicos, ten en cuenta lo siguiente: Los objetivos deben cumplir con la siguiente estructura: -Verbo en infinitivo + objetivo + condiciones de contexto. Ejemplo: Bajar la tasa de enfermedades en la comuna X de Santiago de Cali. -El problema central que se convirtió en objetivo en el árbol de objetivos será el objetivo general. Recuerda que su redacción debe cumplir con la estructura definida anteriormente. - Los medios, es decir, las causas que se transformaron en positivo serán los objetivos específicos. Recuerda que su redacción debe cumplir con la estructura definida anteriormente. - Podrás agregar nuevos objetivos si son relevantes y necesarios para alcanzar el objetivo general. - Podrás eliminar objetivos que no sean efectivos o necesarios. - Te recomendamos entre 3 y 5 objetivos específicos. - Te recomendamos también tener en cuenta la taxonomía del Bloom para la redacción de los objetivos, pues esta es una herramienta que se centra en ello.

Realiza un seguimiento regular del progreso de las adquisiciones. Verifica si se están cumpliendo los plazos, si se están respetando los términos contractuales y si hay algún obstáculo o desviación de los planes previstos.

Es importante que definas el contenido y el cómo registrarás la información. Por ejemplo, para el caso de inicio del proyecto, el contenido será el acta de inicio. Para el caso del avance de proyecto, será un informe de seguimiento, y así por cada información definida, puedes notar que existe relación entre la información y definir contenido.

Enlista cada una de las actividades respecto a los objetivos específicos, es importante que se abarque todas las actividades previamente mapeadas.

• Productos resultados de actividades de Generación de Nuevo Conocimiento.
• Productos resultados de actividades de Desarrollo Tecnológico e Innovación.
• Productos resultados de actividades de Apropiación Social del Conocimiento y Divulgación Pública de la Ciencia.
• Productos de actividades relacionadas con la Formación de Recurso Humano en CTeI.

Iniciemos con los medios, recordemos que los medios son las causas del árbol de problemas. También existen medios directos e indirectos y su definición es compartida en el árbol de problemas, los medios directos se relacionan con el objetivo general y los medios indirectos se relacionan con el medio directo. Con esta salvedad, para iniciar a redactar los medios, copia tal cual las causas y conviértelas en positivas. Por ejemplo: recuerda que este ejemplo lo compartimos en el árbol de problemas y su redacción era: Baja articulación entre proveedores y distribuidores, convirtiendo esto a positivo queda: Alta articulación entre proveedores y distribuidores, eso se hará por cada causa tanto directa como indirecta que exista en el árbol de problemas. Es importante que tengas en cuenta que estos medios indirectos en algunas ocasiones podrán presentarse como actividades, sin embargo, estas actividades no serán las mismas que harán parte de la cadena de valor, estas actividades también podrán ser ajustadas de acuerdo con tus necesidades.

Realiza evaluaciones periódicas del modelo de gobernanza para identificar áreas de mejora y ajustarlas según sea necesario para adaptarse a los cambios en la organización o en el entorno.

Es necesario que verifiques el relacionamiento entres cada medio indirecto, medio directo, objetivo general, fin directo y fin indirecto que permita garantizar la lógica e integridad del árbol de objetivos.

Identifica posibles proveedores o contratistas que pueden suministrar los productos o servicios requeridos. Investiga y evalúa a los proveedores en términos de su capacidad, experiencia y credibilidad. Añadiendo a lo anterior, ten en cuenta las dinámicas de cada Institución, como recomendación podrás establecer criterios para la selección del proveedor, es necesario contar con al menos tres propuestas.

El análisis de riesgos resume, califica e incluye medidas de mitigación para los riesgos enlistados. Para construir el análisis deberás tener en cuenta los tipos de riesgos, la probabilidad e impacto de los riesgos, los efectos de este (puede ser respecto al objetivo general o especifico), medidas de mitigación y supuestos. Es muy importante que hagas el análisis respecto al objetivo general, objetivos específicos y a las actividades de cada objetivo, así mismo, identificar aquellas actividades que hacen parte de la ruta crítica del proyecto, pues el retraso de alguna de ellas implica el retraso del proyecto. Para el análisis podrás contar con ayuda de expertos.

Genera informes periódicos que detallen el estado actual de las adquisiciones, incluyendo actualizaciones sobre el progreso, los problemas encontrados y las medidas correctivas tomadas.

Revisa las acciones de respuesta planeadas para cada riesgo. Asegúrate de que se estén llevando a cabo y de que sean efectivas. Ajusta las respuestas si es necesario.

Relaciona las actividades que debes hacer para obtener el producto en cuestión.

Define el lugar en donde los participantes pegarán los posts it.

Como lo mencionamos en el primer punto te daremos recomendaciones asociadas al cronograma. La primera recomendación estará asociada a la estimación de la duración de las diferentes actividades de cada producto. Para estimar, podrás usar muchas técnicas, una de las más usadas, es denominada, estimación por tres parámetros, esta estimación tiene 3 variables: To: tiempo optimista Tm: tiempo más probable Tp: tiempo pesimista Nos pondremos un poco matemáticos, pero te prometemos que solo será algo muy puntual. Para poder tener un tiempo estimado, usarás la siguiente formula: Te=To+4Tm+Tp6

Esta misma fórmula será usada por cada actividad que tengas, y es importante que, en esta estimación, participen 3 personas, cada persona por cada variable, además, en la estimación se podrán discutir diferentes aspectos que puedan afectar las diferentes variables mapeadas.

La fuente registra dos aspectos, el primero relacionado al tipo de fuente que tiene que ver con y la fuente que tiene que ver con: El tipo de fuente y fuente solo se relacionan con las filas que tienen que ver con Objetivo General y Componentes

Recapitula los puntos más importantes discutidos durante el "Kick-off", confirma compromisos y/o acuerdos generados. Agradece a los asistentes por su participación y compromiso.

Identifica los rubros financiables en el proyecto y la cantidad de presupuesto para la adquisición de estos. Está información de los rubros financiables y la cantidad generalmente se encuentran en los términos de referencia de la convocatoria.

Registra cualquier problema o desviación que surja durante el proceso de adquisición y trabaja en su pronta resolución. Esto puede incluir retrasos, discrepancias en la calidad o incumplimientos de los términos contractuales.

Además de presentar un resumen general, es recomendable detallar las actividades realizadas para lograr un objetivo específico. Incluye los resultados obtenidos y su contribución a la realización de los productos comprometidos. Añade el porcentaje de avance en relación a cada objetivo específico y cualquier contratiempo experimentado que haya afectado su avance planificado.

Para crear el nombre de cada alternativa, debes tener en cuenta que el nombre cubra a los objetivos generales y específicos, cada alternativa deberá iniciar con un verbo en infinitivo, seguido de la situación a solucionar y el contexto o lugar al que se impactará con el proyecto.

Podrás tener en cuenta las siguientes variables a utilizar, puedes usar más variables, pero te recomendamos las siguientes que son habituales y permite un buen mapeo de los interesados: Tipo: Interno o externo, o público o privado, o Gobierno, academia, sector productivo o Alta dirección, mandos medios u operativos gremiales. Rol: Financiador, Co-financiador, Aprobador, Responsable, Supervisor, Informado, Ejecutor, o Director, investigador, profesional, estudiante. Intereses: Que le vinculen al problema Poder: Para impedir o facilitar la solución al problema. Puedes usar una escala de 1 a 5, donde 1 es que no posee poder y 5 posee mucho poder o utilizar una escala de alto, medio y bajo. Posición: Con relación a la solución del problema (positiva o negativa). Beneficiario, cooperante, perjudicado y oponente.

Programa revisiones regulares del registro de riesgos para asegurarte de que esté actualizado. Verifica si hay cambios en la situación que puedan afectar los riesgos.

De acuerdo con tus averiguaciones, estima los costos asociados con cada adquisición. Esto puede incluir el costo de los bienes o servicios, los impuestos, los gastos de envío, los honorarios de los proveedores, costos de importación, aduana, IVA, entre otros.

Los indicadores nos permitirán medir el nivel de cumplimiento de los productos mediante la meta fijada y el cumplimiento de esta. Sin embargo, es importante que conozcas como hacer la selección adecuada de los indicadores, para ello, es importante tener en cuenta la metodología CREMA.Claro -> Preciso e inequívoco Relevante -> Apropiado al tema en cuestión. Económico -> Disponible a un costo razonable. Medible -> Abierto a la validación independientes. Adecuado -> Ofrece una base suficiente para estimar el desempeño. Ten en cuenta también, la forma de formular un indicador. Por ejemplo, si posees el siguiente producto: Construir 35 Kilómetros de red vial nacional, podemos identificar que Construir es el verbo y red vial nacional es el sujeto. Lo que debe hacer es invertirlo y podrás incluir elementos de localización, tiempo o nombre especifico de intervención, algo que no deberás hacer es incluir la meta que desear alcanzar, teniendo en cuenta estos aspectos el ejemplo quedaría así: Kilómetros de red vial nacional construidos en XYZ. Podrás generar muchos indicadores, pero una forma de seleccionar el o los adecuados, es preguntar si el indicador responder a las siguientes preguntas asociadas a la metodología (podrás calificar de 1 a 5) cada indicador y al final obtener el puntaje total. C= ¿Es el indicador suficientemente preciso para garantizar una medición objetiva? R= ¿Es el indicador un reflejo lo más directo posible del objetivo? E= ¿Es el indicador capaz de emplear un medio práctico y asequible para la obtención de datos? M= ¿Están las variables del indicador suficientemente definidas para asegurar que lo que se mida hoy es lo mismo que se van a medir en cualquier tiempo posterior, sin importar quién haga la medición? A= ¿Es el indicador suficientemente representativo del total de resultados deseados y su comportamiento puede ser observado periódicamente?

Supervisa la calidad de los bienes o servicios adquiridos. Verifica si cumplen con los estándares y especificaciones acordadas en el contrato.

Este apartado refleja el objetivo general, los objetivos específicos y las actividades a desarrollar para alcanzar los productos esperados. Incluye los avances correspondientes a cada uno de estos aspectos. Es vital también proporcionar el porcentaje de avance técnico y financiero, considerando el seguimiento presupuestario, las adquisiciones y el cronograma previsto.

Una vez enlistadas las situaciones, empezarán a responder los cuestionamientos planteados y finalmente, identificar recomendaciones.

Compara los gastos reales con lo que se había presupuestado para identificar desviaciones. Esto te permitirá saber si estás dentro del presupuesto o si estás gastando más de lo planeado.

Evalúa periódicamente la probabilidad y el impacto de los riesgos identificados. Prioriza los riesgos más críticos y aquellos que han evolucionado.

Otra recomendación que te queremos dar tiene que ver con el relacionamiento o secuenciación de las actividades, es decir, aquellas actividades que deben relacionarse entre sí para que pueda dar paso a otra actividad o finalizar las actividades. Hay cuatro tipos de dependencias entre las actividades:

Estas dependencias, son importantes para relacionar de mejor manera las actividades a desarrollar y encontrar coherencia para poder obtener los productos planteados y, por ende, cumplir con los objetivos propuestos.

Reconoce y lista a todas las partes interesadas, como los directivos, empleados, accionistas, clientes, reguladores u otras entidades relevantes para la organización o sistema.

Para construir el presupuesto, deberás tener en cuenta las actividades definidas para cada objetivo específico, estas actividades las podrás obtener del cronograma.

Abre el espacio para preguntas y comentarios por parte de los asistentes. Resuelve cualquier duda o inquietud que puedan tener.

La matriz RACI, posee el siguiente significado por cada sigla:R (Responsible) es quien ejecuta una tarea. Su función es “Hacer”. A (Accountable) es quien vela porque la tarea se cumpla, aún sin tener que ejecutarla en persona. Su función es “Hacer Hacer”. C (Consulted): indica que una persona o área debe ser consultada respecto de la realización de una tarea. I (Informed): indica que una persona o área debe ser informada respecto de la realización de una tarea.

Este es un punto clave para seleccionar el título de tu proyecto, deberás saber si esta alternativa es rentable, para ello tendrás que conocer algunas medidas que servirán para determinar la rentabilidad. Para ello te recomendamos tener tres variables en cuenta para conocer si la alternativa que propones es rentable o no. VPN (Valor Presente Neto): El VPN es como una herramienta que usamos para saber si algo que queremos comprar o invertir va a ser una buena decisión financiera. Muestra si lo que vamos a obtener en el futuro será más que lo que estamos pagando hoy por ello. Si el resultado es positivo, significa que estamos obteniendo más de lo que estamos gastando. Esperamos que esta variable sea positiva. TIR (Tasa Interna de Retorno): La TIR es una forma de saber cuánto ganaremos si invertimos en algo. Es como una especie de porcentaje que muestra lo que ganaríamos si ponemos dinero en algo. Si la TIR es alta, es probable que sea una buena inversión. Esperamos que la TIR sea mayor a 9%. CIB (Costo de Inversión Beneficio): El CIB es una manera de ver si lo que gastamos en algo nos va a dar más beneficios. Si el CIB es más grande que 1, significa que lo que obtendremos será más grande que lo que gastamos. Es una forma rápida de ver si vale la pena invertir o comprar algo.

Para poder armar la cadena de valor, deberás tener en cuenta, los objetivos, productos, medida de medición, meta y actividades y respecto a las actividades deberás tener en cuenta las tareas para ejecutar cada actividad.

Para incluir las lecciones aprendidas podrás tomar como referencia algunas de las siguientes preguntas

• ¿Qué sucedió?
• ¿Cuáles fueron las Causas Originadoras del Suceso?
• ¿Qué hicimos bien?
• ¿Qué pudimos hacer mejor?
• ¿Qué no volveríamos a hacer?
• ¿Cuál fue la lección aprendida?
• ¿Cuál fue la solución?
• Recomendaciones

Una vez enlistadas las situaciones, empezarán a responder los cuestionamientos planteados y finalmente, identificar recomendaciones.

Para la posición deberás definir su postura ante la solución del problema, podrá ser entre positiva o negativa o tener en cuenta las siguiente definiciones sobres los ítems compartidos: -Beneficiario: Son aquellos individuos u organizaciones que recibirán directa o indirectamente los beneficios de la intervención que se proponga realizar a través del proyecto. -Cooperante: Todas aquellas personas o entidades que pueden vincularse aportando recursos de diferente tipo, ya sea en dinero o en especie para el desarrollo de dichas intervenciones. -Oponente: Persona, grupo o institución que no está de acuerdo con el proyecto que se está presentando, o tiene una opinión contraria frente al mismo, éstos podrían obstaculizar el logro de los objetivos del proyecto. -Perjudicado: Persona, grupo o institución que se puede ver afectado por los objetivos del proyecto y a pesar de ello puede no oponerse. Esta es una recomendación en general, la matriz de involucrados es una herramienta que puede ser utilizada durante todo el ciclo de vida del proyecto, por lo que su actualización es relevante para mapear posibles incidentes y gestionar el relacionamiento entre las partes.

Ten en cuenta, que la redacción del problema central causa y efectos, deben empezar con un adjetivo que califica la situación: Alto, bajo, poco, demasiado, fuerte, débil, limitado, amplio, inútil, complejo, profundo, inadecuado, ligero, ausente, etc.

Una vez enlistadas las situaciones, empezarán a responder los cuestionamientos planteados y finalmente, identificar recomendaciones.

Mantén una comunicación abierta y regular con los proveedores. Asegúrate de que estén al tanto de los requisitos del proyecto y que cumplan con los compromisos adquiridos.

Definida la problemática, esta será usada en el árbol, no te preocupes, la forma de redacción será indicada al construir el árbol de problemas.

Para incluir las lecciones aprendidas podrás tomar como referencia algunas de las siguientes preguntas

• ¿Qué sucedió?
• ¿Cuáles fueron las Causas Originadoras del Suceso?
• ¿Qué hicimos bien?
• ¿Qué pudimos hacer mejor?
• ¿Qué no volveríamos a hacer?
• ¿Cuál fue la lección aprendida?
• ¿Cuál fue la solución?
• Recomendaciones

Definidas las lecciones, deberán compartirlas y socializarlas a todos los miembros tanto directos como indirectos (pueden existir actores que estuvieron involucrados durante un tiempo específico y estas lecciones podrán servir para que las tome para futuras ocasiones).

Relaciona las actividades que debes hacer para obtener el producto en cuestión.

Inicia enlistando los objetivos específicos en la columna relacionada a esta variable.

Seguramente, habrás pensado en muchas ocasiones, esto me paso y ya se cómo hacerlo de mejor manera, este pensamiento se dio como el resultado de un análisis sobre una experiencia particular y el hecho de que sabes cómo hacerlo de mejor manera es una lección aprendida.

Programa revisiones regulares de la matriz RACI para asegurarte de que refleje de manera precisa las responsabilidades asignadas a cada tarea o actividad del proyecto.

Te sugerimos que hagas seguimiento a esta matriz y que la actualices por lo menos una vez por semana para verificar que actividades están al día o cuales poseen retrasos, así mismo, podrás determinar si es necesario asignar un nuevo responsable a la actividad.

Incluir una codificación por cada tipo de información definida. Esta nomenclatura nos podrá ayudar a identificar de manera más rápida que tipo de información nos están enviando. La codificación pueden ser números, letras o una combinación de ambos.

Genera informes periódicos que detallen el estado actual de las adquisiciones, incluyendo actualizaciones sobre el progreso, los problemas encontrados y las medidas correctivas tomadas.

Seguramente, habrás pensado en muchas ocasiones, esto me paso y ya se cómo hacerlo de mejor manera, este pensamiento se dio como el resultado de un análisis sobre una experiencia particular y el hecho de que sabes cómo hacerlo de mejor manera es una lección aprendida.

Para iniciar con el mapeo de los riesgos, debemos de iniciar a asumir supuestos, para ello te recomendamos hacer una lista de supuesto asociados al alcance definido, los tiempos y el presupuesto. Para hacer esta lista, puedes reunirte con tu equipo y que cada miembro en un tiempo determinado mapee todos los riesgos posibles, es importante que hagas este listado por el objetivo general y por cada objetivo específico del proyecto.

Mantén una comunicación abierta y regular con los proveedores. Asegúrate de que estén al tanto de los requisitos del proyecto y que cumplan con los compromisos adquiridos.

Definidos los rubros financiables, verifica respecto al objetivo general y objetivos específicos los elementos que debes adquirir para el cumplimiento de cada uno de esto, recuerda la cadena de valor que nos permite conocer también los productos, actividades y tareas definidas.

Crea políticas y procedimientos claros que guíen las acciones y decisiones dentro de la organización. Incluye aspectos como ética, cumplimiento legal, gestión de riesgos y seguridad.

Analiza si existen áreas donde haya confusión o superposición en cuanto a roles y responsabilidades. Aborda cualquier ambigüedad para evitar malentendidos y conflictos futuros.

En esta caja de herramientas, tendrás la libertad de elegir entre dos caminos: las convocatorias internas y las convocatorias externas. Cada uno de estos enfoques se ajustará a tus necesidades específicas y se dividirán según el ciclo de vida del proyecto, abarcando desde la estructuración, inicio, pasando por la planeación, ejecución, monitoreo y control, hasta llegar al cierre del proyecto. Es importante que sepas que algunas herramientas serán obligatorias, mientras que otras serán sugeridas. Esto se debe a que algunas convocatorias requerirán que presentes resultados específicos de ciertas herramientas.

Identifica los posibles riesgos asociados con cada adquisición. Esto incluye retrasos en la entrega, cambios en los costos, problemas de calidad, etc. Estos pueden ser incluidos en nuestro análisis de riesgos.

Ya posees los elementos para la cadena de valor, por ende, ahora deberás armarla, para ello encada los objetivos específicos, con los productos definidos seguido de las actividades y tareas. Con esto obtendrás tu cadena de valor

En el apartado de interés incluyes aquellos aspectos que permitan vincular al involucrado con el problema. Por ejemplo: gestionar y llevar a cabo los lineamientos misionales y legales de la organización.

Registra cualquier problema o desviación que surja durante el proceso de adquisición y trabaja en su pronta resolución. Esto puede incluir retrasos, discrepancias en la calidad o incumplimientos de los términos contractuales.

Presenta una visión general del proyecto, incluyendo objetivos, cadena de valor del proyecto, presupuesto, participantes y modelo de gobernanza.

Las medidas de medición nos permiten establecer indicadores clave que utilizamos para evaluar el desempeño y el éxito de las actividades en cada etapa de la cadena de valor. Estas medidas ayudan a cuantificar y monitorear el rendimiento de las diversas actividades que componen la cadena de valor. Por ejemplo, si el producto comprometido tiene que ver con artículos de investigación, la medida de medición será número de artículos y la meta será 3.

Para cada adquisición, describe detalladamente los requisitos, cantidades, duración del servicio, especificaciones y estándares que deben cumplir los proveedores. Cuanto más precisa sea esta descripción, mejor.

Realiza revisiones periódicas del presupuesto y haz ajustes si es necesario. A medida que avanza el proyecto, pueden surgir cambios que requieran modificaciones en la asignación de recursos financieros, ten en cuenta los términos de referencia.

la descripción se clasifica en las tres filas relacionadas anteriormente. En caso del Objetivo General, la descripción tiene que ver con la parte central del Árbol de Objetivos. Los componentes son los productos definidos respecto a cada objetivo específico. Como sabes, está información será sencilla de obtener si posees definida la cadena de valor, pues al ser una consecución podrás identificar el objetivo específico y los productos resultantes de dicho objetivo. Finalmente, las actividades, que a su vez se relacionan con las actividades definidas para la obtención de los productos, está información también la registraste con anterioridad en la cadena de valor.

Resume las conclusiones clave derivadas de la investigación, enfatizando cómo responden a los objetivos planteados.

Para incluir las lecciones aprendidas podrás tomar como referencia algunas de las siguientes preguntas

• ¿Qué sucedió?
• ¿Cuáles fueron las Causas Originadoras del Suceso?
• ¿Qué hicimos bien?
• ¿Qué pudimos hacer mejor?
• ¿Qué no volveríamos a hacer?
• ¿Cuál fue la lección aprendida?
• ¿Cuál fue la solución?
• Recomendaciones

Reúnete con tu equipo de trabajo y resalta la importancia de obtener las lecciones aprendidas de los procesos ejecutados. Este es el punto de partida para la tomar nota de las lecciones aprendida de la etapa de estructuración y fomentar la inclusión de las lecciones durante todo el ciclo de vida del proyecto. Por ende, van a enlistar durante 10 minutos situaciones tanto positivas como negativas que resultaron o podrán resultar en una lección aprendida.

Te damos las siguientes recomendaciones: Debe haber por lo menos un producto por cada objetivo específico. Debe haber por lo menos dos actividades por cada producto definido. Entre las actividades se deben incluir actividades relacionadas a administración y supervisión. Con esta cadena, también podrás armar tu EDT, la EDT es la estructura de desglose de trabajo, que facilita la visualización del alcance propuesto.

• Respecto a cada actividad podrás incluir tus tareas.

De acuerdo con tus averiguaciones, estima los costos asociados con cada adquisición. Esto puede incluir el costo de los bienes o servicios, los impuestos, los gastos de envío, los honorarios de los proveedores, costos de importación, aduana, IVA, entre otros.

Relaciona el producto con el objetivo específico, por cada producto que tengas, relaciónalo con su respectivo objetivo.

Confirma que los roles y responsabilidades definidos en la matriz RACI estén alineados con los objetivos del proyecto y las expectativas de los interesados.

Compara los gastos reales con lo que se había presupuestado para identificar desviaciones. Esto te permitirá saber si estás dentro del presupuesto o si estás gastando más de lo planeado.

Seguramente, habrás pensado en muchas ocasiones, esto me paso y ya se cómo hacerlo de mejor manera, este pensamiento se dio como el resultado de un análisis sobre una experiencia particular y el hecho de que sabes cómo hacerlo de mejor manera es una lección aprendida.

Una vez enlistadas las situaciones, empezarán a responder los cuestionamientos planteados y finalmente, identificar recomendaciones.

Define si la lluvia de ideas será usada para obtener situaciones problemas o soluciones.

Respecto a la información y contenido deberás definir la forma en que será presentada, ya sea de manera física, virtual o ambas.

Cada vez que se presenten eventos adversos que afecten los aspectos éticos de la investigación, es necesario que sea informado al CEI que reviso la propuesta.

Para el caso del presupuesto se tiene unos rubros definidos, algunos de los rubos definidos son:

• Talento humano.
• Equipos y software.
• Capacitación y participación.
• Servicios tecnológicos y prueba.
• Materiales, insumos y documentación.
• Protección de conocimiento.
• Gastos de Viaje.
• Infraestructura.
• Administrativos.
• Interventoría
• Otros

Es importante que tengas en cuenta los términos de referencia de la convocatoria en la que participarás, pues allí se indicará que rubros son financiables y cuáles no. Así mismo, se podrá contar con recursos en especie y en efectivo.

Seguramente, habrás pensado en muchas ocasiones, esto me paso y ya se cómo hacerlo de mejor manera, este pensamiento se dio como el resultado de un análisis sobre una experiencia particular y el hecho de que sabes cómo hacerlo de mejor manera es una lección aprendida.

Para cada adquisición, describe detalladamente los requisitos, cantidades, duración del servicio, especificaciones y estándares que deben cumplir los proveedores. Cuanto más precisa sea esta descripción, mejor.

Definidas las lecciones, deberán compartirlas y socializarlas a todos los miembros tanto directos como indirectos (pueden existir actores que estuvieron involucrados durante un tiempo específico y estas lecciones podrán servir para que las tome para futuras ocasiones).

Prepara la agenda del "Kick-off" detallando los temas a tratar y tiempos de dedicación a cada temática, envía la información de los tópicos a tratar a los interesados.

Recuerda que el informe de avance debe ser compartido con el jefe de tu Unidad Académica y enviado a la Vicedecanatura para su revisión en el comité de Investigaciones, obteniendo su aval antes de su envío a la Vicerrectoría.

Si bien en el punto 4 mencionamos la duración del servicio, es importante que consideres la duración estimada de cada adquisición, por ejemplo, si hablamos del acompañamiento de un monitor a un proyecto, deberás multiplicar el costo estimado por la duración estimada y obtener un valor total estimado que variará de acuerdo con el tiempo o al costo.

Define los roles respecto a cada participante del proyecto, alguno de estos roles puede ser: Investigador Principal, Coinvestigador, Personal de Apoyo, asesor, etc. Todos estos roles podrán ser ajustados de acuerdo a las necesidades del proyecto.

Reúnete con tu equipo de trabajo y resalta la importancia de obtener las lecciones aprendidas de los procesos ejecutados. Ya en esta etapa de cierre, han pasados por varios aspectos que pueden ver como oportunidades de mejorar y algunas como aspectos a seguir haciendo igual. Por ende, van a enlistar durante 10 minutos situaciones tanto positivas como negativas que resultaron o podrán resultar en una lección aprendida.

Con el análisis y la justificación de la prórroga, deberás definir el tiempo solicitado para esta, ten en cuenta las razones y las problemáticas presentadas para así mismo solicitar un tiempo que te permita cumplir con lo pactado, de igual forma, verifica los términos de referencia para conocer los tiempos de solicitud.

Seguiremos con el problema central que se convertirá en el objetivo general del árbol de objetivos, el problema del árbol está redactado de forma negativa, para cambiarlo a objetivo general deberemos escribirlo en forma positiva. Por ejemplo: este era el problema central: Alta tasa de enfermedades, con la nueva redacción el objetivo general quedará así: Baja tasa de enfermedades.

Para poder armar la cadena de valor, deberás tener en cuenta, los objetivos, productos, medida de medición, meta y actividades y respecto a las actividades deberás tener en cuenta las tareas para ejecutar cada actividad.

Mantén un registro actualizado de las adquisiciones planificadas, proveedores seleccionados, contratos firmados y fechas importantes.

Una vez enlistadas las situaciones, empezarán a responder los cuestionamientos planteados y finalmente, identificar recomendaciones.

Una vez leída las variables anteriores, podrás utilizar el formato CH_Matriz_Involucrado_V1 para empezar con el registro de involucrados, es importante que no uses nombres propios para realizar el mapeo, podrás registrarlos teniendo en cuenta el grupo o cargo de cada persona.

Los participantes tendrán que empezar a escribir sus ideas post it por post it y pegarlo en el lugar definido. Es importante que por idea utilicen un post it.

Si las actividades que requieres desarrollar para la ejecución del proyecto de investigación involucran especies silvestres de la diversidad biológica del país, requieres obtener uno o varios permisos ambientales.

Para incluir las lecciones aprendidas podrás tomar como referencia algunas de las siguientes preguntas

• ¿Qué sucedió?
• ¿Cuáles fueron las Causas Originadoras del Suceso?
• ¿Qué hicimos bien?
• ¿Qué pudimos hacer mejor?
• ¿Qué no volveríamos a hacer?
• ¿Cuál fue la lección aprendida?
• ¿Cuál fue la solución?
• Recomendaciones

Selecciona el rol teniendo en cuenta el proyecto en el que te encuentres y los posibles roles que se pueden encontrar en el mismo, podrás utilizar algunas de las opciones que te compartimos en el paso 1, también podrás añadir o ajustar las listas de acuerdo con tus necesidades.

Involucra a las personas, instancias, dependencias, organizaciones a las que se les enviará la información, la persona que debe enviar esta información es el responsable de comunicar.

Confirma que los roles y responsabilidades definidos en la matriz RACI estén alineados con los objetivos del proyecto y las expectativas de los interesados.

Para poder iniciar con el análisis de alternativas, deberás tener en cuenta la información obtenida de los árboles de problemas y árbol de objetivos.

Informa sobre los canales de comunicación a utilizar durante el proyecto (correo electrónico, herramientas colaborativas, reuniones regulares, etc.). Destaca la importancia de la comunicación clara y regular entre los miembros del equipo. (podrás apoyarte de la matriz de comunicaciones).

Un moderador Tiempo límite para la lluvia de ideas (sugerido: 5 a 10 minutos). No juzgar ideas No compartir las ideas No hablar durante la ejecución de la lluvia de ideas, solo escribir en tus posts it.

Expone los hallazgos obtenidos durante la investigación, usando tablas, gráficos o estadísticas según sea necesario para clarificar la información.

Definidas las lecciones, deberán compartirlas y socializarlas a todos los miembros tanto directos como indirectos (pueden existir actores que estuvieron involucrados durante un tiempo específico y estas lecciones podrán servir para que las tome para futuras ocasiones).

Establece fechas clave para cada etapa de las adquisiciones. Esto incluye plazos para la selección de proveedores, negociación de contratos, entrega de productos o servicios, y pagos.

Así como hay una o varias personas responsables de la preparación, también deberán incluirse responsable(s) de comunicar, esta persona es la encargada de tomar el contenido desarrollado por el responsable de preparación y enviarlo, socializarlo y compartirlo con las personas definidas, es decir, los receptores.

Podrá usar los siguientes cuestionamientos para incluir el o los impactos actuales o potenciales:Ámbito Académico: ¿Cómo ayuda tu proyecto a enseñar y a formar a estudiantes y profesionales? ¿Ofrece algo nuevo o innovador para mejorar la educación y el desarrollo de personas? Ámbito de Investigación: ¿Qué información importante compartes? ¿Cómo difundes los resultados de tu investigación? ¿Qué impacto tiene tu proyecto en futuros desarrollos o investigaciones? Si tienes datos sobre cómo tu investigación está influyendo actualmente o podría tener influencia en el futuro, podrás incluir los aportes que tu proyecto realiza en el campo de investigación correspondiente. Además, incluye cualquier tecnología o resultados de Investigación, Desarrollo e Innovación (I+D+i) que puedan ser útiles para los sectores de negocios y servicios, tanto en el país como en otros lugares del mundo.

Seguramente, habrás pensado en muchas ocasiones, esto me paso y ya se cómo hacerlo de mejor manera, este pensamiento se dio como el resultado de un análisis sobre una experiencia particular y el hecho de que sabes cómo hacerlo de mejor manera es una lección aprendida.

Reúnete con tu equipo de trabajo y resalta la importancia de obtener las lecciones aprendidas de los procesos ejecutados. Ya en esta etapa de cierre, han pasados por varios aspectos que pueden ver como oportunidades de mejorar y algunas como aspectos a seguir haciendo igual. Por ende, van a enlistar durante 10 minutos situaciones tanto positivas como negativas que resultaron o podrán resultar en una lección aprendida.

Un rol puede tener todas las siglas asignadas y se espera que por lo menos haya una sigla asignada por cada rol definido. Así mismo, podrán existir actividades que solo dependen de un rol o una actividad puede depender de varios roles.

Seguramente, habrás pensado en muchas ocasiones, esto me paso y ya se cómo hacerlo de mejor manera, este pensamiento se dio como el resultado de un análisis sobre una experiencia particular y el hecho de que sabes cómo hacerlo de mejor manera es una lección aprendida.

Para incluir las lecciones aprendidas podrás tomar como referencia algunas de las siguientes preguntas

• ¿Qué sucedió?
• ¿Cuáles fueron las Causas Originadoras del Suceso?
• ¿Qué hicimos bien?
• ¿Qué pudimos hacer mejor?
• ¿Qué no volveríamos a hacer?
• ¿Cuál fue la lección aprendida?
• ¿Cuál fue la solución?
• Recomendaciones