U3 R1 Estimación y control de costos

Estimación y control de costos

Índice

Administración de Costos del Proyecto

Incluye los procesos requeridos para asegurar que el proyecto se completará dentro del presupuesto aprobado.

Los principales procesos involucrados son los siguientes:

Estimación de costos

Introducción

Tipos de costos

Elementos para la estimación

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Elementos para la estimación

Dentro de estas dos categorías, entre los elementos típicos que se tendrán en cuenta en una estimación de costos cabe mencionar:

Materiales y equipos

Mano de obra

Instalaciones

Proveedores

Riesgo

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Presupuestación de costos

La presupuestaron de costos involucra asignar los estimativos generales de costo, a ítems individuales de trabajo para así establecer una línea de base para la medición de desempeño del proyecto. Es decir, el presupuesto de proyecto es el costo total proyectado para completar un proyecto durante un período específico para obtener resultados específicos. Es la estimativa detallada de todos los costos necesarios para completar las tareas del proyecto.

Cómo crear el presupuesto de un proyecto en 9 pasos

Crear el presupuesto de un proyecto puede parecer abrumador, pero puedes hacerlo siguiendo una secuencia de pasos. A continuación, detallamos cada parte del proceso presupuestario.

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Estima los montos:

En definitiva, un presupuesto es una estimación de costos. Si bien no podemos predecir el futuro, existen algunos métodos que te ayudarán a estimar de la forma más precisa posible. Y no tienes que ceñirte solamente a un método, puedes usar una combinación de estos enfoques, dependiendo de las circunstancias de tu proyecto.

A continuación, te mostramos algunas técnicas de estimación que puedes usar:

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Crea el presupuesto:

A esta altura, ya has identificado todos los entregables de tu proyecto, los recursos asignados y los costos estimados. Ahora es momento de crear el documento con el presupuesto real. A continuación, se detallan algunos puntos importantes a considerar:

• Detalla los elementos de cada entregable y recurso requerido, y el costo esperado de cada uno. • Un cronograma donde se detalle cuándo necesitarás cada recurso y cuándo esperas gastar esos fondos. • Las personas responsables de cada componente del presupuesto.

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El proceso de controlar los costos

Control de costos

Entradas al control de costos

Herramientas y Técnicas para el Control de Costos.

Salidas del Control de Costos

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Herramientas y Técnicas para el Control de Costos

Medición de desempeño

Planeación adicional

Sistema de control de cambios de costos

Herramientas computarizadas

Análisis de reserva

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Salidas del Control de Costos

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• Documentación clara donde se detalle qué parte del presupuesto de la empresa se usará para cada elemento. • El gasto total de todo el proyecto. Si corresponde, desglosa el presupuesto con los montos totales por departamento. • Un lugar para poder dar seguimiento a los costos reales en comparación con los costos presupuestados una vez iniciado el proyecto. • Herramientas para gestionar el presupuesto de un proyecto • También es importante elegir la herramienta adecuada para gestionar el presupuesto del proyecto. Asegúrate de elegir un programa que te permita sumar automáticamente todos los montos, para que no tengas que volver a calcular todo manualmente cada vez que necesites ajustar un elemento. Además, la herramienta elegida debería permitirte actualizar y compartir fácilmente el presupuesto en tiempo real, para asegurarte de que todos los miembros del equipo trabajen con la versión más actual.

Existen dos tipos de costos principales que abarca el proceso de estimación de costos:

• 1.Costos directos: son los costos asociados con un área única, como un departamento o un proyecto en particular. Ejemplos de costes directos son la mano de obra fija, los materiales y el equipo.
• 2.Costos indirectos: son los costos en los que incurre la organización en general, como los servicios públicos y el control de calidad.

Elementos de la estimación de costo en gestión de proyectos

Estimar los costos puede resultar un desafío cuando trabajamos en proyectos complejos con una amplia gama de posibles resultados. Supongamos; por ejemplo, que estás planificando un evento al aire libre en abril. Los costos de este proyecto pueden variar según el clima. Tal vez necesites alquilar carpas o ventiladores para mitigar el calor inesperado, algunos calentadores por si hace demasiado frío o un espacio interior en caso de que llueva. En este caso, una buena técnica sería poder estimar el gasto para cada uno de estos escenarios. Según la flexibilidad de tu presupuesto, puedes ir a lo seguro y planificar considerando el escenario más costoso. O bien, puedes calcular el gasto esperado para el peor escenario, el mejor escenario y el más probable, para luego realizar un promedio de los tres.

• Considera diferentes escenarios:

• Estipula un monto fijo para tu presupuesto:

En este enfoque, empiezas con un presupuesto fijo y lo divides en entregables o hitos del proyecto. Si bien trabajar de esta manera puede resultar un poco complicado, especialmente si aún no sabes cuánto pueden costar los entregables del proyecto, puede ser de gran utilidad si necesitas determinar qué objetivos puedes lograr con un presupuesto limitado.

La estimación de costos tiene en cuenta cada elemento requerido para el proyecto, desde los materiales hasta la mano de obra, y calcula una cantidad total que determina el presupuesto de un proyecto. Una estimación de costos inicial puede determinar si una empresa da luz verde a un proyecto, y si el proyecto avanza, la estimación puede ser un factor en la definición del alcance del proyecto. Si la estimación de costos es demasiado alta, la empresa puede decidir reducir el proyecto en función de lo que pueda pagar. (También es necesario empezar a obtener financiación para el proyecto.) Una vez que el proyecto está en marcha, la estimación de costos se utiliza para gestionar todos sus costos asociados, a fin de que el proyecto se ajuste al presupuesto.

• Realizar el seguimiento del desempeño de costos para detectar y entender las variaciones con respecto a la línea base de costo. • Registrar con precisión y pertinencia los cambios en la línea base de costo. • Evitar que se admitan cambios incorrectos, inadecuados o no aprobados en el costo o en el uso de los recursos. • Informar los cambios aprobados a los actores interesados pertinentes. • Actuar para mantener los sobrecostos esperados dentro de límites aceptables

El proceso de controlar los costos se encarga de supervisar el grado de ejecución del presupuesto del proyecto, y controlar los cambios en la línea base del rendimiento del coste. El control de costos del proyecto incluye:

El proceso de controlar los costos se encarga de supervisar el grado de ejecución del presupuesto del proyecto, y controlar los cambios en la línea base del rendimiento del coste. El control de costos del proyecto incluye:

• Influir sobre los factores que producen cambios en la línea base de costo. • Asegurarse de que las solicitudes de cambio de costo sean aprobadas. • Gestionar los cambios de costeos a medida que se produzcan. • Asegurar que los posibles sobrecostos no excedan las restricciones de la financiación autorizadas para el proyecto, tanto total como por periodos.

•Compara los presupuestos de proyectos similares:

si hablamos de datos históricos, los proyectos pasados son una verdadera mina de oro, ya que cuentan con un registro real donde puedes comprobar si se cumplió o no con el presupuesto asignado. Como tal, pueden ayudarte a identificar los costos que podrías haber pasado por alto o los imprevistos que pueden afectar el gasto total.

Reserva un fondo para las contingencias:

A veces suceden situaciones inesperadas o, por el contrario, puede surgir una oportunidad impensada durante tu proyecto. Las reservas para contingencia le dan a tu presupuesto un margen adicional en caso de que cambien los planes. Por lo general, se recomienda reservar entre el 5 % y el 10 % del presupuesto total para posibles contingencias.

Define el alcance del proyecto:

Una vez que hayas establecido tus objetivos, puedes definir el alcance del trabajo que necesitarás para lograr esos objetivos. El alcance del proyecto te permite establecer límites en tu proyecto, como, por ejemplo, qué trabajo se llevará a cabo (o no se llevará a cabo) y definir los plazos y entregables que deseas lograr. Al momento de definir el alcance de tu proyecto, debes considerar lo siguiente:

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Este método te ayuda a identificar los gastos ocultos del proyecto al momento de crear tu presupuesto. Por ejemplo, si solo intentas estimar el presupuesto necesario para publicar un artículo de blog en su conjunto, es muy probable que omitas costos adicionales, como la tarifa por hora de un revisor independiente o el costo de las publicaciones pagas en redes sociales. Si prefieres los diagramas a las listas, puedes crear una estructura de desglose del trabajo. Esta herramienta visual divide el trabajo en varios niveles. Empieza con el objetivo principal en la parte superior y, a partir de ahí, se desglosan los entregables y las dependencias.

Divide los entregables en subdependencias:

A continuación, enumera todos los entregables que se incluyen en el alcance de tu proyecto y divídelos en dependencias. Imagina, por ejemplo, que uno de los entregables de tu proyecto es publicar un artículo de blog. Puedes desglosar este entregable en las siguientes tareas:.

• Redactar el articulo• Revisar el artículo• Crear las imágenes• Preparar en Wordpress• Compartir en las redes sociales

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El control de costos es la tarea de supervisar y gestionar los gastos del proyecto, así como también de prepararse para posibles riesgos financieros. Este trabajo suele ser responsabilidad del gestor de proyectos. El control de costes implica no solo gestionar el presupuesto, sino también planificar y prepararse para riesgos potenciales.

Enumera los recursos necesarios:

Una vez establecidos todos los entregables y dependencias, es hora de enumerar los recursos necesarios para cada elemento. Intenta ser lo más específico posible y recuerda que el término “recurso” puede significar más que el personal o el equipo, también puede incluir costos indirectos como capacitaciones o un espacio físico para trabajar.

Para ayudarte a empezar, te mostramos a continuación algunas de las categorías de costos de proyectos más comunes a considerar, aunque no las únicas:

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Control de Costos:

Es controlar los cambios al presupuesto del proyecto.

Estimación de Costos:

Es desarrollar una aproximación (estimado) de los costos de los recursos que se necesitan para completar las actividades del proyecto.

Obtén la aprobación de los involucrados clave:

Ahora que tienes el plan presupuestario de tu proyecto finalizado, es momento de compartirlo con los participantes del proyecto para que lo aprueben. Afortunadamente, el plan detallado que has elaborado les proporcionará a los encargados de tomar las decisiones una imagen perfectamente clara de cómo cada elemento individual contribuirá a los objetivos del proyecto.

Presupuestación de costos:

Es asignar el presupuesto general de costos a cada ítem individual de trabajo.

Planeación de Recursos:

Es determinar qué recursos (personas, equipos, materiales) y en qué cantidades de cada uno deberán ser usados para ejecutar las actividades del proyecto.

Diseña un plan para controlar el gasto:

Un presupuesto solo es útil si lo respetas. Planifica con anticipación la frecuencia con la que compararás los costos reales con los costos presupuestados, de modo que puedas mitigar los problemas o los riesgos potenciales antes de que sean demasiado grandes. También puedes decidir con anticipación qué acciones tomarás si te excedes (o si estás por debajo) del presupuesto.

Establece los objetivos del proyecto:

Establece los objetivos del proyecto: los objetivos de un proyecto son todo lo que esperas haber logrado al terminar tu proyecto. Este es un buen punto de partida ya que te ayudan a comprender hacia dónde se dirige el trabajo y actúan como una guía a medida que avanzas con el plan del proyecto. Los mejores objetivos están claramente definidos y pueden ser refutables, por lo que puedes usarlos como punto de referencia para medir el éxito de tu proyecto una vez finalizado. Para definir objetivos claros, puedes usar la metodología SMART. SMART: Es un acrónimo en inglés que significa que el objetivo es específico, medible, alcanzable, realista y de duración limitada. Por ejemplo, supongamos que estás tratando de aumentar el número de visitas a tu sitio web. Entonces puedes establecer el siguiente objetivo: “Aumentar el tráfico orgánico a la página de inicio del sitio web en un 10 % para el final de este trimestre”.

• Estima y suma el costo de cada elemento individual:

Este método, a menudo llamado estimación ascendente, es el mejor enfoque si dispones de información detallada, como los entregables y las dependencias que conformarán tu proyecto actual. Para asegurarte de que has tenido en cuenta todos los detalles, puedes usar algún otro método para comparar tus estimaciones de costos. Por ejemplo, puedes revisar cómo se gastó el presupuesto en un proyecto similar en el pasado.