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Boite outils tutorat

Florent Jouillat

Created on November 29, 2023

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Boite à outils du tutorat

F. Jouillat, IFTLM du CHU de Tours

START

SECTION 01

N'y allez pas seul(e) !

Motiver et mobiliser les collègues dans l'accompagnement des stagaires

Avant l'arrivée des stagiaires: définir qui fait quoi

Utilisation de la matrice RACI pour préciser les rôles vis-à-vis des stagiaires

RACI : signification RACI signifie en anglais : Responsible, Accountable, Consulted et Informed.

Responsible = Responsable
Accountable = Approbateur
Consulted = Consulté
Informed = Informé

Chacun de ces mots se réfère aux attributions et aux responsabilités que chacun aura dans les tâches d’un processus.

Comprenez mieux : Responsible (responsable) : c’est la personne qui est effectivement chargée d’effectuer cette tâche du processus. Les réalisations devront être effectuées par ce collaborateur, qui est celui qui « met la main à la pâte ». Accountable (Approbateur) : la tâche du processus peut-elle démarrer ? A-t-elle été exécutée correctement ? Est-ce conforme aux normes souhaitées par le service? L’approbateur surveille la réalisation du processus, il donne la permission de le démarrer (dans certains cas) ou approuve le résultat et les réalisations. C’est généralement le propriétaire du processus, un superviseur ou gestionnaire qui joue ce rôle. Consulted (Consulté) : il s’agit d’une personne qui peut contribuer à la réalisation du processus. Cet individu peut être à l’intérieur ou à l’extérieur du service et il est consulté afin que le processus se déroule aux mieux. Il conforte le processus par son expérience et ses connaissances. Informed (Informé) : pendant que le processus est en cours, certaines personnes doivent être informées de son niveau d’avancement. Chaque fois qu’une activité génère des conséquences importantes pour l’une des personnes impliquées, cette personne doit être ajoutée dans la liste des personnes informées.

Quelques règles à respecter

Il y a toujours un et un seul A pour chaque tâche : Celui à qui vous attribuez le « A » est pleinement responsable d’une action.
Il y a au moins un R pour chaque action :
Le ou les R réalisent l’action. Le A peut aussi jouer le rôle de R.
Le ou les C sont les participants qui doivent être consultés.
Sur consultation du A et des R, ils partagent leur expertise.
Les C n’ont pas autorité. C’est le A qui décide de prendre en compte ou non l’avis des C.
Les I sont les personnes qui doivent être informées.
Elles sont classiquement indirectement impactées par le projet

+ info

Les bonnes raisons de le faire

Eureka!

Eviter des malentendus ou des tensions.
Une manière d’inviter toute l’équipe à épauler les tuteurs(trices) dans l’encadrement des stagiaires.
La qualité des processus organisationnels est importante et détermine une bonne partie des résultats visés.

Responsabiliser tout le monde.

L'accueil de l'étudiant

Eureka!

Transmettre au stagiaire des informations générales sur les modalités de son stage et sur l’institution
Transmettre au stagiaire des informations et outils qui lui permettront d’exercer son métier : badge, codes informatiques, tenue, etc.

L'accueil de l'étudiant

Elle arrive dans l’institution et y est accueillie par la personne tutrice au travers d’un entretien individuel. Cet entretien a lieu à un moment et à un endroit distincts des activités quotidiennes de l’institution. A cette occasion lui sont remis des documents de présentation et sont parcourus une série de supports qui vont servir d’outils pour son accompagnement.
Le point est fait sur le cursus de formation et les objectifs du tutorat sont discutés.
C’est aussi souvent le moment de la visite et de la présentation des collègues.
Elle commence à travailler sous la supervision de la personne tutrice.

Eureka!

La séquence d'accueil

La séquence d’accueil est un moment de découverte et d’apprentissage.
Le·la stagiaire doit emmagasiner un nombre important d’informations dans un laps de temps court. La plupart sont importantes parce qu’elles servent de ressources dans la suite du stage.

L’entretien d’accueil dans l’unité est un moment-clé. C’est là que le·la stagiaire comprend concrètement le rôle du tuteur

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La séquence d'accueil

Cette dimension de rencontre est aussi importante pour l’équipe.
La modularisation des études a provoqué une forte individualisation des cursus. Il s’agit de comprendre où le·la stagiaire en est dans sa formation, pas juste de savoir qu’il·elle est en deuxième ou en troisième année
Certaines écoles ne proposent pas d’objectifs de stage. Or sans objectifs, l’accompagnementet l’évaluation des stagiaires peut s’avérer périlleux. L’accueil est le moment de faire le point sur les objectifs, d’éventuellement les ajuster, et surtout d’en fixer s’ils n’existent pas.
C'est aussi pour l'étudiant l'opportunité de formuler des objectifs personnels

La séquence d'accueil

Le tout début de stage est un moment de stress et de gestion d’émotions
Les professionnel·le·s en exercice l’ont parfois oublié, le stage fait peur.
Le tuteur en tant que personne-ressource, est là pour sécuriser face à l’inconnu
Compte tenu de la pression à laquelle il·elle fait éventuellement face lui·ellemême,

le tuteur cherchera l’équilibre entre l’image réaliste à donner de son métier, un minimum de réassurance et beaucoup d’écoute.
Programmez l’arrivée des stagiaires dans le service à un moment calme, lorsque qu’une personne en charge de les recevoir est rendue disponible. Il en va de même pour l’entretien d’accueil ou les premiers pas des stagiaires dans le laboratoire

Point important

Pendant cet entretien d’accueil, interrogez le·la stagiaire sur son ressenti. Mettre tout de suite des mots sur leurs émotions (peurs, frustrations, etc.) limite le risque d’interférer sur la suite de l’accompagnement.

Checklist pour l’accueil des stagiaires dans le service

Qu’est-ce que c’est ?Il s’agit d’un document à parcourir lors de l’entretien d’accueil pour s’assurer que les points indispensables ont été communiqués au·à la stagiaire avant le lancement dans son stage. Pour chaque ligne de la liste est mentionnée la personne en charge. Il peut s’agir de documents à transmettre au·à la stagiaire, de documents que le·la stagiaire doit vous remettre, de points liés à l’organisation (codes informatiques, etc.), de points d’attention à souligner pendant la visite, etc. Cette checklist permet à tout le monde d’être sûr·e que rien de crucial n’a été oublié.

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Checklist pour l’accueil des stagiaires dans le service

Les bonnes raisons de le faire:

Les stagiaires se sentent en confiance plus rapidement
Meilleure intégration des stagiaires dans l’institution
Egalité de traitement entre stagiaires
Confort de travail des collègues

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Checklist pour l’accueil des stagiaires dans le service

Comment l’utiliser ?La création de la checklist:

Cette checklist est préparée entre collègues. Il s’agit d’établir la liste des éléments à communiquer.
Elle peut être remise à jour tous les ans (matrice RACI)
Il est inutile de répéter des éléments qui ont en principe déjà été communiqués au·à la stagiaire par ailleurs (p.ex. accès aux bâtiments, plaquette de présentation de l’institution, etc.). Mais vous pouvez vérifier qu’il·elle en dispose ou les a compris.
Dans le document, les cases correspondant aux personnes qui doivent transmettre/vérifier chaque élément peuvent être préremplies. Sinon, cela se fait pendant l’entretien d’accueil.

+ info

Checklist pour l’accueil des stagiaires dans le service

L’utilisation de la checklist

Pour l’entretien d’accueil, munissez-vous d’une copie papier de la checklist.
En la parcourant avec le·la stagiaire, cochez les cases des lignes dont vous êtes responsable et qui ont fait l’objet d’un échange.
Vous orientez le·la stagiaire chez les personnes concernées par les lignes qui restent en suspens.
Le fait de parcourir la liste avec le·la stagiaire vous assure que toutes les lignes ont été bien comprises.

+ info

Quelques trucs pour réussir

Tout l’enjeu d’une checklist est de ne pas la surcharger – c’est-à-dire de la limiter à ce qui est vraiment nécessaire, parce que « trop d’info tue l’info » – et de n’y reprendre que des choses concrètes et précises.

Cette liste peut vous servir de guide pour structurer l’entretien d’accueil. Dans ce cas, n’y restez pas accroché·e à tout prix. Laissez la place aux questions du·de la stagiaire, abordez des aspects plus informels, etc.

Pour personnaliser l’outil

Certaines institutions organisent un rendez-vous pré-stage (par exemple le vendredi qui précède le début du stage). Cela peut être le moment pendant lequel la checklist est passée en revue.

Cette checklist peut aussi mentionner quelques éléments-clés à prévoir pendant le stage (p.ex. les moments formels d’évaluation).
Cette checklist peut être cosignée par le·la stagiaire et par le·la soignant·e avec qui elle est passée en revue. Dans ce cas, elle peut être jointe au document d’évaluation du stage, et donc remise à l’institut de formation.

Exemple de check-list

Le livret d'accueil du stagaire

Exemple en biologie médicale

Le livret d'accueil de tout nouvel arrivant est en partie conditionné par la norme ISO 15189: si vous êtes accrédité, vous en avez forcément un !

+ Exemple de l'IHU

Le livret d'accueil du stagaire de votre service !

Retour sur Moodle: https://efps.netocentre.fr/moodle/mod/scorm/view.php?id=148322

Formuler une critique constructive

Les bonnes raisons de le faire

Transformer n’importe quelle situation en occasion d’apprentissage
Contribuer à l’ambiance constructive de l’équipe

Qu’est-ce que c’est ?Cet outil consiste en quelques rappels en matière de communication interpersonnelle.

Comment l'utiliser ?

Voici quelques conseils si vous souhaitez émettre une critique constructive :

Parlez d’un fait concret: Préférez « Hier, tu es arrivé·e » à « Tu arrives toujours en retard ».
Portez la critique sur un acte ou un comportement de la personne et non sur elle-même.
Préférez « tu as émis un jugement sur la vie de X » à « Tu es une mauvaise langue ».
Exprimez votre ressenti : pourquoi cela est-il gênant pour vous ? Parlez en « Je », plutôt qu’en « Tu » ou en « On ».
Proposez des alternatives rationnelles et réalistes. « Je pense qu’il serait plus judicieux/correct/

confortable toi de faire tel geste de telle manière ? ».
Ajoutez le cas échéant une conclusion personnelle positive, voire remerciez la personne pour son futur comportement ou pour l’amélioration de la situation.

Exprimez votre empathie en vous mettant à la place de la personne à laquelle vous vous adressez.
Emettez une seule critique constructive par discussion.
Considérez que la personne a les ressources pour changer.
Faites part de votre critique constructive dans un lieu approprié, de préférence sans public.
Choisissez votre moment : vous ne devez pas forcément émettre votre critique au moment où la situation se produit..

MEMO

Cette technique de communication est utilisée en toutes circonstances, y compris dans les entretiens.Si vous avez le sentiment de ne pas être écouté·e ou que le message n’est pas compris, vous pouvez :

répéter le message : cela s’appelle la technique « du disque rayé » ;
reformuler d’une manière un peu différente ; rappeler les conséquences négatives du comportement ou de la situation.

Le DESC pour faire part d’un problème au·à la stagiaire et chercher ensemble des solutions

Le DESC

Un DESC pour chaque problème. Ne mélangez pas plusieurs problématiques et n’utilisez pas le DESC pour faire étalage de vieilles histoires.
Le DESC est un processus oral. Cependant, vous pouvez également commencer par un écrit si cela facilite l’expression de vos ressentis et, ensuite, passer à un échange oral pour faciliter la recherche de solutions.

L'outil: exemple de DESC

Préparer son entretien d'évaluation

Les entretiens entre les stagiaires et les professionnels (tuteurs et collègues) sont peu nombreux et donc précieux. Plutôt que d’improviser, il s’avère utile de les préparer. Cela vous prendra peu de temps et vous offrira un entretien de qualité.

Préparation de l'entretien

Cet outil consiste en une liste de questions à utiliser pour alimenter le dialogue avec un·e stagiaire.
Vous y trouverez des exemples de questions. A vous de sélectionner les questions qui vous semblent les plus adaptées et pertinentes.

Si vous le jugez utile, vous pouvez transmettre à l’avance votre sélection de questions au·à la stagiaire afin qu’il·elle puisse en prendre connaissance. Cette préparation sera particulièrement utile pour les entretiens d’évaluation.

Préparation de l'entretien

Comment l'utiliser ?

Avant un entretien, sélectionnez dans cette liste 4 à 6 questions. La liste contient des questions adaptées à une grande variété de profils des stagiaires.
Choisissez au moins une question pour chacune des 5 parties de la liste proposée.
Retenez des questions qui font écho aux points forts et aux points faibles que vous avez déjà pu identifier chez le·la stagiaire.
Posez ces questions pendant l’entretien, en plus des échanges « de routine » (instructions et
feedbacks à donner, réponse aux questions amenées par le·la stagiaire, etc.).
Le·la stagiaire donnera sa réponse à vos questions. Les différences dans vos visions sont des occasions de dialogue et d’apprentissage.
Les échanges sont aussi une source de nouvelles questions. La meilleure question est souvent celle qui se crée sur le moment, en fonction des échanges.

Se sentir à l’aise avec l’évaluation des stagiaires

Les tuteur·trice·s ne sont pas enseignant·e·s. Pourtant il·elle·s sont amené·e·s à donner des notes aux étudiant·e·s.
Nombreux·ses sont ceux·celles pour qui cet exercice se trouve en-dehors de leur zone de confort. Voire pour qui cela peut même être déstabilisant.

Comment gérer les exigences de l’école ? Suis-je vraiment légitime pour intervenir dans le parcours d’études d’un·e jeune ?

Quelques institutions ont réfléchi à ce sujet. Il en ressort deux fils rouges : comprendre le cadre et ne pas attendre la fin du stage.

Objectifs

Avoir moins de pression et se sentir plus légitime au moment de donner la note finale du stage, y compris une note mitigée ou mauvaise
Etre juste et impartial·e avec les stagiaires
Avoir des réponses face à des étudiant·e·s plus difficiles
Motiver les collègues à donner du feedback utile
Donner plus de valeur pédagogique à l’accompagnement et assurer une meilleure qualité des stages
Etre assuré·e de répondre adéquatement aux demandes des écoles
Se sentir juste dans son rôle et assurer ses arrières en cas d’évaluation négative, de demandes de compléments d’information de la part de l’école, de recours, etc.

Vous trouverez ici quelques balises sur l’évaluation des stagiaires qui peuvent s’avérer utiles:

Si l’école accompagne et évalue les stages de son côté, elle doit également déléguer une partie de son rôle et s’en remettre à votre jugement. Et c’est bien votre jugement qui compte. Car ce dernier est basé sur ce que vous et vos collègues observez en tant que professionnel·le·s de terrain. Comparez le·la stagiaire à vos manières de faire : que ce soit pour les actes ou le reste. C’est sur votre pratique du métier, sur vous et sur vos collègues, que comptent l’école et l’étudiant·e.
› Pour des raisons administratives et pédagogiques, l’ensemble de votre accompagnement se traduit dans une seule note – un chiffre sur 20 ou une appréciation du type « acquis/non-acquis ». Il s’agit là du langage utilisé par l’école, un « code » avec lequel vous devez vous familiariser parce qu’il n’est peut-être plus nécessairement celui que vous avez connu quand vous étiez vous-même en formation.
La note finale que vous donnerez ne reflètera pas forcément tout ce que vous avez vécu avec l’étudiant·e et vu de lui·elle.
La dernière opération de l’évaluation consistant à décider d’une note est ce que l’on appelle l’évaluation formelle et « sommative ». Mais n’oubliez pas que le·la stagiaire est également là pour apprendre de l’informel, des choses qu’il faut expérimenter en situation pour les intégrer.
De même, une partie de votre travail d’évaluation sera également « informel » : prendre en compte les progrès accomplis durant le stage,

Comprendre le cadre

Ne pas attendre la fin du stage

Beaucoup d’expériences montrent que le meilleur moyen de surmonter le défi de l’évaluation est de la voir et de l’organiser comme un processus qui traverse tout le stage et non comme un moment fatidique confiné en toute fin de stage. L’idée est en quelque sorte de « scénariser » l’évaluation du stage en la découpant en plusieurs moments qui vont préparer et alimenter l’évaluation finale.

Si un malaise persiste...

Même avec les bons outils et même en se sentant légitime, porter la casquette d’évaluateur·rice est un défi pour tout le monde.

Le·la stagiaire n’est pas un·e collègue avec qui se lier d’amitié. Il n’est pas non plus un·e enfant à materner. Il s’agit de trouver la bonne distance.

La posture de référent·e n’est pas la même que la posture de soignant·e.

Le·la stagiaire est en formation, les professionnel·le·s ne le sont plus.

Il·elle a droit à l’erreur.

Le rapport d'étonnement

Comment l’utiliser ? › Le rapport d’étonnement est une démarche à présenter comme obligatoire. Il a une valeur pédagogique et le rendre facultatif en complique l’organisation. › Les informations qui ressortent du questionnaire d’étonnement ainsi que de l’entretien sont toujours anonymisées avant circulation et centralisation. › Le questionnaire consiste essentiellement en des questions ouvertes. › Il fait partie des documents donnés aux stagiaires le jour de leur arrivée.

Eureka!

Comment l’utiliser ? Le premier jour du stage, la personne qui accueille le stagiaire dans l’unité lui explique le processus et lui transmet le questionnaire :

En insistant sur la liberté de parole et le fait que cette démarche n’a pas de répercussions sur son évaluation.

En parcourant le questionnaire avec lui·elle.
En lui suggérant de le remplir au fur et à mesure, mais surtout en tout début de stage, pour éviter les phénomènes d’habituation. Très rapidement en effet, le regard neuf disparaît et ce qui paraissait étonnant apparaît « normal » après quelques jours.
Il est important que, dès le premier jour, le·la stagiaire comprenne le processus et son intérêt, et puisse ainsi s’inscrire dans la démarche.
En cours de stage, et particulièrement les premiers jours, le·la tuteur.trice rappelle l’existence de l’outil à l’occasion de ses quelques moments d’interaction avec le·la stagiaire.

Eureka!

Mode d'emploi

Objectif ? Ce rapport a pour but de récolter des informations et des pistes de réflexion et d’action pour améliorer notre service
Comment ? En partant de tout ce qui vous étonne, depuis votre arrivée dans l’unité. En effet, votre regard est neuf et peut nous aider à corriger certains dysfonctionnements que nous ne voyons ou ne ressentons plus à force de les vivre au quotidien. Cela peut être des choses pratiques (indiquer un lieu où prendre sa pause le premier jour) ou plus liées à l’organisation du stage ou de l’unité (accompagnement, évaluation, …).

Mode d'emploi

Comment remplir ce document ? Vous trouverez ci-dessous un tableau. Nous vous invitons à le remplir au quotidien, sans attendre la fin du stage. En effet, d’ici là, vous aurez intégré une partie des «habitudes-maison » et votre capacité d’étonnement se sera émoussée. Nous vous invitons donc à revenir le plus souvent possible à ce tableau et à y ajouter, jour après jour, les éléments qui vous étonnent. N’effacez pas ce que vous avez noté auparavant, même si cela vous semble parfois étrange. C’est là que se trouve toute la richesse de l’exercice.

Mode d'emploi

Il n’y a que des bonnes réponses. Soyez :

Sincère ! Il ne peut pas y avoir de sanctions suite à cette démarche et c’est une opportunité de faire progresser notre unité.
Orienté·e faits et non jugements. N’hésitez pas à noter des anecdotes, des réalités qui concrétisent l’étonnement.

Le calendrier de mise en oeuvre

Premier jour : vous recevez ce document et les explications sur le pourquoi et le
comment.
Tout au long du stage : vous remplissez le tableau de manière régulière.
Le tout dernier jour du stage : vous échangez avec votre référent·e. Cet échange est totalement confidentiel.

Après votre stage : les éléments pertinents sont injectés dans l’unité pour faire évoluer son fonctionnement.

Le tableau à compléter: exemple

Index

Merci !

Bonne fin de journée