Norma ISAD G

Norma ISAD G

Carlos Eduardo Fernández Hernández

¿Qué es la norma ISAD (G)

La norma ISAD(G) (International Standards Archival Description, General) es un estándar internacional diseñado para guiar la descripción de documentos de archivo. Se creó con el objetivo de facilitar el acceso a la información archivística y proporcionar un marco uniforme para la descripción que permita la interoperabilidad entre diferentes instituciones y sistemas. La norma es fundamental para archivistas, investigadores y cualquier persona interesada en la gestión y preservación de archivos, ya que establece lineamientos claros que ayudan a la organización y al acceso a la información.

Evolución de la norma

ISAD(G) tiene sus raíces en la necesidad de estandarizar la descripción de archivos a nivel mundial. Se originó en la Conferencia Internacional de Archivos en 1992, donde se discutieron las inconsistencias en las prácticas de descripción archivística. La primera versión de ISAD(G) fue publicada en 1994, y desde entonces ha sido revisada para adaptarse a los cambios en la archivística y la tecnología. Su adopción por parte de diversas instituciones de archivos ha permitido la creación de catálogos más accesibles y coherentes.

Objetivos de ISAD(G)

• Facilitar el acceso: Proporcionar una estructura que permita a los usuarios encontrar y utilizar documentos de archivo de manera efectiva.
• Promover la interoperabilidad: Asegurar que diferentes sistemas y repositorios de archivos puedan trabajar juntos, compartiendo y utilizando descripciones de manera coherente.
• Establecer un marco estandarizado: Proporcionar a los archivistas directrices claras para la creación de descripciones que sean precisas y uniformes.

importancia y accesibilidad de ISAD(G)

• Importancia Internacional: ISAD(G) es reconocida y utilizada a nivel internacional, lo que facilita la cooperación y el intercambio de información entre archivos de diferentes países.
• Accesibilidad y Uso: La norma busca mejorar la accesibilidad y el uso de los archivos, asegurando que la información sea comprensible y utilizable por los usuarios.

Descripción Archivística:

La descripción archivística es un proceso esencial que permite la organización, conservación y acceso a documentos históricos. Facilita la identificación y contextualización de la información archivística, asegurando que los documentos sean accesibles para investigadores y el público en general. Este proceso no solo ayuda a preservar la memoria histórica, sino que también promueve la transparencia y el acceso a la información. La correcta aplicación de las reglas de descripción es fundamental para mantener la integridad de los archivos. Además, contribuye a la creación de un sistema de gestión documental eficiente. En resumen, la descripción archivística es clave para la preservación del patrimonio documental.

Estructura de ISAD(G)

ISAD(G) se organiza en una serie de elementos descriptivos que se pueden aplicar a diferentes niveles de descripción:

• Nivel de descripción: Permite identificar si se está describiendo un fondo, una serie, un expediente o un documento individual.
• Elementos descriptivos: Incluye el título, la fecha, el nivel de descripción, la extensión, la condición de acceso, entre otros. Cada elemento tiene una función específica y ayuda a crear una imagen clara del contenido y contexto del archivo.
• Diferencias entre niveles de descripción: Es esencial entender que cada nivel tiene su propia importancia y contexto, y que la descripción debe adaptarse a la naturaleza del material que se está describiendo.

Principios de descripción archivística

• Principio de procedencia: Este principio sostiene que los documentos deben ser organizados y descritos de acuerdo a su origen y creador, preservando la integridad de su contexto original.
• Principio de respeto a los fondos: Establece que los archivos deben ser tratados como un todo, respetando la organización y estructura que tenían en su creación.
• Autenticidad e integridad: La norma enfatiza la importancia de mantener la autenticidad de los documentos y su integridad como un conjunto, lo que es crucial para la investigación histórica y la validez de la información.

Elementos de la descripción según ISAD(G)

ISAD(G) incluye varios elementos de descripción, que son clasificados en obligatorios y opcionales:

1. Elementos obligatorios: Ejemplos incluyen el título del archivo, el nivel de descripción, las fechas, la extensión física y la condición de acceso.
2. Elementos opcionales: Pueden incluir notas sobre la historia, el contexto y la relación con otros archivos.
3. Ejemplos prácticos: Se pueden incluir ejemplos de cómo se describe un fondo, una serie y un documento individual, mostrando la aplicación de cada elemento y su relevancia.

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las 7 áreas descriptivas de la norma ISAD G

1. Identificación: Información que permita identificar la Unidad de Descripción (UD) 1. Código de referencia2. Título 3. Fecha 4. Nivel de descripción 5. Volumen y soporte de la UD II. Contexto: Información relativa al origen y custodia de la UD 6. Nombre del productor 7. Historia institucional 8. Historia archivística 9. Forma de ingreso .

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las 7 áreas descriptivas de la norma ISAD G

III. Área de contenido y estructura: Información relativa al objeto y organización de la UD 10. Alcance y contenido11. Valoración, selección y eliminación 12. Nuevos ingresos 13. Organización IV. Acceso y utilización Información relativa a la accesibilidad de la UD 14. Condiciones de acceso 15. Condiciones de reproducción 16. Lengua, escritura de los documentos 17. Características físicas y requisitos técnicos 18. Instrumentos de descripción V. Documentación asociada Información de documentos relacionados significativamente con la UD 19. Existencia y localización de documentos originales 20. Copias 21. Otras UD relacionadas 22. Notas de publicaciones .

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las 7 áreas descriptivas de la norma ISAD G

VI. Notas Información que no ha podido incluirse en otras áreas 23. Notas generales. VII. Control de la descripción Información relativa al cómo, cuándo y quién realizó la descripción 24. Notas del archivista 25. Reglas o normas 26. Fecha de la descripción .

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Implementación de ISAD(G)

La implementación de ISAD(G) ha sido adoptada por diversas instituciones a nivel mundial. Cada archivo que adopta esta norma enfrenta desafíos, como la capacitación del personal y la adaptación de sistemas existentes. Sin embargo, los beneficios son significativos, incluyendo una mejor organización de los documentos, la mejora del acceso a los usuarios y el fortalecimiento de la colaboración entre instituciones nacionales e internacionales.

Comparación con otras normas de descripción

ISDF (International Standard for Describing Functions): Se enfoca en describir las funciones de las entidades que producen documentos. EAD (Encoded Archival Description): Un estándar para la descripción de archivos digitales que permite la creación de descripciones estructuradas y accesibles en línea. Dublin Core: Un estándar para la descripción de recursos en línea, que, aunque más general, puede complementarse con ISAD(G) para la descripción de archivos digitales.

Flexibilidad de la Norma

Flexibilidad en la Presentación: ISAD(G) no define formatos específicos de edición ni modos de presentación, permitiendo a los archivistas adaptar la norma a sus necesidades.

Ejemplos Ilustrativos: La norma incluye ejemplos que sirven para ilustrar su aplicación, pero estos ejemplos no son prescriptivos ni deben considerarse instrucciones obligatorias.

Tendencias de la norma ISAD(G)

Las tendencias actuales incluyen: Digitalización de archivos: Cómo ISAD(G) puede integrarse con sistemas de gestión de documentos digitales. Uso de metadatos: La importancia de los metadatos en la mejora del acceso y la búsqueda de archivos. Revisiones futuras: Consideraciones sobre cómo la norma puede evolucionar para seguir siendo relevante en un entorno en constante cambio.

Conclusiones

Se puede concuir que ISAD(G) es una norma esencial en la archivística moderna. Su capacidad para estandarizar y facilitar la descripción de archivos ha mejorado el acceso y la gestión de la información archivística .Esta la norma seguirá siendo fundamental para la preservación y acceso a los documentos en la nueva era digital. Es esencial que las instituciones adopten y mantengan estas normas para garantizar la accesibilidad y la integridad de los archivos a largo plazo.

Referencias

• Ramírez De león J. A, (2011) Diseño de instrumentos de descripción archivística, en Cuadernos de la serie de gestión de documentos y administración de archivos, cuaderno 4.México, INAI – AGN. • Norma internacional General de Descripción Archivística (ISAD G), Madrid.

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