U1 Procesos administrativos

Procesos Administrativos

Unidad 1 y 2

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Introducción

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Proceso administrativo es un flujo continuo e interrelacionado de las actividadesde planeación, organización, dirección y control, desarrollado para lograr un objetivo común: aprovechar los recursos humanos, técnicos, materiales y de cualquier otro tipo, con lo que cuenta la organización para hacerla efectiva.

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Índice

Documentos internos

Registro

Control

OficioCircular Memorando Providencia

ImportanciaCaracterísticas Principios

Generalidades Definición

Documentos internos

Informes

Archivo

FormalEjecutivo Carta Circunstanciado Memoria de labores Plan operativo anual

Cédula de notificación SolicitudActaConocimiento

ExpedienteContrato Hoja de Vida Cardex

Índice

Libros

Documentos con carácter de orden

Documentos externos

SolvenciaFiniquito Declaración jurada Formularios

Actas Asistencia Conocimiento Inventario Finanzas

Acuerdo Decreto Dictamen Resolución

Libros

InscripciónAlimentación escolar Visitas OPF

Registro

Es el ordenamiento de información, donde estrictamente se fijan los resultados de las operaciones de una institución, también podemos citar que es una conexión de hechos relacionados y tratados como una unidad. Sirve para facilitar la ubicación o localización de un determinado escrito o documento

deberán efectuarse siguiendo un orden temporal de recepción y salida

es importante que lleven un correlativo

Control

El control es un proceso mediante el cual la administración se asegura si lo que ocurre concuerda con lo que supuestamente debiera ocurrir, de los contrario, será necesario que se hagan los ajustes o correcciones necesarios.

Documentos internos

Documentos internos

Oficio

Documento por medio del cual se dirigen las autoridades a otras personas o funcionarios entre sí por relaciones relativas a sus cargos o a subalternos para trasladarles una orden o mandato

-Identificación del documento: Oficio No. Y referencias - Lugar y fecha - Destinatario: Autoridad o subalterno a quien se dirige, tomando en cuenta su título y cargo. - Saludo - Cuerpo o contenido - Despedida - Firma, cargo, y sello.

Documentos internos

Circular

Orden que una autoridad superior dirige a sus subordinados, carta dirigida a varias o diversas personas para notificar algo, correspondencia que difunde información de interés colectivo.

-Encabezado con la palabra CIRCULAR y la par el número correlativo que corresponde. - Fecha - Indicación de destinatarios - Texto o asunto - Firma y sello de la autoridad.

Documentos internos

Memorandum

- Identificación del documento: Membrete de la institución - La palabra MEMORANDO O MEMORANDUM seguido del número correlativo al centro de la hoja. - A: Destinatario, nombre, cargo y dependencia a donde se envía - De: Remitente (nombre y cargo de quien envía) - ASUNTO: Debe escribirse con mayúsculas y seguido de dos puntos, en forma resumida y clara la información que se quiere proporcionar - Lugar y fecha: Lugar, día, mes y año) en forma resumida. - Cuerpo del memorando o texto.

Documento que se utiliza para hacer un recordatorio individual o colectivo de asuntos para olvidarlos, omitirlos o proponer un nuevo asunto.

Documentos internos

Providencia

Su aplicación cuando es necesario trasladar a otra instancia una petición recibida también se debe de mencionar de cuantas hojas útiles consta el expediente.

Documentos internos

Cédula de notificación

Documento oficial para dejar constancia del traslado de documentación a subordinados o iguales en la línea jerárquica, principalmente se utiliza en las sanciones.

Documentos internos

Solicitud

Documento en el que se requiere de alguna información o petición, a título personal, quedando a espera de respuesta.

Documentos internos - Acta

Es el documento, mediante el cual se deja constancia de un movimiento de personal, sea esta para toma de posesión o entrega de cargo de forma temporal o definitiva. Las actas de toma de posesión deben ser de manera presencial, no puede ser suscrita en ausencia del interesado. Para las actas de entrega de cargo, se recomienda que participe el interesado, sin embargo no es obligatorio para algunos casos. Los datos que deben incluirse son: - Número de acta - Lugar de la acción - Identificación de la dependencia - Fecha y hora - Nombres y apellidos - Puntos tratados - Cierre - Firmas y sellos de quienes intervinieron

Documentos internos

Conocimiento

Se utiliza para dejar constancia de recepcion y entrega de bienes y documentos o notificaciones de información al personal docente, padres de familia y autoridades

• Número de orden correlativo sin interrupción de año.
• Contenido: Descripción de lo que se quiere hacer constar, indicando los nombres de las personas (Quien entrega y quien recibe.)

• Lugar y fecha: puede ir al inicio o al final.
• Firma de las personas que intervinieron

Documentos internos

Son los documentos que se utilizan de manera regular y puden ser generados desde el nivel inferior de la jerarquía administrativa, es decir, en los centros educativos por el director o algún representante

Informes

Informes

Ejecutivo

Formal

Carta

Tiene una estructura amplia iniciando desde la portada, cada institución puede hacer su modelo.

Reduce la cantidad de páginas, se describen los principales detalles, por ejemplo, ejecutores, fechas, inversión, acciones concretas.

En una carta se detallan los datos más relevantes en forma descriptiva.

Informes

Plan Operativo Anual

Proyecta las acciones para el siguiente ciclo escolar, comúnmente existe un formato a llenar.

Memoria de Labores

Detalla las acciones realizadas durante el ciclo escolar que finaliza, comúnmente existe un formato a llenar.

Archivo

Archivo

Archivo Escolar

Conjunto de documentos, de cualquier tipología o soporte, producidos orgánicamente o formados y utilizados por una institución escolar en el ejercicio de sus actividades y en el desempeño de sus funciones.

Hoja de Vida

Contrato

Expedientes

-Docentes y personal-Estudiantes

Documentos con carácter de orden

Decreto

Dictamen

Acto administrativo, unilateral, expedido por la autoridad competente o autoridad nominadora que contiene decisiones de carácter general.

Son decisiones no normativas por parte de una autoridad

Principales leyes educativas

Es una ley emitida por el Poder Legislativo y aprobada por el Poder Ejecutivo

Opinión o juicio técnico

Acuerdo Ministerial

Resolución

Documentos externos

Declaración Jurada

Finiquito

Solvencia

Libros

Actas

Registra sucesos

Asistencia de personal

Registra ingresos y egresos, así como inasistencias justificadas o no, llegadas tardías

Libros

Conocimientos

Registra entregas no formales

Inventario

Registra bienes

Libros

Finanzas

Registra movimientos económicos

Inscripción

Registra datos de padres y estudiantes

Libros

Refacción

Registra datos de inventario de alimentos

OPF

Caja, Bancos e Inventario

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